Điểm đến tiếp theo của hoạt động công tác là sự tự chủ. Cần những gì để AI đạt được điều đó?

Sự phấn khích xoay quanh AI thường tập trung vào những gì nó có thể làm. Nó có thể đặt vé lữ hành không? Nó có thể tối ưu hóa lịch trình không? Nó có thể tự động hóa việc báo cáo chi phí không? Ngày càng có nhiều khả năng câu trả lời cho cả ba câu hỏi đều là có.

Nghiên cứu của Mastercard cho thấy 62% các tổ chức đã tích hợp hoàn toàn AI vào các chương trình T&E của họ hoặc đang tích cực mở rộng việc sử dụng AI. Từ việc phê duyệt tự động và quản lý gián đoạn đến hỗ trợ khách lữ hành theo thời gian thực và giám sát tuân thủ, các tổ chức đang tìm ra những cách mới để áp dụng AI trong suốt hành trình du lịch.

Tuy nhiên, khi các công cụ kỹ thuật số được thiết kế để hợp lý hóa các yếu tố khác nhau của hoạt động công tác ngày càng gia tăng — đặt vé, thanh toán, hoàn trả chi phí, tuân thủ — ba trong số bốn nhà ra quyết định về T&E cho biết hoạt động công tác Become phức tạp hơn, chứ không hề đơn giản hơn, so với hai năm trước. Và 87% các nhà ra quyết định về T&E cho biết AI đang phát triển nhanh hơn khả năng áp dụng hiệu quả của hầu hết các tổ chức.

Đó là bởi vì các hệ thống tự động chỉ có thể đạt hiệu quả tương xứng với môi trường mà chúng vận hành. Dù có thể không thích, nhân viên vẫn phải điều hướng qua các quy trình phân mảnh, đặt vé trong một hệ thống, thanh toán qua hệ thống khác và đối soát chi phí trong hệ thống thứ ba. AI sẽ không phàn nàn, nhưng nó không thể hoạt động tốt khi dữ liệu, các biện pháp kiểm soát và quy trình làm việc bị ngắt kết nối, nằm rải rác trên các nền tảng.

Để đưa ra quyết định một cách tự chủ, một tác nhân AI cần có quyền truy cập vào các chính sách công ty, thông số ngân sách, tùy chọn của khách du lịch, thông tin nhà cung cấp và dữ liệu thanh toán. Nó cần khả năng hiển thị về những gì đang diễn ra và thẩm quyền hành động trong các khuôn khổ được xác định rõ ràng. 

Giai đoạn tiếp theo của quá trình chuyển đổi T&E không chỉ đơn thuần là áp dụng AI. Vấn đề nằm ở việc kết nối các lớp cho phép AI vận hành hiệu quả và tạo ra trải nghiệm liền mạch hơn.

Trong nhiều thập kỷ, hầu hết các tổ chức đã quản lý việc đặt chỗ du lịch, thanh toán và báo cáo chi phí như các chức năng riêng biệt. Nhưng khi việc đi lại Become có năng lực chiến lược hơn và AI Become có năng lực hơn, những rào cản đó trở nên khó khăn hơn.

Các tổ chức thành công sẽ là những tổ chức tạo ra một hệ sinh thái kết nối, nơi dữ liệu về đặt vé, thanh toán, chi phí và tài chính di chuyển liền mạch cùng nhau. Nền tảng đó cho phép khả năng hiển thị theo thời gian thực, thực thi chính sách tại thời điểm chi tiêu và cung cấp dữ liệu đáng tin cậy mà các hệ thống tự động yêu cầu.

Đây là nơi các chương trình thẻ tập đoàn, đặc biệt là thẻ ảo, đang đảm nhận vai trò rộng lớn hơn. Thay vì chỉ đóng vai trò là công cụ thanh toán, thẻ tập đoàn ngày càng đóng vai trò là lớp kết nối giữa các quy trình lữ hành, chi phí và tài chính, cung cấp dữ liệu, quyền kiểm soát và khả năng hiển thị cần thiết để giảm thiểu rủi ro gian lận, thực thi chính sách lữ hành, cải thiện việc đối chiếu và đẩy nhanh quá trình ra quyết định thông minh.

Nhân viên yêu cầu ngân sách T&E cho chuyến công tác và khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động tạo số thẻ ảo để đặt dịch vụ và thực hiện các giao dịch khác. Các khoản thanh toán bằng thẻ ảo, dù là trực tuyến hay qua ví điện tử, đều được chuyển trực tiếp vào quy trình chi phí mà không gặp trở ngại. 

Tích hợp dữ liệu thời gian thực là yếu tố quan trọng ở đây: Điều này cho phép các tổ chức chủ động thực thi chính sách, thay vì xác định các vấn đề sau khi tiền đã được chi tiêu, và có thể cho phép họ phản ứng nhanh hơn với các rủi ro thay đổi nhanh hoặc gián đoạn trong chuyến công tác.

Các tổ chức đạt được giá trị lớn nhất từ AI sẽ không nhất thiết phải là những tổ chức sở hữu các thuật toán tiên tiến nhất. Họ sẽ là những đơn vị thiết lập được các hệ thống kết nối, dữ liệu đáng tin cậy và quy trình làm việc tích hợp có khả năng mang lại các phương thức làm việc tự chủ hơn.