Thế hệ Z đang bước vào nơi làm việc - và họ đang thay đổi cách thức hoạt động của các doanh nghiệp

Lần trước khi một trong những cô con gái của tôi phải viết séc, nó không biết phải lấy séc ở đâu.

Cô ấy ở độ tuổi hai mươi. Thông minh, có khả năng, thông thạo kỹ thuật số - và phần lớn không quen thuộc với một phương thức thanh toán vẫn di chuyển hàng nghìn tỷ đô la giữa các doanh nghiệp mỗi năm. Khi cô cần trả tiền đặt cọc, cô không hỏi làm thế nào để viết séc. Cô ấy hỏi tại sao cô ấy phải làm vậy.

Thanh toán của người tiêu dùng đã phát triển đáng kể trong hai thập kỷ qua. Thế hệ Millennials đã sử dụng ngân hàng trực tuyến trong phần lớn cuộc đời trưởng thành của họ. Thế hệ Z đã trưởng thành với thanh toán không tiếp xúc; Gen Alpha ra đời trong một thế giới với ví kỹ thuật số. Nhưng phần lớn thế giới thanh toán thương mại vẫn hoạt động dựa trên các quy trình mà con tôi chưa bao giờ sử dụng và không mong đợi: đơn đặt hàng, hóa đơn và séc, tất cả trên giấy, trong bảng tính và được giao từ bàn này sang bàn khác.

Là một cựu chiến binh 25 năm trong ngành thanh toán, tôi đã thấy sự chuyển động tiền tệ đã tiến xa như thế nào. Tôi cũng đã thấy nơi nó không có. Tôi đã học được rằng sự thay đổi thực sự không xảy ra chỉ vì công nghệ tồn tại. Nó xảy ra khi kỳ vọng thay đổi. Sự thay đổi đó đang được tiến hành ngay bây giờ, được thúc đẩy bởi thế hệ công nhân tiếp theo - một trong số họ có thể là CFO của bạn một ngày nào đó. 

Thực tế là các khoản thanh toán thương mại không bị tụt lại sau một đêm hoặc theo thiết kế. Chúng tiến hóa trong những điều kiện rất khác nhau. Giao dịch B2B có xu hướng lớn hơn, phức tạp hơn và phân mảnh hơn. Chúng thường liên quan đến nhiều hệ thống, các lớp phê duyệt, nền tảng ERP kế thừa và các mối quan hệ nhà cung cấp lâu dài. Trong nhiều tổ chức, séc giấy trở nên gắn bó sâu sắc bởi vì chúng “hoạt động” - và một khi một quy trình hoạt động, nó có xu hướng gắn bó.

Trong khi một số ngành công nghiệp đã vượt qua giấy tờ, những ngành khác đã đầu tư rất nhiều trong nhiều thập kỷ vào quy trình làm việc được thiết kế xung quanh giấy. Tự động hóa các quy trình làm việc đó dễ dàng hơn là suy nghĩ lại hoàn toàn về chúng. Vì vậy, thay vì tự số hóa thanh toán, nhiều tổ chức chỉ đơn giản là tự động hóa quy trình làm việc xung quanh giấy tờ.

Quán tính - đó là những gì chúng ta nghe hết lần này đến lần khác khi chúng ta nói chuyện với các chủ doanh nghiệp nhỏ và các bộ phận tài chính của công ty lớn ở mọi lứa tuổi và trong các ngành về cách tiếp cận kiểm tra của tổ chức của họ. Một người đàn ông lớn tuổi làm việc trong ngành nhà hàng thừa nhận rằng “thanh toán kỹ thuật số có xu hướng bị lạc với tôi” và mô tả hệ thống của mình như thế này: “Người cung cấp vào, họ đưa cho tôi hóa đơn, một tháng sau tôi lấy tất cả, họ về nhà với tôi, tôi ngồi xuống với một máy tính, tôi cộng tất cả lại, viết séc.” 

Trong khi đó, một phụ nữ trẻ bán buôn nói, “Công việc kinh doanh của chúng tôi được điều hành bởi thế hệ lớn tuổi, và sở thích của họ là luôn thanh toán bằng séc.” Sau đó, cô lưu ý rằng một loạt các khoản nghỉ hưu sắp tới có thể kích hoạt sự thay đổi. 

Quán tính này đã tạo ra một hệ thống có chức năng nhưng mong manh và ngày càng không phù hợp với cách các doanh nghiệp hoạt động ngày nay. Và nó làm tăng rủi ro thực sự. 

Séc vẫn là một trong những phương thức thanh toán B2B dễ bị gian lận nhất. Chúng thiếu khả năng hiển thị thời gian thực, khó theo dõi từ đầu đến cuối và cung cấp các kiểm soát hạn chế khi họ rời khỏi tay tổ chức. Và mặc dù có sẵn các lựa chọn thay thế kỹ thuật số, séc vẫn chiếm hàng nghìn tỷ đô la thanh toán hóa đơn mỗi năm.

Các quy trình thủ công cũng hạn chế khả năng kiểm soát. Khi dữ liệu bị chậm trễ, gián đoạn hoặc không đầy đủ, các nhóm tài chính sẽ mất khả năng theo dõi những gì đang diễn ra trong toàn bộ chu trình thanh toán — từ hóa đơn đến phê duyệt đến thanh toán cuối cùng. Điều đó khiến việc quản lý dòng tiền, thực thi chính sách và ngăn ngừa gian lận trở nên khó khăn hơn.  

Các nguyên tắc tương tự đã biến đổi thanh toán của người tiêu dùng - tốc độ, đơn giản, tin tưởng và thông minh - cũng áp dụng mạnh mẽ cho các luồng thương mại. Điều đó có nghĩa là mở rộng trải nghiệm bằng một cú nhấp chuột vào các lĩnh vực như mua sắm, tài khoản phải trả, thanh toán nhà cung cấp, đi công tác và giải ngân.

Càng ngày, sự thay đổi đó đang được thúc đẩy bởi tài chính nhúng. Thanh toán không còn là một quy trình làm việc riêng biệt xảy ra sau khi công việc được hoàn thành. Chúng là một phần bản địa của cách các doanh nghiệp mua, bán và quản lý dòng tiền. Khi các khoản thanh toán được nhúng trực tiếp vào hệ thống ERP hoặc nền tảng mua sắm hoặc chi phí, chúng xảy ra trong bối cảnh, với ít bàn giao hơn và ít ma sát hơn. Đối với một thế hệ chưa bao giờ biết đến một thế giới cửa sổ bật lên và các giải pháp thủ công, điều này cảm thấy tự nhiên. Đối với các doanh nghiệp, nó có nghĩa là thực thi nhanh hơn, dữ liệu tốt hơn và kiểm soát chặt chẽ hơn.

Việc loại bỏ giấy tờ mở ra những khả năng mới mạnh mẽ. Ví dụ, thẻ ảo cho phép theo dõi và truy xuất nguồn gốc dữ liệu theo thời gian thực, cùng với giới hạn chi tiêu có thể tùy chỉnh để tổ chức kiểm soát tốt hơn. Điều đó giúp loại bỏ sự cản trở và giảm thiểu rủi ro gian lận, đồng thời cải thiện tính minh bạch và việc tuân thủ quy định.

Và cuộc cách mạng thanh toán của người tiêu dùng vẫn chưa kết thúc. Khả năng bảo mật tiếp tục phát triển, bao gồm sự xuất hiện của các thông tin đăng nhập được mã hóa có thể được sử dụng cho thương mại trên quy mô lớn. Khi những đổi mới đó trưởng thành, chúng sẽ không bị giới hạn trong các trường hợp sử dụng của người tiêu dùng. Họ sẽ ngày càng xác định những gì các doanh nghiệp mong đợi từ các khoản thanh toán thương mại - từ bảo mật mạnh mẽ hơn đến dữ liệu thông minh hơn và trải nghiệm liền mạch hơn, từ đầu đến cuối. 

Các nhân viên thuộc thế hệ Z không chỉ đặt câu hỏi về các quy trình cũ mà còn đang chứng minh những giải pháp thay thế. Họ thông thạo các công cụ kỹ thuật số. Họ mong đợi những trải nghiệm được tích hợp sâu sắc. Và họ ít khoan dung hơn với các giải pháp thủ công làm chậm quá trình hoạt động. Đúng vậy, điều tương tự cũng có thể nói về thế hệ millennials. Nhưng điểm khác biệt hiện nay là các giải pháp hiện đại không đòi hỏi khoản đầu tư ban đầu khổng lồ hoặc quá trình triển khai tốn nhiều thời gian. 

Là một người thuộc thế hệ X, tôi nhớ hồi đó việc triển khai phần mềm tại chỗ mất từ bốn đến mười hai tháng. Những ngày đó đã qua rồi. Giờ đây chúng ta chỉ cần tải một ứng dụng xuống và mọi việc đã sẵn sàng. Các công cụ thanh toán thương mại kỹ thuật số có thể được triển khai nhanh chóng, tích hợp liền mạch và được chứng minh bằng dữ liệu thực tế.

Khi những người lao động trẻ tuổi có thể chứng minh rằng số hóa cải thiện tốc độ, bảo mật và kiểm soát, không chỉ tiện lợi, nó thay đổi cuộc trò chuyện. Hiện đại hóa không còn là một “điều tốt đẹp để có” và trở thành một nhu cầu cạnh tranh.

Thế hệ Z đang gia nhập lực lượng lao động vào thời điểm mà công nghệ và tính cấp bách cuối cùng cũng phù hợp. Khi kỳ vọng va chạm với khả năng, các khoản thanh toán thương mại sẵn sàng bắt kịp với thế giới kỹ thuật số mà chúng đã sống.