Để hiểu mức độ sợ nhân viên nộp báo cáo chi phí, hãy xem xét điều này: Trong một cuộc khảo sát năm 2019 của SAP Concur, gần 20% khách doanh nhân nói rằng họ thà khoan răng tại nha sĩ hơn là điền vào báo cáo chi phí.

Được coi thường vì sự nhàm chán của họ, báo cáo chi phí đặc biệt nặng nề đối với những người làm việc tại những nơi dựa vào các biểu mẫu được viết thủ công. Những nhân viên này thường thấy mình lướt qua những phong bì chứa đầy biên lai, nheo mắt với kiểu người yếu ớt để tìm công ty taxi nào họ đã sử dụng ở Phoenix hoặc cố gắng nhớ ai đã đến happy hour vào ngày cuối cùng của chuyến đi.

Công việc không dễ dàng hơn đối với những người nhận báo cáo. Các quản trị viên du lịch và giải trí, kế toán hoặc tài chính phụ thuộc vào bất kỳ chi tiết mơ hồ nào mà nhân viên có thể nhớ lại để xác nhận rằng chi tiêu của họ tuân thủ chính sách của công ty, cũng như các quy định và luật thuế của điểm đến.

Ngoài ra, việc xử lý các báo cáo thường tiêu tốn thời gian có thể được dành tốt hơn cho các trách nhiệm khác. Ví dụ, một trong năm báo cáo chứa lỗi hoặc cần được làm rõ - thường là do một điều nhỏ như lỗi đánh máy, trường bị thiếu hoặc ngày bị nhớ sai, theo một nghiên cứu của Hiệp hội Du lịch Kinh doanh Toàn cầu năm 2022. Trung bình, việc sửa một báo cáo mất 18 phút và chi phí kinh doanh là 52 đô la. Tại các công ty nơi du lịch là tiêu chuẩn - hoặc nơi mỗi phút đều có giá trị - điều đó cộng lại nhanh chóng.

Và du lịch kinh doanh sẽ không biến mất. Mặc dù nơi làm việc ngày càng trở nên hỗn hợp, một nghiên cứu của Mastercard năm 2023 cho thấy các tập đoàn lớn đang có kế hoạch tăng ngân sách du lịch của họ trong vài năm tới để thúc đẩy sự tăng trưởng mới. Báo cáo chi phí vẫn ở đây - nhưng chúng có thể trở nên dễ dàng hơn.  

Để đơn giản hóa nhiệm vụ cho khách doanh nhân và chủ lao động của họ, Mastercard đang tìm cách kết hợp báo cáo chi phí với quy trình thanh toán để mang lại sự cứu trợ cần thiết cho cả khách doanh nhân và nhà quản lý tài chính. Bằng cách tập trung vào quan hệ đối tác với các nhà cung cấp phần mềm, Mastercard đang đóng vai trò quan trọng trong việc hiện đại hóa báo cáo chi phí lâu đời.

Hãy làm việc với SAP Concur, một thương hiệu hàng đầu thế giới về phần mềm quản lý chi phí và du lịch tích hợp. Hai công ty gần đây đã mở rộng mối quan hệ lâu dài của họ để đơn giản hóa hơn nữa các báo cáo chi phí. Thông qua tích hợp mới, các giao dịch mua được thực hiện trên thẻ công ty Mastercard có thể được ghi lại và tự động điền vào nền tảng Concur Expense, sau đó có thể cảnh báo nhân viên ngay lập tức nếu cần thêm thông tin. Với dữ liệu chi tiêu theo thời gian thực này, các công ty có thể đạt được sự tuân thủ chính sách chi phí tốt hơn trong khi khách du lịch có thể tận hưởng trải nghiệm cải thiện với việc tạo chi phí tự động. 

“Kết hợp phần mềm với thanh toán đang thay đổi hoàn toàn cách các công ty nghĩ về du lịch và chi phí”, Chad Wallace, người đứng đầu giải pháp thương mại toàn cầu của Mastercard cho biết. “Chúng tôi đang chứng kiến sự hội tụ của các nền tảng - nơi các hệ thống trước đây không nói chuyện với nhau đang kết hợp với nhau để thúc đẩy hiệu quả. Tác động có tác động thay đổi đối với trải nghiệm của nhân viên - đối với những người ở cả hai phía của báo cáo chi phí.”

Giờ đây, khách doanh nhân có thể chỉ cần nhúng thẻ hoặc nhấn để thanh toán và các giao dịch mua được thực hiện trên tài khoản doanh nghiệp Mastercard sẽ tự động được nhập vào Concur Expense. Việc tích hợp vào kênh thanh toán cho phép SAP Concur tự động lấy thêm thông tin liên quan - chẳng hạn như địa chỉ gửi thư của công ty taxi - từ mạng lưới thương gia của Mastercard.

Với công nghệ AI nhúng, Concur Expense cũng đánh giá sự tuân thủ, gửi phản hồi ngay lập tức nếu chi phí bị nghi ngờ, vì vậy nhân viên sẽ không tiếp tục chi tiền có thể không được hoàn trả.

Những khả năng này cho phép các công ty kết nối với người dùng theo điều mà Chris Juneau, người đứng đầu chiến lược thị trường tại SAP Concur, gọi là “thời điểm quan trọng”: giống như họ đang thanh toán. Bằng cách yêu cầu thêm thông tin tại thời điểm mua hàng — trước khi bạn quên mất những ai khác đã ăn tối vào đêm thứ ba của hội nghị — các doanh nghiệp có thể giảm thiểu lỗi và đẩy nhanh quá trình phê duyệt.

“AI có thể đảm nhận các tác vụ thủ công dễ bị lỗi hơn và các ứng dụng di động kết nối với khách du lịch thông qua thứ mà họ luôn mang theo bên mình,” Juneau nói.

Ví dụ, SAP Concur đã tích hợp trí tuệ nhân tạo vào giải pháp Concur Expense của mình để hợp lý hóa việc báo cáo chi phí. Khi một khách doanh nhân tiếp nhiên liệu cho xe thuê của họ, họ có thể tải ảnh biên lai lên ứng dụng di động SAP Concur, ExpenseIt. Các mô hình AI trích xuất số tiền thanh toán, ngày, thuế, thuế giá trị gia tăng nếu có và các thông tin liên quan khác và tự động điền vào báo cáo chi phí.

Phần mềm cũng suy ra danh mục chi phí - ví dụ, nó có thể phân biệt hóa đơn khách sạn với biên lai gas. Điều đó có nghĩa là nhân viên có thể dễ dàng gửi báo cáo chi phí chỉ bằng một bức ảnh, thậm chí trước khi lái xe rời khỏi trạm xăng, giúp nhóm tài chính theo dõi chi tiêu theo thời gian thực để đảm bảo tuân thủ chính sách T&E.

Theo dữ liệu của SAP Concur, chỉ có 1,2% báo cáo được nộp bằng cách sử dụng ExpenseIt được trả lại cho nhân viên. Hiệu quả đó mang lại tiết kiệm: Đối với mỗi 1.000 báo cáo mà một tổ chức xử lý bằng cách sử dụng Concur, nó sẽ cắt giảm 273 giờ làm việc và 47.320 đô la chi phí năng suất. Ở một số quốc gia, các doanh nghiệp cũng có thể tận dụng lợi ích thuế cho các báo cáo được nộp kịp thời.

Trong tương lai, những cải tiến về khả năng hiển thị và minh bạch này có thể mang lại lợi ích ngoài tiết kiệm. Khi các yêu cầu về tính bền vững ngày càng chặt chẽ trên toàn thế giới, dữ liệu du lịch được số hóa sẽ giúp các công ty ghi lại lượng khí thải carbon của họ — và thậm chí có thể giảm lượng khí thải này.

“Hãy tưởng tượng một thế giới nơi công cụ đặt chỗ của bạn tự động đề xuất một chuyến bay trên máy bay tiết kiệm nhiên liệu nhất hoặc đặt chỗ tại một nhà hàng từ trang trại đến bàn địa phương,” Wallace nói. “Phơi bày những hậu quả môi trường của mỗi lựa chọn sẽ giúp nhân viên đưa ra lựa chọn tốt hơn.”

Với quyền truy cập vào dữ liệu chi tiêu thời gian thực của Mastercard, SAP Concur có thể tiếp tục cập nhật các mô hình AI của mình để kích hoạt nhiều chức năng mới hơn, cho phép phần mềm quản lý mọi bước từ yêu cầu đi lại đến hoàn trả. “Đây không chỉ là về báo cáo chi phí,” Juneau nói. “Điều này sẽ nâng cao toàn bộ quá trình đầu cuối, bắt đầu với đặt chỗ. Chúng tôi muốn mang lại cho nhân viên thời gian của họ, cho dù họ là khách du lịch hay những người trong lĩnh vực tài chính và kế toán, để họ có thể tập trung vào các ưu tiên chiến lược khác.