Để bắt kịp thời đại trải nghiệm tức thì và xác nhận ngay lập tức này, các doanh nghiệp thuộc mọi loại đang chuyển sang sử dụng thẻ ảo để mang lại sự dễ dàng, bảo mật và hiệu quả của số hóa cho hoạt động của họ. Vậy chính xác thẻ ảo là gì và chúng hoạt động như thế nào?

Thẻ ảo là một lựa chọn thanh toán đang phát triển trong thanh toán B2B. Chúng là số thẻ tạm thời được tạo ngẫu nhiên và được liên kết với tài khoản nạp tiền có hạn mức tín dụng đã thiết lập. Chúng thường được sử dụng cho một giao dịch cụ thể hoặc trong một khoảng thời gian cụ thể. Chúng thường được tích hợp vào kế toán, lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp và hệ thống quản lý chi phí để hợp lý hóa các quy trình văn phòng, bao gồm tự động hóa đối chiếu.

Thẻ ảo khác nhau ở chỗ không có thẻ vật lý, nhưng nếu không, chúng hoạt động theo cách tương tự khi mua hàng, với số thẻ 16 chữ số, ngày hết hạn và mã CVC gồm ba chữ số. Một số thẻ ảo thậm chí có thể được thêm vào ví di động để có chức năng chạm để thanh toán, giống như các phiên bản kỹ thuật số của thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ tiêu dùng. 

Thẻ ảo hoạt động giống như thẻ thanh toán truyền thống, nhưng các doanh nghiệp sử dụng chúng có quyền kiểm soát chi tiêu nhiều hơn. Họ có thể tùy chỉnh các thông số và thẻ có thể được liên kết với các đơn vị kinh doanh hoặc dự án cụ thể để cải thiện giám sát, đối chiếu và quản lý hóa đơn.

Thẻ ảo có thể được tạo ngay lập tức để sử dụng cho thanh toán trực tuyến - không cần chờ thẻ vật lý đến qua thư.

Thẻ ảo cung cấp cho các doanh nghiệp cơ hội tùy chỉnh các biện pháp kiểm soát chi tiêu, bao gồm giới hạn về ngân sách, khoảng thời gian nó có thể được sử dụng - ví dụ như một ngày hoặc một tuần - và nơi thẻ có thể được sử dụng, ví dụ bằng cách chỉ định các thương nhân cụ thể hoặc chỉ một số mã thương nhân nhất định. Ví dụ, thẻ ảo được phát hành để trang trải chi phí cho bữa tối của khách hàng không thể được sử dụng để mua một bộ trang phục mới tại trung tâm mua sắm gần đó.

Lợi ích của thẻ ảo cũng giống như lợi ích của thẻ nhựa - tiện lợi và bảo mật - nhưng trên hết, chúng cũng cung cấp khả năng kiểm soát chi tiêu và linh hoạt hơn thông qua các trường hợp sử dụng thanh toán mới.

Những lợi thế này áp dụng cho cả hai mặt của giao dịch thương mại. Đối với người bán hoặc nhà cung cấp, việc chấp nhận thẻ ảo có thể mang lại sự chắc chắn về thanh toán và giúp giảm số ngày bán hàng chưa thanh toán, đề cập đến số ngày trung bình mà một công ty cần để thu thanh toán cho một giao dịch bán hàng và là một chỉ số về vốn lưu động.

Không giống như séc truyền thống, vẫn thường được sử dụng trong thanh toán doanh nghiệp với doanh nghiệp ở Hoa Kỳ và thường mất ít nhất một ngày làm việc để giải quyết, thanh toán bằng thẻ ảo được thanh toán gần như ngay lập tức, đẩy nhanh dòng tiền. Người bán cũng được hưởng lợi từ dữ liệu thanh toán chi tiết hơn, có thể giúp họ trên hành trình đối chiếu tự động.

Đối với người mua, việc kiểm soát thẻ ảo là rất quan trọng, giảm ngân sách và đảm bảo tiền được chi tiêu phù hợp. Ngoài ra, thẻ ảo làm giảm nguy cơ gian lận hoặc lạm dụng vì chúng chỉ có thể được ủy quyền theo các thông số cụ thể, sau đó số bị vô hiệu hóa. Họ cũng có thể cung cấp giám sát chi tiết hơn, vì số thẻ duy nhất được sử dụng trong mỗi giao dịch có nghĩa là nó có thể được theo dõi với độ chính xác hơn và đối chiếu dễ dàng hơn vì dữ liệu bổ sung cho phép khớp thanh toán một với một.

Một số thẻ ảo cũng có thể chuyển đổi tiền tệ theo thời gian thực, điều này có thể có lợi cho các công ty có chuỗi cung ứng quốc tế. Để mở rộng các trường hợp sử dụng thẻ ảo ngoài thanh toán trực tuyến và qua điện thoại, thẻ ảo di động - nơi thẻ được lưu trữ trong ví di động và được sử dụng để thanh toán không tiếp xúc - mang lại sự dễ dàng của thanh toán bán lẻ chạm để thanh toán cho các giao dịch của công ty.

Các doanh nghiệp sử dụng thẻ ảo cho một số trường hợp ngày càng tăng - bất cứ nơi nào cần tăng hiệu quả và kiểm soát, linh hoạt và bảo mật cao hơn. Sau đây là một số cách Mastercard đang khai thác lợi ích của thẻ ảo trên nhiều ngành công nghiệp đang phát triển.

Du lịch công ty: Du lịch công tác đã phục hồi, nhưng nhiều công ty vẫn đang phải vật lộn với các quy trình chi phí và hoàn trả phức tạp và lỗi thời. Thẻ ảo có thể được sử dụng để đặt chuyến đi và trang trải chi phí giải trí cho khách hàng, với các biện pháp kiểm soát tùy chỉnh để quản lý chi tiêu và đối chiếu chi phí liền mạch với dữ liệu nâng cao. Và với thẻ ảo di động, những khách hàng thường xuyên và những chiến binh đường bộ có thể chỉ cần chạm để thanh toán cho khách sạn, bữa ăn hoặc chi phí phát sinh khi thanh toán không tiếp xúc được chấp nhận.

Thẻ ảo di động có một lớp bảo mật bổ sung được gọi là mã hóa: Bất kỳ thẻ nào được lưu trữ trong ví kỹ thuật số đều sử dụng kỹ thuật mã hóa thay thế số tài khoản của thẻ bằng số thẻ thay thế được gọi là mã thông báo, vì vậy chi tiết tài khoản thực tế không bao giờ được chia sẻ trong quá trình giao dịch.

Tùy thuộc vào chính sách của công ty, khách doanh nhân được trang bị thẻ ảo có thể không phải theo dõi đống biên lai vật lý. Thẻ ảo cũng loại bỏ sự cần thiết phải thanh toán bằng thẻ cá nhân và chờ hoàn trả.

Thẻ ảo cũng có thể được cấp cho các ứng viên xin việc để trang trải chi tiêu trong quá trình tuyển dụng, hoặc để thanh toán chi phí di chuyển hoặc nhà ở tạm thời cho nhân viên đang di dời.

Triển lãm thương mại, sự kiện và hội nghị: Đối với các nhà lập kế hoạch sự kiện, có thể khó quản lý ngân sách cho nhiều dự án và nhà cung cấp cùng một lúc - và chi phí dễ tăng lên. Thẻ ảo có thể đơn giản hóa các khoản thanh toán và báo cáo và giúp giữ các sự kiện theo ngân sách cụ thể thông qua các biện pháp kiểm soát trong khi vẫn cung cấp sự linh hoạt để thêm tiền vào ngân sách nếu cần.

Tùy thuộc vào chính sách của công ty, khách doanh nhân được trang bị thẻ ảo có thể không phải theo dõi đống biên lai vật lý. Thẻ ảo cũng loại bỏ sự cần thiết phải thanh toán bằng thẻ cá nhân và chờ hoàn trả.

Thẻ ảo cũng có thể được cấp cho các ứng viên xin việc để trang trải chi tiêu trong quá trình tuyển dụng, hoặc để thanh toán chi phí di chuyển hoặc nhà ở tạm thời cho nhân viên đang di dời.

Chăm sóc sức khỏe và bảo hiểm: Bất cứ ai đã đến gặp bác sĩ trong vài thập kỷ qua đều biết rằng thanh toán y tế rất phức tạp và chậm. Không có gì khác biệt đối với văn phòng bác sĩ hoặc bệnh viện xử lý việc phê duyệt và thanh toán yêu cầu bồi thường. Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe thường phải đối mặt với tắc nghẽn trong việc giải quyết khiếu nại với các công ty bảo hiểm vì các hệ thống kế thừa nhiều giấy tờ được áp dụng làm trì hoãn thanh toán, gây ra những thách thức về dòng tiền và tăng chi phí vay. Bằng cách nhúng thẻ ảo vào nền tảng xử lý yêu cầu bồi thường kết nối các công ty bảo hiểm với nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, mọi người đều được hưởng lợi từ việc thanh toán nhanh hơn, khả năng hiển thị trạng thái yêu cầu bồi thường tốt hơn và đối chiếu dễ dàng hơn.

Quản lý đội xe: Đối với những người quản lý đội xe đang tìm cách quản lý chi phí nhiên liệu và bảo dưỡng, đồng thời đảm bảo tài xế tuân thủ chính sách của công ty, thẻ ảo di động có thể được liên kết với một phương tiện cụ thể để theo dõi mức sử dụng nhiên liệu, hoặc thậm chí liên kết với các trạm xăng cụ thể mà công ty có quan hệ đối tác ưu tiên. Dữ liệu giao dịch chi tiết có thể giúp các nhà quản lý đội xe đưa ra quyết định sáng suốt hơn, bao gồm các cách để giảm chi phí nhiên liệu, quản lý tài xế và tối ưu hóa tuyến đường.

Các doanh nghiệp có thể tung ra thẻ ảo trực tiếp thông qua ngân hàng phát hành của họ, nhưng để nhận được nhiều lợi ích nhất, họ có thể làm việc với các nhà cung cấp phần mềm công nghệ của họ để tích hợp thẻ vào nền tảng kinh doanh kỹ thuật số của họ, như lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp hoặc hệ thống mua sắm, điều này có thể tăng tốc và đơn giản hóa cách họ làm việc. Việc nhúng các khoản thanh toán vào các nền tảng này có thể giảm bớt các chi phí giao dịch và ma sát, đồng thời cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết lớn hơn, các dịch vụ giá trị gia tăng và thậm chí khả năng tiếp cận tín dụng và tài chính.

Khi thẻ ảo được truy cập thông qua các công cụ mà doanh nghiệp sử dụng hàng ngày, thanh toán có thể trở thành một phần mở rộng tự nhiên của hoạt động của nó. Quản lý thanh toán B2B trước đây yêu cầu chuyển đổi giữa nhiều nền tảng kinh doanh, nhưng việc nhúng thẻ ảo mở ra cánh cửa cho những trải nghiệm mới, thuận tiện hơn, nơi các khoản thanh toán được đan liền mạch vào các nền tảng mà các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh của họ xung quanh.

Khi chọn nhà cung cấp thẻ ảo, hãy tìm kiếm khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có, phạm vi tiếp cận rộng rãi, điều khiển thẻ mạnh mẽ và trải nghiệm người dùng đầu cuối tuyệt vời.

Một trong những lợi thế lớn nhất của thẻ ảo là khả năng được nhúng vào quy trình công việc hiện có của công ty, chẳng hạn như các hệ thống họ sử dụng để kế toán, kho bạc hoặc mua sắm. Bằng cách chọn một nhà cung cấp có nhiều tích hợp phần mềm, các doanh nghiệp có thể dễ dàng đưa thẻ ảo vào các công cụ hiện có của họ để mở khóa hiệu quả và cải thiện quy trình văn phòng.   

Tìm kiếm các nhà cung cấp có mạng lưới chấp nhận thẻ toàn cầu rộng rãi cũng rất quan trọng để tối ưu hóa nơi các doanh nghiệp và nhân viên của họ có thể sử dụng thẻ ảo của họ. Với việc ngày càng có nhiều thẻ ảo được sử dụng cho ví di động, điều quan trọng là phải cân nhắc một nhà cung cấp có nhiều địa điểm hỗ trợ thanh toán không tiếp xúc trên toàn cầu.

Điều quan trọng nữa là chọn các điều khiển có sẵn dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp muốn cải thiện việc tuân thủ quy định về đi lại và giải trí và đảm bảo rằng nhân viên chi tiêu trong phạm vi cho phép khi đi công tác, hãy cân nhắc ưu tiên nhà cung cấp có biện pháp kiểm soát chi tiêu chặt chẽ.

Việc lựa chọn một nhà cung cấp cho phép xử lý giao dịch thẻ ảo trực tiếp đến ngân hàng hoặc tổ chức chấp nhận thanh toán của họ — mà không cần phải tự tay kiểm tra email, một quá trình chậm chạp, thủ công và tiềm ẩn nhiều rủi ro — cũng là điều quan trọng. Khả năng cung cấp trải nghiệm thanh toán đầu cuối nhanh chóng, an toàn là nơi mà tương lai của thanh toán B2B hướng đến.