Khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển, thẻ ảo thường bắt đầu đóng vai trò quan trọng hơn nhiều.

Những gì bắt đầu như một cách để thực hiện thanh toán an toàn hoặc quản lý một khoản chi phí đơn lẻ có thể phát triển thành một phương thức rộng hơn để kiểm soát, theo dõi và quản lý chi tiêu trên toàn doanh nghiệp.

Tại thời điểm đó, thẻ ảo không còn chỉ là một công cụ thanh toán. Chúng Become một phần trong cách thức vận hành của doanh nghiệp.

Trong các bài viết trước của chúng tôi, Thẻ ảo, sự phát triển và Thẻ ảo: từ bảo mật đến sự tin cậy trên quy mô lớn,  chúng tôi đã xem xét cách thẻ ảo phát triển từ một giải pháp thanh toán mới nổi thành một phương thức đáng tin cậy để quản lý và kiểm soát chi tiêu trên toàn doanh nghiệp.

Giờ đây, chúng ta hãy xem xét những bước tiếp theo: cách các doanh nghiệp có thể tích hợp thẻ ảo vào hoạt động hàng ngày khi họ phát triển.

Thẻ ảo là gì?

Thẻ ảo là thông tin xác thực thanh toán kỹ thuật số cho phép doanh nghiệp thực hiện thanh toán mà không cần sử dụng thẻ vật lý. Thẻ có thể được tạo cho một nhân viên, nhà cung cấp, giao dịch mua hàng hoặc khoảng thời gian cụ thể, với các biện pháp kiểm soát được tích hợp ngay từ đầu.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể thiết lập số tiền có thể chi tiêu, nơi có thể sử dụng thẻ và thời điểm thẻ hết hạn. Điều này mang lại cho các doanh nghiệp khả năng kiểm soát chi tiêu tốt hơn và giảm bớt nhu cầu chia sẻ thông tin thẻ vật lý giữa các nhóm.

Các tín hiệu chính từ thị trường

Khi các doanh nghiệp phát triển, thẻ ảo trở nên quan trọng hơn đối với cách thức vận hành của họ.

Một doanh nghiệp với dưới 50 nhân viên có thể quản lý chi phí thông qua bảng tính, email và một số ít quy trình dùng chung. Khi ngày càng có nhiều người và đội ngũ tham gia, việc đó có thể nhanh chóng become khó quản lý.

Các doanh nghiệp cần biết ai đang chi tiêu, họ đang chi tiêu vào việc gì, liệu giao dịch mua hàng có tuân thủ chính sách của công ty hay không và làm thế nào để đối soát các khoản chi đó.

Không có gì ngạc nhiên khi trong số các SME có thu nhập cao nhất trên toàn cầu, 88% coi thẻ ảo là yếu tố thiết yếu cho hoạt động hàng ngày của họ.  Trong nhóm 5% hàng đầu, con số đó tăng lên 96%.

Điều này hoàn toàn hợp lý. Các doanh nghiệp lớn hơn thường có nhiều nhân viên, nhiều nhà cung cấp và nhiều khoản thanh toán cần quản lý hơn. Họ cũng cần các biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn, khả năng hiển thị tốt hơn và sự tích hợp sâu hơn với các hệ thống kế toán và tài chính của mình.

Nhưng mọi hành trình thẻ ảo đều bắt đầu từ một điểm nào đó.

Đối với nhiều doanh nghiệp, chi tiêu của nhân viên là bước đầu tiên. Trong số các SME chưa sử dụng thẻ ảo, 57% trên toàn cầu cho biết họ sẽ bắt đầu bằng việc sử dụng chúng cho các khoản chi tiêu của nhân viên.  Đây đã là một trong những trường hợp sử dụng thẻ ảo phổ biến nhất cho các SME trên toàn thế giới.

Thách thức nằm ở chỗ những gì hiệu quả với một doanh nghiệp rất nhỏ có thể không còn phù hợp khi công ty phát triển.

Tại Hoa Kỳ, gần một nửa số SME cho biết việc quản lý thẻ ảo trên quy mô lớn có thể gây cảm giác cồng kềnh, đặc biệt là khi quy trình làm việc bị phân mảnh hoặc các hệ thống không hoạt động hiệu quả với nhau.

Đây chính là nơi thách thức thực sự tồn tại.

Vấn đề thường không nằm ở việc thẻ ảo có an toàn hay được chấp nhận rộng rãi hay không. Vấn đề là liệu doanh nghiệp có thể quản lý chúng một cách nhất quán trên toàn bộ nhân viên, nhóm và hệ thống hay không.

Đối với một doanh nghiệp đang phát triển, điều đó có thể quyết định liệu thẻ ảo tạo ra sự tin cậy hay làm tăng thêm sự phức tạp.

Đối với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, quản lý chi tiêu là ưu tiên hàng đầu

Khi các doanh nghiệp tiến vào thị trường tầm trung, nhu cầu của họ cũng thay đổi.

Họ không còn chỉ đặt câu hỏi liệu thẻ ảo có hoạt động hay không. Họ đang đặt câu hỏi:

• Liệu chúng có thể hỗ trợ một doanh nghiệp phức tạp hơn không?
• Liệu chúng ta có còn khả năng hiển thị khi ngày càng có nhiều người sử dụng chúng không?
• Chúng ta có thể thiết lập các quyền kiểm soát khác nhau cho các nhân viên và nhóm khác nhau không?
• Liệu chúng có phù hợp với các hệ thống và quy trình mà chúng ta đang sử dụng không?

Thẻ ảo có thể giúp trả lời những câu hỏi đó bằng cách mang lại cho doanh nghiệp quyền kiểm soát tốt hơn đối với cách thức chi tiêu tiền.

Các thẻ này cho phép doanh nghiệp thiết lập giới hạn chi tiêu tùy chỉnh, cải thiện khả năng hiển thị chi phí và trao cho nhân viên quyền thực hiện các giao dịch mua hàng cần thiết mà không làm mất đi sự giám sát.

Đối với nhiều doanh nghiệp, đó chính là nơi giá trị thực sự nằm ở đó. Đó là sự tự tin để ủy quyền chi tiêu mà không mất quyền kiểm soát, duy trì khả năng hiển thị trên các nhóm và áp dụng các chính sách của công ty một cách nhất quán hơn khi tổ chức phát triển.

Từ các khoản thanh toán một lần đến hoạt động hàng ngày

Tăng trưởng kinh doanh không chỉ tạo ra nhiều giao dịch hơn. Điều đó làm cho việc quản lý các giao dịch đó trở nên phức tạp hơn.

Khi điều đó xảy ra, vai trò của thẻ ảo cũng thay đổi. Chúng chuyển từ việc được sử dụng cho các khoản thanh toán riêng lẻ sang trở thành một phần của phương pháp tiếp cận rộng hơn để quản lý chi tiêu trên toàn doanh nghiệp.

Khi thẻ ảo được tích hợp vào các quy trình hàng ngày và kết nối với các hệ thống mà doanh nghiệp đang sử dụng, chúng có thể hỗ trợ tăng cường quyền kiểm soát, khả năng hiển thị và hiệu quả.

That is when they Become more than a way to pay. They Become part of how a business runs and grows.

Tìm hiểu cách thẻ ảo có thể hỗ trợ sự tăng trưởng và việc sử dụng thẻ của SME, đồng thời theo dõi loạt bài này để biết thêm thông tin chuyên sâu.

Hãy tiếp tục theo dõi loạt bài của chúng tôi về thẻ ảo.