Gặp gỡ trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác và nhân viên có thể mang lại kết quả mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn. Trên thực tế, 88% người ra quyết định du lịch nói rằng du lịch công tác là rất quan trọng để thúc đẩy tăng trưởng tổ chức, theo một nghiên cứu năm 2023. Vậy làm thế nào để các công ty hàng đầu quản lý các chương trình du lịch và chi phí của công ty để cân bằng nhu cầu kiểm soát chi phí với lợi ích của việc tương tác trực tiếp nhiều hơn?

Chúng tôi đã tập hợp 18 chiến lược mà các công ty hàng đầu đang thực hiện ở mọi giai đoạn trong hành trình của họ để tối ưu hóa chi phí đi công tác. Chuyển đến phần mà bạn quan tâm nhất:

Nhưng sau nhiều năm tối ưu hóa trải nghiệm kỹ thuật số của mình, nhóm Thương mại điện tử đã sẵn sàng vượt ra ngoài việc giới thiệu các sản phẩm bổ sung quan tâm cho những sản phẩm được dự đoán sẽ thúc đẩy sự tham gia. Và sau khi chạy thử nghiệm so với các đề xuất dựa trên máy học truyền thống trên trang chủ, GlassesUSA.com đã phát hiện ra thuật toán học sâu tinh vi của Dynamic Yield có thể tăng 68% doanh số mua hàng và tăng 88% doanh thu, tất cả chỉ từ một tiện ích duy nhất.

Nền tảng quản lý du lịch cho vé máy bay, khách sạn và giao thông mặt đất có thể giúp nhân viên của bạn đưa ra các lựa chọn tuân thủ chính sách cũng phù hợp với sở thích đi lại của họ.

Các công cụ du lịch doanh nghiệp tổng hợp thông tin du lịch có liên quan từ nhiều nền tảng và nhà cung cấp vào một nơi duy nhất. Nếu kế hoạch thay đổi, nền tảng này cũng có thể cung cấp các tùy chọn đặt lại và hủy đơn giản, tuân thủ chính sách.

Giới hạn chi phí đi lại cá nhân cho chỗ ở, bữa ăn và vận chuyển mặt đất có thể ngăn ngừa chi tiêu quá mức và giúp kiểm soát chi phí. Nhiều công ty cung cấp cho khách du lịch ngân sách cụ thể theo thành phố hoặc điểm đến và sử dụng dữ liệu từ các công ty quản lý du lịch, chuyên gia tư vấn hoặc hồ sơ chi phí của riêng họ để ước tính chi phí. Theo khảo sát chính sách T & E gần đây của chúng tôi, hơn 6 trong 10 đã nhúng các chính sách và quy trình của T & E vào các công cụ đặt chỗ hoặc chi phí trực tuyến để đánh dấu các lựa chọn của nhân viên nằm trong hoặc ngoài chính sách của công ty.

Đặt phòng sớm thường có nghĩa là giá vé máy bay và chỗ ở thấp hơn. Để thực hiện điều này, chính sách du lịch của công ty bạn có thể đặt lịch trình để đặt trước chuyến đi và nhắc nhở những người đặt phòng vào phút cuối khi họ không có chính sách.

Các nhà cung cấp dịch vụ du lịch hiểu lợi ích của việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với các doanh nghiệp. Các hãng hàng không, khách sạn và công ty cho thuê xe thường sẽ nỗ lực để đảm bảo mức giá tốt nhất có thể phù hợp với nhu cầu và khối lượng di chuyển riêng của công ty bạn.

Nếu bạn muốn giao quá trình đàm phán cho các chuyên gia, bạn có thể thuê một công ty quản lý du lịch để thay mặt bạn thực hiện giảm giá của công ty và giúp bạn tối ưu hóa chi phí đi công tác.

Việc thu được nhiều chi tiêu T&E hơn bằng thẻ tín dụng có thể mang lại những lợi ích có giá trị cho tổ chức:

• Các giao dịch dễ truy cập có thể giúp kiểm soát chi tiêu của nhân viên và tăng khả năng hiển thị.
• Báo cáo cấp giao dịch mạnh mẽ có thể tối ưu hóa quy trình tài khoản phải trả.
• Nhân viên có thể nhận được bảo hiểm du lịch, hỗ trợ trợ giúp đặc biệt, y tế từ xa và quyền truy cập vào phòng chờ sân bay.

Thẻ ảo và thẻ ảo di động là một lựa chọn khác. Họ sử dụng số thẻ tạm thời, được tạo ngẫu nhiên và được liên kết với tài khoản nạp tiền với hạn mức tín dụng đã thiết lập. Chúng cho phép các doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu nhiều hơn với khả năng thiết lập các thông số tùy chỉnh xung quanh cách thức, thời điểm và vị trí thẻ được sử dụng.

61% người ra quyết định du lịch cho biết tổ chức của họ khuyến khích khách du lịch đặt các lựa chọn bền vững. Điều này có thể có nhiều hình thức. Một cách tiếp cận phổ biến là thực hiện các chính sách khu vực hoặc quốc gia ủng hộ đường sắt hơn du lịch hàng không. Những nước khác đặt ra chính sách nhằm giảm thiểu các chuyến đi trong ngày bằng đường hàng không.

Một biện pháp khác là giảm nhiều chuyến đi. Khuyến khích nhân viên của bạn lên lịch nhiều cuộc họp tại cùng một địa điểm để đạt được hiệu quả hoặc chuyển các cuộc họp chọn lọc sang cuộc gọi video.

Nếu vận chuyển mặt đất là cần thiết, khuyến khích nhân viên chia sẻ chi phí đi xe hoặc thuê xe để giảm chi phí và lượng khí thải carbon.

Khách du lịch giải trí đang có kỳ nghỉ dài hơn so với xu hướng trước COVID. Khi ranh giới công việc và cuộc sống mờ nhạt, nhiều nhân viên đang kéo dài các chuyến công tác của họ để tận hưởng thời gian tại điểm đến trong khi nghỉ giờ. Cho phép nhân viên đi du lịch “miễn phí” có thể tăng tính linh hoạt trong thời gian chuyến đi của họ và giảm tổng chi phí đi lại.

Báo cáo chi phí của nhóm bạn có được gửi kịp thời, chỉ để nán lại với ban quản lý trong giai đoạn xem xét và phê duyệt không?

Đối với nhiều doanh nghiệp, quá trình này rất phức tạp và tốn thời gian. Hợp lý hóa chi phí của bạn với chính sách quản lý chi phí rõ ràng và ngắn gọn, ủy quyền trước một số chi phí nhất định và thiết lập kỳ vọng cho thời gian phê duyệt.

Chương trình thẻ ảo là một cách khác để xử lý chi phí nhanh hơn. Thẻ ảo có dữ liệu nâng cao gắn liền với mỗi lần sử dụng và chúng thường được tích hợp với các hệ thống quản lý chi phí. Việc tích hợp dữ liệu này có thể hợp lý hóa các quy trình văn phòng hỗ trợ của bạn, bao gồm tự động đối chiếu chi phí cho các nhóm tài chính.

Thu thập phản hồi từ nhân viên về trải nghiệm đi công tác của họ để cân bằng nhu cầu đi công tác với các biện pháp tiết kiệm chi phí. Phản hồi có thể giúp xác định chi phí nào là quan trọng đối với nhóm của bạn và chi phí nào bạn có thể cắt giảm mà không ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên và sự phát triển của doanh nghiệp. Các cuộc khảo sát sau chuyến đi thường xuyên và phỏng vấn nhân viên có thể giúp bạn xác định các cơ hội cắt giảm chi tiêu đi lại không cần thiết và cải thiện việc tuân thủ chính sách.

Ngoài công việc, mọi người mong đợi những công nghệ tiện lợi trên nền tảng di động và đám mây. Nhiều người bây giờ mong đợi điều tương tự trong công việc. Tự động hóa quy trình báo cáo chi phí của bạn để giảm thiểu lỗi tốn kém, tiết kiệm thời gian và cải thiện sự hài lòng của nhân viên.

Bản sao kỹ thuật số của biên lai có thể giúp hợp lý hóa việc báo cáo chi phí. Hãy tưởng tượng nếu nhóm của bạn có thể gửi chi phí một cách liền mạch chỉ với một bức ảnh. Khả năng hiển thị chi tiêu theo thời gian thực có thể giúp các nhóm tài chính đảm bảo tuân thủ chính sách T & E và loại bỏ đống biên lai giấy. Nếu mã số thuế cho phép, bạn có thể xem xét miễn các yêu cầu về biên nhận đối với các giao dịch dưới một số tiền nhất định.

Phân loại chi phí du lịch hợp lý giúp bạn dễ dàng phân tích xu hướng chi tiêu để tiết kiệm hơn. Một nền tảng phần mềm quản lý du lịch có thể đơn giản hóa quá trình này bằng cách tích hợp các giao dịch thẻ công ty trực tiếp vào hệ thống của họ.

Giáo dục nhóm của bạn về cách báo cáo chi phí đi lại đúng cách sẽ giúp họ tránh được những sai lầm phổ biến và tuân thủ các chính sách của công ty. Hơn 55% các công ty có chi tiêu đi lại hàng năm trên 50 triệu đô la yêu cầu nhân viên xem hoặc tham dự khóa đào tạo chính sách du lịch và chi phí. Một số công ty thậm chí yêu cầu nhân viên vượt qua bài kiểm tra trước khi nhận được thẻ tín dụng công ty.

Xem xét các mô hình chi tiêu thường xuyên để cải thiện việc tuân thủ chính sách T & E và mở khóa tiết kiệm. Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính, chẳng hạn như chi phí trung bình cho mỗi chuyến đi, tỷ lệ tuân thủ chính sách và tổng chi phí đi lại. So sánh chi phí của bạn với các tiêu chuẩn ngành có thể làm nổi bật các cơ hội để hợp lý hóa chi tiêu. Các hiệp hội ngành, công ty tư vấn và các công ty quản lý du lịch thường cung cấp các mức độ dữ liệu điểm chuẩn khác nhau cho du lịch công tác.

Các mô hình thống kê có thể sử dụng dữ liệu lịch sử để dự báo các mô hình du lịch, biến động nhu cầu và xu hướng giá cả. Những thông tin chi tiết này có thể giúp bạn điều hướng các cuộc đàm phán với nhà cung cấp, dự đoán biến động trong nhu cầu T & E và tối ưu hóa chi phí đi công tác của bạn.

Các khoản khấu trừ thuế cho chi phí đi lại có thể giúp tối ưu hóa chi phí đi công tác. Tạo một danh sách chi phí chi tiết (có hoặc không có công cụ quản lý chi phí) để xác định chi phí công việc nào tạo thành các khoản khấu trừ thuế vào cuối năm. Các chi phí đủ điều kiện có thể bao gồm chi phí vé máy bay và các phương tiện đi lại khác, chỗ ở, bữa ăn, liên lạc liên quan đến kinh doanh và các sự kiện kinh doanh.

Để tìm cơ hội đàm phán mức giá và điều khoản thanh toán tốt hơn, hãy xem lại các điều khoản bạn đã đặt với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch kinh doanh như hãng hàng không, khách sạn và công ty cho thuê xe hơi. Ví dụ: họ có thể đề nghị chuyển đổi phương thức thanh toán để tối đa hóa tiết kiệm. Thẻ ảo cũng cung cấp các lợi ích tiện lợi và bảo mật tương tự như thẻ công ty vật lý - tất cả đồng thời cho phép bạn kiểm soát chi tiêu thông qua số tiền, khoảng thời gian, loại và vị trí giao dịch.

Tối ưu hóa chi phí đi công tác đòi hỏi một cách tiếp cận chiến lược bao gồm lập kế hoạch, giám sát và liên tục cải thiện các chính sách và thực tiễn du lịch. 18 chiến lược này có thể giúp bạn và doanh nghiệp của bạn quản lý chi phí đi lại - tất cả trong khi cải thiện cách nhân viên của bạn đi lại để thúc đẩy doanh nghiệp của bạn tiến lên.