Bốn cách quản lý T & E có thể theo kịp các chuyến đi công tác

Các dự đoán chính xác nhất thường dễ uốn nhất. Hãy lấy những dự đoán tương phản của thời đại COVID rằng du lịch công tác, hoặc du lịch công ty, sẽ hoặc sẽ không phục hồi hoàn toàn.

Bằng cách nào đó, cả hai dự đoán đều đúng. Và chi phí du lịch & (T & E), còn được gọi là du lịch & giải trí, các nhà quản lý cần hiểu tại sao.

Các số liệu mới nhất dự đoán chi tiêu của T & E sẽ phục hồi mức cao 1,4 nghìn tỷ đô la vào năm 2019 vào khoảng năm 2024 và đạt 1,8 nghìn tỷ đô la vào năm 2027.1 Theo nghĩa đó, du lịch công tác đang trên con đường phục hồi hoàn toàn.

Tuy nhiên, chi tiêu đi lại không giống với tần suất đi lại hoặc khối lượng du lịch. Trong khi số lượng các chuyến công tác ngày càng tăng, chi tiêu đi công tác đang tăng nhanh hơn.2

Mọi người đang đi du lịch trong thời gian dài hơn trước. Các chuyến đi trong ngày xa hoặc các cuộc họp qua đêm sẽ không còn nữa. Nhiều cuộc họp trong một khu vực, có lẽ xen kẽ với một thời gian dài làm việc xa nhà, đang diễn ra.

Người ta khó có thể nói về sự hồi sinh trong du lịch công tác khi các chuyến đi và chi tiêu không đồng bộ so với năm 2019. Khi chuyển đổi kỹ thuật số phải vật lộn với lực lượng lao động lai mới và mối quan tâm về môi trường ngày càng tăng, một từ thích hợp hơn là tái sinh.

Vì vậy, khi 87% người ra quyết định du lịch trong một cuộc khảo sát do Mastercard tài trợ đồng ý rằng du lịch công tác đang ở thời điểm bùng phát với cơ hội đại tu các hệ thống cũ, các nhà quản lý của các chương trình T & E không thể hoạt động như thể đang là năm 2019 trở lại.3

Sau đây là bốn cách họ có thể theo kịp.

Chín trong mười người ra quyết định du lịch đồng ý rằng tương lai của T & E là sự hội tụ của thanh toán và quản lý chi phí. Tuy nhiên, nhu cầu mua hàng khác nhau và các loại chi phí mới có nghĩa là 61% người ra quyết định hiện nói rằng lực lượng lao động lai hoặc từ xa của họ đã khiến việc dự báo và lập ngân sách chi phí đi lại trở nên khó khăn hơn.

Một cách tiếp cận thống nhất để lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có thể giúp ích bằng cách cung cấp một nguồn thông tin duy nhất và khả năng hiển thị đầy đủ về các luồng thanh toán B2B và T & E. Một điểm quan trọng nhất là những người ra quyết định du lịch quan tâm đến việc cung cấp khả năng hiển thị đó cho nhân viên của họ cũng như họ muốn có được nó cho chính mình. &

Có lẽ không có gì đáng ngạc nhiên khi những người ra quyết định du lịch coi sự liên kết của giới hạn chi tiêu với các phương thức thanh toán là yếu tố khác biệt hàng đầu toàn cầu trong năm năm tới. Tuy nhiên, điều đó không giúp ích gì khi các nhà quản lý du lịch gặp rủi ro không hiệu quả trong việc đối chiếu tài khoản, giám sát, dòng tiền và thậm chí trong việc ngăn chặn gian lận bằng cách cho phép nhân viên sử dụng thẻ cá nhân để đi du lịch.

Thẻ ảo cung cấp một giải pháp thay thế. Họ giữ lại các lợi ích của thẻ công ty vật lý, chẳng hạn như dữ liệu giao dịch chi tiết để đối chiếu thanh toán một với một, đồng thời cho phép các nhà quản lý T & E áp dụng các biện pháp kiểm soát chi tiêu đối với số tiền, khoảng thời gian, loại và vị trí giao dịch. Chín trong mười người ra quyết định du lịch nói rằng thẻ ảo sẽ trở nên phổ biến hoặc là một yếu tố khác biệt trong năm năm tới.

Gần 2/3 số người ra quyết định du lịch đã gặp phải những thách thức trong việc cung cấp thông tin hiệu quả và kịp thời về các chính sách và cập nhật của T & E cho lực lượng lao động lai hoặc từ xa, và 89% đồng ý rằng họ cần các chính sách T & E năng động hơn.

Đánh giá quy trình chính sách & có thể đảm bảo sự phù hợp của doanh nghiệp bằng cách xác định các mục tiêu, điểm chuẩn so với các đối thủ cạnh tranh và thống nhất các phương pháp tiếp cận giữa các phòng ban và khu vực. Các chủ đề có thể bao gồm từ mã sổ cái tổng hợp và mã danh mục thương nhân đến thanh toán một lần và chi phí tự trả.

Tuy nhiên, cũng quan trọng như sự liên quan đến doanh nghiệp là sự tuân thủ của nhân viên: 59% người ra quyết định đi lại phải vật lộn để đảm bảo nhân viên tuân thủ các chính sách và kiểm soát chi tiêu.

Các chính sách rõ ràng đương nhiên hữu ích, nhưng thông báo thời gian thực về chi tiêu trong chính sách và ngoài chính sách có thể thúc đẩy việc tuân thủ bằng cách đáp ứng nhu cầu của khách du lịch khi đang di chuyển. Những cân nhắc về môi trường, chẳng hạn như những gì được cung cấp bởi máy tính carbon trong các ứng dụng ngân hàng, nên được đưa vào như một vấn đề tất nhiên.

Hiểu được tác động từ khí thải carbon của các lựa chọn du lịch là ưu tiên số một đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đặt ra các chính sách du lịch. Nhu cầu theo dõi và báo cáo ngày càng tăng hiện có nghĩa là 88% người ra quyết định du lịch đã cung cấp hoặc có kế hoạch cung cấp dữ liệu về lượng khí thải carbon cho khách doanh nhân để chi tiêu sáng suốt hơn.

Là một phần không thể thiếu trong đánh giá thủ tục chính sách &, đánh giá tính bền vững kết hợp tất cả các cân nhắc cốt lõi: mục tiêu xác định, tiêu chuẩn cạnh tranh và chiến lược toàn doanh nghiệp. Nhưng tính bền vững - hay rộng hơn là các cân nhắc về môi trường, xã hội và quản trị (ESG) - cũng có những động lực riêng.

Hai tác động môi trường chính có xu hướng đi đôi với nhau. Các chỉ thị chính thức, chẳng hạn như lệnh cấm các chuyến bay nội địa chặng ngắn của Pháp, thường phù hợp với các ưu tiên mới nổi của nhân viên, chẳng hạn như hai phần ba số người được hỏi ở EU và Hoa Kỳ hiện muốn đánh thuế du lịch hàng không cao hơn.4

Các cân nhắc bổ sung cũng liên quan đến cấp độ công ty và nhân viên. Một số công cụ đặt phòng trực tuyến đã cung cấp thông tin về lượng khí thải carbon để giúp khách du lịch mua hàng sáng suốt hơn. Trong khi đó, các nhà quản lý du lịch có thể sử dụng thông tin để xác định các quy trình chính sách & sáng suốt hơn.

Quản lý nhà cung cấp du lịch nằm ở giao điểm giữa hiệu quả chi phí, sự hài lòng của nhân viên và mục tiêu của công ty. Quản lý khôn ngoan các lợi ích cạnh tranh không phải lúc nào cũng dễ dàng và 42% doanh nghiệp nhận thấy khó khăn trong việc đàm phán hợp đồng nhà cung cấp du lịch.5

Cải thiện việc sử dụng dữ liệu ERP giúp tất cả người mua ở vị trí tốt hơn để đàm phán với các nhà cung cấp. Thuộc tính T & E cụ thể là dữ liệu bổ sung có thể đến từ một công ty quản lý du lịch (TMC) và một hệ thống phân phối toàn cầu (GDS).

TMC quản lý các chuyến công tác như một phần của GDS, cung cấp cho người mua và nhà cung cấp thông tin về lịch trình công tác theo thời gian thực trên toàn mạng lưới du lịch toàn cầu. Mạng thanh toán có thể nhận dữ liệu từ TMC và khớp hồ sơ dữ liệu du lịch với các giao dịch liên quan.

Dữ liệu giao dịch phong phú sau đó cung cấp một cái nhìn tổng quan đầy đủ về T & E và cho phép các nhà quản lý du lịch thực hiện các giao dịch mua hàng sáng suốt hơn. Ví dụ bao gồm tránh thanh toán vượt mức hoặc đảm bảo sự phù hợp của các lợi ích phụ trợ được thương lượng lớn với các nhà cung cấp ưu tiên.

Chi tiêu du lịch kinh doanh toàn cầu dự kiến sẽ đạt mức 1,4 nghìn tỷ đô la năm 2019 vào năm 2024 và đạt gần 1,8 nghìn tỷ đô la vào cuối năm 2027.6 Sự gia tăng này phản ánh quan điểm của 88% người ra quyết định du lịch, những người đồng ý rằng du lịch công tác là rất quan trọng để thúc đẩy sự phát triển của tổ chức của họ.

Tất cả những điều đó tạo ra rất nhiều áp lực đối với những người ra quyết định du lịch - đến mức 85% trong số họ tin rằng vai trò Giám đốc Du lịch (CTO) sẽ trở nên phổ biến trong mười năm tới. Quản lý chi tiêu đơn giản, quy trình chính sách & phù hợp, tính bền vững và hiệu suất của nhà cung cấp được định lượng sẽ giảm bớt phần lớn gánh nặng của họ.

AI sẽ ngày càng đóng một vai trò quan trọng. Nó có thể hoạt động như một trợ lý ảo bằng cách giúp đặt chỗ trước chuyến đi và hướng dẫn mua hàng theo chính sách so với giao dịch ngoài chính sách trong chuyến đi hoặc nó có thể cá nhân hóa các chương trình thưởng thẻ tín dụng của công ty để khiến họ có liên quan đến chủ thẻ.

Chương trình T & E lấy nhân viên làm trung tâm tạo ra những khách du lịch hạnh phúc và 91% người ra quyết định du lịch có kế hoạch đầu tư vào AI và học máy để cung cấp cho nhân viên những trải nghiệm du lịch được cá nhân hóa hơn.

Đầu tư như vậy có vẻ khôn ngoan. Cách tốt nhất để người quản lý T & E theo kịp các chuyến đi công tác là theo kịp với chính khách du lịch kinh doanh.

Tìm hiểu thêm về dịch vụ tư vấn T & E của Mastercard.