직원들이 경비 보고서 제출을 얼마나 두려워하는지 이해하려면 다음을 고려하세요:SAP Concur의 2019년 설문조사에서 출장자 중 약 20%(% )가 경비 보고서를 작성하는 것보다 치과에서 치아를 뚫는 것이 더 낫다고 답했습니다.

지루하다는 평을 받는 경비 보고서는 수기로 작성하는 양식에 의존하는 직장에서 일하는 사람들에게 특히 번거로운 작업입니다. 이러한 직원들은 영수증으로 가득 찬 봉투를 뒤적거리거나, 피닉스에서 어떤 택시 회사를 이용했는지 알아보기 위해 희미한 글씨를 찡그리거나, 여행 마지막 날 해피아워에 누가 왔는지 기억하려고 애쓰는 모습을 종종 볼 수 있습니다.

신고를 받는 사람들의 업무는 결코 쉽지 않습니다. 출장 및 접대, 회계 또는 재무 관리자는 직원들이 회사 정책과 목적지의 규정 및 세법을 준수하는지 확인하기 위해 직원들이 기억할 수 있는 모든 모호한 세부 사항에 의존합니다.

또한 보고서를 처리하다 보면 다른 업무에 더 효율적으로 사용할 수 있는 시간을 빼앗기는 경우가 많습니다. 예를 들어, 2022년 글로벌 비즈니스 여행 협회 연구에 따르면 보고서 5건 중 1건은 오타, 누락된 필드, 잘못 기억한 날짜 등 사소한 문제로 인해 오류가 있거나 설명이 필요한 것으로 나타났습니다. 보고서를 수정하는 데 평균 18분이 걸리고 52달러의 비용이 듭니다. 출장이 일상화되어 있거나 1분 1초가 급한 회사에서는 그 시간이 빠르게 늘어납니다.

그리고 출장은 사라지지 않습니다. 2023년 마스터카드 조사에 따르면, 점점 더 많은 기업이 새로운 성장을 위해 향후 몇 년 동안 출장 예산을 늘릴 계획인 것으로 나타났습니다. 경비 보고서는 계속 유지되지만 더 쉬워질 수 있습니다.  

출장자와 고용주의 업무를 간소화하기 위해 마스터카드는 경비 보고와 결제 프로세스를 융합하여 출장자와 재무 관리자 모두에게 필요한 편의를 제공할 수 있는 방법을 모색하고 있습니다. 마스터카드는 소프트웨어 제공업체와의 파트너십에 집중함으로써 오래된 경비 보고서를 현대화하는 데 중요한 역할을 하고 있습니다.

통합 출장 및 경비 관리 소프트웨어의 세계적인 브랜드인 SAP Concur와 함께 일하고 있습니다. 두 회사는 최근 경비 보고서를 더욱 간소화하기 위해 장기적인 관계를 연장했습니다. 새로운 통합을 통해 마스터카드 법인카드로 이루어진 구매를 캡처하여 Concur Expense 플랫폼에 자동으로 입력할 수 있으며, 추가 정보가 필요한 경우 직원에게 즉시 알릴 수 있습니다. 이러한 실시간 지출 데이터를 통해 기업은 경비 정책을 더 잘 준수할 수 있고, 출장자는 자동화된 경비 생성을 통해 향상된 경험을 누릴 수 있습니다. 

"소프트웨어와 결제의 결합은 기업이 여행과 비용에 대해 생각하는 방식을 근본적으로 바꾸고 있습니다."라고 마스터카드의 글로벌 상용 솔루션 책임자인 채드 월리스(Chad Wallace)는 말합니다. "우리는 플랫폼의 융합을 목격하고 있으며, 이전에는 서로 소통하지 않던 시스템들이 효율성을 높이기 위해 한데 모이고 있습니다. 이는 경비 보고서의 양쪽 당사자 모두에게 직원 경험에 혁신적인 영향을 미칩니다."

이제 출장자는 카드를 찍거나 탭하여 결제할 수 있으며, 마스터카드 기업 계정에서 구매한 금액은 자동으로 Concur Expense에 입력됩니다. 결제 채널에 통합하면 SAP Concur가 마스터카드의 가맹점 네트워크에서 택시 회사의 우편 주소와 같은 추가 관련 정보를 자동으로 가져올 수 있습니다.

또한, 내장된 AI 기술을 통해 Concur Expense는 규정 준수 여부를 평가하여 의심스러운 비용이 발생할 경우 즉각적인 피드백을 전송하므로 직원이 환급받을 수 없는 비용을 계속 지출하는 일이 없습니다.

이러한 기능을 통해 기업은 결제 시점과 같은 "중요한 순간"에 사용자와 연결할 수 있다고 SAP Concur의 시장 전략 책임자인 Chris Juneau는 말합니다. 구매 시점에 더 많은 정보를 요청함으로써, 회의 셋째 날 저녁 식사에 누가 참석했는지 잊어버리기 전에 기업은 오류를 줄이고 승인 속도를 높일 수 있습니다.

주노는 "오류가 발생하기 쉬운 수작업은 AI가 대신하고, 모바일 앱은 여행자가 항상 소지하고 있는 것을 통해 여행자와 연결됩니다."라고 말합니다.

예를 들어, SAP Concur는 비용 보고를 간소화하기 위해 Concur 비용 솔루션에 인공 지능을 구축했습니다. 출장자가 렌터카에 주유를 할 때 영수증 사진을 SAP Concur 모바일 앱인 ExpenseIT에 업로드할 수 있습니다. AI 모델이 결제 금액, 날짜, 세금, 부가가치세(해당하는 경우) 및 기타 관련 정보를 추출하여 경비 보고서를 자동으로 작성합니다.

또한 소프트웨어는 비용 범주도 유추할 수 있습니다. 예를 들어 호텔 청구서와 가스 영수증을 구분할 수 있습니다. 즉, 직원이 주유소에서 출발하기 전에 사진 한 장만 찍으면 비용을 원활하게 제출할 수 있으므로 재무팀은 지출에 대한 실시간 가시성을 확보하여 T&E 정책 규정 준수를 보장할 수 있습니다.

SAP Concur의 데이터에 따르면 ExpenseIT를 사용하여 제출된 보고서 중 1.2%(% )만이 직원에게 반환됩니다. 이러한 효율성은 비용 절감으로 이어집니다: 조직에서 Concur를 사용하여 처리하는 보고서 1,000건당 273시간의 업무 시간과 47,320달러의 생산성 비용을 절감할 수 있습니다. 일부 국가에서는 기업이 즉시 제출한 신고에 대해 세금 혜택을 받을 수도 있습니다.

앞으로 이러한 가시성과 투명성 개선은 비용 절감 이상의 이점을 가져올 수 있습니다. 전 세계적으로 지속 가능성 요건이 강화됨에 따라 디지털화된 여행 데이터는 기업의 탄소 발자국을 기록하는 데 도움이 되며, 심지어 탄소 발자국을 줄일 수도 있습니다.

"예약 도구가 자동으로 가장 연료 효율이 높은 비행기를 추천하거나 현지의 농장에서 식탁까지 레스토랑을 예약하는 세상을 상상해 보세요."라고 Wallace는 말합니다. "각 옵션의 환경적 영향을 노출하면 직원들이 더 나은 선택을 하는 데 도움이 될 것입니다."

마스터카드의 실시간 지출 데이터에 액세스할 수 있는 SAP Concur는 AI 모델을 지속적으로 업데이트하여 더 많은 새로운 기능을 구현하고, 출장 요청부터 환급까지 모든 단계를 관리할 수 있습니다. "이것은 단순히 비용 보고에 관한 것이 아닙니다."라고 주노는 말합니다. "예약부터 시작하여 전체 엔드투엔드 프로세스를 개선할 수 있습니다. 출장자든 재무 및 회계 담당자이든 직원들이 다른 전략적 우선순위에 집중할 수 있도록 시간을 돌려주고 싶습니다."