고객, 공급업체, 파트너 및 직원과 직접 만나면 비즈니스에 강력한 성과를 이끌어낼 수 있습니다. 실제로 2023년 연구에 따르면 출장 의사결정권자 중 88%(% )가 출장이 조직 성장을 촉진하는 데 중요하다고 답했습니다. 그렇다면 선도적인 기업들은 비용 관리의 필요성과 더 많은 대면 상호 작용의 이점 사이에서 균형을 맞추기 위해 기업 출장 및 경비 프로그램을 어떻게 관리하고 있을까요?

주요 기업들이 출장 비용을 최적화하기 위해 출장 여정의 모든 단계에서 실행하고 있는 18가지 전략을 정리했습니다. 가장 관심 있는 섹션으로 이동합니다:

그러나 수년간 디지털 경험을 최적화한 결과, 이커머스 팀은 관심 상품을 추가로 추천하는 것을 넘어 참여를 유도할 것으로 예상되는 상품을 추천할 준비가 되었습니다. 그리고 홈페이지에서 기존의 머신러닝 기반 추천과 비교하여 테스트를 실행한 결과, GlassesUSA.com은 Dynamic Yield의 정교한 딥러닝 알고리즘이 단일 위젯을 통해 68%(% )의 구매 증가와 88%(% )의 매출 증가를 달성할 수 있음을 발견했습니다.

항공료, 호텔, 지상 교통편을 위한 출장 관리 플랫폼은 직원들이 정책을 준수하면서 각자의 여행 선호도에 맞는 선택을 할 수 있도록 도와줍니다.

기업 출장 도구는 여러 플랫폼과 제공업체의 관련 출장 정보를 한곳에 통합합니다. 요금제가 변경되는 경우 플랫폼은 정책을 준수하는 간단한 재예약 및 취소 옵션도 제공할 수 있습니다.

숙박, 식사 및 지상 교통에 대한 개별 여행 경비 한도를 설정하면 과도한 지출을 방지하고 비용을 통제하는 데 도움이 됩니다. 많은 회사가 여행자에게 도시 또는 목적지별 예산을 제공하고 여행 관리 회사, 컨설턴트 또는 자체 경비 기록의 데이터를 사용하여 비용을 추정합니다. 최근 T&E 정책 설문조사에 따르면 10명 중 6명 이상이 온라인 예약 또는 경비 도구에 T& E 정책 및 프로세스를 내장하여 직원의 선택이 회사 정책 내 또는 외부에 해당하는 것으로 표시하고 있습니다.

조기 예약은 종종 항공료와 숙박 요금이 저렴하다는 것을 의미합니다. 이를 실천하기 위해 회사 출장 정책에서 여행 예약 일정을 미리 설정하고 막판 예약자에게 정책에서 벗어나는 경우 알림을 보낼 수 있습니다.

여행 서비스 제공업체는 비즈니스와 지속적인 관계를 구축할 때 얻을 수 있는 이점을 잘 알고 있습니다. 항공사, 호텔 및 렌터카 회사는 회사의 고유한 여행 요구 사항과 규모에 맞는 최적의 요금을 확보하기 위해 노력합니다.

협상 과정을 전문가에게 맡기고 싶다면 출장 관리 회사에 의뢰하여 기업 할인을 대신 해결하고 출장 경비를 최적화할 수 있습니다.

신용카드로 더 많은 T&E 지출을 포착하면 조직에 귀중한 이점을 제공할 수 있습니다:

• 쉽게 액세스할 수 있는 거래는 직원 지출을 관리하고 가시성을 높이는 데 도움이 됩니다.
• 강력한 거래 수준 보고 기능으로 미지급금 프로세스를 최적화할 수 있습니다.
• 직원들은 여행자 보험, 컨시어지 지원, 원격 진료, 공항 라운지 이용 혜택을 받을 수 있습니다.

가상 카드와 모바일 가상 카드도 또 다른 옵션입니다. 무작위로 생성된 임시 카드 번호를 사용하며 신용 한도가 설정된 펀딩 계좌에 연결됩니다. 카드 사용 방법, 시기, 장소에 대한 맞춤형 매개변수를 설정할 수 있는 기능을 통해 기업은 지출을 더욱 효과적으로 관리할 수 있습니다.

61%% 의 여행 의사결정권자는 자신의 조직이 여행객에게 지속 가능한 옵션을 예약하도록 권장한다고 답했습니다. 이는 다양한 형태로 나타날 수 있습니다. 한 가지 일반적인 접근 방식은 항공 여행보다 철도를 선호하는 지역 또는 국가 정책을 시행하는 것입니다. 비행기로 당일 여행을 최소화하는 정책을 세운 곳도 있습니다.

또 다른 방법은 여러 번의 방문을 줄이는 것입니다. 직원들이 같은 장소에서 여러 회의를 예약하여 효율성을 높이거나 일부 회의를 영상 통화로 전환하도록 권장하세요.

지상 교통수단이 필요한 경우, 비용과 탄소 발자국을 줄이기 위해 직원들이 승차 공유 또는 렌터카 비용을 분담하도록 권장하세요.

레저 여행객들은 코로나 이전 트렌드에 비해더 긴 휴가를 보내고 있습니다. 일과 삶의 경계가 모호해지면서 많은 직원들이 출장을 연장하여 업무 외 시간에 여행지에서 즐거운 시간을 보내고 있습니다. 직원들에게 '여가' 출장을 허용하면 여행 시기를 유연하게 조정하고 총 출장 비용을 절감할 수 있습니다.

팀의 경비 보고서가 즉시 제출되지만 검토 및 승인 단계에서 경영진의 검토가 오래 걸리나요?

많은 비즈니스에서 이 프로세스는 복잡하고 시간이 많이 소요됩니다. 명확하고 간결한 비용 관리 정책을 통해 특정 비용을 사전 승인하고 승인 일정에 대한 기대치를 설정하여 비용 관리 업무를 간소화하세요.

가상 카드 프로그램은 비용을 더 빠르게 처리할 수 있는 또 다른 방법입니다. 가상 카드에는 각 사용과 관련된 데이터가 강화되어 있으며 비용 관리 시스템과 통합되는 경우가 많습니다. 이러한 데이터 통합을 통해 재무팀의 비용 조정을 자동화하는 등 백오피스 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

직원들의 여행 경험에 대한 피드백을 수집하여 여행의 필요성과 비용 절감 조치의 균형을 맞출 수 있습니다. 피드백을 통해 팀에 중요한 비용과 직원 만족도 및 비즈니스 성장에 영향을 주지 않으면서 줄일 수 있는 비용을 파악할 수 있습니다. 출장 후 정기적인 설문조사와 직원 인터뷰를 통해 불필요한 출장 지출을 줄이고 정책 준수를 개선할 수 있는 기회를 파악할 수 있습니다.

업무 외적으로 사람들은 편리한 모바일 우선 및 클라우드 기반 기술을 기대합니다. 이제 많은 사람들이 직장에서도 마찬가지입니다. 경비 보고 프로세스를 자동화하여 비용이 많이 드는 오류를 줄이고 시간을 절약하며 직원 만족도를 향상하세요.

영수증의 디지털 사본은 비용 보고를 간소화하는 데 도움이 됩니다. 팀에서 사진 한 장만 찍으면 경비를 원활하게 제출할 수 있다고 상상해 보세요. 지출에 대한 실시간 가시성을 통해 재무팀은 T&E 정책 준수를 보장하고 종이 영수증 더미를 없앨 수 있습니다. 세금 코드가 허용하는 경우 특정 금액 미만의 거래에 대해 영수증 요건을 면제하는 것을 고려할 수 있습니다.

출장비를 적절하게 분류하면 지출 추세를 더 쉽게 분석하여 비용을 절감할 수 있습니다. 출장 관리 소프트웨어 플랫폼은 법인 카드 거래를 시스템에 직접 통합하여 이 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

팀원들에게 출장비를 올바르게 보고하는 방법을 교육하면 일반적인 실수를 피하고 회사 정책을 준수하는 데 도움이 됩니다. 연간 출장비가 5천만 달러 이상인 기업 중 55%(% ) 이상이 직원에게 출장 및 경비 정책 교육을 보거나 참석하도록 요구합니다. 일부 회사에서는 직원들이 법인 신용카드를 받기 전에 테스트를 통과하도록 요구하기도 합니다.

지출 패턴을 정기적으로 검토하여 T& E 정책 준수를 개선하고 비용을 절감하세요. 평균 출장 당 비용, 정책 준수율, 총 출장 비용과 같은 주요 성과 지표를 모니터링하세요. 업계 벤치마크와 비용을 비교하면 지출을 간소화할 수 있는 기회를 발견할 수 있습니다. 업계 협회, 컨설팅 및 여행 관리 회사는 종종 출장에 대한 다양한 수준의 벤치마킹 데이터를 제공합니다.

통계 모델은 과거 데이터를 사용하여 여행 패턴, 수요 변동 및 가격 추세를 예측할 수 있습니다. 이러한 인사이트를 통해 공급업체 협상을 탐색하고, T&E 요구 사항의 변동을 예측하고, 출장 비용을 최적화할 수 있습니다.

출장 비용에 대한 세금 공제는 출장 비용을 최적화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 연말에 세금 공제를 받을 수 있는 업무 경비를 파악하기 위해 세부 경비 목록을 작성(경비 관리 도구 사용 여부와 관계없이)하세요. 적격 비용에는 항공료 및 기타 교통비, 숙박비, 식사비, 비즈니스 관련 통신비, 비즈니스 행사 비용이 포함될 수 있습니다.

더 나은 요금과 결제 조건을 협상할 기회를 찾으려면 항공사, 호텔, 렌터카 회사 등 출장 서비스 공급업체와 설정한 조건을 검토하세요. 예를 들어 절감 효과를 극대화하기 위해 결제 방법을 전환할 것을 제안할 수 있습니다. 가상 카드는 또한 실제 법인 카드와 동일한 편의성과 보안 혜택을 제공하는 동시에 거래 금액, 기간, 유형 및 위치를 통해 지출을 관리할 수 있습니다.

출장 비용을 최적화하려면 출장 정책과 관행을 계획하고 모니터링하며 지속적으로 개선하는 전략적 접근이 필요합니다. 이 18가지 전략은 직원들의 출장 방식을 개선하여 비즈니스를 발전시키는 동시에 출장 비용을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.