Για να κατανοήσετε πόσο φοβούνται οι εργαζόμενοι την υποβολή αναφορών εξόδων, σκεφτείτε το εξής: Σε μια έρευνα του 2019 από την SAP Concur, σχεδόν το 20% των επαγγελματιών ταξιδιωτών δήλωσαν ότι προτιμούν να τρυπήσουν τα δόντια τους στον οδοντίατρο παρά να συμπληρώσουν μια αναφορά εξόδων.

Οι αναφορές εξόδων, οι οποίες καταδικάζονται παγκοσμίως για την ανία τους, είναι ιδιαίτερα επαχθείς για όσους εργάζονται σε χώρους που βασίζονται σε χειρόγραφες φόρμες. Αυτοί οι υπάλληλοι συχνά βρίσκονται να ψάχνουν μέσα σε φακέλους γεμάτους με αποδείξεις, να κοιτάζουν κρυφά τους αχνούς τύπους για να βρουν ποια εταιρεία ταξί χρησιμοποίησαν στο Φοίνιξ ή να προσπαθούν να θυμηθούν ποιος ήρθε στο happy hour την τελευταία ημέρα του ταξιδιού.

Η δουλειά δεν είναι ευκολότερη για όσους λαμβάνουν αναφορές. Οι διαχειριστές ταξιδιών και ψυχαγωγίας, λογιστικής ή οικονομικών εξαρτώνται από οποιεσδήποτε ασαφείς λεπτομέρειες μπορούν να θυμηθούν οι εργαζόμενοι για να επιβεβαιώσουν ότι οι δαπάνες τους συμμορφώνονται με την πολιτική της εταιρείας, καθώς και με τους κανονισμούς και τη φορολογική νομοθεσία του προορισμού.

Επιπλέον, η διαχείριση αναφορών συχνά καταναλώνει χρόνο που θα μπορούσε να αφιερωθεί καλύτερα σε άλλες ευθύνες. Για παράδειγμα, μία στις πέντε αναφορές περιέχει σφάλματα ή χρειάζεται διευκρίνιση — συχνά λόγω κάποιου μικρού τυπογραφικού λάθους, ενός λείποντος πεδίου ή μιας λανθασμένης ημερομηνίας, σύμφωνα με μελέτη του Παγκόσμιου Συνδέσμου Επιχειρηματικών Ταξιδιών του 2022. Κατά μέσο όρο, η διόρθωση μιας αναφοράς διαρκεί 18 λεπτά και κοστίζει στην επιχείρηση 52 $. Σε εταιρείες όπου τα ταξίδια είναι ο κανόνας — ή όπου κάθε λεπτό έχει κόστος — αυτό συσσωρεύεται γρήγορα.

Και τα επαγγελματικά ταξίδια δεν πρόκειται να εξαφανιστούν. Παρά τον ολοένα και πιο υβριδικό χώρο εργασίας, μια μελέτη της Mastercard του 2023 έδειξε ότι οι μεγάλες εταιρείες σχεδιάζουν να αυξήσουν τους ταξιδιωτικούς προϋπολογισμούς τους τα επόμενα δύο χρόνια για να τροφοδοτήσουν νέα ανάπτυξη. Οι αναφορές εξόδων ήρθαν για να μείνουν — αλλά μπορούν να γίνουν πιο εύκολες.  

Για να απλοποιήσει το έργο για τους επαγγελματίες ταξιδιώτες και τους εργοδότες τους, η Mastercard διερευνά τρόπους για να συνδυάσει την αναφορά εξόδων με τη διαδικασία πληρωμής, ώστε να προσφέρει την απαραίτητη ανακούφιση τόσο στους επαγγελματίες ταξιδιώτες όσο και στους οικονομικούς διευθυντές. Εστιάζοντας σε συνεργασίες με παρόχους λογισμικού, η Mastercard διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στον εκσυγχρονισμό της πατροπαράδοτης αναφοράς εξόδων.

Πάρτε το έργο της με την SAP Concur, μια κορυφαία παγκοσμίως μάρκα για ολοκληρωμένο λογισμικό διαχείρισης ταξιδιών και εξόδων. Οι δύο εταιρείες επέκτειναν πρόσφατα τη μακροπρόθεσμη σχέση τους για να απλοποιήσουν περαιτέρω τις αναφορές εξόδων. Μέσω μιας νέας ενσωμάτωσης, οι αγορές που πραγματοποιούνται με εταιρικές κάρτες Mastercard μπορούν να καταγράφονται και να συμπληρώνονται αυτόματα στην πλατφόρμα Concur Expense, η οποία στη συνέχεια μπορεί να ειδοποιεί αμέσως τους υπαλλήλους εάν χρειάζονται πρόσθετες πληροφορίες. Με αυτά τα δεδομένα δαπανών σε πραγματικό χρόνο, οι εταιρείες μπορούν να επιτύχουν καλύτερη συμμόρφωση με την πολιτική εξόδων, ενώ οι ταξιδιώτες μπορούν να απολαύσουν μια βελτιωμένη εμπειρία με την αυτοματοποιημένη δημιουργία εξόδων. 

«Ο συνδυασμός λογισμικού με την πληρωμή αλλάζει ριζικά τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες σκέφτονται τα ταξίδια και τα έξοδα», λέει ο Chad Wallace, παγκόσμιος επικεφαλής εμπορικών λύσεων της Mastercard. «Βλέπουμε μια σύγκλιση πλατφορμών — όπου συστήματα που προηγουμένως δεν επικοινωνούσαν μεταξύ τους, συνεργάζονται για να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα.» Ο αντίκτυπος είναι μετασχηματιστικός στην εμπειρία των εργαζομένων — και για όσους βρίσκονται και στις δύο πλευρές της έκθεσης εξόδων.

Τώρα, όσοι ταξιδεύουν για επαγγελματικούς λόγους μπορούν απλώς να χρησιμοποιήσουν την κάρτα τους ή να πατήσουν για να πληρώσουν, και οι αγορές που πραγματοποιούνται σε εταιρικούς λογαριασμούς Mastercard καταχωρούνται αυτόματα στα Έξοδα Concur. Η ενσωμάτωση στο κανάλι πληρωμών επιτρέπει στο SAP Concur να λαμβάνει αυτόματα πρόσθετες σχετικές πληροφορίες — όπως την ταχυδρομική διεύθυνση μιας εταιρείας ταξί — από το δίκτυο εμπόρων της Mastercard.

Με ενσωματωμένη τεχνολογία τεχνητής νοημοσύνης, το Concur Expense αξιολογεί επίσης τη συμμόρφωση, στέλνοντας άμεση ανατροφοδότηση εάν μια δαπάνη είναι αμφισβητήσιμη, ώστε οι εργαζόμενοι να μην συνεχίσουν να ξοδεύουν χρήματα που ενδέχεται να μην αποζημιωθούν.

Αυτές οι δυνατότητες επιτρέπουν στις εταιρείες να συνδέονται με τον χρήστη σε αυτό που ο Chris Juneau, επικεφαλής στρατηγικής αγοράς στη SAP Concur, αποκαλεί «τη στιγμή που έχει σημασία»: ακριβώς τη στιγμή που πραγματοποιούν μια πληρωμή. Ζητώντας περισσότερες πληροφορίες κατά τη στιγμή της αγοράς — πριν ξεχάσετε ποιος άλλος ήταν στο δείπνο την τρίτη νύχτα του συνεδρίου — οι επιχειρήσεις μειώνουν τα σφάλματα και επιταχύνουν τις εγκρίσεις.

«Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να αναλάβει τις πιο επιρρεπείς σε σφάλματα χειρωνακτικές εργασίες και οι εφαρμογές για κινητά συνδέονται με τον ταξιδιώτη μέσω κάποιου αντικειμένου που έχει πάντα μαζί του», λέει ο Juneau.

Για παράδειγμα, η SAP Concur ενσωμάτωσε τεχνητή νοημοσύνη στη λύση Concur Expense για να βελτιστοποιήσει την αναφορά εξόδων. Όταν ένας επαγγελματίας ταξιδιώτης ανεφοδιάζει το ενοικιαζόμενο αυτοκίνητό του με καύσιμα, μπορεί να ανεβάσει μια φωτογραφία της απόδειξης στην εφαρμογή SAP Concur για κινητά, ExpenseIT. Τα μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης εξάγουν το ποσό πληρωμής, την ημερομηνία, τον φόρο, τον φόρο προστιθέμενης αξίας, εάν ισχύει, και άλλες σχετικές πληροφορίες και συμπληρώνουν αυτόματα την αναφορά εξόδων.

Το λογισμικό υπολογίζει επίσης την κατηγορία εξόδων — για παράδειγμα, μπορεί να διακρίνει έναν λογαριασμό ξενοδοχείου από μια απόδειξη βενζίνης. Αυτό σημαίνει ότι ένας υπάλληλος μπορεί να υποβάλει απρόσκοπτα μια δαπάνη απλώς με μια φωτογραφία, πριν καν φύγει από την αντλία με το αυτοκίνητο, δίνοντας στις οικονομικές ομάδες ορατότητα στις δαπάνες σε πραγματικό χρόνο, ώστε να διασφαλίζεται η τήρηση της πολιτικής T&E.

Σύμφωνα με τα στοιχεία της SAP Concur, μόνο το 1,2% των αναφορών που υποβάλλονται μέσω του ExpenseIT επιστρέφονται στον εργαζόμενο. Αυτή η αποτελεσματικότητα επιφέρει εξοικονόμηση: Για κάθε 1.000 αναφορές που χειρίζεται ένας οργανισμός χρησιμοποιώντας το Concur, μειώνει 273 ώρες εργασίας και 47.320 δολάρια σε κόστος παραγωγικότητας. Σε ορισμένες χώρες, οι επιχειρήσεις μπορούν επίσης να επωφεληθούν από φορολογικά οφέλη για τις αναφορές που υποβάλλονται εγκαίρως.

Στο μέλλον, αυτές οι βελτιώσεις στην ορατότητα και τη διαφάνεια θα μπορούσαν να αποφέρουν οφέλη πέρα από την εξοικονόμηση. Καθώς οι απαιτήσεις βιωσιμότητας αυστηροποιούνται σε όλο τον κόσμο, τα ψηφιοποιημένα δεδομένα ταξιδιών θα βοηθήσουν τις εταιρείες να καταγράψουν το αποτύπωμα άνθρακα τους — και ενδεχομένως ακόμη και να το συρρικνώσουν.

«Φανταστείτε έναν κόσμο όπου το εργαλείο κρατήσεων σας προτείνει αυτόματα μια πτήση με το πιο οικονομικό σε καύσιμα αεροπλάνο ή μια κράτηση σε ένα τοπικό εστιατόριο που σερβίρει φαγητό από το αγρόκτημα στο τραπέζι», λέει ο Wallace. «Η αποκάλυψη των περιβαλλοντικών επιπτώσεων κάθε επιλογής θα βοηθήσει τους εργαζομένους να κάνουν καλύτερες επιλογές.»

Με πρόσβαση στα δεδομένα δαπανών σε πραγματικό χρόνο της Mastercard, το SAP Concur μπορεί να συνεχίσει να ενημερώνει τα μοντέλα τεχνητής νοημοσύνης του για να ενεργοποιήσει περισσότερες νέες λειτουργίες, επιτρέποντας στο λογισμικό να διαχειρίζεται κάθε βήμα, από το αίτημα ταξιδιού έως την επιστροφή χρημάτων. «Δεν πρόκειται μόνο για την αναφορά εξόδων», λέει ο Juneau. «Αυτό θα βελτιώσει ολόκληρη τη διαδικασία από άκρο σε άκρο, ξεκινώντας από την κράτηση.» Θέλουμε να δώσουμε πίσω στους εργαζομένους τον χρόνο τους, είτε πρόκειται για τους ταξιδιώτες είτε για άτομα στον τομέα των οικονομικών και της λογιστικής, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν σε άλλες στρατηγικές προτεραιότητες.