Για να συμβαδίσουν σε αυτή την εποχή των άμεσων εμπειριών και της άμεσης επικύρωσης, οι επιχειρήσεις κάθε είδους στρέφονται στις εικονικές κάρτες για να φέρουν την ευκολία, την ασφάλεια και την αποτελεσματικότητα της ψηφιοποίησης στις δραστηριότητές τους. Τι ακριβώς είναι λοιπόν οι εικονικές κάρτες και πώς λειτουργούν;

Οι εικονικές κάρτες αποτελούν μια αυξανόμενη επιλογή πληρωμών στις πληρωμές B2B. Πρόκειται για προσωρινούς αριθμούς κάρτας που δημιουργούνται τυχαία και συνδέονται με λογαριασμό χρηματοδότησης που έχει καθιερωμένη πιστωτική γραμμή. Συνήθως χρησιμοποιούνται για μια συγκεκριμένη συναλλαγή ή για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Συχνά ενσωματώνονται σε συστήματα λογιστικής, προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων και διαχείρισης εξόδων για τον εξορθολογισμό των διεργασιών του back-office, συμπεριλαμβανομένης της αυτοματοποίησης της συμφιλίωσης.

Οι εικονικές κάρτες διαφέρουν στο ότι δεν υπάρχει φυσική κάρτα, αλλά κατά τα άλλα λειτουργούν με παρόμοιο τρόπο για αγορές, με έναν 16ψήφιο αριθμό κάρτας, μια ημερομηνία λήξης και έναν τριψήφιο κωδικό CVC. Ορισμένες εικονικές κάρτες μπορούν ακόμη και να προστεθούν σε πορτοφόλια κινητών τηλεφώνων για λειτουργία "tap-to-pay", όπως ακριβώς οι ψηφιακές εκδόσεις των πιστωτικών ή χρεωστικών καρτών των καταναλωτών. 

Οι εικονικές κάρτες λειτουργούν όπως οι παραδοσιακές κάρτες πληρωμών, αλλά οι επιχειρήσεις που τις χρησιμοποιούν έχουν μεγαλύτερο έλεγχο των δαπανών. Μπορούν να προσαρμόσουν τις παραμέτρους και οι κάρτες μπορούν να συνδεθούν με συγκεκριμένες επιχειρηματικές μονάδες ή έργα για καλύτερη παρακολούθηση, συμφωνία και διαχείριση τιμολογίων.

Οι εικονικές κάρτες μπορούν να δημιουργηθούν άμεσα για να χρησιμοποιηθούν για ηλεκτρονικές πληρωμές - δεν χρειάζεται να περιμένετε να φτάσει η φυσική κάρτα με το ταχυδρομείο.

Οι εικονικές κάρτες προσφέρουν στις επιχειρήσεις τη δυνατότητα να προσαρμόζουν τους ελέγχους δαπανών, συμπεριλαμβανομένων των ορίων στον προϋπολογισμό, τη διάρκεια χρήσης - μια ημέρα ή μια εβδομάδα, για παράδειγμα - και το πού μπορεί να χρησιμοποιηθεί η κάρτα, π.χ. ορίζοντας συγκεκριμένους εμπόρους ή μόνο ορισμένους κωδικούς εμπόρων. Για παράδειγμα, μια εικονική κάρτα που εκδόθηκε για την κάλυψη των εξόδων ενός δείπνου πελάτη δεν θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για την αγορά ενός νέου ρούχου στο κοντινό εμπορικό κέντρο.

Τα πλεονεκτήματα των εικονικών καρτών είναι τα ίδια με εκείνα των πλαστικών καρτών - ευκολία και ασφάλεια, για να αναφέρουμε μερικά - αλλά επιπλέον προσφέρουν επίσης έλεγχο των δαπανών και μεγαλύτερη ευελιξία μέσω νέων περιπτώσεων χρήσης πληρωμών.

Τα πλεονεκτήματα αυτά ισχύουν και για τις δύο πλευρές των εμπορικών συναλλαγών. Για τους εμπόρους ή τους προμηθευτές, η αποδοχή εικονικών καρτών μπορεί να προσφέρει ασφάλεια πληρωμών και να συμβάλει στη μείωση των ημερών εκκρεμών πωλήσεων, οι οποίες αναφέρονται στον μέσο αριθμό ημερών που χρειάζεται μια εταιρεία για να εισπράξει την πληρωμή μιας πώλησης και αποτελούν δείκτη του κεφαλαίου κίνησης.

Σε αντίθεση με τις παραδοσιακές επιταγές, οι οποίες εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται συνήθως στις πληρωμές μεταξύ επιχειρήσεων στις ΗΠΑ και γενικά χρειάζονται τουλάχιστον μία εργάσιμη ημέρα για να διακανονιστούν, οι πληρωμές με εικονικές κάρτες διακανονίζονται σχεδόν αμέσως, επιταχύνοντας τη ροή μετρητών. Οι έμποροι επωφελούνται επίσης από πιο λεπτομερή δεδομένα πληρωμών, τα οποία μπορούν να τους βοηθήσουν στην πορεία τους προς την αυτοματοποιημένη συμφιλίωση.

Για τους αγοραστές, οι έλεγχοι των εικονικών καρτών είναι κρίσιμοι, καθώς μειώνουν την υστέρηση των προϋπολογισμών και διασφαλίζουν ότι τα κονδύλια δαπανώνται κατάλληλα. Επιπλέον, οι εικονικές κάρτες μειώνουν τον κίνδυνο απάτης ή κατάχρησης, επειδή μπορούν να εξουσιοδοτηθούν μόνο υπό συγκεκριμένες παραμέτρους, μετά την οποία ο αριθμός απενεργοποιείται. Μπορούν επίσης να προσφέρουν λεπτομερέστερη παρακολούθηση, καθώς ο μοναδικός αριθμός κάρτας που χρησιμοποιείται σε κάθε συναλλαγή σημαίνει ότι μπορεί να παρακολουθείται με μεγαλύτερη ακρίβεια, και ευκολότερη συμφιλίωση, επειδή τα πρόσθετα δεδομένα επιτρέπουν την αντιστοίχιση πληρωμών ένα προς ένα.

Ορισμένες εικονικές κάρτες μπορούν επίσης να μετατρέπουν το νόμισμα σε πραγματικό χρόνο, γεγονός που μπορεί να είναι επωφελές για εταιρείες με διεθνείς αλυσίδες εφοδιασμού. Για να επεκτείνουν τις περιπτώσεις χρήσης των εικονικών καρτών πέρα από τις ηλεκτρονικές και τηλεφωνικές πληρωμές, οι εικονικές κάρτες κινητής τηλεφωνίας - όπου η κάρτα αποθηκεύεται σε πορτοφόλι κινητής τηλεφωνίας και χρησιμοποιείται για ανέπαφες πληρωμές - φέρνουν την ευκολία των πληρωμών λιανικής μέσω tap-to-pay στις εταιρικές συναλλαγές.

Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν εικονικές κάρτες σε όλο και περισσότερες περιπτώσεις - οπουδήποτε υπάρχει ανάγκη για αυξημένη αποδοτικότητα και μεγαλύτερο έλεγχο, ευελιξία και ασφάλεια. Ακολουθούν μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους η Mastercard αξιοποιεί τα οφέλη των εικονικών καρτών σε ένα ευρύ και αυξανόμενο φάσμα κλάδων.

Εταιρικά ταξίδια: αλλά πολλές εταιρείες εξακολουθούν να αγωνίζονται με πολύπλοκες και ξεπερασμένες διαδικασίες εξόδων και αποζημιώσεων. Οι εικονικές κάρτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την κράτηση ταξιδιών και την κάλυψη του κόστους της ψυχαγωγίας των πελατών, με προσαρμοσμένους ελέγχους για τη διαχείριση των δαπανών και απρόσκοπτη συμφωνία εξόδων με βελτιωμένα δεδομένα. Και με τις εικονικές κάρτες κινητών τηλεφώνων, οι ταξιδιώτες που ταξιδεύουν συχνά και οι ταξιδιώτες μπορούν απλά να πληρώνουν για ξενοδοχεία, γεύματα ή άλλα μικροέξοδα όπου γίνονται δεκτές ανέπαφες πληρωμές.

Οι εικονικές κάρτες κινητής τηλεφωνίας διαθέτουν ένα πρόσθετο επίπεδο ασφάλειας που ονομάζεται tokenization: Κάθε κάρτα που είναι αποθηκευμένη σε ένα ψηφιακό πορτοφόλι χρησιμοποιεί μια τεχνική κρυπτογράφησης που αντικαθιστά τον αριθμό λογαριασμού της κάρτας με έναν εναλλακτικό αριθμό κάρτας που ονομάζεται token, έτσι ώστε τα πραγματικά στοιχεία του λογαριασμού να μην κοινοποιούνται ποτέ κατά τη διάρκεια μιας συναλλαγής.

Ανάλογα με την πολιτική της εταιρείας, οι επαγγελματίες ταξιδιώτες που διαθέτουν εικονικές κάρτες μπορεί να μην χρειάζεται να παρακολουθούν σωρεία φυσικών αποδείξεων. Οι εικονικές κάρτες εξαλείφουν επίσης την ανάγκη πληρωμής με προσωπική κάρτα και αναμονής για επιστροφή χρημάτων.

Οι εικονικές κάρτες μπορούν επίσης να εκδοθούν σε υποψηφίους για εργασία για την κάλυψη δαπανών κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή για την πληρωμή εξόδων μετακίνησης ή προσωρινής στέγασης εργαζομένων που μετακομίζουν.

Εμπορικές εκθέσεις, εκδηλώσεις και συνέδρια: Για τους διοργανωτές εκδηλώσεων, μπορεί να είναι δύσκολο να διαχειριστούν τους προϋπολογισμούς για πολλά έργα και προμηθευτές ταυτόχρονα - και είναι εύκολο το κόστος να διογκωθεί. Οι εικονικές κάρτες μπορούν να απλοποιήσουν τις πληρωμές και την υποβολή εκθέσεων και να βοηθήσουν στη διατήρηση των εκδηλώσεων σε έναν συγκεκριμένο προϋπολογισμό μέσω ελέγχων, ενώ παράλληλα προσφέρουν την ευελιξία να προσθέσετε χρήματα στον προϋπολογισμό, αν χρειαστεί.

Ανάλογα με την πολιτική της εταιρείας, οι επαγγελματίες ταξιδιώτες που διαθέτουν εικονικές κάρτες μπορεί να μην χρειάζεται να παρακολουθούν σωρεία φυσικών αποδείξεων. Οι εικονικές κάρτες εξαλείφουν επίσης την ανάγκη πληρωμής με προσωπική κάρτα και αναμονής για επιστροφή χρημάτων.

Οι εικονικές κάρτες μπορούν επίσης να εκδοθούν σε υποψηφίους για εργασία για την κάλυψη δαπανών κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή για την πληρωμή εξόδων μετακίνησης ή προσωρινής στέγασης εργαζομένων που μετακομίζουν.

Υγειονομική περίθαλψη και ασφάλιση: Όποιος έχει επισκεφθεί γιατρό τις τελευταίες δεκαετίες γνωρίζει ότι η ιατρική τιμολόγηση είναι πολύπλοκη και αργή. Δεν είναι διαφορετικό για το ιατρείο ή το νοσοκομείο που ασχολείται με την έγκριση και την πληρωμή απαιτήσεων. Οι πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης αντιμετωπίζουν συχνά εμπλοκές στην εκκαθάριση των απαιτήσεων με τις ασφαλιστικές εταιρείες λόγω των παλαιών συστημάτων που είναι βαριάς γραφειοκρατίας και καθυστερούν τις πληρωμές, προκαλώντας προκλήσεις στις ταμειακές ροές και αυξάνοντας το κόστος δανεισμού. Με την ενσωμάτωση εικονικών καρτών στις πλατφόρμες επεξεργασίας απαιτήσεων που συνδέουν τις ασφαλιστικές εταιρείες με τους παρόχους υγειονομικής περίθαλψης, όλοι επωφελούνται από ταχύτερες πληρωμές, μεγαλύτερη ορατότητα στην κατάσταση των απαιτήσεων και ευκολότερη συμφωνία.

Διαχείριση στόλου: Για τους διαχειριστές στόλου που αναζητούν τρόπους διαχείρισης των δαπανών για καύσιμα και συντήρηση και διασφαλίζουν ότι οι οδηγοί τηρούν την πολιτική της εταιρείας, οι κινητές εικονικές κάρτες μπορούν να συνδεθούν με ένα συγκεκριμένο όχημα για την παρακολούθηση της χρήσης καυσίμων, για παράδειγμα, ή ακόμη και με συγκεκριμένα πρατήρια καυσίμων με τα οποία η εταιρεία έχει προνομιακές συνεργασίες. Τα λεπτομερή δεδομένα συναλλαγών μπορούν να βοηθήσουν τους διαχειριστές στόλου να λαμβάνουν πιο τεκμηριωμένες αποφάσεις, συμπεριλαμβανομένων τρόπων μείωσης του κόστους καυσίμων, διαχείρισης των οδηγών και βελτιστοποίησης των δρομολογίων.

Οι επιχειρήσεις μπορούν να δρομολογήσουν την έκδοση εικονικών καρτών απευθείας μέσω της τράπεζας έκδοσης, αλλά για να επωφεληθούν περισσότερο, μπορούν να συνεργαστούν με τους παρόχους τεχνολογικού λογισμικού για την ενσωμάτωση των καρτών στις ψηφιακές επιχειρηματικές τους πλατφόρμες, όπως τα συστήματα προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων ή προμηθειών, τα οποία μπορούν να επιταχύνουν και να απλοποιήσουν περαιτέρω τον τρόπο εργασίας τους. Η ενσωμάτωση των πληρωμών σε αυτές τις πλατφόρμες μπορεί να μειώσει τις τριβές και το κόστος συναλλαγών και να προσφέρει περισσότερα δεδομένα και πληροφορίες, υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας και ακόμη και τη δυνατότητα πρόσβασης σε πίστωση και χρηματοδότηση.

Όταν η πρόσβαση στις εικονικές κάρτες γίνεται μέσω των εργαλείων που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση καθημερινά, η πληρωμή μπορεί να γίνει μια φυσική επέκταση των λειτουργιών της. Η διαχείριση των πληρωμών Β2Β απαιτούσε παλιότερα μεταπήδηση μεταξύ πολλαπλών επιχειρηματικών πλατφορμών, αλλά η ενσωμάτωση εικονικών καρτών ανοίγει την πόρτα σε νέες, πιο βολικές εμπειρίες, όπου οι πληρωμές είναι απρόσκοπτα συνυφασμένες με τις πλατφόρμες γύρω από τις οποίες οι επιχειρήσεις οργανώνουν την επιχείρησή τους.

Όταν επιλέγετε έναν πάροχο εικονικών καρτών, αναζητήστε τη δυνατότητα ενσωμάτωσης με τα υπάρχοντα συστήματα, την εκτεταμένη εμβέλεια, τον ισχυρό έλεγχο των καρτών και την εξαιρετική εμπειρία του χρήστη από άκρη σε άκρη.

Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα των εικονικών καρτών είναι η ικανότητά τους να ενσωματώνονται στις υπάρχουσες ροές εργασίας μιας εταιρείας, όπως τα συστήματα που χρησιμοποιούν για τη λογιστική, το ταμείο ή τις προμήθειες. Επιλέγοντας έναν πάροχο με πολλές ενσωματώσεις λογισμικού, οι επιχειρήσεις μπορούν εύκολα να ενσωματώσουν τις εικονικές κάρτες στα υπάρχοντα εργαλεία τους για να απελευθερώσουν την αποδοτικότητα και να βελτιώσουν τις διαδικασίες back-office.   

Η αναζήτηση παρόχων με εκτεταμένα παγκόσμια δίκτυα αποδοχής καρτών είναι επίσης σημαντική για τη βελτιστοποίηση του τόπου όπου οι επιχειρήσεις και οι υπάλληλοί τους μπορούν να χρησιμοποιούν τις εικονικές κάρτες τους. Καθώς όλο και περισσότερες εικονικές κάρτες ενεργοποιούνται για κινητά πορτοφόλια, είναι σημαντικό να εξετάσετε έναν πάροχο με μεγάλο παγκόσμιο αποτύπωμα θέσεων με δυνατότητα ανέπαφων συναλλαγών.

Είναι επίσης σημαντικό να επιλέγετε τους διαθέσιμους ελέγχους με βάση τις ανάγκες μιας επιχείρησης. Για παράδειγμα, εάν μια επιχείρηση επιθυμεί να βελτιώσει τη συμμόρφωση με τα ταξίδια και την ψυχαγωγία και να διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι παραμένουν εντός του ορίου δαπανών κατά τη διάρκεια των επαγγελματικών ταξιδιών, εξετάστε το ενδεχόμενο να δώσετε προτεραιότητα σε έναν πάροχο που προσφέρει ισχυρούς ελέγχους δαπανών.

Η επιλογή ενός παρόχου που επιτρέπει τη διεκπεραίωση των συναλλαγών με εικονικές κάρτες απευθείας στην τράπεζα ή τον αποδέκτη τους - χωρίς την ανάγκη να εξετάζουν χειροκίνητα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία είναι μια επικίνδυνη, αργή και χειροκίνητη διαδικασία - είναι επίσης βασικό στοιχείο. Η δυνατότητα παροχής μιας γρήγορης και ασφαλούς εμπειρίας πληρωμών από άκρη σε άκρη είναι το μέλλον των πληρωμών Β2Β.