Para comprender cuánto temen los empleados presentar informes de gastos, considere lo siguiente: en una encuesta de 2019 realizada por SAP Concur, casi el 20 % de los viajeros de negocios dijeron que preferirían que les perforaran los dientes en el dentista antes que completar un informe de gastos.

Universalmente criticados por su tedio, los informes de gastos son particularmente onerosos para quienes trabajan en lugares que dependen de formularios escritos manualmente. Estos empleados a menudo se encuentran revisando sobres llenos de recibos, entrecerrando los ojos para leer textos borrosos para encontrar qué compañía de taxis usaron en Phoenix o esforzándose por recordar quién fue a la hora feliz el último día del viaje.

El trabajo no es más fácil para quienes reciben los informes. Los administradores de viajes y entretenimiento, contabilidad o finanzas dependen de cualquier detalle impreciso que los empleados puedan recordar para confirmar que sus gastos cumplen con la política de la empresa, así como con las regulaciones y las leyes fiscales del destino.

Además, gestionar informes a menudo consume tiempo que podría emplearse mejor en otras responsabilidades. Por ejemplo, uno de cada cinco informes contiene errores o necesita aclaración , a menudo debido a algo tan menor como un error tipográfico, un campo faltante o una fecha mal recordada, según un estudio de la Global Business Travel Association de 2022. En promedio, corregir un informe lleva 18 minutos y le cuesta a la empresa $52. En las empresas donde viajar es la norma —o donde cada minuto tiene un precio— eso se acumula rápidamente.

Y los viajes de negocios no van a desaparecer. A pesar de que el lugar de trabajo es cada vez más híbrido, un estudio de Mastercard de 2023 mostró que las grandes corporaciones planean aumentar sus presupuestos de viajes en los próximos años para impulsar un nuevo crecimiento. Los informes de gastos llegaron para quedarse, pero pueden volverse más fáciles.  

Para simplificar la tarea de los viajeros de negocios y sus empleadores, Mastercard está explorando formas de fusionar los informes de gastos con el proceso de pago para brindar un alivio muy necesario tanto a los viajeros de negocios como a los gerentes de finanzas. Al centrarse en las asociaciones con proveedores de software, Mastercard está desempeñando un papel fundamental en la modernización del antiguo informe de gastos.

Trabaje con SAP Concur, una marca líder mundial en software de gestión integrada de viajes y gastos. Las dos empresas ampliaron recientemente su relación a largo plazo para simplificar aún más los informes de gastos. A través de una nueva integración, las compras realizadas con tarjetas corporativas Mastercard se pueden capturar y completar automáticamente en la plataforma Concur Expense, que luego puede alertar a los empleados de inmediato si se necesita información adicional. Con estos datos de gastos en tiempo real, las empresas pueden lograr un mejor cumplimiento de la política de gastos, mientras que los viajeros pueden disfrutar de una experiencia mejorada con la creación automatizada de gastos. 

“Unir el software con los pagos está cambiando radicalmente la forma en que las empresas piensan sobre los viajes y los gastos”, afirma Chad Wallace, director global de soluciones comerciales de Mastercard. “Estamos viendo una convergencia de plataformas, donde los sistemas que antes no se comunicaban entre sí se están uniendo para impulsar la eficiencia. “El impacto es transformador en la experiencia de los empleados, para ambos lados del informe de gastos”.

Ahora los viajeros de negocios pueden simplemente introducir su tarjeta o acercarla para pagar, y las compras realizadas en cuentas corporativas de Mastercard se ingresan automáticamente en Concur Expense. La integración con el canal de pago permite a SAP Concur extraer automáticamente información relevante adicional (como la dirección postal de una empresa de taxis) de la red de comerciantes de Mastercard.

Con tecnología de inteligencia artificial incorporada, Concur Expense también evalúa el cumplimiento y envía comentarios inmediatos si un gasto es cuestionable, de modo que los empleados no sigan gastando dinero que podría no ser reembolsado.

Estas capacidades permiten a las empresas conectarse con el usuario en lo que Chris Juneau, jefe de estrategia de mercado en SAP Concur, llama “el momento que importa”: justo cuando están realizando un pago. Al solicitar más información en el momento de la compra —antes de olvidar quién más estuvo presente en la cena la tercera noche de la conferencia— las empresas reducen los errores y aceleran las aprobaciones.

“La IA puede hacerse cargo de las tareas manuales más propensas a errores, y las aplicaciones móviles se conectan con el viajero a través de algo que siempre lleva consigo”, afirma Juneau.

Por ejemplo, SAP Concur incorporó inteligencia artificial a su solución Concur Expense para optimizar los informes de gastos. Cuando un viajero de negocios recarga combustible en su vehículo de alquiler, puede cargar una foto del recibo en la aplicación móvil de SAP Concur, ExpenseIT. Los modelos de IA extraen el monto del pago, la fecha, los impuestos, el impuesto al valor agregado si corresponde y otra información relevante y completan el informe de gastos automáticamente.

El software también infiere la categoría del gasto: puede distinguir una factura de hotel de un recibo de gasolina, por ejemplo. Esto significa que un empleado puede enviar un gasto sin problemas con solo tomar una foto, incluso antes de alejarse del surtidor, lo que brinda a los equipos de finanzas visibilidad en tiempo real del gasto para garantizar el cumplimiento de la política de viajes y gastos.

Según los datos de SAP Concur, solo el 1,2% de los informes presentados mediante ExpenseIT se devuelven al empleado. Esa eficiencia se traduce en ahorros: por cada 1.000 informes que una organización gestiona utilizando Concur, reduce 273 horas de trabajo y 47.320 dólares en costes de productividad. En algunos países, las empresas también pueden aprovechar beneficios fiscales por los informes que se presentan puntualmente.

En el futuro, estas mejoras en la visibilidad y la transparencia podrían traer beneficios más allá del ahorro. A medida que los requisitos de sostenibilidad se endurecen en todo el mundo, los datos de viajes digitalizados ayudarán a las empresas a documentar sus huellas de carbono, y posiblemente incluso a reducirlas.

“Imagina un mundo donde tu herramienta de reservas recomiende automáticamente un vuelo en el avión con mayor eficiencia de combustible o una reserva en un restaurante local de comida de la granja a la mesa”, dice Wallace. “Exponer las ramificaciones ambientales de cada opción ayudará a los empleados a tomar mejores decisiones”.

Con acceso a los datos de gastos en tiempo real de Mastercard, SAP Concur puede seguir actualizando sus modelos de IA para habilitar más funciones nuevas, lo que permite que el software gestione cada paso, desde la solicitud de viaje hasta el reembolso. “No se trata sólo de informes de gastos”, dice Juneau. “Esto mejorará todo el proceso de principio a fin, empezando por la reserva. “Queremos devolverles el tiempo a los empleados, ya sean viajeros o personal de finanzas y contabilidad, para que puedan concentrarse en otras prioridades estratégicas”.