Para mantener el ritmo en esta era de experiencias instantáneas y validación inmediata, las empresas de todo tipo están recurriendo a tarjetas virtuales para aportar la facilidad, la seguridad y la eficiencia de la digitalización a sus operaciones. Entonces, ¿qué son exactamente las tarjetas virtuales y cómo funcionan?

Las tarjetas virtuales son una opción de pago en crecimiento en los pagos B2B. Son números de tarjetas temporales generados aleatoriamente y vinculados a una cuenta de financiación que tiene una línea de crédito establecida. Normalmente se utilizan para una transacción específica o durante un período de tiempo específico. A menudo se integran en sistemas de contabilidad, planificación de recursos empresariales y gestión de gastos para agilizar los procesos administrativos, incluida la automatización de la conciliación.

Las tarjetas virtuales se diferencian en que no hay una tarjeta física, pero por lo demás funcionan de manera similar para las compras, con un número de tarjeta de 16 dígitos, una fecha de vencimiento y un código CVC de tres dígitos. Algunas tarjetas virtuales incluso pueden agregarse a billeteras móviles para la funcionalidad de pago con solo tocar, al igual que las versiones digitales de las tarjetas de crédito o débito de consumo. 

Las tarjetas virtuales funcionan como las tarjetas de pago tradicionales, pero las empresas que las utilizan tienen más control sobre el gasto. Se pueden personalizar parámetros y las tarjetas se pueden vincular a unidades de negocio o proyectos específicos para mejorar el seguimiento, la conciliación y la gestión de facturas.

Se pueden generar tarjetas virtuales instantáneamente para usarlas en pagos en línea, sin tener que esperar a que llegue la tarjeta física por correo.

Las tarjetas virtuales ofrecen a las empresas la oportunidad de personalizar los controles de gastos, incluidos los límites de presupuesto, el tiempo durante el cual se puede usar (un día o una semana, por ejemplo) y dónde se puede usar la tarjeta, por ejemplo, designando comerciantes específicos o solo ciertos códigos de comerciantes. Por ejemplo, una tarjeta virtual emitida para cubrir los costos de una cena con un cliente no podría usarse para comprar ropa nueva en el centro comercial cercano.

Los beneficios de las tarjetas virtuales son los mismos que los de las tarjetas plásticas (conveniencia y seguridad, por nombrar algunos), pero además de esto, también ofrecen controles de gasto y más flexibilidad a través de nuevos casos de uso de pago.

Estas ventajas se aplican a ambos lados de las transacciones comerciales. Para los comerciantes o proveedores, aceptar tarjetas virtuales puede traer certeza de pago y ayudar a reducir los días de cobro, que se refiere al número promedio de días que tarda una empresa en cobrar una venta y es un indicador de capital de trabajo.

A diferencia de los cheques tradicionales, que todavía se usan comúnmente en pagos entre empresas en los EE. UU. y generalmente demoran al menos un día hábil para liquidarse, los pagos con tarjeta virtual se liquidan casi de inmediato, lo que acelera el flujo de efectivo. Los comerciantes también se benefician de datos de pago más detallados, que pueden ayudarlos en su camino hacia la conciliación automatizada.

Para los compradores, los controles de las tarjetas virtuales son fundamentales, ya que reducen los sobrecostes y garantizan que los fondos se gasten adecuadamente. Además, las tarjetas virtuales reducen el riesgo de fraude o mal uso porque sólo pueden autorizarse bajo parámetros específicos, después de lo cual el número se desactiva. También pueden ofrecer un seguimiento más detallado, ya que el número de tarjeta único utilizado en cada transacción significa que se puede rastrear con más precisión y una conciliación más sencilla porque los datos adicionales permiten una coincidencia de pagos uno a uno.

Algunas tarjetas virtuales también pueden convertir moneda en tiempo real, lo que puede ser beneficioso para las empresas con cadenas de suministro internacionales. Para ampliar los casos de uso de las tarjetas virtuales más allá de los pagos en línea y por teléfono, las tarjetas virtuales móviles (en las que la tarjeta se almacena en una billetera móvil y se utiliza para pagos sin contacto) llevan la facilidad de los pagos minoristas con solo tocar un botón a las transacciones corporativas.

Las empresas utilizan tarjetas virtuales en un número cada vez mayor de circunstancias: en cualquier lugar donde sea necesario aumentar la eficiencia y aumentar el control, la flexibilidad y la seguridad. A continuación se presentan algunas de las formas en que Mastercard está aprovechando los beneficios de las tarjetas virtuales en una amplia y creciente gama de industrias.

Viajes corporativos: Los viajes de negocios se han recuperado, pero muchas empresas aún luchan con procesos de gastos y reembolsos complejos y obsoletos. Las tarjetas virtuales se pueden usar para reservar viajes y cubrir el costo del entretenimiento de los clientes, con controles personalizados para administrar los gastos y una conciliación de gastos perfecta con datos mejorados. Y con las tarjetas virtuales móviles, los viajeros frecuentes y los viajeros en carretera pueden simplemente tocar para pagar hoteles, comidas o gastos imprevistos donde se aceptan pagos sin contacto.

Las tarjetas virtuales móviles tienen una capa adicional de seguridad llamada tokenización: cualquier tarjeta almacenada en una billetera digital emplea una técnica de cifrado que sustituye el número de cuenta de la tarjeta con un número de tarjeta alternativo llamado token, por lo que los detalles reales de la cuenta nunca se comparten durante una transacción.

Dependiendo de la política de la empresa, los viajeros de negocios equipados con tarjetas virtuales podrían no tener que estar pendientes de pilas de recibos físicos. Las tarjetas virtuales también eliminan la necesidad de pagar con una tarjeta personal y esperar el reembolso.

También se pueden emitir tarjetas virtuales a candidatos a un puesto de trabajo para cubrir gastos durante el proceso de selección, o para pagar gastos de mudanza o alojamiento temporal para empleados que se reubican.

Ferias comerciales, eventos y conferencias: para los organizadores de eventos, puede ser difícil administrar los presupuestos de muchos proyectos y proveedores al mismo tiempo, y es fácil que los costos se disparen. Las tarjetas virtuales pueden simplificar los pagos y los informes, y ayudar a mantener los eventos dentro de un presupuesto específico a través de controles, al tiempo que ofrecen la flexibilidad de agregar dinero a un presupuesto si es necesario.

Dependiendo de la política de la empresa, los viajeros de negocios equipados con tarjetas virtuales podrían no tener que estar pendientes de pilas de recibos físicos. Las tarjetas virtuales también eliminan la necesidad de pagar con una tarjeta personal y esperar el reembolso.

También se pueden emitir tarjetas virtuales a candidatos a un puesto de trabajo para cubrir gastos durante el proceso de selección, o para pagar gastos de mudanza o alojamiento temporal para empleados que se reubican.

Atención médica y seguros: cualquiera que haya visitado a un médico en las últimas décadas sabe que la facturación médica es compleja y lenta. Lo mismo ocurre con el consultorio médico o el hospital que se ocupa de las aprobaciones y pagos de reclamaciones. Los proveedores de servicios de salud a menudo enfrentan cuellos de botella a la hora de resolver reclamos con las compañías de seguros debido a los sistemas heredados que utilizan mucho papeleo y demoran los pagos, lo que genera problemas de flujo de caja y aumenta los costos de los préstamos. Al incorporar tarjetas virtuales en las plataformas de procesamiento de reclamaciones que conectan a las compañías de seguros con los proveedores de atención médica, todos se benefician de pagos más rápidos, mayor visibilidad del estado de las reclamaciones y una conciliación más sencilla.

Gestión de flotas: para los administradores de flotas que buscan formas de administrar los costos de combustible y mantenimiento y garantizar que los conductores cumplan con las políticas de la empresa, las tarjetas virtuales móviles se pueden vincular a un vehículo específico para rastrear el uso de combustible, por ejemplo, o incluso a estaciones de servicio específicas con las que la empresa tiene asociaciones preferenciales. Los datos detallados de las transacciones pueden ayudar a los administradores de flotas a tomar decisiones más informadas, incluidas formas de reducir los costos de combustible, gestionar a los conductores y optimizar las rutas.

Las empresas pueden lanzar tarjetas virtuales directamente a través de su banco emisor, pero para obtener el mayor beneficio, pueden trabajar con sus proveedores de software tecnológico para integrar las tarjetas en sus plataformas comerciales digitales, como sistemas de planificación de recursos empresariales o de adquisiciones, lo que puede acelerar y simplificar aún más su forma de trabajar. Integrar pagos en estas plataformas puede reducir la fricción y los costos de transacción y ofrecer mayores datos y conocimientos, servicios de valor agregado e incluso la capacidad de acceder a crédito y financiamiento.

Cuando se accede a tarjetas virtuales a través de las herramientas que una empresa utiliza día a día, el pago puede convertirse en una extensión natural de sus operaciones. Antes, gestionar pagos B2B requería saltar entre múltiples plataformas comerciales, pero la incorporación de tarjetas virtuales abre la puerta a experiencias nuevas y más convenientes en las que los pagos se integran perfectamente a las plataformas en torno a las cuales las empresas organizan sus negocios.

Al seleccionar un proveedor de tarjetas virtuales, busque la capacidad de integración con sistemas existentes, amplio alcance, controles de tarjeta sólidos y una excelente experiencia de usuario de extremo a extremo.

Una de las mayores ventajas de las tarjetas virtuales es su capacidad de integrarse en los flujos de trabajo existentes de una empresa, como los sistemas que utilizan para contabilidad, tesorería o compras. Al seleccionar un proveedor con muchas integraciones de software, las empresas pueden incorporar fácilmente tarjetas virtuales a sus herramientas existentes para desbloquear eficiencias y mejorar los procesos administrativos.   

Buscar proveedores con amplias redes globales de aceptación de tarjetas también es importante para optimizar dónde las empresas y sus empleados pueden utilizar sus tarjetas virtuales. A medida que se habilitan más tarjetas virtuales para billeteras móviles, es importante considerar un proveedor con una gran presencia global de ubicaciones habilitadas para pagos sin contacto.

También es importante elegir los controles disponibles en función de las necesidades de la empresa. Por ejemplo, si una empresa busca mejorar el cumplimiento de las normas de viajes y entretenimiento y garantizar que los empleados se mantengan dentro de un límite de gastos mientras viajan por negocios, considere priorizar a un proveedor que ofrezca controles de gastos sólidos.

Seleccionar un proveedor que permita que las transacciones con tarjetas virtuales se procesen directamente en su banco o adquirente (sin necesidad de revisar manualmente correos electrónicos, que es un proceso manual, lento y propenso a riesgos) también es clave. La capacidad de ofrecer una experiencia de pago rápida y segura de extremo a extremo es hacia donde se dirige el futuro de los pagos B2B.