Reunirse cara a cara con clientes, proveedores, socios y empleados puede generar resultados sólidos para su negocio. De hecho, el 88% de los responsables de la toma de decisiones sobre viajes dijeron que los viajes de negocios son fundamentales para impulsar el crecimiento de la organización, según un estudio de 2023. Entonces, ¿cómo gestionan las empresas líderes sus programas de viajes y gastos corporativos para equilibrar la necesidad de controlar los costos con los beneficios de más interacciones cara a cara?

Hemos reunido 18 estrategias que las empresas líderes están implementando en cada etapa de su viaje para optimizar los gastos de viajes de negocios. Salta a la sección que más te interese:

Pero después de años de optimizar sus experiencias digitales, el equipo de comercio electrónico estaba listo para ir más allá de recomendar productos adicionales de interés a aquellos que se prevé que impulsen el compromiso. Y después de realizar una prueba con sus recomendaciones tradicionales basadas en el aprendizaje automático en la página de inicio, GlassesUSA.com descubrió que el sofisticado algoritmo de aprendizaje profundo de Dynamic Yield pudo generar un aumento del 68% en las compras y un aumento del 88% en los ingresos, todo desde un solo widget.

Una plataforma de gestión de viajes para pasajes aéreos, hoteles y transporte terrestre puede ayudar a sus empleados a tomar decisiones que cumplan con las políticas y que también se ajusten a sus preferencias de viaje.

Las herramientas de viajes corporativos consolidan la información de viajes relevante de múltiples plataformas y proveedores en un solo lugar. Si los planes cambian, la plataforma también puede ofrecer opciones simples de cambio de reserva y cancelación que cumplan con la política.

Los límites en los gastos de viaje individuales para alojamiento, comidas y transporte terrestre pueden evitar gastos excesivos y ayudar a controlar los costos. Muchas empresas proporcionan a los viajeros presupuestos específicos de la ciudad o del destino y utilizan datos de empresas de gestión de viajes, consultores o sus propios registros de gastos para estimar los costos. Según nuestra reciente encuesta sobre políticas de viajes y gastos, más de 6 de cada 10 incorporan políticas y procesos de viajes y gastos en las herramientas de reservas o gastos en línea para marcar las elecciones de los empleados como dentro o fuera de la política de la empresa.

Las reservas anticipadas a menudo significan tarifas más bajas en pasajes aéreos y alojamiento. Para que esto sea una práctica, su política de viajes corporativos puede establecer un cronograma para reservar viajes con anticipación y recordar a los que reservan a última hora cuando están fuera de la política.

Los proveedores de servicios de viajes entienden los beneficios de construir relaciones duraderas con las empresas. Las aerolíneas, los hoteles y las empresas de alquiler de automóviles a menudo trabajarán para asegurar las mejores tarifas posibles que se adapten a las necesidades y el volumen de viajes únicos de su empresa.

Si desea dejar el proceso de negociación a los profesionales, puede contratar a una empresa de gestión de viajes para que elabore descuentos corporativos en su nombre y lo ayude a optimizar los gastos de viajes de negocios.

Capturar más gastos de T&E en tarjetas de crédito puede proporcionar valiosos beneficios organizacionales:

• Las transacciones de fácil acceso pueden ayudar a controlar los gastos de los empleados y aumentar la visibilidad.
• Los informes sólidos a nivel de transacción pueden optimizar los procesos de cuentas por pagar.
• Los empleados pueden recibir seguro de viaje, apoyo de conserjería, telemedicina y acceso a las salas VIP del aeropuerto.

Las tarjetas virtuales y las tarjetas virtuales móviles son otra opción. Utilizan números de tarjeta temporales generados aleatoriamente y están vinculados a una cuenta de fondos con una línea de crédito establecida. Brindan a las empresas más control sobre el gasto con la capacidad de establecer parámetros personalizados sobre cómo, cuándo y dónde se usa la tarjeta.

El 61% de los responsables de la toma de decisiones de viajes dijeron que su organización anima a los viajeros a reservar opciones sostenibles. Esto puede tomar muchas formas. Un enfoque común es implementar políticas regionales o nacionales que favorezcan el ferrocarril sobre los viajes aéreos. Otros establecen políticas para minimizar los viajes de un día en avión.

Otra medida es reducir los viajes múltiples. Anime a sus empleados a programar varias reuniones en el mismo lugar para ganar eficiencia, o cambie las reuniones seleccionadas a videollamadas.

Si es necesario el transporte terrestre, anime a los empleados a dividir los costos de viajes compartidos o de alquiler de automóviles para reducir los costos y la huella de carbono.

Los viajeros de placer están tomando vacaciones más largas en comparación con las tendencias anteriores a Covid. A medida que los límites entre el trabajo y la vida personal se difuminan, muchos empleados están extendiendo sus viajes de negocios para disfrutar del tiempo en el destino mientras no trabajan. Permitir que los empleados realicen viajes "bleisure" puede aumentar la flexibilidad en el horario de su viaje y reducir los costos totales de viaje.

¿Los informes de gastos de su equipo se envían con prontitud, solo para permanecer con la gerencia en la etapa de revisión y aprobación?

Para muchas empresas, este proceso es complejo y requiere mucho tiempo. Optimice el suyo con una política de gestión de gastos clara y concisa, preautorizando ciertos gastos y estableciendo expectativas para los plazos de aprobación.

Un programa de tarjetas virtuales es otra forma de procesar los gastos más rápido. Las tarjetas virtuales tienen datos mejorados vinculados a cada uso y, a menudo, se integran con los sistemas de gestión de gastos. Esta integración de datos puede agilizar sus procesos administrativos, incluida la automatización de la conciliación de gastos para los equipos financieros.

Recopile comentarios de los empleados sobre sus experiencias de viaje para equilibrar la necesidad de viajar con medidas de ahorro de costos. Los comentarios pueden ayudar a determinar qué gastos son importantes para su equipo y cuáles puede reducir sin afectar la satisfacción de los empleados y el crecimiento del negocio. Las encuestas periódicas posteriores al viaje y las entrevistas con los empleados pueden ayudarlo a identificar oportunidades para reducir los gastos de viaje innecesarios y mejorar el cumplimiento de las políticas.

Fuera del trabajo, las personas esperan tecnologías convenientes basadas en la nube y móviles primero. Muchos ahora esperan lo mismo en el trabajo. Automatice su proceso de informes de gastos para reducir errores costosos, ahorrar tiempo y mejorar la satisfacción de los empleados.

Las copias digitales de los recibos pueden ayudar a optimizar los informes de gastos. Imagínese si su equipo pudiera enviar un gasto sin problemas con solo tomar una foto. La visibilidad en tiempo real de los gastos puede ayudar a los equipos financieros a garantizar el cumplimiento de las políticas de viajes y gastos y eliminar las pilas de recibos en papel. Si los códigos fiscales lo permiten, puede considerar la posibilidad de renunciar a los requisitos de recibo para transacciones inferiores a un determinado importe.

Los gastos de viaje correctamente categorizados le permiten analizar más fácilmente las tendencias de gasto para desbloquear los ahorros. Una plataforma de software de gestión de viajes puede simplificar este proceso integrando las transacciones con tarjeta corporativa directamente en su sistema.

Educar a su equipo sobre cómo informar adecuadamente los gastos de viaje les ayudará a evitar errores comunes y seguir las políticas de la empresa. Más del 55% de las empresas con un gasto anual en viajes de más de $ 50 millones requieren que los empleados vean o asistan a la capacitación sobre políticas de viajes y gastos. Algunas empresas incluso requieren que los empleados pasen una prueba antes de recibir una tarjeta de crédito corporativa.

Revise los patrones de gasto con regularidad para mejorar el cumplimiento de las políticas de viajes y gastos y desbloquear ahorros. Supervise los indicadores clave de rendimiento, como el costo promedio por viaje, las tasas de cumplimiento de políticas y el gasto total en viajes. Comparar sus gastos con los puntos de referencia de la industria puede resaltar las oportunidades para optimizar el gasto. Las asociaciones de la industria, las consultoras y las empresas de gestión de viajes a menudo ofrecen diferentes niveles de datos de evaluación comparativa para viajes de negocios.

Los modelos estadísticos pueden utilizar datos históricos para pronosticar patrones de viaje, fluctuaciones de la demanda y tendencias de precios. Estos conocimientos pueden ayudarlo a navegar por las negociaciones con los proveedores, anticipar las fluctuaciones en las necesidades de viajes y gastos y optimizar sus gastos de viajes de negocios.

Las deducciones fiscales por gastos de viaje pueden ayudar a optimizar el costo de los viajes de negocios. Cree una lista detallada de gastos (con o sin una herramienta de gestión de gastos) para identificar qué gastos de trabajo constituyen deducciones fiscales al final del año. Los gastos elegibles pueden incluir el costo de pasajes aéreos y otros medios de transporte, alojamiento, comidas, comunicación relacionada con el negocio y eventos comerciales.

Para encontrar oportunidades para negociar mejores tarifas y condiciones de pago, revisa los términos que has establecido con proveedores de viajes de negocios como aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de automóviles. Por ejemplo, pueden sugerir cambiar de método de pago para maximizar los ahorros. Las tarjetas virtuales también ofrecen los mismos beneficios de conveniencia y seguridad que las tarjetas corporativas físicas, al mismo tiempo que le permiten controlar el gasto a través de la cantidad, el período de tiempo, el tipo y la ubicación de las transacciones.

La optimización de los gastos de viajes de negocios requiere un enfoque estratégico que implica la planificación, el seguimiento y la mejora continua de las políticas y prácticas de viaje. Estas 18 estrategias pueden ayudarlo a usted y a su empresa a administrar los costos de viaje, al mismo tiempo que mejoran la forma en que sus empleados viajan para impulsar su negocio.