T&E 관리가 출장 업무에 대응하는 4가지 방법

가장 정확한 예측은 일반적으로 가장 유연한 예측입니다. 비즈니스 출장 또는 기업 여행이 완전히 회복될 것인지, 아니면 회복되지 않을 것인지에 대한 대조적인 코로나 시대의 예측을 살펴보세요.

어찌된 일인지 두 예측은 모두 맞았습니다. 그리고 여행 & 경비(T&E)는 여행 & 엔터테인먼트라고도 하며, 관리자는 그 이유를 이해해야 합니다.

최근 수치에 따르면 T&E 지출은 2024년에 2019년 최고치인 1조 4,000억 달러를 회복하고 2027년에는 1조 8,000억 달러에 이를 것으로 예상됩니다.1 그런 의미에서 비즈니스 여행은 완전한 회복을 향해 나아가고 있는 중입니다.

하지만 여행 지출은 여행 빈도나 여행 규모와 동일하지 않습니다. 출장 횟수는 증가하고 있지만 출장 지출은 더 빠르게 증가하고 있습니다.2

사람들은 이전보다 더 오랜 기간 여행하고 있습니다. 멀리 떨어진 당일치기 여행이나 야간 회의는 이제 끝났습니다. 한 지역 내에서 여러 회의가 열리거나, 장기간의 재택 근무로 인해 여러 회의가 산재되어 있을 수 있습니다.

2019년과 비교하여 여행과 지출이 동기화되지 않은 상황에서 출장이 부활했다고 말하기는 어렵습니다. 디지털 트랜스포메이션이 새로운 하이브리드 인력과 증가하는 환경 문제와 씨름하고 있는 지금, 환생이라는 단어가 더 적절합니다.

따라서 마스터카드가 후원한 설문조사에서 출장 의사 결정권자 중 87%(% )가 비즈니스 여행이 기존 시스템을 정비할 기회가 있는 전환점에 있다는 데 동의할 때, T&E 프로그램 관리자는 더 이상 2019년인 것처럼 운영할 수 없습니다.3

다음 네 가지 방법을 참고하세요.

여행 의사 결정권자 10명 중 9명은 T&E의 미래가 결제와 경비 관리의 융합이라는 데 동의합니다. 그러나 다양한 구매 요구 사항과 새로운 유형의 비용으로 인해 의사 결정권자의 61%(% )가 하이브리드 또는 원격 근무로 인해 출장비를 예측하고 예산을 책정하기가 더 어려워졌다고 답했습니다.

전사적 자원 관리(ERP)에 대한 통합 접근 방식은 B2B 및 T&전자 결제 흐름에 대한 단일 소스와 완벽한 가시성을 제공함으로써 도움이 될 수 있습니다. 중요한 점은 여행 의사 결정권자가 스스로 가시성을 확보하는 것만큼이나 직원들에게도 이러한 가시성을 제공하는 데 관심이 있다는 것입니다(&).

여행 의사 결정권자들은 향후 5년 동안 지출 한도를 결제 수단과 연계하는 것을 글로벌 차별화 요소로 가장 중요하게 생각하는 것은 당연한 일입니다. 그러나 출장 관리자가 직원들이 개인 카드를 출장 시 사용하도록 허용함으로써 계정 조정, 감독, 현금 흐름, 심지어 사기 예방에 있어 비효율적인 위험을 감수하는 경우에는 도움이 되지 않습니다.

가상 카드가 대안이 될 수 있습니다. 일대일 결제 조정을 위한 세부 거래 데이터 등 실물 법인카드의 장점은 그대로 유지하면서 T&E 관리자가 거래 금액, 기간, 유형 및 위치에 대한 지출 제어를 적용할 수 있습니다. 여행 의사 결정권자 10명 중 9명은 5년 안에 가상 카드가 보편화되거나 차별화 요소가 될 것이라고 답했습니다.

출장 의사 결정권자의 거의 3분의 2가 하이브리드 또는 원격 근무 인력에게 T&E 정책 및 업데이트에 대한 정보를 효과적이고 시기적절하게 제공하는 데 어려움을 겪었으며, 89%(% )는 보다 역동적인 T&E 정책이 필요하다는 데 동의했습니다.

정책 & 절차 검토를 통해 목표를 정의하고, 경쟁업체를 벤치마킹하고, 부서 및 지역 전반의 접근 방식을 통합하여 비즈니스 관련성을 보장할 수 있습니다. 주제는 총계정 원장 코드 및 판매자 카테고리 코드부터 일회성 결제 및 본인 부담금에 이르기까지 다양합니다.

그러나 비즈니스 관련성만큼 중요한 것은 직원의 규정 준수입니다: 59% 의 출장 의사 결정권자는 직원들이 지출 정책 및 통제를 준수하도록 하는 데 어려움을 겪고 있습니다.

명확한 정책은 당연히 도움이 되지만, 정책 내 지출과 정책 외 지출에 대한 실시간 알림은 이동 중인 여행객의 요구를 충족시켜 규정 준수를 높일 수 있습니다. 은행 앱의 탄소 계산기에서 제공하는 것과 같은 환경적 고려 사항은 당연히 포함되어야 합니다.

여행 정책을 수립하는 비즈니스 리더에게는 여행 선택이 탄소 배출에 미치는 영향을 이해하는 것이 최우선 과제입니다. 추적 및 보고 요구가 증가함에 따라 출장 의사 결정권자 중 88%(% )가 이미 출장자에게 탄소 발자국 데이터를 제공했거나 제공할 계획이 있는 것으로 나타났습니다.

정책 & 절차 검토의 필수적인 부분인 지속가능성 검토는 정의된 목표, 경쟁 벤치마크, 전사적 전략 등 모든 핵심 고려 사항을 통합합니다. 그러나 지속가능성, 더 넓게는 환경, 사회, 거버넌스(ESG)를 고려하는 것 역시 그 자체로 원동력이 됩니다.

두 가지 주요 환경적 원동력은 서로 밀접하게 연관되어 있습니다. 프랑스의 단거리 국내선 비행 금지와 같은 공식적인 명령은 항공 여행에 더 많은 세금이 부과되기를 원하는 EU 및 미국 응답자의 3분의 2와 같은 새로운 직원 우선순위와 잘 맞아떨어지는 경우가 많습니다.4

추가 고려 사항도 마찬가지로 기업과 직원 수준에 걸쳐 있습니다. 일부 온라인 예약 도구는 이미 탄소 발자국 정보를 제공하여 여행자가 보다 현명한 구매를 할 수 있도록 돕고 있습니다. 한편, 여행 관리자는 이 정보를 사용하여 보다 정확한 정책( & 절차)을 결정할 수 있습니다.

여행 공급업체 관리는 비용 효율성, 직원 만족도, 기업 목표가 교차하는 지점에 위치합니다. 42%(% )의 기업이 여행 공급업체 계약 협상에서 어려움을 겪고 있다고 답했습니다.5 경쟁 관계에 있는 이해관계를 능숙하게 관리하는 것이 항상 쉬운 일은 아닙니다.

ERP 데이터의 활용도가 향상되면 모든 구매자가 공급업체와 협상할 때 더 유리한 위치에 서게 됩니다. 특정 T&E 속성은 여행 관리 회사(TMC) 및 글로벌 유통 시스템(GDS)에서 가져올 수 있는 추가 데이터입니다.

TMC는 글로벌 여행 네트워크에서 구매자와 공급업체에게 실시간 여행 인벤토리를 제공하는 GDS의 일부로 출장을 관리합니다. 결제 네트워크는 TMC로부터 데이터를 수신하고 여행 데이터 기록을 관련 거래와 일치시킬 수 있습니다.

그런 다음 강화된 거래 데이터는 T&E에 대한 전체 개요를 제공하고 여행 관리자가 보다 정보에 입각한 구매를 할 수 있도록 합니다. 예를 들어 초과 지급을 방지하거나 선호하는 공급업체와 일괄적으로 협상한 보조 혜택의 적절성을 보장하는 것이 포함됩니다.

전 세계 출장 지출은 2024년에 2019년 수준인 1조 4,000억 달러에 도달하고 2027년 말에는 약 1조 8,000억 달러에 이를 것으로 예상됩니다.6 이번 인상에는 출장이 조직의 성장을 촉진하는 데 중요하다는 데 동의하는 88명의 출장 의사 결정자(% )의 견해가 반영되었습니다.

여행 의사 결정권자 중 85%(% )가 10년 안에 최고 여행 책임자(CTO) 역할이 일반화될 것이라고 생각할 정도로 이 모든 것이 여행 의사 결정권자에게 큰 부담으로 작용하고 있습니다. 간소화된 지출 관리, 맞춤형 정책 & 절차, 내장된 지속 가능성 및 정량화된 공급업체 성과는 이러한 부담을 상당 부분 덜어줍니다.

AI의 역할이 점점 더 커질 것입니다. 여행 전 예약을 돕고 여행 중 정책 내 구매와 정책 외 구매를 안내하는 가상 비서 역할을 하거나, 기업 신용카드 보상 프로그램을 개인화하여 카드 소유자에게 적합하게 만들 수도 있습니다.

직원 중심의 T&E 프로그램은 행복한 여행자를 낳고, 91%% 의 여행 의사 결정권자는 직원에게 보다 개인화된 여행 경험을 제공하기 위해 AI 및 머신 러닝에 투자할 계획입니다.

이러한 투자는 현명해 보입니다. T&E 관리자가 출장을 따라잡을 수 있는 가장 좋은 방법은 출장자 스스로 출장을 따라잡는 것입니다.

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