Οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο με πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες και υπαλλήλους μπορούν να οδηγήσουν σε ισχυρά αποτελέσματα για την επιχείρησή σας. Στην πραγματικότητα, 88% των υπευθύνων για τα ταξίδια δήλωσαν ότι τα επαγγελματικά ταξίδια είναι κρίσιμα για την ανάπτυξη του οργανισμού, σύμφωνα με μελέτη του 2023. Πώς λοιπόν οι κορυφαίες εταιρείες διαχειρίζονται τα προγράμματα εταιρικών ταξιδιών και εξόδων για να εξισορροπήσουν την ανάγκη ελέγχου του κόστους με τα οφέλη των περισσότερων προσωπικών επαφών;

Συγκεντρώσαμε 18 στρατηγικές που εφαρμόζουν κορυφαίες εταιρείες σε κάθε στάδιο της διαδρομής τους για τη βελτιστοποίηση των εξόδων επαγγελματικών ταξιδιών. Μεταβείτε στην ενότητα που σας ενδιαφέρει περισσότερο:

Όμως, μετά από χρόνια βελτιστοποίησης των ψηφιακών εμπειριών της, η ομάδα ηλεκτρονικού εμπορίου ήταν έτοιμη να προχωρήσει πέρα από τη σύσταση πρόσθετων προϊόντων ενδιαφέροντος σε εκείνα που είχαν προβλεφθεί για την προώθηση της δέσμευσης. Και αφού έκανε μια δοκιμή σε σύγκριση με τις παραδοσιακές συστάσεις που βασίζονται στη μηχανική μάθηση στην αρχική σελίδα, η GlassesUSA.com ανακάλυψε ότι ο εξελιγμένος αλγόριθμος βαθιάς μάθησης της Dynamic Yield ήταν σε θέση να αποφέρει αύξηση 68% στις αγορές και 88% στα έσοδα, όλα από ένα μόνο widget.

Μια πλατφόρμα διαχείρισης ταξιδιών για αεροπορικά εισιτήρια, ξενοδοχεία και επίγειες μεταφορές μπορεί να βοηθήσει τους υπαλλήλους σας να κάνουν επιλογές που συμμορφώνονται με την πολιτική και ταιριάζουν στις ταξιδιωτικές τους προτιμήσεις.

Τα εργαλεία εταιρικών ταξιδιών ενοποιούν τις σχετικές ταξιδιωτικές πληροφορίες από πολλαπλές πλατφόρμες και παρόχους σε ένα μόνο μέρος. Εάν τα σχέδια αλλάξουν, η πλατφόρμα μπορεί επίσης να προσφέρει απλές, σύμφωνες με την πολιτική επιλογές επανακράτησης και ακύρωσης.

Τα ανώτατα όρια των ατομικών ταξιδιωτικών δαπανών για διαμονή, γεύματα και επίγεια μεταφορά μπορούν να αποτρέψουν την υπερβολική δαπάνη και να βοηθήσουν στον έλεγχο των δαπανών. Πολλές εταιρείες παρέχουν στους ταξιδιώτες προϋπολογισμούς συγκεκριμένων πόλεων ή προορισμών και χρησιμοποιούν δεδομένα από εταιρείες διαχείρισης ταξιδιών, συμβούλους ή τα δικά τους αρχεία εξόδων για την εκτίμηση του κόστους. Σύμφωνα με την πρόσφατη έρευνά μας για τις πολιτικές T&E, περισσότεροι από 6 στους 10 ενσωματώνουν τις πολιτικές και τις διαδικασίες T& E στα εργαλεία ηλεκτρονικών κρατήσεων ή εξόδων για να επισημαίνουν τις επιλογές των εργαζομένων ως εμπίπτουσες ή μη στην πολιτική της εταιρείας.

Οι έγκαιρες κρατήσεις συνεπάγονται συχνά χαμηλότερες τιμές στα αεροπορικά εισιτήρια και τα καταλύματα. Για να γίνει αυτό μια πρακτική, η εταιρική σας πολιτική ταξιδιών μπορεί να θέσει ένα χρονοδιάγραμμα για την κράτηση ταξιδιών εκ των προτέρων και να υπενθυμίσει στους αιτούντες κρατήσεις της τελευταίας στιγμής όταν ξεφεύγουν από την πολιτική.

Οι πάροχοι ταξιδιωτικών υπηρεσιών κατανοούν τα οφέλη της οικοδόμησης μόνιμων σχέσεων με τις επιχειρήσεις. Οι αεροπορικές εταιρείες, τα ξενοδοχεία και οι εταιρείες ενοικίασης αυτοκινήτων συχνά συνεργάζονται για να εξασφαλίσουν τις καλύτερες δυνατές τιμές που ταιριάζουν στις μοναδικές ταξιδιωτικές ανάγκες και τον όγκο της εταιρείας σας.

Αν θέλετε να αφήσετε τη διαδικασία διαπραγμάτευσης στους επαγγελματίες, μπορείτε να προσλάβετε μια εταιρεία διαχείρισης ταξιδιών για να επεξεργαστεί τις εταιρικές εκπτώσεις για λογαριασμό σας και να σας βοηθήσει να βελτιστοποιήσετε τα έξοδα επαγγελματικών ταξιδιών.

Η καταγραφή περισσότερων δαπανών T&E με πιστωτικές κάρτες μπορεί να προσφέρει πολύτιμα οργανωτικά οφέλη:

• Οι εύκολα προσβάσιμες συναλλαγές μπορούν να βοηθήσουν στον έλεγχο των δαπανών των εργαζομένων και στην αύξηση της ορατότητας.
• Οι αξιόπιστες αναφορές σε επίπεδο συναλλαγών μπορούν να βελτιστοποιήσουν τις διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών.
• Οι εργαζόμενοι μπορούν να λάβουν ταξιδιωτική ασφάλιση, υποστήριξη θυρωρού, τηλεϊατρική και πρόσβαση σε αίθουσες αναμονής αεροδρομίου.

Οι εικονικές κάρτες και οι κινητές εικονικές κάρτες είναι μια άλλη επιλογή. Χρησιμοποιούν προσωρινούς, τυχαία δημιουργούμενους αριθμούς κάρτας και συνδέονται με λογαριασμό χρηματοδότησης με καθιερωμένη πιστωτική γραμμή. Παρέχουν στις επιχειρήσεις μεγαλύτερο έλεγχο των δαπανών με τη δυνατότητα να ορίζουν προσαρμοσμένες παραμέτρους σχετικά με το πώς, πότε και πού χρησιμοποιείται η κάρτα.

61% των υπευθύνων λήψης ταξιδιωτικών αποφάσεων δήλωσαν ότι ο οργανισμός τους ενθαρρύνει τους ταξιδιώτες να κάνουν κρατήσεις για βιώσιμες επιλογές. Αυτό μπορεί να πάρει πολλές μορφές. Μια κοινή προσέγγιση είναι η εφαρμογή περιφερειακών ή εθνικών πολιτικών που ευνοούν τις σιδηροδρομικές μεταφορές έναντι των αεροπορικών. Άλλοι καθόρισαν πολιτικές για την ελαχιστοποίηση των ημερήσιων αεροπορικών ταξιδιών.

Ένα άλλο μέτρο είναι η μείωση των πολλαπλών ταξιδιών. Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να προγραμματίζουν πολλαπλές συσκέψεις στην ίδια τοποθεσία για να κερδίσουν αποδοτικότητα ή να μεταθέτουν επιλεγμένες συσκέψεις σε βιντεοκλήσεις.

Εάν είναι απαραίτητη η επίγεια μεταφορά, ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να μοιράζονται το κόστος της κοινής μετακίνησης ή της ενοικίασης αυτοκινήτου για να μειώσουν το κόστος και το αποτύπωμα άνθρακα.

Οι ταξιδιώτες αναψυχής κάνουν μεγαλύτερες διακοπές σε σύγκριση με τις τάσεις που επικρατούσαν πριν από την Κοβίντ. Καθώς τα όρια μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής θολώνουν, πολλοί εργαζόμενοι παρατείνουν τα επαγγελματικά τους ταξίδια για να απολαύσουν χρόνο στον προορισμό τους, ενώ βρίσκονται εκτός εργασίας. Η παροχή στους υπαλλήλους της δυνατότητας να κάνουν ταξίδια "ελεύθερου χρόνου" μπορεί να αυξήσει την ευελιξία στο χρονοδιάγραμμα του ταξιδιού τους και να μειώσει το συνολικό κόστος ταξιδιού.

Μήπως οι αναφορές εξόδων της ομάδας σας υποβάλλονται αμέσως, μόνο για να καθυστερήσουν με τη διοίκηση στο στάδιο της αναθεώρησης και της έγκρισης;

Για πολλές επιχειρήσεις, η διαδικασία αυτή είναι πολύπλοκη και χρονοβόρα. Βελτιστοποιήστε τη δική σας με μια σαφή και συνοπτική πολιτική διαχείρισης εξόδων, προεγκρίνοντας ορισμένες δαπάνες και θέτοντας προσδοκίες για τα χρονοδιαγράμματα έγκρισης.

Ένα πρόγραμμα εικονικής κάρτας είναι ένας άλλος τρόπος για την ταχύτερη διεκπεραίωση των δαπανών. Οι εικονικές κάρτες διαθέτουν βελτιωμένα δεδομένα που συνδέονται με κάθε χρήση και συχνά ενσωματώνονται σε συστήματα διαχείρισης εξόδων. Αυτή η ενσωμάτωση δεδομένων μπορεί να βελτιώσει τις διαδικασίες back-office, συμπεριλαμβανομένης της αυτοματοποίησης της συμφιλίωσης των δαπανών για τις οικονομικές ομάδες.

Συγκεντρώστε ανατροφοδότηση από τους υπαλλήλους σχετικά με τις ταξιδιωτικές τους εμπειρίες για να εξισορροπήσετε την ανάγκη για ταξίδια με μέτρα εξοικονόμησης κόστους. Η ανατροφοδότηση μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποια έξοδα είναι σημαντικά για την ομάδα σας - και ποια μπορείτε να μειώσετε χωρίς να επηρεάσετε την ικανοποίηση των εργαζομένων και την ανάπτυξη της επιχείρησης. Οι τακτικές έρευνες μετά το ταξίδι και οι συνεντεύξεις των εργαζομένων μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε ευκαιρίες για μείωση των περιττών ταξιδιωτικών δαπανών και να βελτιώσετε τη συμμόρφωση με την πολιτική.

Έξω από την εργασία, οι άνθρωποι περιμένουν βολικές τεχνολογίες που βασίζονται σε κινητά και νέφος. Πολλοί περιμένουν τώρα το ίδιο και στην εργασία τους. Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία αναφοράς εξόδων για να μειώσετε τα δαπανηρά σφάλματα, να εξοικονομήσετε χρόνο και να βελτιώσετε την ικανοποίηση των εργαζομένων.

Τα ψηφιακά αντίγραφα των αποδείξεων μπορούν να βοηθήσουν στον εξορθολογισμό της αναφοράς εξόδων. Φανταστείτε ότι η ομάδα σας θα μπορούσε να υποβάλει απρόσκοπτα μια δαπάνη με την απλή λήψη μιας φωτογραφίας. Η ορατότητα των δαπανών σε πραγματικό χρόνο μπορεί να βοηθήσει τις οικονομικές ομάδες να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με την πολιτική T&E και να εξαλείψουν τους σωρούς των χάρτινων αποδείξεων. Εάν το επιτρέπουν οι φορολογικοί κώδικες, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να μην απαιτείται απόδειξη για συναλλαγές κάτω από ένα ορισμένο ποσό.

Τα σωστά κατηγοριοποιημένα έξοδα ταξιδιού σας επιτρέπουν να αναλύετε ευκολότερα τις τάσεις των δαπανών για να ξεκλειδώσετε την εξοικονόμηση πόρων. Μια πλατφόρμα λογισμικού διαχείρισης ταξιδιών μπορεί να απλοποιήσει αυτή τη διαδικασία ενσωματώνοντας τις συναλλαγές με εταιρικές κάρτες απευθείας στο σύστημά της.

Η εκπαίδευση της ομάδας σας σχετικά με τον τρόπο ορθής αναφοράς των εξόδων ταξιδίου θα τη βοηθήσει να αποφύγει τα συνήθη λάθη και να ακολουθήσει τις πολιτικές της εταιρείας. Πάνω από 55% των εταιρειών με ετήσια ταξιδιωτική δαπάνη άνω των 50 εκατομμυρίων δολαρίων απαιτούν από τους υπαλλήλους να παρακολουθήσουν ή να παρακολουθήσουν εκπαίδευση για την πολιτική ταξιδιών και εξόδων. Ορισμένες εταιρείες απαιτούν ακόμη και από τους υπαλλήλους να περάσουν ένα τεστ προτού λάβουν εταιρική πιστωτική κάρτα.

Επανεξετάστε τακτικά τα πρότυπα δαπανών για να βελτιώσετε τη συμμόρφωση με την πολιτική T& E και να απελευθερώσετε εξοικονόμηση πόρων. Παρακολουθήστε βασικούς δείκτες επιδόσεων, όπως το μέσο κόστος ανά ταξίδι, τα ποσοστά συμμόρφωσης με την πολιτική και τις συνολικές δαπάνες ταξιδιών. Η σύγκριση των δαπανών σας με τα πρότυπα αναφοράς του κλάδου μπορεί να αναδείξει ευκαιρίες εξορθολογισμού των δαπανών. Οι κλαδικές ενώσεις, οι εταιρείες συμβούλων και οι εταιρείες διαχείρισης ταξιδιών προσφέρουν συχνά διαφορετικά επίπεδα δεδομένων συγκριτικής αξιολόγησης για τα επαγγελματικά ταξίδια.

Τα στατιστικά μοντέλα μπορούν να χρησιμοποιήσουν ιστορικά δεδομένα για την πρόβλεψη ταξιδιωτικών προτύπων, διακυμάνσεων της ζήτησης και τάσεων τιμολόγησης. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να πλοηγηθείτε στις διαπραγματεύσεις με τους προμηθευτές, να προβλέψετε τις διακυμάνσεις στις ανάγκες T&E και να βελτιστοποιήσετε τα έξοδα των επαγγελματικών σας ταξιδιών.

Οι φορολογικές εκπτώσεις για τα έξοδα ταξιδιού μπορούν να συμβάλουν στη βελτιστοποίηση του κόστους των επαγγελματικών ταξιδιών. Δημιουργήστε έναν λεπτομερή κατάλογο εξόδων (με ή χωρίς εργαλείο διαχείρισης εξόδων) για να προσδιορίσετε ποια έξοδα εργασίας αποτελούν φορολογικές εκπτώσεις στο τέλος του έτους. Οι επιλέξιμες δαπάνες μπορεί να περιλαμβάνουν το κόστος των αεροπορικών εισιτηρίων και άλλων μεταφορών, των καταλυμάτων, των γευμάτων, της επικοινωνίας που σχετίζεται με τις επιχειρήσεις και των επαγγελματικών εκδηλώσεων.

Για να βρείτε ευκαιρίες διαπραγμάτευσης καλύτερων τιμών και όρων πληρωμής, επανεξετάστε τους όρους που έχετε θέσει με τους προμηθευτές επαγγελματικών ταξιδιών, όπως αεροπορικές εταιρείες, ξενοδοχεία και εταιρείες ενοικίασης αυτοκινήτων. Για παράδειγμα, μπορεί να προτείνουν την αλλαγή μεθόδων πληρωμής για να μεγιστοποιήσουν την εξοικονόμηση πόρων. Οι εικονικές κάρτες προσφέρουν επίσης τα ίδια πλεονεκτήματα ευκολίας και ασφάλειας με τις φυσικές εταιρικές κάρτες, ενώ παράλληλα σας δίνουν τη δυνατότητα να ελέγχετε τις δαπάνες μέσω του ποσού, της χρονικής περιόδου, του τύπου και του τόπου των συναλλαγών.

Η βελτιστοποίηση των εξόδων επαγγελματικών ταξιδιών απαιτεί μια στρατηγική προσέγγιση που περιλαμβάνει τον σχεδιασμό, την παρακολούθηση και τη συνεχή βελτίωση των πολιτικών και πρακτικών ταξιδιών. Αυτές οι 18 στρατηγικές μπορούν να βοηθήσουν εσάς και την επιχείρησή σας να διαχειριστείτε το κόστος ταξιδιών - και παράλληλα να βελτιώσετε τον τρόπο με τον οποίο οι υπάλληλοί σας ταξιδεύουν για να προωθήσουν την επιχείρησή σας.