Τέσσερις τρόποι με τους οποίους η διαχείριση του T&E μπορεί να συμβαδίσει με τα επαγγελματικά ταξίδια

Οι πιο ακριβείς προβλέψεις είναι συνήθως οι πιο εύπλαστες. Πάρτε τις αντίθετες προβλέψεις της εποχής Covid ότι τα επαγγελματικά ταξίδια ή τα εταιρικά ταξίδια θα ανακάμψουν ή δεν θα ανακάμψουν πλήρως.

Κατά κάποιο τρόπο και οι δύο προβλέψεις ήταν σωστές. Και τα έξοδα ταξιδιού & (T&E), επίσης γνωστά ως έξοδα ταξιδιού & ψυχαγωγίας, οι διευθυντές πρέπει να καταλάβουν γιατί.

Τα πιο πρόσφατα στοιχεία προβλέπουν ότι οι δαπάνες T&E θα ανακτήσουν το ύψος των 1,4 τρισεκατομμυρίων δολαρίων του 2019 κάποια στιγμή το 2024 και θα φτάσουν τα 1,8 τρισεκατομμύρια δολάρια το 2027.1 Υπό αυτή την έννοια, τα επαγγελματικά ταξίδια βρίσκονται σε καλό δρόμο προς την πλήρη ανάκαμψη.

Ωστόσο, οι ταξιδιωτικές δαπάνες δεν είναι το ίδιο με τη συχνότητα ή τον όγκο των ταξιδιών. Ενώ ο αριθμός των επαγγελματικών ταξιδιών αυξάνεται, οι δαπάνες για επαγγελματικά ταξίδια αυξάνονται ταχύτερα.2

Οι άνθρωποι ταξιδεύουν για μεγαλύτερα χρονικά διαστήματα από ό,τι στο παρελθόν. Οι μακρινές ημερήσιες εκδρομές ή οι ολονύκτιες συναντήσεις είναι εκτός προγράμματος. Πολλαπλές συνεδριάσεις εντός μιας περιοχής, ίσως διανθισμένες με μια εκτεταμένη περίοδο εργασίας εκτός σπιτιού, είναι μέσα.

Δύσκολα μπορεί κανείς να μιλήσει για ανάκαμψη των επαγγελματικών ταξιδιών όταν τα ταξίδια και οι δαπάνες είναι εκτός συγχρονισμού σε σχέση με το 2019. Καθώς ο ψηφιακός μετασχηματισμός αντιμετωπίζει τα νέα υβριδικά εργατικά δυναμικά και τις αυξανόμενες περιβαλλοντικές ανησυχίες, μια πιο κατάλληλη λέξη είναι η μετενσάρκωση.

Έτσι, όταν 87% των υπευθύνων λήψης ταξιδιωτικών αποφάσεων σε μια έρευνα που χρηματοδοτήθηκε από τη Mastercard συμφωνούν ότι τα επαγγελματικά ταξίδια βρίσκονται σε σημείο καμπής με την ευκαιρία να αναθεωρήσουν τα παλαιά συστήματα, οι διαχειριστές των προγραμμάτων T&E δεν μπορούν πλέον να λειτουργούν σαν να είναι πάλι το 2019.3

Ακολουθούν τέσσερις τρόποι με τους οποίους μπορούν να συμβαδίσουν.

Εννέα στους δέκα ιθύνοντες για τα ταξίδια συμφωνούν ότι το μέλλον του T&E είναι η σύγκλιση της διαχείρισης πληρωμών και εξόδων. Ωστόσο, οι διαφορετικές ανάγκες αγορών και οι νέοι τύποι δαπανών σημαίνουν ότι 61% των υπευθύνων λήψης αποφάσεων δηλώνουν τώρα ότι το υβριδικό ή απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό τους έχει καταστήσει πιο δύσκολη την πρόβλεψη και τον προϋπολογισμό των ταξιδιωτικών δαπανών.

Μια ενοποιημένη προσέγγιση στον προγραμματισμό επιχειρηματικών πόρων (ERP) μπορεί να βοηθήσει παρέχοντας μια ενιαία πηγή αλήθειας και πλήρη ορατότητα των ροών πληρωμών B2B και T&E. Μια βασική απόχρωση του T&E είναι ότι οι υπεύθυνοι για τα ταξίδια ενδιαφέρονται τόσο να παρέχουν αυτή την ορατότητα στους υπαλλήλους τους όσο και να την αποκτήσουν οι ίδιοι.

Ίσως δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων για τα ταξίδια θεωρούν τη σύνδεση των ορίων δαπανών με τις μεθόδους πληρωμής ως το κορυφαίο παγκόσμιο στοιχείο διαφοροποίησης για τα επόμενα πέντε χρόνια. Ωστόσο, δεν βοηθάει όταν οι υπεύθυνοι ταξιδίων διακινδυνεύουν αναποτελεσματικότητα στη συμφωνία λογαριασμών, την εποπτεία, τη ροή μετρητών, ακόμη και στην πρόληψη της απάτης, αφήνοντας τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν προσωπικές κάρτες για ταξίδια.

Οι εικονικές κάρτες προσφέρουν μια εναλλακτική λύση. Διατηρούν τα πλεονεκτήματα των φυσικών εταιρικών καρτών, όπως τα λεπτομερή δεδομένα συναλλαγών για τη συμφιλίωση των πληρωμών ένα προς ένα, ενώ παράλληλα δίνουν τη δυνατότητα στους διαχειριστές του T&E να εφαρμόζουν ελέγχους δαπανών σχετικά με το ποσό, τη χρονική περίοδο, τον τύπο και τον τόπο των συναλλαγών. Εννέα στους δέκα υπεύθυνους λήψης αποφάσεων για τα ταξίδια λένε ότι οι εικονικές κάρτες θα είναι είτε κοινός τόπος είτε θα αποτελούν διαφοροποιητικό παράγοντα σε πέντε χρόνια.

Σχεδόν τα δύο τρίτα των υπευθύνων λήψης αποφάσεων για τα ταξίδια έχουν αντιμετωπίσει προκλήσεις όσον αφορά την αποτελεσματική και έγκαιρη παροχή πληροφοριών σχετικά με τις πολιτικές και τις ενημερώσεις του T&E σε υβριδικά ή απομακρυσμένα εργατικά δυναμικά, και 89% συμφωνούν ότι χρειάζονται πιο δυναμικές πολιτικές του T&E.

Η αναθεώρηση της πολιτικής & των διαδικασιών μπορεί να διασφαλίσει την επιχειρηματική συνάφεια με τον καθορισμό των στόχων, τη συγκριτική αξιολόγηση έναντι των ανταγωνιστών και την ενοποίηση των προσεγγίσεων σε όλα τα τμήματα και τις περιφέρειες. Τα θέματα μπορεί να κυμαίνονται από κωδικούς γενικής λογιστικής και κωδικούς κατηγοριών εμπόρων έως πληρωμές εφάπαξ και έξοδα εκτός τσέπης.

Ωστόσο, εξίσου σημαντική με την επιχειρηματική συνάφεια είναι και η συμμόρφωση των εργαζομένων: 59% των υπευθύνων για τα ταξίδια δυσκολεύονται να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση των εργαζομένων με τις πολιτικές και τους ελέγχους δαπανών.

Οι σαφείς πολιτικές φυσικά βοηθούν, αλλά οι ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τις δαπάνες εντός και εκτός πολιτικής θα μπορούσαν να ενισχύσουν την τήρηση, καλύπτοντας τις ανάγκες των ταξιδιωτών εν κινήσει. Περιβαλλοντικές εκτιμήσεις, όπως αυτές που παρέχονται από τους υπολογιστές άνθρακα στις τραπεζικές εφαρμογές, θα πρέπει να περιλαμβάνονται ως αυτονόητη προϋπόθεση.

Η κατανόηση των επιπτώσεων των επιλογών μετακίνησης από τις εκπομπές διοξειδίου του άνθρακα αποτελεί την υπ' αριθμόν ένα προτεραιότητα για τους ηγέτες των επιχειρήσεων που καθορίζουν πολιτικές μετακίνησης. Οι αυξημένες ανάγκες παρακολούθησης και υποβολής εκθέσεων σημαίνουν πλέον ότι 88% των υπευθύνων λήψης αποφάσεων για τα ταξίδια παρέχουν ήδη ή σχεδιάζουν να παρέχουν δεδομένα για το αποτύπωμα άνθρακα στους επαγγελματίες ταξιδιώτες για πιο τεκμηριωμένες δαπάνες.

Ως αναπόσπαστο μέρος της αναθεώρησης της πολιτικής & διαδικασιών, η αναθεώρηση της βιωσιμότητας ενσωματώνει όλες τις βασικές πτυχές: καθορισμένους στόχους, ανταγωνιστικά σημεία αναφοράς και εταιρικές στρατηγικές. Όμως, η βιωσιμότητα - ή ευρύτερα οι περιβαλλοντικές, κοινωνικές και διακυβερνητικές (ESG) εκτιμήσεις - έχει επίσης τις δικές της ωθήσεις.

Οι δύο κύριες περιβαλλοντικές παροτρύνσεις τείνουν να συμβαδίζουν. Οι επίσημες εντολές, όπως η απαγόρευση των εσωτερικών πτήσεων μικρών αποστάσεων της Γαλλίας, συχνά συμβαδίζουν με τις αναδυόμενες προτεραιότητες των εργαζομένων, όπως τα δύο τρίτα των ερωτηθέντων στην ΕΕ και τις ΗΠΑ που επιθυμούν τώρα να φορολογηθούν περισσότερο τα αεροπορικά ταξίδια4.

Πρόσθετες εκτιμήσεις, ομοίως, αφορούν το εταιρικό επίπεδο και το επίπεδο των εργαζομένων. Ορισμένα διαδικτυακά εργαλεία κρατήσεων παρέχουν ήδη πληροφορίες σχετικά με το αποτύπωμα άνθρακα για να βοηθήσουν τους ταξιδιώτες να κάνουν πιο ενημερωμένες αγορές. Εν τω μεταξύ, οι υπεύθυνοι ταξιδιών μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες για να καθορίσουν πιο τεκμηριωμένες πολιτικές & διαδικασίες.

Η διαχείριση των προμηθευτών ταξιδιών βρίσκεται στο σημείο τομής της αποτελεσματικότητας του κόστους, της ικανοποίησης των εργαζομένων και των εταιρικών στόχων. Η επιδέξια διαχείριση των αντικρουόμενων συμφερόντων δεν είναι πάντα εύκολη και 42% των επιχειρήσεων σημειώνουν δυσκολίες στη διαπραγμάτευση των συμβάσεων με τους προμηθευτές ταξιδίων5.

Η βελτιωμένη χρήση των δεδομένων ERP φέρνει όλους τους αγοραστές σε καλύτερη θέση για να διαπραγματευτούν με τους προμηθευτές. Ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό T&E είναι πρόσθετα δεδομένα που μπορεί να προέρχονται από μια εταιρεία διαχείρισης ταξιδιών (TMC) και ένα παγκόσμιο σύστημα διανομής (GDS).

Οι TMC διαχειρίζονται τα επαγγελματικά ταξίδια ως μέρος ενός GDS, το οποίο εξυπηρετεί τους αγοραστές και τους προμηθευτές με απογραφή ταξιδιών σε πραγματικό χρόνο σε ένα παγκόσμιο ταξιδιωτικό δίκτυο. Ένα δίκτυο πληρωμών μπορεί να λαμβάνει δεδομένα από ένα TMC και να αντιστοιχίζει τις εγγραφές ταξιδιωτικών δεδομένων με τις σχετικές συναλλαγές.

Τα εμπλουτισμένα δεδομένα συναλλαγών παρέχουν στη συνέχεια μια πλήρη επισκόπηση του T&E και επιτρέπουν στους διαχειριστές ταξιδιών να κάνουν πιο τεκμηριωμένες αγορές. Παραδείγματα περιλαμβάνουν την αποφυγή υπερπληρωμών ή τη διασφάλιση της καταλληλότητας των παρεπόμενων παροχών που διαπραγματεύονται μαζικά με προτιμώμενους προμηθευτές.

Οι παγκόσμιες δαπάνες για επαγγελματικά ταξίδια αναμένεται να φθάσουν το 2024 στο επίπεδο των 1,4 τρισεκατομμυρίων δολαρίων του 2019 και να φτάσουν σχεδόν τα 1,8 τρισεκατομμύρια δολάρια μέχρι το τέλος του 2027.6 Η αύξηση αυτή αντανακλά τις απόψεις των 88% των υπευθύνων λήψης ταξιδιωτικών αποφάσεων που συμφωνούν ότι τα επαγγελματικά ταξίδια είναι ζωτικής σημασίας για την προώθηση της ανάπτυξης των οργανισμών τους.

Όλα αυτά συνεπάγονται μεγάλη πίεση για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων για τα ταξίδια - σε τέτοιο βαθμό που 85% από αυτούς πιστεύουν ότι ο ρόλος του Chief Travel Officer (CTO) θα είναι κοινός σε δέκα χρόνια. Η απλουστευμένη διαχείριση των δαπανών, οι προσαρμοσμένες διαδικασίες πολιτικής &, η ενσωματωμένη βιωσιμότητα και η ποσοτικοποιημένη απόδοση των προμηθευτών θα ανακουφίσουν σε μεγάλο βαθμό το βάρος τους.

Η τεχνητή νοημοσύνη θα παίζει όλο και περισσότερο ρόλο. Θα μπορούσε να ενεργεί ως εικονικός βοηθός, βοηθώντας με κρατήσεις πριν από το ταξίδι και καθοδηγώντας τις αγορές εντός και εκτός πολιτικής κατά τη διάρκεια ενός ταξιδιού, ή θα μπορούσε να εξατομικεύσει τα προγράμματα ανταμοιβής εταιρικών πιστωτικών καρτών, ώστε να τα καταστήσει σχετικά με τον κάτοχο της κάρτας.

Ένα πρόγραμμα T&E με επίκεντρο τον εργαζόμενο δημιουργεί ευτυχισμένους ταξιδιώτες και 91% των υπευθύνων λήψης αποφάσεων για τα ταξίδια σχεδιάζουν να επενδύσουν σε AI και μηχανική μάθηση για να παρέχουν στους εργαζόμενους πιο εξατομικευμένες ταξιδιωτικές εμπειρίες.

Μια τέτοια επένδυση φαίνεται σοφή. Ο καλύτερος τρόπος για να συμβαδίζει ένας διαχειριστής T&E με τα επαγγελματικά ταξίδια είναι να συμβαδίζει με τους ίδιους τους ταξιδιώτες.

Μάθετε περισσότερα για τις συμβουλευτικές υπηρεσίες T&E της Mastercard.