Abyste pochopili, jak moc se zaměstnanci obávají vyplňování výkazů výdajů, vezměte v úvahu následující: V průzkumu společnosti SAP Concur z roku 2019 téměř 20% zaměstnanců na služebních cestách uvedlo, že by si raději nechali vyvrtat zuby u zubaře, než aby vyplnili zprávu o výdajích.

Výkazy výdajů, které jsou všeobecně nenáviděné pro svou zdlouhavost, jsou obzvláště obtížné pro ty, kteří pracují na místech, kde se používají ručně psané formuláře. Tito zaměstnanci se často probírají obálkami plnými účtenek, mžourají do slabého písma, aby zjistili, jakou taxislužbu ve Phoenixu použili, nebo si vzpomínají, kdo přišel na happy hour poslední den cesty.

Práci nemají o nic snazší ani ti, kteří zprávy přijímají. Správci cestovních a zábavních služeb, účetnictví nebo financí se spoléhají na to, že si zaměstnanci vzpomenou na jakékoliv mlhavé detaily, aby potvrdili, že jejich výdaje jsou v souladu s firemní politikou, jakož i s předpisy a daňovými zákony dané destinace.

Vyřizování hlášení navíc často zabírá čas, který by bylo možné lépe věnovat jiným povinnostem. Podle studie Global Business Travel Association z roku 2022 například každá pátá zpráva obsahuje chyby nebo vyžaduje upřesnění - často kvůli něčemu tak drobnému, jako je zbloudilý překlep, chybějící pole nebo špatně zapamatované datum. Oprava zprávy trvá v průměru 18 minut a stojí podnik 52 dolarů. Ve firmách, kde je cestování běžnou záležitostí nebo kde je každá minuta drahá, se to rychle sčítá.

A služební cesty nezmizí. Navzdory stále hybridnějšímu pracovišti studie společnosti Mastercard z roku 2023 ukázala, že velké společnosti plánují v příštích několika letech navýšit své rozpočty na cestování, aby podpořily nový růst. Výkazy výdajů jsou zde i nadále - ale mohou být jednodušší.  

Aby společnost Mastercard zjednodušila úkol pro obchodní cestující a jejich zaměstnavatele, zkoumá způsoby, jak spojit vykazování výdajů s platebním procesem a přinést tak potřebné úlevy jak obchodním cestujícím, tak finančním manažerům. Společnost Mastercard se zaměřuje na partnerství s poskytovateli softwaru a hraje tak zásadní roli v modernizaci starých výkazů výdajů.

Například její spolupráce se společností SAP Concur, přední světovou značkou integrovaného softwaru pro správu cestování a výdajů. Obě společnosti nedávno rozšířily svou dlouhodobou spolupráci o další zjednodušení vykazování výdajů. Díky nové integraci mohou být nákupy uskutečněné firemními kartami Mastercard zachyceny a automaticky vyplněny v platformě Concur Expense, která pak může zaměstnance okamžitě upozornit, pokud jsou potřeba další informace. Díky těmto údajům o výdajích v reálném čase mohou společnosti dosáhnout lepšího souladu s výdajovými pravidly, zatímco cestující mohou využívat lepší zkušenosti s automatizovaným vytvářením výdajů. 

"Spojení softwaru s platbami radikálně mění způsob, jakým společnosti přemýšlejí o cestování a výdajích," říká Chad Wallace, globální ředitel komerčních řešení společnosti Mastercard. "Jsme svědky sbližování platforem, kdy se systémy, které spolu dříve nekomunikovaly, spojují a zvyšují efektivitu. Dopad na zkušenosti zaměstnanců je transformační - pro ty, kteří jsou na obou stranách zprávy o výdajích."

Nyní mohou obchodní cestující jednoduše namáčknout kartu nebo klepnout na tlačítko a nákupy provedené na firemních účtech Mastercard se automaticky zadají do aplikace Concur Expense. Integrace do platebního kanálu umožňuje systému SAP Concur automaticky získávat další relevantní informace - například poštovní adresu taxislužby - ze sítě obchodníků společnosti Mastercard.

Concur Expense díky zabudované technologii umělé inteligence také vyhodnocuje soulad s předpisy a v případě pochybného výdaje zašle okamžitou zpětnou vazbu, takže zaměstnanci nebudou pokračovat v utrácení peněz, které by nemusely být proplaceny.

Tyto funkce umožňují společnostem spojit se s uživatelem v okamžiku, který Chris Juneau, vedoucí tržní strategie ve společnosti SAP Concur, nazývá "okamžikem, na kterém záleží": právě když provádí platbu. Vyžádáním dalších informací v okamžiku nákupu - než zapomenete, kdo další byl na večeři třetí večer na konferenci - podniky omezí počet chyb a urychlí schvalování.

"Umělá inteligence může převzít manuální úkoly, které jsou náchylnější k chybám, a mobilní aplikace se spojí s cestujícím prostřednictvím něčeho, co má vždy u sebe," říká Juneau.

Například společnost SAP Concur zabudovala umělou inteligenci do svého řešení Concur Expense, aby zefektivnila vykazování výdajů. Když cestující na služební cestě natankuje palivo do pronajatého auta, může nahrát fotografii účtenky do mobilní aplikace ExpenseIT společnosti SAP Concur. Modely umělé inteligence extrahují částku platby, datum, daň, případně daň z přidané hodnoty a další relevantní informace a automaticky vyplní zprávu o výdajích.

Software také určuje kategorii výdajů - dokáže například rozlišit hotelový účet od účtenky za benzín. To znamená, že zaměstnanec může bezproblémově odeslat výdaj pouhým pořízením fotografie ještě předtím, než odjede od pumpy, a poskytnout tak finančním týmům přehled o výdajích v reálném čase, aby bylo zajištěno dodržování zásad T&E.

Podle údajů společnosti SAP Concur se zaměstnanci vrátí pouze 1,2% výkazů podaných pomocí ExpenseIT. Tato efektivita přináší úspory: Na každých 1 000 výkazů, které organizace zpracovává pomocí Concuru, připadá 273 hodin práce a 47 320 dolarů nákladů na produktivitu. V některých zemích mohou podniky využít daňových výhod za včas podané hlášení.

Do budoucna by toto zlepšení viditelnosti a transparentnosti mohlo přinést i další výhody než jen úspory. Vzhledem k tomu, že se požadavky na udržitelnost po celém světě zpřísňují, digitalizované cestovní údaje pomohou společnostem zdokumentovat jejich uhlíkovou stopu - a případně ji i snížit.

"Představte si svět, kde vám rezervační nástroj automaticky doporučí let nejúspornějším letadlem nebo rezervaci v místní restauraci," říká Wallace. "Odhalení environmentálních důsledků jednotlivých možností pomůže zaměstnancům lépe se rozhodnout."

Díky přístupu k údajům o výdajích společnosti Mastercard v reálném čase může SAP Concur pokračovat v aktualizaci svých modelů umělé inteligence a umožnit tak další nové funkce, které softwaru umožní řídit každý krok od žádosti o cestu až po její proplacení. "Nejde jen o vykazování výdajů," říká Juneau. "Tím se zlepší celý proces od začátku do konce, počínaje rezervací. Chceme vrátit zaměstnancům jejich čas, ať už se jedná o cestující nebo pracovníky ve financích a účetnictví, aby se mohli soustředit na další strategické priority."