Aby udržely krok s dobou okamžitých zkušeností a okamžitého ověřování, obracejí se podniky všeho druhu k virtuálním kartám, aby do svých operací vnesly jednoduchost, bezpečnost a efektivitu digitalizace. Co jsou to vlastně virtuální karty a jak fungují?

Virtuální karty jsou stále rozšířenější platební možností v oblasti B2B plateb. Jedná se o náhodně vygenerovaná dočasná čísla karet, která jsou spojena s účtem financování se zavedenou úvěrovou linkou. Obvykle se používají pro určitou transakci nebo na určité časové období. Často jsou integrovány do účetních systémů, systémů pro plánování podnikových zdrojů a systémů pro správu výdajů, aby se zefektivnily procesy v zázemí, včetně automatizace odsouhlasování.

Virtuální karty se liší v tom, že nemají fyzickou kartu, ale jinak fungují při nákupech podobně - mají 16místné číslo karty, datum platnosti a třímístný CVC kód. Některé virtuální karty lze dokonce přidat do mobilních peněženek a používat je jako digitální verze spotřebitelských kreditních nebo debetních karet. 

Virtuální karty fungují stejně jako tradiční platební karty, ale podniky, které je používají, mají větší kontrolu nad výdaji. Mohou si přizpůsobit parametry a karty lze propojit s konkrétními obchodními jednotkami nebo projekty pro lepší sledování, odsouhlasování a správu faktur.

Virtuální karty lze vygenerovat okamžitě a použít je k online platbám - nemusíte čekat, až vám poštou přijde fyzická karta.

Virtuální karty nabízejí podnikům možnost přizpůsobit kontrolu výdajů, včetně omezení rozpočtu, doby, po kterou lze kartu používat - například den nebo týden - a míst, kde lze kartu používat, například určením konkrétních obchodníků nebo pouze určitých kódů obchodníků. Například virtuální kartu vydanou na úhradu nákladů na večeři pro klienta nebylo možné použít na nákup nového oblečení v nedalekém nákupním centru.

Výhody virtuálních karet jsou stejné jako u plastových karet - například pohodlí a bezpečnost - ale kromě toho nabízejí také kontrolu výdajů a větší flexibilitu díky novým způsobům použití plateb.

Tyto výhody platí pro obě strany obchodních transakcí. Pro obchodníky nebo dodavatele může přijímání virtuálních karet přinést jistotu plateb a pomoci snížit počet dnů neuhrazených tržeb, což je průměrný počet dnů, které společnost potřebuje k inkasu platby za prodej, a je ukazatelem pracovního kapitálu.

Na rozdíl od tradičních šeků, které se v USA stále běžně používají při platbách mezi podniky a jejichž zúčtování obvykle trvá nejméně jeden pracovní den, jsou platby virtuálními kartami zúčtovány téměř okamžitě, což urychluje tok hotovosti. Obchodníci také mohou těžit z podrobnějších údajů o platbách, které jim mohou pomoci na cestě k automatizovanému zúčtování.

Pro nákupčí jsou rozhodující kontrolní mechanismy virtuálních karet, které omezují plíživé změny v rozpočtech a zajišťují, že finanční prostředky jsou vynakládány správně. Virtuální karty navíc snižují riziko podvodu nebo zneužití, protože je lze autorizovat pouze za určitých parametrů, po jejichž splnění je číslo deaktivováno. Mohou také nabídnout podrobnější sledování, protože jedinečné číslo karty použité v každé transakci znamená, že ji lze sledovat s větší přesností, a snadnější odsouhlasení, protože dodatečné údaje umožňují porovnání plateb jedna ku jedné.

Některé virtuální karty umí také převádět měnu v reálném čase, což může být výhodné pro společnosti s mezinárodními dodavatelskými řetězci. Aby se rozšířily případy použití virtuálních karet nad rámec online plateb a plateb přes telefon, přinášejí mobilní virtuální karty - kdy je karta uložena v mobilní peněžence a používá se k bezkontaktním platbám - snadnost maloobchodních plateb "tap-to-pay" do firemních transakcí.

Podniky využívají virtuální karty v rostoucím počtu případů - všude tam, kde je potřeba zvýšit efektivitu a větší kontrolu, flexibilitu a bezpečnost. Zde jsou některé ze způsobů, kterými společnost Mastercard využívá výhody virtuálních karet v široké a stále rostoucí škále odvětví.

Firemní cesty: Služební cesty se opět rozjely, ale mnoho společností se stále potýká se složitými a zastaralými procesy proplácení výdajů a náhrad. Virtuální karty lze použít k rezervaci cest a úhradě nákladů na pohoštění klientů, s přizpůsobenými kontrolními prvky pro správu výdajů a bezproblémovým odsouhlasením výdajů s rozšířenými údaji. A díky mobilním virtuálním kartám mohou cestující, kteří často létají, a cestovatelé na cestách jednoduše zaplatit za hotely, jídlo nebo drobné výdaje tam, kde jsou přijímány bezkontaktní platby.

Mobilní virtuální karty mají další vrstvu zabezpečení, která se nazývá tokenizace: Jakákoli karta uložená v digitální peněžence využívá šifrovací techniku, která nahrazuje číslo účtu karty alternativním číslem karty zvaným token, takže skutečné údaje o účtu nejsou během transakce nikdy sdíleny.

V závislosti na firemních pravidlech nemusí obchodní cestující vybavení virtuálními kartami evidovat hromady fyzických účtenek. Virtuální karty také eliminují nutnost platit osobní kartou a čekat na proplacení.

Virtuální karty mohou být vydávány také uchazečům o zaměstnání na pokrytí výdajů během náborového procesu nebo na úhradu výdajů na stěhování či dočasné ubytování pro zaměstnance, kteří se stěhují.

Veletrhy, akce a konference: Pro plánovače akcí může být obtížné spravovat rozpočty pro mnoho projektů a dodavatelů najednou - a náklady se snadno vyšplhají nahoru. Virtuální karty mohou zjednodušit platby a vykazování a pomoci udržet události v rámci určitého rozpočtu prostřednictvím kontrolních mechanismů, přičemž stále nabízejí flexibilitu, jak v případě potřeby přidat peníze do rozpočtu.

V závislosti na firemních pravidlech nemusí obchodní cestující vybavení virtuálními kartami evidovat hromady fyzických účtenek. Virtuální karty také eliminují nutnost platit osobní kartou a čekat na proplacení.

Virtuální karty mohou být vydávány také uchazečům o zaměstnání na pokrytí výdajů během náborového procesu nebo na úhradu výdajů na stěhování či dočasné ubytování pro zaměstnance, kteří se stěhují.

Zdravotní péče a pojištění: Každý, kdo v posledních desetiletích navštívil lékaře, ví, že vyúčtování zdravotní péče je složité a pomalé. Nejinak je tomu v případě lékařské ordinace nebo nemocnice, která se zabývá schvalováním a vyplácením pojistného plnění. Poskytovatelé zdravotní péče se často potýkají s překážkami při vyřizování pojistných událostí s pojišťovnami, protože zavedené starší systémy jsou zatíženy velkým množstvím papíru, což zpožďuje platby, vyvolává problémy s peněžními toky a zvyšuje náklady na půjčky. Díky začlenění virtuálních karet do platforem pro zpracování pojistných událostí, které spojují pojišťovny s poskytovateli zdravotní péče, mohou všichni těžit z rychlejších plateb, lepšího přehledu o stavu pojistných událostí a snadnějšího odsouhlasování.

Správa vozového parku: Pro manažery vozových parků, kteří hledají způsoby, jak řídit náklady na pohonné hmoty a údržbu a zajistit, aby řidiči dodržovali firemní pravidla, lze mobilní virtuální karty propojit s konkrétním vozidlem a sledovat tak například spotřebu pohonných hmot nebo dokonce s konkrétními čerpacími stanicemi, s nimiž má společnost uzavřenou přednostní spolupráci. Podrobné údaje o transakcích mohou manažerům vozového parku pomoci přijímat informovanější rozhodnutí, včetně způsobů, jak snížit náklady na palivo, řídit řidiče a optimalizovat trasy.

Podniky mohou spustit virtuální karty přímo prostřednictvím své vydavatelské banky, ale aby z nich měly co největší užitek, mohou spolupracovat se svými poskytovateli technologického softwaru a integrovat karty do svých digitálních obchodních platforem, jako jsou systémy plánování podnikových zdrojů nebo systémy pro zadávání zakázek, což může dále urychlit a zjednodušit jejich práci. Začlenění plateb do těchto platforem může snížit tření a transakční náklady a nabídnout více dat a informací, služby s přidanou hodnotou a dokonce i možnost přístupu k úvěrům a financování.

Pokud jsou virtuální karty přístupné prostřednictvím nástrojů, které firma denně používá, může se platba stát přirozeným rozšířením jejího provozu. Správa B2B plateb dříve vyžadovala přeskakování mezi různými obchodními platformami, ale zabudování virtuálních karet otevírá dveře novým, pohodlnějším zkušenostem, kdy jsou platby hladce začleněny do platforem, na kterých podniky organizují své podnikání.

Při výběru poskytovatele virtuálních karet se zaměřte na schopnost integrace se stávajícími systémy, rozsáhlý dosah, robustní ovládání karet a skvělou uživatelskou zkušenost.

Jednou z největších výhod virtuálních karet je možnost jejich začlenění do stávajících pracovních postupů společnosti, například do systémů používaných pro účetnictví, pokladnu nebo nákup. Výběrem poskytovatele s mnoha softwarovými integracemi mohou podniky snadno začlenit virtuální karty do svých stávajících nástrojů, a uvolnit tak efektivitu a zlepšit procesy v back-office.   

Hledání poskytovatelů s rozsáhlými globálními sítěmi pro akceptaci karet je také důležité pro optimalizaci míst, kde mohou podniky a jejich zaměstnanci používat své virtuální karty. S přibývajícím počtem virtuálních karet pro mobilní peněženky je důležité zvážit poskytovatele s velkou globální působností míst s bezkontaktním připojením.

Důležité je také zvolit dostupné ovládací prvky podle potřeb podniku. Pokud chce například firma zlepšit dodržování předpisů v oblasti cestování a zábavy a zajistit, aby zaměstnanci při služebních cestách nepřekračovali povolený limit výdajů, zvažte upřednostnění poskytovatele, který nabízí robustní kontrolu výdajů.

Klíčový je také výběr poskytovatele, který umožňuje zpracovávat transakce virtuálními kartami přímo v jejich bance nebo u acquirera - bez nutnosti ručně procházet e-maily, což je rizikový, pomalý a manuální proces. Budoucnost B2B plateb směřuje ke schopnosti poskytovat rychlé a bezpečné komplexní platební služby.