Osobní setkání se zákazníky, dodavateli, partnery a zaměstnanci mohou přinést vašemu podniku dobré výsledky. Podle studie 2023 88% osob s rozhodovací pravomocí v oblasti cestování uvedlo, že služební cesty jsou pro růst organizace zásadní. Jak tedy přední společnosti řídí své programy firemních cest a výdajů, aby vyvážily potřebu kontroly nákladů s výhodami většího počtu osobních kontaktů?

Shromáždili jsme 18 strategií, které přední společnosti uplatňují v každé fázi své cesty za účelem optimalizace výdajů na služební cesty. Přejděte na část, která vás nejvíce zajímá:

Po letech optimalizace digitálních zkušeností byl však tým elektronického obchodu připraven přejít od doporučování dalších zajímavých produktů k těm, o nichž se předpokládalo, že zvýší angažovanost. Po provedení testu s tradičními doporučeními založenými na strojovém učení na domovské stránce GlassesUSA.com zjistil, že sofistikovaný algoritmus hlubokého učení Dynamic Yield dokázal zvýšit počet nákupů o 68% a příjmy o 88%, a to vše díky jedinému widgetu.

Platforma pro správu letenek, hotelů a pozemní dopravy může vašim zaměstnancům pomoci vybrat si cestu v souladu s pravidly, která zároveň odpovídá jejich cestovním preferencím.

Nástroje pro firemní cestování konsolidují relevantní cestovní informace z různých platforem a poskytovatelů na jednom místě. Pokud se plány změní, platforma může také nabídnout jednoduché možnosti změny rezervace a zrušení v souladu se zásadami.

Omezení individuálních cestovních výdajů na ubytování, stravování a pozemní dopravu může zabránit nadměrným výdajům a pomoci kontrolovat náklady. Mnohé společnosti poskytují cestujícím rozpočty pro jednotlivá města nebo destinace a k odhadu nákladů využívají údaje od společností zabývajících se správou cestovního ruchu, konzultantů nebo vlastní záznamy o výdajích. Podle našeho nedávného průzkumu zásad T&E jich více než 6 z 10 začleňuje zásady a procesy T& E do nástrojů pro online rezervace nebo výdaje, aby bylo možné označit volby zaměstnanců, které spadají nebo nespadají do firemních zásad.

Včasná rezervace často znamená nižší ceny letenek a ubytování. Chcete-li to zavést do praxe, můžete ve svých firemních pravidlech pro cestování stanovit časový plán pro rezervaci cest předem a připomenout osobám, které si rezervují cesty na poslední chvíli, kdy se jejich pravidla vymykají.

Poskytovatelé cestovních služeb si uvědomují výhody budování trvalých vztahů s podniky. Letecké společnosti, hotely a autopůjčovny se často snaží zajistit nejlepší možné ceny, které odpovídají jedinečným cestovním potřebám vaší společnosti a jejímu objemu.

Pokud chcete proces vyjednávání přenechat profesionálům, můžete si objednat společnost pro správu cest, která za vás vyjedná firemní slevy a pomůže vám optimalizovat výdaje na služební cesty.

Zachycení většího množství T&E výdajů na kreditních kartách může organizaci přinést cenné výhody:

• Snadno přístupné transakce mohou pomoci kontrolovat výdaje zaměstnanců a zvýšit jejich přehlednost.
• Robustní výkaznictví na úrovni transakcí může optimalizovat procesy závazků.
• Zaměstnanci mohou získat cestovní pojištění, podporu concierge, telemedicínu a přístup do letištních salonků.

Další možností jsou virtuální karty a mobilní virtuální karty. Používají dočasná, náhodně vygenerovaná čísla karet a jsou spojeny s finančním účtem se zavedenou úvěrovou linkou. Poskytují podnikům větší kontrolu nad výdaji díky možnosti nastavit vlastní parametry pro způsob, čas a místo použití karty.

61% osob s rozhodovací pravomocí v oblasti cestovního ruchu uvedlo, že jejich organizace podporuje cestující v rezervaci udržitelných možností. To může mít mnoho podob. Jedním z běžných přístupů je zavádění regionálních nebo celostátních politik, které upřednostňují železniční dopravu před leteckou. Jiní stanovili zásady, které minimalizují jednodenní cesty letadlem.

Dalším opatřením je omezení vícenásobných cest. Povzbuďte své zaměstnance, aby si naplánovali více schůzek na stejném místě, a dosáhli tak vyšší efektivity, nebo přesuňte vybrané schůzky na videohovory.

Pokud je nutná pozemní doprava, vyzvěte zaměstnance, aby si rozdělili náklady na spolujízdu nebo pronájem auta, a snížili tak náklady a uhlíkovou stopu.

Volnočasoví cestovatelé tráví dovolenou déle než v době před příchodem Sovětského svazu. S tím, jak se stírají hranice mezi pracovním a soukromým životem, mnozí zaměstnanci prodlužují své služební cesty, aby si užili čas v cílové destinaci i mimo pracovní dobu. Umožnění volnočasových cest zaměstnancům může zvýšit flexibilitu při načasování jejich cesty a snížit celkové cestovní náklady.

Odesílají se zprávy o výdajích vašeho týmu okamžitě, aby se pak zdržely u vedení ve fázi kontroly a schvalování?

Pro mnoho podniků je tento proces složitý a časově náročný. Zjednodušte si správu výdajů pomocí jasných a stručných zásad řízení výdajů, předběžného schvalování určitých výdajů a stanovení očekávaných lhůt pro jejich schválení.

Dalším způsobem, jak urychlit zpracování výdajů, je program virtuálních karet. Virtuální karty mají rozšířené údaje vázané na každé použití a často jsou integrovány se systémy pro správu výdajů. Tato integrace dat může zefektivnit vaše back-office procesy, včetně automatizace odsouhlasování výdajů pro finanční týmy.

Získejte zpětnou vazbu od zaměstnanců o jejich zkušenostech s cestováním, abyste vyvážili potřebu cestování s opatřeními na úsporu nákladů. Zpětná vazba vám pomůže určit, které výdaje jsou pro váš tým důležité - a které můžete snížit, aniž by to mělo dopad na spokojenost zaměstnanců a růst firmy. Pravidelné průzkumy po cestách a rozhovory se zaměstnanci vám pomohou identifikovat příležitosti ke snížení zbytečných výdajů na cesty a zlepšit dodržování zásad.

Mimo práci lidé očekávají pohodlné mobilní a cloudové technologie. Mnozí dnes očekávají totéž v práci. Automatizujte proces vykazování výdajů, abyste omezili nákladné chyby, ušetřili čas a zvýšili spokojenost zaměstnanců.

Digitální kopie účtenek mohou pomoci zefektivnit vykazování výdajů. Představte si, že by váš tým mohl bezproblémově odeslat výdaj pouhým pořízením fotografie. Přehled o výdajích v reálném čase může finančním týmům pomoci zajistit dodržování zásad T&E a eliminovat hromady papírových účtenek. Pokud to daňové zákony umožňují, můžete zvážit upuštění od požadavku na účtenku u transakcí do určité částky.

Správně roztříděné cestovní výdaje vám umožní snadněji analyzovat trendy výdajů a odhalit úspory. Softwarová platforma pro správu cestování může tento proces zjednodušit tím, že integruje transakce s firemními kartami přímo do svého systému.

Poučení vašeho týmu o tom, jak správně vykazovat cestovní výdaje, jim pomůže vyhnout se běžným chybám a dodržovat firemní zásady. Více než 55% společností s ročními výdaji na cestování nad 50 milionů dolarů vyžaduje, aby zaměstnanci shlédli nebo absolvovali školení o pravidlech pro cestování a výdajích. Některé společnosti dokonce vyžadují, aby zaměstnanci před získáním firemní kreditní karty složili test.

Pravidelně přezkoumávejte vzorce výdajů, abyste zlepšili dodržování zásad T& E a uvolnili úspory. Sledování klíčových ukazatelů výkonnosti, jako jsou průměrné náklady na cestu, míra dodržování zásad a celkové výdaje na cesty. Porovnání vašich výdajů s referenčními hodnotami v odvětví může poukázat na příležitosti k zefektivnění výdajů. Odvětvová sdružení, poradenské společnosti a společnosti zabývající se správou cestovního ruchu často nabízejí různé úrovně srovnávacích údajů pro služební cesty.

Statistické modely mohou využívat historická data k předpovídání cestovních vzorců, výkyvů poptávky a cenových trendů. Tyto poznatky vám pomohou při vyjednávání s dodavateli, předvídání výkyvů v potřebách T&E a optimalizaci výdajů na služební cesty.

Daňové odpočty cestovních výdajů mohou pomoci optimalizovat náklady na služební cesty. Vytvořte si podrobný seznam výdajů (s nástrojem pro správu výdajů nebo bez něj), abyste na konci roku zjistili, které pracovní výdaje lze odečíst z daní. Způsobilé výdaje mohou zahrnovat náklady na letenky a jinou dopravu, ubytování, stravování, obchodní komunikaci a obchodní akce.

Chcete-li najít příležitosti k vyjednání lepších cen a platebních podmínek, zkontrolujte podmínky, které jste si stanovili u dodavatelů služebních cest, jako jsou letecké společnosti, hotely a autopůjčovny. Mohou například navrhnout změnu způsobu platby, aby se maximalizovaly úspory. Virtuální karty nabízejí stejné výhody pohodlí a bezpečnosti jako fyzické firemní karty a zároveň umožňují kontrolovat výdaje prostřednictvím částky, časového období, typu a místa transakcí.

Optimalizace výdajů na služební cesty vyžaduje strategický přístup, který zahrnuje plánování, sledování a neustálé zlepšování cestovních zásad a postupů. Těchto 18 strategií vám a vaší firmě pomůže řídit náklady na cestování a zároveň zlepšit způsob, jakým vaši zaměstnanci cestují, aby vaše firma postupovala vpřed.