Čtyři způsoby, jak může řízení T&E držet krok s obchodními cestami

Nejpřesnější předpovědi bývají obvykle nejvíce přizpůsobitelné. Vezměte si protichůdné předpovědi z doby COVID, že služební nebo firemní cestování se plně zotaví nebo ne.

Nějakým způsobem byly obě předpovědi správné. A manažeři cestovních & výdajů (T&E), známých také jako cestovní & zábava, musí pochopit proč.

Nejnovější údaje předpovídají, že výdaje na T&E dosáhnou své výše z roku 2019 ve výši 1,4 bilionu dolarů někdy v roce 2024 a dosáhnou 1,8 bilionu dolarů v roce 2027. V tomto smyslu je služební cestování na dobré cestě k úplnému zotavení.

Cestovní výdaje však nejsou totéž jako frekvence cestování nebo objem cestování. Zatímco počet služebních cest roste, výdaje na služební cesty rostou rychleji.2

Lidé cestují na delší dobu než dříve. Daleké jednodenní výlety nebo noční schůzky jsou passé. Více schůzek v rámci regionu, možná proložených delším pracovním pobytem mimo domov, jsou v kurzu.

Těžko lze mluvit o oživení služebních cest, když cesty a výdaje nejsou v porovnání s rokem 2019 sladěny. Jak se digitální transformace potýká s novými hybridními pracovními silami a rostoucími environmentálními problémy, vhodnějším slovem je reinkarnace.

Takže když 87 % osob s rozhodovací pravomocí v oblasti cestování v průzkumu sponzorovaném Mastercard souhlasí s tím, že služební cesty jsou na přelomu a nabízejí příležitost k přepracování zastaralých systémů, manažeři programů T&E už nemohou fungovat, jako by byl rok 2019 znovu.3

Zde jsou čtyři způsoby, jak mohou držet krok.

Devět z deseti rozhodovatelů v oblasti cestování souhlasí, že budoucnost T&E spočívá ve sbližování správy plateb a výdajů. Různé nákupní potřeby a nové typy výdajů však znamenají, že 61 % rozhodovatelů nyní říká, že jejich hybridní nebo vzdálená pracovní síla ztěžuje předpovídání a plánování rozpočtu na cestovní výdaje.

Jednotný přístup k plánování podnikových zdrojů (ERP) může pomoci tím, že poskytne jediný zdroj pravdy a úplnou viditelnost toků plateb B2B a T&E. Klíčovou nuancí T&E je, že osoby s rozhodovací pravomocí v oblasti cestování mají stejný zájem o zajištění této viditelnosti svým zaměstnancům, jako o její získání pro sebe.

Možná není překvapením, že rozhodovatelé v oblasti cestování považují propojení výdajových limitů s platebními metodami za hlavní globální odlišnost v příštích pěti letech. Nepomáhá však, když cestovní manažeři riskují neefektivitu při vyrovnávání účtů, dohledu, peněžních tocích a dokonce i při prevenci podvodů tím, že zaměstnancům umožní používat osobní karty pro cestování.

Virtuální karty nabízejí alternativu. Zachovávají výhody fyzických firemních karet, jako jsou podrobné údaje o transakcích pro individuální odsouhlasení plateb, a zároveň umožňují manažerům T&E uplatňovat kontrolu výdajů na částku, časové období, typ a místo transakcí. Devět z deseti rozhodovatelů v oblasti cestovního ruchu říká, že virtuální karty budou za pět let buď běžné, nebo budou představovat konkurenční výhodu.

Téměř dvě třetiny osob s rozhodovací pravomocí v oblasti cestování narazily na problémy s poskytováním efektivních a včasných informací o zásadách T&E a jejich aktualizacích pro hybridní nebo vzdálené pracovní síly a 89 % souhlasí s tím, že potřebují dynamičtější zásady T&E.

Revize zásad & postupů může zajistit obchodní relevanci definováním cílů, porovnáním s konkurencí a sjednocením přístupů napříč odděleními a regiony. Témata mohou zahrnovat kódy hlavní knihy a kódy kategorií obchodníků až po jednorázové platby a výdaje z vlastní kapsy.

Stejně důležité jako obchodní relevance je však dodržování ze strany zaměstnanců: 59 % osob s rozhodovací pravomocí v oblasti cestování má potíže zajistit, aby zaměstnanci dodržovali zásady a kontroly výdajů.

Jasné zásady přirozeně pomáhají, ale oznámení v reálném čase o výdajích v rámci zásad oproti výdajům mimo zásady by mohla zvýšit dodržování tím, že uspokojí potřeby cestovatelů na cestách. Environmentální úvahy, jako například ty, které poskytují uhlíkové kalkulačky v bankovních aplikacích, by měly být zahrnuty jako samozřejmost.

Pochopení dopadu emisí uhlíku z cestovních rozhodnutí je prioritou číslo jedna pro vedoucí pracovníky, kteří určují cestovní politiky. Zvýšené potřeby sledování a vykazování nyní znamenají, že 88 % osob s rozhodovací pravomocí v oblasti cestování již poskytuje nebo plánuje poskytovat údaje o uhlíkové stopě obchodním cestujícím pro informovanější vynakládání prostředků.

Jako nedílná součást přezkumu politik a postupů zahrnuje přezkum udržitelnosti všechny klíčové aspekty: stanovené cíle, konkurenční měřítka a strategie pro celou společnost. Udržitelnost — nebo obecněji environmentální, sociální a správní (ESG) úvahy — má také své vlastní podněty.

Tyto dva hlavní environmentální podněty mají tendenci jít ruku v ruce. Oficiální mandáty, jako je zákaz krátkých vnitrostátních letů ve Francii, často rezonují s nově vznikajícími prioritami zaměstnanců, jako jsou dvě třetiny respondentů z EU a USA, kteří nyní chtějí, aby bylo letecké cestování více zdaněno.

Další úvahy podobně překračují hranice mezi firemní a zaměstnaneckou úrovní. Některé online rezervační nástroje již poskytují informace o uhlíkové stopě, aby cestujícím pomohly dělat informovanější nákupy. Mezitím mohou manažeři cestovního ruchu použít informace k určení informovanějších zásad a postupů.

Správa dodavatelů cestovních služeb se nachází na průsečíku nákladové efektivity, spokojenosti zaměstnanců a firemních cílů. Obratné řízení konkurenčních zájmů není vždy snadné a 42 % podniků uvádí potíže s vyjednáváním smluv s dodavateli cestovních služeb.5

Zlepšené využití dat ERP staví všechny kupující do lepší pozice pro vyjednávání s dodavateli. Specifický atribut T&E je dodatečný údaj, který může pocházet od cestovní manažerské společnosti (TMC) a globálního distribučního systému (GDS).

TMC spravují služební cesty jako součást GDS, který poskytuje kupujícím a dodavatelům aktuální cestovní inventář napříč globální cestovní sítí. Platební síť může přijímat data z TMC a párovat záznamy cestovních údajů s příslušnými transakcemi.

Obohacená data o transakcích pak poskytují kompletní přehled o T&E a umožňují cestovním manažerům činit informovanější nákupy. Příklady zahrnují zamezení přeplatkům nebo zajištění přiměřenosti doplňkových výhod sjednaných ve velkém s preferovanými dodavateli.

Očekává se, že globální výdaje na služební cesty dosáhnou v roce 2024 úrovně 1,4 bilionu USD z roku 2019 a do konce roku 2027 dosáhnou téměř 1,8 bilionu USD.6 Tento nárůst odráží názory 88 % osob s rozhodovací pravomocí v oblasti obchodního cestování, kteří souhlasí s tím, že služební cesty jsou klíčové pro růst jejich organizací.

To vše vytváří velký tlak na rozhodovatele v oblasti cestování — natolik, že 85 % z nich věří, že role Chief Travel Officer (CTO) bude za deset let běžná. Zjednodušené řízení výdajů, na míru šité politiky a postupy, zakotvená udržitelnost a kvantifikovaná výkonnost dodavatelů jim ulehčí velkou část zátěže.

Umělá inteligence bude hrát stále větší roli. Mohl by fungovat jako virtuální asistent tím, že pomáhá s rezervacemi před cestou a řídí nákupy v rámci politiky versus mimo politiku během cesty, nebo by mohl personalizovat programy odměn firemních kreditních karet tak, aby byly relevantní pro držitele karty.

Program T&E zaměřený na zaměstnance přináší šťastné cestovatele a 91 % osob s rozhodovací pravomocí v oblasti cestování plánuje investovat do umělé inteligence a strojového učení, aby zaměstnancům poskytli personalizovanější cestovní zážitky.

Taková investice se zdá být rozumná. Nejlepší způsob, jak může manažer T&E držet krok s obchodními cestami, je držet krok se samotnými obchodními cestujícími.

Zjisti více o konzultačních službách Mastercard T&E.