För att förstå hur mycket anställda bävar inför att lämna in utgiftsrapporter, tänk på detta: I en undersökning från 2019 av SAP Concur uppgav nästan 20 % av affärsresenärerna att de hellre skulle få sina tänder borrade hos tandläkaren än att fylla i en utgiftsrapport.

Utgiftsrapporter, som allmänt hånas för sin tråkighet, är särskilt betungande för dem som arbetar på platser som förlitar sig på manuellt skrivna blanketter. Dessa anställda finner sig ofta behöva bläddra igenom kuvert fyllda med kvitton, kisa med svag stil för att hitta vilket taxibolag de anlitade i Phoenix eller anstränga sig för att komma ihåg vem som kom på happy hour den sista dagen av resan.

Arbetet är inte lättare för dem som tar emot rapporter. Rese- och underhållnings-, redovisnings- eller finansadministratörer förlitar sig på alla vaga detaljer som anställda kan minnas för att bekräfta att deras utgifter överensstämmer med företagets policy, såväl som destinationens regler och skattelagar.

Dessutom tar hanteringen av rapporter ofta upp tid som kunde användas bättre till andra uppgifter. Till exempel innehåller en av fem rapporter fel eller behöver förtydligas – ofta på grund av något så litet som ett ledigt stavfel, ett saknat fält eller ett felaktigt ihågkommet datum, enligt en studie från Global Business Travel Association från 2022. I genomsnitt tar det 18 minuter att korrigera en rapport och kostar företaget 52 dollar. På företag där resor är normen – eller där varje minut kostar extra – räknas det ihop snabbt.

Och affärsresorna försvinner inte. Trots en alltmer hybrid arbetsplats visade en Mastercard-studie från 2023 att stora företag planerar att höja sina resebudgetar under de kommande åren för att stimulera ny tillväxt. Utgiftsrapporter är här för att stanna – men de kan bli enklare.  

För att förenkla uppgiften för affärsresenärer och deras arbetsgivare undersöker Mastercard sätt att sammanföra utgiftsrapportering med betalningsprocessen för att ge välbehövlig lättnad för både affärsresenärer och ekonomichefer. Genom att fokusera på partnerskap med mjukvaruleverantörer spelar Mastercard en avgörande roll i att modernisera den urgamla utgiftsrapporten.

Ta deras arbete med SAP Concur, ett världsledande varumärke för integrerad programvara för rese- och utgiftshantering. De två företagen förlängde nyligen sitt långsiktiga samarbete för att ytterligare förenkla utgiftsrapporterna. Genom en ny integration kan köp gjorda med Mastercard-företagskort registreras och automatiskt fyllas i i Concur Expense-plattformen, som sedan omedelbart kan meddela anställda om ytterligare information behövs. Med denna utgiftsdata i realtid kan företag uppnå bättre efterlevnad av utgiftspolicyer samtidigt som resenärer kan få en förbättrad upplevelse med automatiserad utgiftsgenerering. 

”Att kombinera programvara med betalning förändrar radikalt hur företag tänker kring resor och utgifter”, säger Chad Wallace, Mastercards globala chef för kommersiella lösningar. ”Vi ser en konvergens av plattformar – där system som tidigare inte kommunicerade med varandra samarbetar för att driva effektivitet.” Effekten är transformerande för medarbetarupplevelsen – för de som är på båda sidor av utgiftsrapporten.”

Nu kan affärsresenärer helt enkelt använda sitt kort eller betala med ett tryck, och köp gjorda på Mastercards företagskonton registreras automatiskt i Concur Expense. Genom att integrera i betalningskanalen kan SAP Concur automatiskt hämta ytterligare relevant information – såsom ett taxibolags postadress – från Mastercards handlarnätverk.

Med inbyggd AI-teknik bedömer Concur Expense även efterlevnaden och skickar omedelbar feedback om en utgift är tveksam, så att anställda inte fortsätter att spendera pengar som kanske inte återbetalas.

Dessa funktioner gör det möjligt för företag att få kontakt med användaren i det som Chris Juneau, chef för marknadsstrategi på SAP Concur, kallar "det ögonblick som spelar roll": precis när de gör en betalning. Genom att begära mer information vid köptillfället – innan du glömmer vilka andra som var på middagen den tredje kvällen av konferensen – minskar företag fel och snabbar upp godkännandeprocessen.

”AI kan ta över de mer felbenägna manuella uppgifterna, och mobilappar ansluter till resenären via något de alltid har med sig”, säger Juneau.

Till exempel byggde SAP Concur in artificiell intelligens i sin Concur Expense-lösning för att effektivisera utgiftsrapporteringen. När en affärsresenär tankar sin hyrbil kan de ladda upp ett foto av kvittot till SAP Concurs mobilapp, ExpenseIT. AI-modeller extraherar betalningsbelopp, datum, skatt, moms om tillämpligt och annan relevant information och fyller i utgiftsrapporten automatiskt.

Programvaran härleder också utgiftskategorin – den kan till exempel skilja en hotellräkning från ett bensinkvitto. Det innebär att en anställd smidigt kan skicka in en utgift med bara ett foto, innan de ens kör iväg från pumpen, vilket ger ekonomiteamen insyn i utgifterna i realtid för att säkerställa att policyn för resor och utgifter följs.

Enligt SAP Concurs data returneras endast 1,2 % av rapporterna som lämnas in med ExpenseIT till den anställde. Den effektiviteten ger besparingar: För varje 1 000 rapporter som en organisation hanterar med Concur minskar den arbetskostnaderna med 273 timmar och produktivitetskostnaderna med 47 320 dollar. I vissa länder kan företag också dra nytta av skatteförmåner för rapporter som lämnas in i tid.

Framöver kan dessa förbättringar av synlighet och transparens ge fördelar utöver besparingar. I takt med att hållbarhetskraven skärps runt om i världen kommer digitaliserad resedata att hjälpa företag att dokumentera sina koldioxidavtryck – och möjligen till och med minska dem.

”Tänk dig en värld där ditt bokningsverktyg automatiskt rekommenderar en flygresa med det mest bränsleeffektiva planet eller en bokning på en lokal restaurang som äter direkt från gården”, säger Wallace. "Att exponera de miljömässiga konsekvenserna av varje alternativ kommer att hjälpa anställda att fatta bättre beslut."

Med tillgång till Mastercards utgiftsdata i realtid kan SAP Concur fortsätta uppdatera sina AI-modeller för att möjliggöra fler nya funktioner, vilket gör att programvaran kan hantera varje steg från reseförfrågan till ersättning. "Det här handlar inte bara om utgiftsrapportering", säger Juneau. ”Detta kommer att förbättra hela processen från början till slut, från bokningen.” Vi vill ge medarbetarna tillbaka sin tid, oavsett om de är resenärer eller personal inom ekonomi och redovisning, så att de kan fokusera på andra strategiska prioriteringar.”