För att hålla jämna steg i denna tid av omedelbara upplevelser och validering vänder sig företag av alla slag till virtuella kort för att ge sin verksamhet den enkla, säkra och effektiva digitaliseringen. Så vad är virtuella kort exakt, och hur fungerar de?

Virtuella kort är ett växande betalningsalternativ inom B2B-betalningar. De är tillfälliga kortnummer som slumpmässigt genereras och kopplas till ett finansieringskonto med en etablerad kreditgräns. De används vanligtvis för en specifik transaktion eller under en specifik tidsperiod. De integreras ofta i redovisning, ERP och utgiftshanteringssystem för att effektivisera backoffice-processer, inklusive automatisering av avstämning.

Virtuella kort skiljer sig genom att det inte finns något fysiskt kort, men annars fungerar de på ett liknande sätt för köp, med ett 16-siffrigt kortnummer, ett utgångsdatum och en tresiffrig CVC-kod. Vissa virtuella kort kan till och med läggas till i mobila plånböcker för betalning med tryckning, precis som digitala versioner av konsumentkredit- eller betalkort. 

Virtuella kort fungerar som traditionella betalkort, men företagen som använder dem har mer kontroll över utgifterna. De kan anpassa parametrar, och korten kan länkas till specifika affärsenheter eller projekt för förbättrad övervakning, avstämning och fakturahantering.

Virtuella kort kan genereras direkt för användning för onlinebetalningar – ingen väntan på att det fysiska kortet ska komma med posten.

Virtuella kort ger företag möjlighet att anpassa utgiftskontroller, inklusive budgetgränser, hur länge kortet kan användas – till exempel en dag eller en vecka – och var kortet kan användas, till exempel genom att ange specifika handlare eller endast vissa handlarkoder. Till exempel kunde ett virtuellt kort som utfärdats för att täcka kostnaderna för en kundmiddag inte användas för att köpa en ny outfit i det närliggande köpcentret.

Fördelarna med virtuella kort är desamma som med plastkort – bekvämlighet och säkerhet, för att nämna några – men utöver detta erbjuder de också utgiftskontroll och mer flexibilitet genom nya användningsområden för betalningar.

Dessa fördelar gäller båda sidor av kommersiella transaktioner. För handlare eller leverantörer kan accepterande av virtuella kort ge betalningssäkerhet och bidra till att minska antalet utestående dagar i försäljning, vilket avser det genomsnittliga antalet dagar det tar för ett företag att samla in betalning för en försäljning och är en indikator på rörelsekapital.

Till skillnad från traditionella checkar, som fortfarande används ofta vid företagsbetalningar i USA och i allmänhet tar minst en arbetsdag att lösa, löses virtuella kortbetalningar nästan omedelbart, vilket accelererar kassaflödet. Handlare drar också nytta av mer detaljerad betalningsdata, vilket kan hjälpa dem på vägen mot automatiserad avstämning.

För köpare är kontrollen över virtuella kort avgörande, vilket minskar budgetöverskridningar och säkerställer att pengarna används på rätt sätt. Dessutom minskar virtuella kort risken för bedrägerier eller missbruk eftersom de bara kan auktoriseras enligt specifika parametrar, varefter numret inaktiveras. De kan också erbjuda mer detaljerad övervakning, eftersom det unika kortnumret som används i varje transaktion innebär att den kan spåras med större precision och enklare avstämning eftersom den ytterligare informationen möjliggör individuell betalningsmatchning.

Vissa virtuella kort kan också konvertera valuta i realtid, vilket kan vara fördelaktigt för företag med internationella leveranskedjor. För att utöka användningsområdena för virtuella kort bortom online- och telefonbetalningar, ger mobila virtuella kort – där kortet förvaras i en mobil plånbok och används för kontaktlösa betalningar – samma enkla betalningar med tryckknappar och andra detaljhandelsbetalningar till företagstransaktioner.

Företag använder virtuella kort för ett växande antal omständigheter – överallt där det finns behov av ökad effektivitet och större kontroll, flexibilitet och säkerhet. Här är några av de sätt som Mastercard utnyttjar fördelarna med virtuella kort inom en mängd olika branscher.

Affärsresor: Affärsresorna har återhämtat sig, men många företag kämpar fortfarande med komplexa och föråldrade utgifts- och ersättningsprocesser. Virtuella kort kan användas för att boka resor och täcka kostnaden för att underhålla kunder, med anpassade kontroller för att hantera utgifter och sömlös kostnadsavstämning med förbättrad data. Och med mobila virtuella kort kan frekventa resenärer och resenärer helt enkelt betala för hotell, måltider eller oförutsedda utgifter genom att trycka på knappen där kontaktlösa betalningar accepteras.

Mobila virtuella kort har ett extra säkerhetslager som kallas tokenisering: Alla kort som lagras i en digital plånbok använder en krypteringsteknik som ersätter kortets kontonummer med ett alternativt kortnummer som kallas token, så att de faktiska kontouppgifterna aldrig delas under en transaktion.

Beroende på företagets policy kanske affärsresenärer utrustade med virtuella kort inte behöver hålla reda på högar av fysiska kvitton. Virtuella kort eliminerar också behovet av att betala med ett personligt kort och vänta på återbetalning.

Virtuella kort kan också utfärdas till jobbkandidater för att täcka utgifter under rekryteringsprocessen, eller för att betala för flyttkostnader eller tillfälligt boende för anställda som flyttar.

Mässor, evenemang och konferenser: För evenemangsplanerare kan det vara svårt att hantera budgetar för många projekt och leverantörer samtidigt – och det är lätt hänt att kostnaderna skjuter i höjden. Virtuella kort kan förenkla betalningar och rapportering och hjälpa till att hålla evenemang inom en specifik budget via kontroller, samtidigt som de fortfarande erbjuder flexibiliteten att lägga till pengar i en budget om det behövs.

Beroende på företagets policy kanske affärsresenärer utrustade med virtuella kort inte behöver hålla reda på högar av fysiska kvitton. Virtuella kort eliminerar också behovet av att betala med ett personligt kort och vänta på återbetalning.

Virtuella kort kan också utfärdas till jobbkandidater för att täcka utgifter under rekryteringsprocessen, eller för att betala för flyttkostnader eller tillfälligt boende för anställda som flyttar.

Sjukvård och försäkring: Alla som har besökt en läkare under de senaste decennierna vet att medicinsk fakturering är komplex och långsam. Det är inte annorlunda för läkarmottagningen eller sjukhuset som hanterar godkännanden och utbetalningar av ersättningar. Vårdgivare stöter ofta på flaskhalsar när de ska reglera ersättningar med försäkringsbolag på grund av papperstunga äldre system som försenar betalningar, utlöser kassaflödesutmaningar och ökar lånekostnader. Genom att integrera virtuella kort i de plattformar för skadehantering som kopplar samman försäkringsbolag med vårdgivare, drar alla nytta av snabbare betalningar, större insyn i skadestatus och enklare avstämning.

Flotthantering: För flottchefer som letar efter sätt att hantera kostnader för bränsle och underhåll och säkerställa att förarna följer företagets policy kan mobila virtuella kort kopplas till ett specifikt fordon för att spåra bränsleförbrukning, till exempel, eller till och med till specifika bensinstationer som företaget har förmånliga partnerskap med. Den detaljerade transaktionsdatan kan hjälpa vagnparkschefer att fatta mer välgrundade beslut, inklusive sätt att minska bränslekostnader, hantera förare och optimera rutter.

Företag kan lansera virtuella kort direkt via sin utgivande bank, men för att få ut mesta möjliga nytta kan de samarbeta med sina leverantörer av teknikprogramvara för att integrera korten i sina digitala affärsplattformar, som ERP-system eller upphandlingssystem, vilket ytterligare kan snabba upp och förenkla deras arbetssätt. Att integrera betalningar i dessa plattformar kan minska friktion och transaktionskostnader och erbjuda mer data och insikter, mervärdestjänster och till och med möjligheten att få tillgång till kredit och finansiering.

När virtuella kort nås via de verktyg ett företag använder dagligen, kan betalningen bli en naturlig förlängning av verksamheten. Att hantera B2B-betalningar brukade kräva att man kunde hoppa mellan flera affärsplattformar, men att bädda in virtuella kort öppnar dörren till nya, mer bekväma upplevelser där betalningar sömlöst vävs in i de plattformar som företag organiserar sin verksamhet kring.

När du väljer en virtuell kortleverantör, leta efter möjligheten att integrera med befintliga system, omfattande räckvidd, robusta kortkontroller och en utmärkt användarupplevelse från början till slut.

En av de största fördelarna med virtuella kort är deras möjlighet att integreras i ett företags befintliga arbetsflöden, såsom de system de använder för redovisning, treasury eller inköp. Genom att välja en leverantör med många programvaruintegrationer kan företag enkelt integrera virtuella kort i sina befintliga verktyg för att öka effektiviteten och förbättra processerna på kontoret.   

Att leta efter leverantörer med omfattande globala nätverk för kortacceptans är också viktigt för att optimera var företag och deras anställda kan använda sina virtuella kort. I och med att fler virtuella kort aktiveras för mobila plånböcker är det viktigt att överväga en leverantör med en stor global närvaro av kontaktlösa platser.

Det är också viktigt att välja tillgängliga kontroller baserat på ett företags behov. Om ett företag till exempel vill förbättra efterlevnaden av regler för resor och representation och säkerställa att anställda håller sig inom en viss utgiftsgräns under affärsresor, överväg att prioritera en leverantör som erbjuder robusta utgiftskontroller.

Att välja en leverantör som möjliggör att virtuella korttransaktioner kan behandlas direkt till deras bank eller inlösare – utan att behöva gå igenom e-postmeddelanden manuellt, vilket är en riskfylld, långsam och manuell process – är också viktigt. Möjligheten att leverera en snabb och säker betalningsupplevelse från början till slut är dit framtiden för B2B-betalningar är på väg.