لفهم مدى خوف الموظفين من تقديم تقارير النفقات، ضع في اعتبارك ما يلي: في استطلاع عام 2019 أجرته SAP Concur، قال ما يقرب من 20٪ من المسافرين من رجال الأعمال إنهم يفضلون حفر أسنانهم عند طبيب الأسنان بدلاً من ملء تقرير النفقات.

تُعد تقارير النفقات، التي يُهان بها عالميًا بسبب مملها، مرهقة بشكل خاص لأولئك الذين يعملون في أماكن تعتمد على النماذج المكتوبة يدويًا. غالبًا ما يجد هؤلاء الموظفون أنفسهم يتنقلون بين المظاريف المحشوة بالإيصالات، ويحدقون في الكتابة الباهتة للعثور على شركة سيارات الأجرة التي استخدموها في فينيكس، أو يجهدون لتذكر من جاء إلى ساعة التخفيضات في اليوم الأخير من الرحلة.

العمل ليس أسهل بالنسبة لأولئك الذين يتلقون التقارير. يعتمد مسؤولو السفر والترفيه والمحاسبة والمالية على أي تفاصيل غامضة يمكن للموظفين تذكرها للتأكد من أن إنفاقهم يتوافق مع سياسة الشركة، فضلاً عن لوائح الوجهة وقوانين الضرائب.

بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يستهلك التعامل مع التقارير وقتًا يمكن إنفاقه بشكل أفضل على مسؤوليات أخرى. على سبيل المثال، يحتوي واحد من كل خمسة تقارير على أخطاء أو يحتاج إلى توضيح - غالبًا بسبب شيء بسيط مثل خطأ مطبعي طائش أو حقل مفقود أو تاريخ خاطئ في الذاكرة، وفقًا لدراسة أجرتها جمعية سفر رجال الأعمال العالمية لعام 2022. في المتوسط، يستغرق تصحيح التقرير 18 دقيقة ويكلف الشركة 52 دولارًا. في الشركات التي يكون السفر فيها هو القاعدة - أو حيث تأتي كل دقيقة بعلاوة - يزداد ذلك بسرعة.

والسفر التجاري لن يزول. على الرغم من بيئة العمل المختلطة بشكل متزايد، أظهرت دراسة Mastercard لعام 2023 أن الشركات الكبيرة تخطط لزيادة ميزانيات السفر الخاصة بها على مدار العامين المقبلين لتعزيز النمو الجديد. تقارير النفقات موجودة لتبقى - ولكن يمكن أن تصبح أسهل.  

لتبسيط المهمة للمسافرين من رجال الأعمال وأصحاب العمل، تستكشف ماستركارد طرقًا لدمج تقارير النفقات مع عملية الدفع لتقديم الإغاثة التي تشتد الحاجة إليها لكل من المسافرين من رجال الأعمال ومديري الشؤون المالية. من خلال التركيز على الشراكات مع مزودي البرامج، تلعب Mastercard دورًا مهمًا في تحديث تقرير النفقات القديم.

انطلق في العمل مع SAP Concur، العلامة التجارية الرائدة عالميًا لبرامج إدارة السفر والنفقات المتكاملة. قامت الشركتان مؤخرًا بتوسيع علاقتهما طويلة الأمد لتبسيط تقارير النفقات. من خلال الدمج الجديد، يمكن تسجيل المشتريات التي تتم باستخدام بطاقات ماستركارد للشركات وتعبئتها تلقائيًا في منصة Concur Expense، والتي يمكنها بعد ذلك تنبيه الموظفين على الفور إذا كانت هناك حاجة إلى معلومات إضافية. باستخدام بيانات الإنفاق في الوقت الفعلي هذه، يمكن للشركات تحقيق امتثال أفضل لسياسة النفقات بينما يمكن للمسافرين الاستمتاع بتجربة محسّنة مع إنشاء النفقات تلقائيًا. 

يقول تشاد والاس، الرئيس العالمي للحلول التجارية في ماستركارد: «يؤدي الجمع بين البرامج والدفع إلى تغيير جذري في طريقة تفكير الشركات بشأن السفر والنفقات». «نشهد تقاربًا بين المنصات - حيث تتجمع الأنظمة التي لم تتحدث سابقًا مع بعضها البعض لتعزيز الكفاءة. إن التأثير تحويلي على تجربة الموظف - بالنسبة لأولئك الموجودين على جانبي تقرير النفقات».

الآن يمكن للمسافرين من رجال الأعمال ببساطة سحب بطاقتهم أو النقر للدفع، ويتم إدخال المشتريات التي تتم على حسابات Mastercard للشركات تلقائيًا في Concur Expense. يتيح الاندماج في قناة الدفع لـ SAP Concur سحب المعلومات الإضافية ذات الصلة تلقائيًا - مثل العنوان البريدي لشركة سيارات الأجرة - من شبكة تجار Mastercard.

باستخدام تقنية الذكاء الاصطناعي المضمنة، تقوم Concur Expense أيضًا بتقييم الامتثال، وإرسال تعليقات فورية إذا كانت النفقات موضع شك، لذلك لن يستمر الموظفون في إنفاق الأموال التي قد لا يتم تعويضها.

تمكّن هذه الإمكانات الشركات من التواصل مع المستخدم في ما يسميه كريس جونو، رئيس استراتيجية السوق في SAP Concur، «اللحظة المهمة»: تمامًا كما تقوم بالدفع. من خلال طلب مزيد من المعلومات في وقت الشراء - قبل أن تنسى الأشخاص الآخرين الذين تناولوا العشاء في الليلة الثالثة من المؤتمر - تعمل الشركات على تقليل الأخطاء وتسريع الموافقات.

يقول جونو: «يمكن للذكاء الاصطناعي أن يتولى المهام اليدوية الأكثر عرضة للخطأ، وتتصل تطبيقات الأجهزة المحمولة بالمسافر عبر شيء يمتلكه دائمًا».

على سبيل المثال، قامت SAP Concur بدمج الذكاء الاصطناعي في حل Concur Expense لتبسيط إعداد تقارير النفقات. عندما يقوم مسافر بغرض العمل بتزويد سيارته المستأجرة بالوقود، يمكنه تحميل صورة الإيصال إلى تطبيق SAP Concur للجوال، ExpenseIt. تستخرج نماذج الذكاء الاصطناعي مبلغ الدفع والتاريخ والضريبة وضريبة القيمة المضافة إن وجدت وغيرها من المعلومات ذات الصلة وتملأ تقرير المصاريف تلقائيًا.

يستنتج البرنامج أيضًا فئة المصروفات - يمكنه التمييز بين فاتورة الفندق وإيصال الغاز، على سبيل المثال. وهذا يعني أنه يمكن للموظف تقديم مصروفاته بسلاسة بمجرد التقاط صورة، حتى قبل القيادة بعيدًا عن المضخة، مما يمنح فرق الشؤون المالية رؤية في الوقت الفعلي للإنفاق لضمان الالتزام بسياسة T & E.

وفقًا لبيانات SAP Concur، يتم إرجاع 1.2٪ فقط من التقارير المقدمة باستخدام ExpenseIt إلى الموظف. توفر هذه الكفاءة وفورات: مقابل كل 1000 تقرير تعالجها المؤسسة باستخدام Concur، فإنها تخفض 273 ساعة من العمل و 47320 دولارًا في تكاليف الإنتاجية. في بعض البلدان، يمكن للشركات أيضًا الاستفادة من المزايا الضريبية للتقارير التي يتم تقديمها على الفور.

وفي المستقبل، يمكن لهذه التحسينات في الرؤية والشفافية أن تحقق فوائد تتجاوز المدخرات. مع تشديد متطلبات الاستدامة في جميع أنحاء العالم، ستساعد بيانات السفر الرقمية الشركات على توثيق بصماتها الكربونية - وربما حتى تقليصها.

يقول والاس: «تخيل عالماً توصي فيه أداة الحجز تلقائيًا برحلة على متن الطائرة الأكثر كفاءة في استهلاك الوقود أو الحجز في مطعم محلي من المزرعة إلى المائدة». «إن الكشف عن التداعيات البيئية لكل خيار سيساعد الموظفين على اتخاذ خيارات أفضل.»

من خلال الوصول إلى بيانات الإنفاق في الوقت الفعلي من Mastercard، يمكن لـ SAP Concur الاستمرار في تحديث نماذج الذكاء الاصطناعي الخاصة بها لتمكين المزيد من الوظائف الجديدة، مما يسمح للبرنامج بإدارة كل خطوة من طلب السفر إلى السداد. يقول جونو: «لا يتعلق الأمر فقط بإعداد تقارير النفقات». «سيؤدي ذلك إلى تعزيز العملية الكاملة من البداية إلى النهاية، بدءًا من الحجز. نريد أن نعيد للموظفين وقتهم، سواء كانوا مسافرين أو أشخاصًا في مجال التمويل والمحاسبة، حتى يتمكنوا من التركيز على الأولويات الاستراتيجية الأخرى».