Persönliche Treffen mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Mitarbeitern können zu starken Ergebnissen für Ihr Unternehmen führen. Laut einer Studie aus dem Jahr 2023 gaben 88 % der Entscheidungsträger in der Reisebranche an, dass Geschäftsreisen entscheidend für das Wachstum von Unternehmen sind. Wie können führende Unternehmen also ihre Reise- und Spesenprogramme für Unternehmen verwalten, um die Notwendigkeit der Kostenkontrolle mit den Vorteilen von mehr persönlichen Interaktionen in Einklang zu bringen?

Wir haben 18 Strategien zusammengestellt, die führende Unternehmen in jeder Phase ihrer Reise umsetzen, um die Kosten für Geschäftsreisen zu optimieren. Springen Sie zu dem Abschnitt, der Sie am meisten interessiert:

Aber nach Jahren der Optimierung seiner digitalen Erlebnisse war das E-Commerce-Team bereit, über die Empfehlung zusätzlicher interessanter Produkte hinaus zu gehen, von denen prognostiziert wurde, dass sie das Engagement fördern würden. Und nachdem GlassesUSA.com einen Test mit den traditionellen, auf maschinellem Lernen basierenden Empfehlungen auf der Startseite durchgeführt hatten, stellten wir fest, dass der ausgeklügelte Deep-Learning-Algorithmus von Dynamic Yield in der Lage war, eine Steigerung der Käufe um 68 % und eine Umsatzsteigerung von 88 % zu erzielen, und das alles mit einem einzigen Widget.

Eine Reisemanagementplattform für Flugtickets, Hotels und Bodentransport kann Ihren Mitarbeitern dabei helfen, richtlinienkonforme Entscheidungen zu treffen, die auch ihren Reisepräferenzen entsprechen.

Tools für Geschäftsreisen konsolidieren relevante Reiseinformationen von mehreren Plattformen und Anbietern an einem einzigen Ort. Bei Planänderungen bietet die Plattform unter Umständen auch einfache und richtlinienkonforme Umbuchungs- und Stornierungsmöglichkeiten.

Durch die Begrenzung der individuellen Reisekosten für Unterkunft, Verpflegung und Bodentransport können Mehrausgaben vermieden und die Kosten unter Kontrolle gehalten werden. Viele Unternehmen stellen Reisenden stadt- oder zielspezifische Budgets zur Verfügung und verwenden zur Kostenschätzung Daten von Reisemanagementunternehmen, Beratern oder ihren eigenen Spesenabrechnungen. Laut unserer jüngsten Umfrage zu T&E-Richtlinien binden mehr als sechs von zehn Unternehmen T&E-Richtlinien und -Prozesse in Online-Buchungs- oder Spesentools ein, um die Entscheidungen der Mitarbeiter als innerhalb oder außerhalb der Unternehmensrichtlinien liegend zu kennzeichnen.

Frühbuchungen bedeuten oft niedrigere Preise für Flüge und Unterkünfte. Um dies zur Praxis zu machen, können Sie in Ihren Reiserichtlinien für Unternehmen einen Zeitplan für die Vorausbuchung von Reisen festlegen und Last-Minute-Bucher daran erinnern, wenn sie außerhalb der Richtlinien liegen.

Reisedienstleister wissen, welche Vorteile der Aufbau dauerhafter Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen mit sich bringt. Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietungen bemühen sich häufig darum, die bestmöglichen Preise zu erzielen, die den individuellen Reiseanforderungen und dem Reiseaufkommen Ihres Unternehmens entsprechen.

Wenn Sie den Verhandlungsprozess den Profis überlassen möchten, können Sie ein Travel-Management-Unternehmen damit beauftragen, in Ihrem Namen Firmenrabatte auszuarbeiten und Ihnen bei der Optimierung der Geschäftsreisekosten zu helfen.

Die Erfassung von mehr Reise- und Reisekosten mit Kreditkarten kann wertvolle organisatorische Vorteile bieten:

• Durch leicht zugängliche Transaktionen können Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter kontrollieren und die Transparenz erhöhen.
• Ein robustes Reporting auf Transaktionsebene kann die Kreditorenbuchhaltung optimieren.
• Mitarbeiter können eine Reiseversicherung, Concierge-Support, Telemedizin und Zugang zu Flughafen-Lounges erhalten.

Virtuelle Karten und mobile virtuelle Karten sind eine weitere Option. Sie verwenden temporäre, zufällig generierte Kartennummern und sind mit einem Finanzierungskonto mit einer etablierten Kreditlinie verknüpft. Sie geben Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Ausgaben und bieten die Möglichkeit, benutzerdefinierte Parameter festzulegen, wie, wann und wo die Karte verwendet wird.

61 % der Reiseentscheider gaben an, dass ihr Unternehmen Reisende dazu ermutigt, nachhaltige Optionen zu buchen. Das kann viele Formen annehmen. Ein gängiger Ansatz ist die Umsetzung regionaler oder nationaler Politiken, die den Schienenverkehr gegenüber dem Flugverkehr bevorzugen. Andere haben Richtlinien festgelegt, um Tagesausflüge mit dem Flugzeug zu minimieren.

Eine weitere Maßnahme ist die Reduzierung von Mehrfachfahrten. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, mehrere Besprechungen am selben Ort zu planen, um die Effizienz zu steigern, oder stellen Sie ausgewählte Besprechungen auf Videoanrufe um.

Wenn ein Bodentransport erforderlich ist, ermutigen Sie die Mitarbeiter, die Kosten für Mitfahrgelegenheiten oder Mietwagen aufzuteilen, um die Kosten und den CO2-Fußabdruck zu reduzieren.

Urlaubsreisende machen im Vergleich zu den Trends vor Covid längere Urlaube. Da die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben verschwimmen, verlängern viele Mitarbeiter ihre Geschäftsreisen, um in ihrer Freizeit die Zeit am Zielort zu genießen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, "Bleisure"-Reisen zu unternehmen, können Sie die Flexibilität beim Zeitpunkt ihrer Reise erhöhen und die Gesamtreisekosten senken.

Werden die Spesenabrechnungen Ihres Teams umgehend eingereicht, nur um dann in der Prüfungs- und Genehmigungsphase beim Management zu verweilen?

Für viele Unternehmen ist dieser Prozess komplex und zeitaufwändig. Optimieren Sie Ihre Ausgaben mit einer klaren und präzisen Richtlinie zur Ausgabenverwaltung, indem Sie bestimmte Ausgaben vorab genehmigen und Erwartungen hinsichtlich der Genehmigungszeiträume festlegen.

Ein virtuelles Kartenprogramm ist eine weitere Möglichkeit, Ausgaben schneller zu bearbeiten. Virtuelle Karten verfügen über erweiterte Daten, die mit jeder Verwendung verknüpft sind, und sie sind oft in Spesenmanagementsysteme integriert. Diese Datenintegration kann Ihre Back-Office-Prozesse rationalisieren, einschließlich der Automatisierung des Ausgabenabgleichs für Finanzteams.

Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern zu ihren Reiseerfahrungen, um die Notwendigkeit von Reisen mit kostensparenden Maßnahmen in Einklang zu bringen. Mit Feedback können Sie feststellen, welche Ausgaben für Ihr Team wichtig sind – und welche Sie senken können, ohne die Mitarbeiterzufriedenheit und das Unternehmenswachstum zu beeinträchtigen. Regelmäßige Umfragen nach der Reise und Mitarbeiterinterviews können Ihnen dabei helfen, Möglichkeiten zu identifizieren, um unnötige Reiseausgaben zu reduzieren und die Einhaltung von Richtlinien zu verbessern.

Außerhalb der Arbeit erwarten die Menschen praktische, mobile und Cloud-basierte Technologien. Viele erwarten dasselbe mittlerweile auch bei der Arbeit. Automatisieren Sie Ihren Spesenabrechnungsprozess, um kostspielige Fehler zu reduzieren, Zeit zu sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.

Digitale Kopien von Quittungen können dazu beitragen, die Spesenabrechnung zu vereinfachen. Stellen Sie sich vor, Ihr Team könnte eine Ausgabe einfach durch das Aufnehmen eines Fotos einreichen. Durch Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben können Finanzteams die Einhaltung der T&E-Richtlinien sicherstellen und Stapel von Papierbelegen vermeiden. Wenn die Steuergesetze dies zulassen, können Sie erwägen, bei Transaktionen unter einem bestimmten Betrag auf die Belegpflicht zu verzichten.

Mit richtig kategorisierten Reisekosten können Sie Ausgabentrends leichter analysieren und so Einsparungen erzielen. Eine Travel-Management-Softwareplattform kann diesen Prozess vereinfachen, indem sie Firmenkartentransaktionen direkt in ihr System integriert.

Wenn Sie Ihr Team darin schulen, wie Sie Reisekosten richtig melden, können Sie häufige Fehler vermeiden und die Unternehmensrichtlinien befolgen. Über 55 % der Unternehmen mit jährlichen Reiseausgaben von mehr als 50 Millionen US-Dollar verlangen von ihren Mitarbeitern, dass sie Schulungen zu Reise- und Spesenrichtlinien einsehen oder daran teilnehmen. Einige Unternehmen verlangen sogar, dass ihre Mitarbeiter einen Test bestehen, bevor sie eine Firmenkreditkarte erhalten.

Überprüfen Sie regelmäßig die Ausgabenmuster, um die Einhaltung von Reise- und Reisekostenrichtlinien zu verbessern und Einsparungen zu erzielen. Überwachen Sie wichtige Leistungsindikatoren wie die durchschnittlichen Kosten pro Reise, die Einhaltung von Richtlinien und die gesamten Reiseausgaben. Der Vergleich Ihrer Ausgaben mit Branchen-Benchmarks kann Möglichkeiten zur Ausgabenoptimierung aufzeigen. Branchenverbände, Beratungsunternehmen und Travel-Management-Unternehmen bieten oft unterschiedliche Benchmarking-Daten für Geschäftsreisen an.

Statistische Modelle können historische Daten verwenden, um Reisemuster, Nachfrageschwankungen und Preistrends vorherzusagen. Diese Erkenntnisse können Ihnen helfen, Lieferantenverhandlungen zu führen, Schwankungen des Reisekostenbedarfs zu antizipieren und Ihre Geschäftsreisekosten zu optimieren.

Steuerliche Abzüge für Reisekosten können dazu beitragen, die Kosten für Geschäftsreisen zu optimieren. Erstellen Sie eine detaillierte Spesenliste (mit oder ohne Spesenmanagement-Tool), um zu ermitteln, welche Arbeitskosten am Ende des Jahres steuerlich absetzbar sind. Zu den förderfähigen Ausgaben können die Kosten für Flugkosten und andere Transportkosten, Unterkunft, Verpflegung, geschäftsbezogene Kommunikation und Geschäftsveranstaltungen gehören.

Um Möglichkeiten zu finden, bessere Preise und Zahlungsbedingungen auszuhandeln, überprüfen Sie die Bedingungen, die Sie mit Geschäftsreiseanbietern wie Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietungen vereinbart haben. Sie könnten zum Beispiel vorschlagen, die Zahlungsmethode zu wechseln, um die Einsparungen zu maximieren. Virtuelle Karten bieten auch den gleichen Komfort und die gleichen Sicherheitsvorteile wie physische Firmenkarten - und ermöglichen es Ihnen gleichzeitig, die Ausgaben über die Menge, den Zeitraum, die Art und den Ort der Transaktionen zu kontrollieren.

Die Optimierung der Reisekosten erfordert einen strategischen Ansatz, der die Planung, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung von Reiserichtlinien und -praktiken umfasst. Diese 18 Strategien können Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen, die Reisekosten zu verwalten – und gleichzeitig die Art und Weise zu verbessern, wie Ihre Mitarbeiter reisen, um Ihr Unternehmen voranzubringen.