Da bi razumeli, kako zelo se zaposleni bojijo vlaganja poročil o stroških, razmislite o tem: V anketi SAP Concur iz leta 2019 je skoraj 20 % poslovnih potnikov dejalo, da bi raje dali zobozdravniku izvrtati zobe, kot pa izpolnili poročilo o stroških.

Poročila o stroških, ki jih vsesplošno grajajo zaradi svoje dolgočasnosti, so še posebej obremenjujoča za tiste, ki delajo na mestih, kjer se uporabljajo ročno pisani obrazci. Ti zaposleni se pogosto znajdejo v situaciji, ko premetavajo kuverte, polne računov, mežikajoč v blede črke, da bi ugotovili, katero taksi službo so uporabili v Phoenixu, ali pa se naprezajo, da bi se spomnili, kdo je prišel na happy hour zadnji dan potovanja.

Delo ni nič lažje za tiste, ki prejemajo poročila. Skrbniki za potovanja in zabavo, računovodstvo ali finance so odvisni od kakršnih koli nejasnih podrobnosti, ki se jih zaposleni spomnijo, da bi potrdili, da je njihova poraba skladna s politiko podjetja, pa tudi s predpisi in davčno zakonodajo destinacije.

Poleg tega obravnavanje poročil pogosto požre čas, ki bi ga lahko bolje porabili za druge odgovornosti. Na primer, eno od petih poročil vsebuje napake ali potrebuje pojasnilo – pogosto zaradi nečesa tako majhnega, kot je naključna tipkarska napaka, manjkajoče polje ali napačno pomnjen datum, kaže študija Global Business Travel Association iz leta 2022. Popravljanje poročila v povprečju traja 18 minut in podjetje stane 52 dolarjev. V podjetjih, kjer so potovanja norma – ali kjer je vsaka minuta dragocena – se to hitro sešteva.

In poslovna potovanja ne izginejo. Kljub vse bolj hibridnemu delovnemu okolju je študija Mastercarda iz leta 2023 pokazala, da velike korporacije v naslednjih nekaj letih načrtujejo povečanje svojih potovalnih proračunov, da bi spodbudile novo rast. Poročila o stroških bodo ostala – vendar lahko postanejo enostavnejša.  

Da bi poenostavili nalogo za poslovne potnike in njihove delodajalce, Mastercard raziskuje načine za združitev poročanja o stroških s plačilnim postopkom, da bi tako poslovnim potnikom kot finančnim menedžerjem prinesel prepotrebno olajšanje. Z osredotočanjem na partnerstva s ponudniki programske opreme ima Mastercard ključno vlogo pri posodobitvi starodavnega poročanja o stroških.

Vzemimo za primer njihovo delo s SAP Concur, vodilno svetovno blagovno znamko za integrirano programsko opremo za upravljanje potovanj in stroškov. Podjetji sta nedavno podaljšali svoje dolgoročno sodelovanje, da bi še bolj poenostavili poročila o stroških. Z novo integracijo je mogoče nakupe, opravljene s poslovnimi karticami Mastercard, zajeti in samodejno vnesti v platformo Concur Expense, ki lahko nato zaposlene takoj opozori, če so potrebne dodatne informacije. S temi podatki o porabi v realnem času lahko podjetja dosežejo boljšo skladnost s politiko stroškov, potniki pa lahko uživajo v izboljšani izkušnji z avtomatiziranim ustvarjanjem stroškov. 

»Združevanje programske opreme s plačili korenito spreminja način, kako podjetja razmišljajo o potovanjih in stroških,« pravi Chad Wallace, globalni vodja komercialnih rešitev pri Mastercardu. »Priča smo zbliževanju platform – kjer se sistemi, ki prej niso komunicirali drug z drugim, združujejo, da bi povečali učinkovitost.« Vpliv na izkušnjo zaposlenih je prelomni – za tiste na obeh straneh poročila o stroških.«

Poslovni potniki lahko zdaj preprosto potopijo svojo kartico ali plačajo z dotikom, nakupi, opravljeni s poslovnimi računi Mastercard, pa se samodejno vnesejo v Concur Expense. Integracija v plačilni kanal omogoča SAP Concurju, da samodejno pridobi dodatne ustrezne informacije – kot je poštni naslov taksi službe – iz trgovskega omrežja Mastercard.

Z vgrajeno tehnologijo umetne inteligence Concur Expense ocenjuje tudi skladnost in pošilja takojšnje povratne informacije, če je strošek vprašljiv, tako da zaposleni ne bodo več trošili denarja, ki morda ne bo povrnjen.

Te zmogljivosti podjetjem omogočajo, da se povežejo z uporabnikom v tistem trenutku, ki ga Chris Juneau, vodja tržne strategije pri SAP Concur, imenuje »trenutek, ki je pomemben«: ravno ko izvaja plačilo. Z zahtevo po več informacijah ob nakupu – preden pozabite, kdo je bil še na večerji tretji večer konference – podjetja zmanjšajo število napak in pospešijo odobritve.

»Umetna inteligenca lahko prevzame ročna opravila, ki so bolj nagnjena k napakam, mobilne aplikacije pa se s popotnikom povežejo prek nečesa, kar ima vedno s seboj,« pravi Juneau.

SAP Concur je na primer v svojo rešitev Concur Expense vgradil umetno inteligenco za poenostavitev poročanja o stroških. Ko poslovni potnik natoči gorivo v najetem avtomobilu, lahko naloži fotografijo računa v mobilno aplikacijo SAP Concur, ExpenseIT. Modeli umetne inteligence izluščijo znesek plačila, datum, davek, davek na dodano vrednost, če je primerno, in druge ustrezne podatke ter samodejno izpolnijo poročilo o stroških.

Programska oprema prav tako sklepa na kategorijo stroškov – na primer lahko loči hotelski račun od računa za gorivo. To pomeni, da lahko zaposleni brezhibno odda strošek samo s fotografiranjem, še preden se odpelje od bencinske črpalke, kar finančnim ekipam omogoča vpogled v porabo v realnem času, da se zagotovi skladnost s politiko T&E.

Po podatkih SAP Concur se zaposlenemu vrne le 1,2 % poročil, oddanih prek ExpenseIT. Ta učinkovitost prinaša prihranke: za vsakih 1000 poročil, ki jih organizacija obdela s Concurjem, se zmanjšajo stroški produktivnosti za 273 ur in 47.320 dolarjev. V nekaterih državah lahko podjetja izkoristijo tudi davčne ugodnosti za poročila, ki so vložena pravočasno.

V prihodnje bi lahko te izboljšave preglednosti in preglednosti prinesle koristi, ki presegajo prihranke. Ker se zahteve glede trajnosti po vsem svetu zaostrujejo, bodo digitalizirani podatki o potovanjih podjetjem pomagali dokumentirati njihov ogljični odtis – in ga morda celo zmanjšati.

»Predstavljajte si svet, kjer vam orodje za rezervacije samodejno priporoči let z najučinkovitejšim letalom ali rezervacijo v lokalni restavraciji, ki ponuja hrano neposredno z njive,« pravi Wallace. »Razkrivanje okoljskih posledic vsake možnosti bo zaposlenim pomagalo pri sprejemanju boljših odločitev.«

Z dostopom do podatkov o porabi Mastercard v realnem času lahko SAP Concur še naprej posodablja svoje modele umetne inteligence, da bi omogočil več novih funkcij, kar programski opremi omogoča upravljanje vsakega koraka od zahteve za potovanje do povračila stroškov. »Ne gre samo za poročanje o stroških,« pravi Juneau. »To bo izboljšalo celoten postopek od začetka do konca, začenši z rezervacijo.« Zaposlenim želimo povrniti njihov čas, pa naj bodo to popotniki ali ljudje v financah in računovodstvu, da se lahko osredotočijo na druge strateške prioritete.«