Da bi sledila trendom v tej dobi takojšnjih izkušenj in takojšnjega preverjanja, se podjetja vseh vrst obračajo na virtualne kartice, da bi v svoje poslovanje vnesla enostavnost, varnost in učinkovitost digitalizacije. Kaj torej točno so virtualne kartice in kako delujejo?

Virtualne kartice so vse bolj priljubljena možnost plačila pri plačilih med podjetji (B2B). To so začasne številke kartic, ki so naključno generirane in povezane z računom za financiranje, ki ima vzpostavljeno kreditno linijo. Običajno se uporabljajo za določeno transakcijo ali za določeno časovno obdobje. Pogosto so integrirani v računovodstvo, načrtovanje virov podjetja in sisteme za upravljanje stroškov, da bi poenostavili procese v zaledju, vključno z avtomatizacijo usklajevanja.

Virtualne kartice se razlikujejo po tem, da ni fizične kartice, sicer pa delujejo podobno za nakupe, s 16-mestno številko kartice, datumom poteka veljavnosti in trimestno kodo CVC. Nekatere virtualne kartice je mogoče celo dodati mobilnim denarnicam za funkcionalnost plačila z dotikom, tako kot digitalne različice potrošniških kreditnih ali debetnih kartic. 

Virtualne kartice delujejo kot tradicionalne plačilne kartice, vendar imajo podjetja, ki jih uporabljajo, večji nadzor nad porabo. Prilagodijo lahko parametre, kartice pa je mogoče povezati z določenimi poslovnimi enotami ali projekti za izboljšano spremljanje, usklajevanje in upravljanje računov.

Virtualne kartice je mogoče ustvariti v trenutku za uporabo pri spletnih plačilih – ni treba čakati, da fizična kartica prispe po pošti.

Virtualne kartice podjetjem ponujajo možnost prilagoditve nadzora porabe, vključno z omejitvami proračuna, časom uporabe – na primer dan ali teden – in kje se kartica lahko uporablja, na primer z določitvijo določenih trgovcev ali le določenih trgovskih kod. Na primer, virtualne kartice, izdane za kritje stroškov večerje za stranko, ni bilo mogoče uporabiti za nakup nove obleke v bližnjem nakupovalnem središču.

Prednosti virtualnih kartic so enake kot pri plastičnih karticah – udobje in varnost, če naštejemo le nekatere – poleg tega pa ponujajo tudi nadzor nad porabo in večjo prilagodljivost z novimi načini uporabe plačil.

Te prednosti veljajo za obe strani komercialnih transakcij. Za trgovce ali dobavitelje lahko sprejemanje virtualnih kartic prinese gotovost plačil in pomaga zmanjšati število dni neporavnane prodaje, kar se nanaša na povprečno število dni, ki jih podjetje potrebuje za pobiranje plačila za prodajo, in je kazalnik obratnega kapitala.

Za razliko od tradicionalnih čekov, ki se v ZDA še vedno pogosto uporabljajo pri plačilih med podjetji in za poravnavo običajno potrebujejo vsaj en delovni dan, se plačila z virtualnimi karticami poravnajo skoraj takoj, kar pospeši denarni tok. Trgovci imajo koristi tudi od podrobnejših podatkov o plačilih, ki jim lahko pomagajo na poti do avtomatiziranega usklajevanja.

Za kupce so kontrole virtualnih kartic ključnega pomena, saj zmanjšujejo povečanje proračuna in zagotavljajo ustrezno porabo sredstev. Poleg tega virtualne kartice zmanjšujejo tveganje goljufij ali zlorab, saj jih je mogoče avtorizirati le pod določenimi parametri, nakar se številka deaktivira. Ponujajo lahko tudi podrobnejše spremljanje, saj edinstvena številka kartice, uporabljena pri vsaki transakciji, pomeni, da jo je mogoče natančneje slediti, in lažje usklajevanje, ker dodatni podatki omogočajo ujemanje plačil ena na ena.

Nekatere virtualne kartice lahko tudi pretvorijo valuto v realnem času, kar je lahko koristno za podjetja z mednarodnimi dobavnimi verigami. Da bi razširili možnosti uporabe virtualnih kartic onkraj spletnih in telefonskih plačil, mobilne virtualne kartice – kjer je kartica shranjena v mobilni denarnici in se uporablja za brezstična plačila – prinašajo enostavnost plačila z dotikom v maloprodajne transakcije v poslovne transakcije.

Podjetja uporabljajo virtualne kartice v vse večjem številu okoliščin – povsod, kjer je potrebna večja učinkovitost ter večji nadzor, prilagodljivost in varnost. Tukaj je nekaj načinov, kako Mastercard odklepa prednosti virtualnih kartic v širokem in rastočem naboru panog.

Poslovna potovanja: Poslovna potovanja so se okrepila, vendar se mnoga podjetja še vedno spopadajo z zapletenimi in zastarelimi postopki za odhodke in povračila stroškov. Virtualne kartice se lahko uporabljajo za rezervacijo potovanj in kritje stroškov zabave strank, s prilagojenimi kontrolami za upravljanje porabe in brezhibnim usklajevanjem stroškov z izboljšanimi podatki. Z mobilnimi virtualnimi karticami lahko potniki, ki pogosto letijo, in potniki, ki vedno znova potujejo, preprosto plačajo za hotele, obroke ali dodatne stroške, kjer sprejemajo brezstična plačila.

Mobilne virtualne kartice imajo dodatno plast varnosti, imenovano tokenizacija: Vsaka kartica, shranjena v digitalni denarnici, uporablja tehniko šifriranja, ki številko računa kartice nadomesti z alternativno številko kartice, imenovano žeton, tako da se dejanski podatki o računu med transakcijo nikoli ne delijo.

Odvisno od politike podjetja poslovnim potnikom, opremljenim z virtualnimi karticami, morda ni treba slediti kupom fizičnih računov. Virtualne kartice tudi odpravljajo potrebo po plačevanju z osebno kartico in čakanju na povračilo.

Virtualne kartice se lahko izdajo tudi kandidatom za zaposlitev za kritje stroškov med postopkom zaposlovanja ali za plačilo stroškov selitve ali začasne nastanitve za zaposlene, ki se selijo.

Sejmi, dogodki in konference: Za organizatorje dogodkov je lahko težko upravljati proračune za številne projekte in ponudnike hkrati – poleg tega pa se stroški zlahka povečajo. Virtualne kartice lahko poenostavijo plačila in poročanje ter pomagajo ohranjati dogodke v okviru določenega proračuna prek kontrol, hkrati pa ponujajo fleksibilnost za dodajanje denarja v proračun, če je potrebno.

Odvisno od politike podjetja poslovnim potnikom, opremljenim z virtualnimi karticami, morda ni treba slediti kupom fizičnih računov. Virtualne kartice tudi odpravljajo potrebo po plačevanju z osebno kartico in čakanju na povračilo.

Virtualne kartice se lahko izdajo tudi kandidatom za zaposlitev za kritje stroškov med postopkom zaposlovanja ali za plačilo stroškov selitve ali začasne nastanitve za zaposlene, ki se selijo.

Zdravstveno varstvo in zavarovanje: Vsak, ki je v zadnjih nekaj desetletjih obiskal zdravnika, ve, da je obračunavanje zdravstvenih storitev zapleteno in počasno. Nič drugače ni za zdravniško ordinacijo ali bolnišnico, ki se ukvarja z odobritvami zahtevkov in izplačili. Ponudniki zdravstvenih storitev se pogosto soočajo z ozkimi grli pri poravnavi odškodninskih zahtevkov z zavarovalnicami zaradi papirno obremenjenih zastarelih sistemov, ki zamujajo s plačili, povzročajo težave z denarnim tokom in povečujejo stroške zadolževanja. Z vgradnjo virtualnih kartic v platforme za obdelavo zahtevkov, ki povezujejo zavarovalnice z izvajalci zdravstvenih storitev, imajo vsi koristi od hitrejših plačil, večje preglednosti stanja zahtevkov in lažjega usklajevanja.

Upravljanje voznega parka: Za upravljavce voznega parka, ki iščejo načine za upravljanje stroškov goriva in vzdrževanja ter zagotavljajo, da vozniki upoštevajo politiko podjetja, je mogoče mobilne virtualne kartice povezati z določenim vozilom za spremljanje porabe goriva, na primer, ali celo z določenimi bencinskimi črpalkami, s katerimi ima podjetje prednostna partnerstva. Podrobni podatki o transakcijah lahko upravljavcem voznega parka pomagajo pri sprejemanju bolj informiranih odločitev, vključno z načini za zmanjšanje stroškov goriva, upravljanje voznikov in optimizacijo poti.

Podjetja lahko virtualne kartice izdajo neposredno prek svoje banke izdajateljice, vendar lahko za kar največji izkoristek sodelujejo s ponudniki tehnološke programske opreme, da kartice integrirajo v svoje digitalne poslovne platforme, kot so sistemi za načrtovanje virov podjetja ali nabavo, kar lahko dodatno pospeši in poenostavi način njihovega dela. Vključitev plačil v te platforme lahko zmanjša trenje in transakcijske stroške ter ponudi več podatkov in vpogledov, storitve z dodano vrednostjo in celo možnost dostopa do kreditov in financiranja.

Ko do virtualnih kartic dostopamo prek orodij, ki jih podjetje uporablja vsakodnevno, lahko plačilo postane naravna razširitev njegovega poslovanja. Upravljanje plačil B2B je včasih zahtevalo preklapljanje med več poslovnimi platformami, vendar vgradnja virtualnih kartic odpira vrata novim, bolj priročnim izkušnjam, kjer so plačila brezhibno vpeta v platforme, okoli katerih podjetja organizirajo svoje poslovanje.

Pri izbiri ponudnika virtualnih kartic bodite pozorni na možnost integracije z obstoječimi sistemi, širok doseg, robusten nadzor kartic in odlično uporabniško izkušnjo od začetka do konca.

Ena največjih prednosti virtualnih kartic je njihova možnost vgradnje v obstoječe delovne procese podjetja, kot so sistemi, ki jih uporabljajo za računovodstvo, zakladnico ali nabavo. Z izbiro ponudnika s številnimi programskimi integracijami lahko podjetja preprosto vključijo virtualne kartice v svoja obstoječa orodja, da bi sprostila učinkovitost in izboljšala procese v zaledju.   

Iskanje ponudnikov z obsežnimi globalnimi omrežji za sprejemanje kartic je pomembno tudi za optimizacijo, kje lahko podjetja in njihovi zaposleni uporabljajo svoje virtualne kartice. Ker je za mobilne denarnice omogočenih vedno več virtualnih kartic, je pomembno razmisliti o ponudniku z veliko globalno prisotnostjo lokacij, ki omogočajo brezstično plačevanje.

Pomembno je tudi izbrati razpoložljive kontrole glede na potrebe podjetja. Na primer, če želi podjetje izboljšati skladnost s predpisi o potovanjih in zabavi ter zagotoviti, da zaposleni med poslovnimi potovanji ostanejo znotraj dovoljene porabe, razmislite o tem, da daste prednost ponudniku, ki ponuja robusten nadzor nad porabo.

Ključna je tudi izbira ponudnika, ki omogoča obdelavo transakcij z virtualnimi karticami neposredno v banki ali pri pridobitelju – brez potrebe po ročnem pregledovanju e-pošte, kar je tvegan, počasen in ročni postopek. Prihodnost plačil med podjetji (B2B) je usmerjena v sposobnost zagotavljanja hitre in varne plačilne izkušnje od začetka do konca.