Srečanja iz oči v oči s strankami, dobavitelji, partnerji in zaposlenimi lahko prinesejo močne rezultate za vaše podjetje. Pravzaprav je 88 % odločevalcev o potovanjih dejalo, da so poslovna potovanja ključnega pomena za rast organizacije, je pokazala študija iz leta 2023. Kako torej vodilna podjetja upravljajo svoje programe za korporativna potovanja in stroške, da bi uravnotežila potrebo po nadzoru stroškov s prednostmi več osebnih stikov?

Zbrali smo 18 strategij, ki jih vodilna podjetja izvajajo na vsaki stopnji svoje poti za optimizacijo stroškov poslovnih potovanj. Skoči na razdelek, ki te najbolj zanima:

Toda po letih optimizacije digitalnih izkušenj je bila ekipa za e-trgovino pripravljena preseči priporočilo dodatnih izdelkov, ki so zanimivi za tiste, za katere se je predvidevalo, da bodo spodbudili angažiranost. In po preizkusu tradicionalnih priporočil, ki temeljijo na strojnem učenju, na domači strani, je GlassesUSA.com odkril, da je dovršeni algoritem globokega učenja Dynamic Yield lahko prinesel 68-odstotno povečanje nakupov in 88-odstotno povečanje prihodkov, vse z enim samim pripomočkom.

Platforma za upravljanje potovanj za letalske vozovnice, hotele in zemeljski prevoz lahko vašim zaposlenim pomaga pri sprejemanju odločitev, ki so skladne s pravilniki in ustrezajo tudi njihovim potovalnim preferencam.

Orodja za poslovna potovanja združujejo ustrezne potovalne informacije z več platform in ponudnikov na enem mestu. Če se načrti spremenijo, lahko platforma ponudi tudi preproste možnosti ponovne rezervacije in odpovedi, ki so skladne s pravilniki.

Omejitve individualnih potnih stroškov za nastanitev, prehrano in prevoz po tleh lahko preprečijo prekomerno porabo in pomagajo nadzorovati stroške. Številna podjetja popotnikom ponujajo proračune, specifične za mesto ali destinacijo, in za oceno stroškov uporabljajo podatke podjetij za upravljanje potovanj, svetovalcev ali lastne evidence stroškov. Glede na našo nedavno anketo o politikah T&E več kot 6 od 10 podjetij vgrajuje politike in procese T&E v spletna orodja za rezervacije ali obračunavanje stroškov , da bi označile izbire zaposlenih kot del ali zunaj politike podjetja.

Zgodnje rezervacije pogosto pomenijo nižje cene letalskih kart in nastanitev. Da bi to postala praksa, lahko vaša potovalna politika podjetja določi časovni načrt za rezervacijo potovanj vnaprej in opomni stranke, ki rezervirajo v zadnjem trenutku, ko jim politika ni več na voljo.

Ponudniki potovalnih storitev razumejo prednosti gradnje trajnih odnosov s podjetji. Letalske družbe, hoteli in podjetja za najem avtomobilov si bodo pogosto prizadevala zagotoviti najboljše možne cene, ki ustrezajo edinstvenim potovalnim potrebam in obsegu vašega podjetja.

Če želite postopek pogajanj prepustiti strokovnjakom, lahko najamete podjetje za upravljanje potovanj, ki bo v vašem imenu pripravilo popuste za podjetja in vam pomagalo optimizirati stroške poslovnih potovanj.

Večja poraba sredstev za T&E pri kreditnih karticah lahko prinese dragocene organizacijske koristi:

• Transakcije, do katerih je enostavno dostopati, lahko pomagajo nadzorovati porabo zaposlenih in povečati preglednost.
• Robustno poročanje na ravni transakcij lahko optimizira procese plačevanja dobaviteljev.
• Zaposleni lahko prejmejo potovalno zavarovanje, podporo concierge, telemedicino in dostop do letaliških salonov.

Virtualne kartice in mobilne virtualne kartice so druga možnost. Uporabljajo začasne, naključno generirane številke kartic in so povezane z računom za financiranje z vzpostavljeno kreditno linijo. Podjetjem dajejo večji nadzor nad porabo z možnostjo nastavitve prilagojenih parametrov glede tega, kako, kdaj in kje se kartica uporablja.

61 % odločevalcev o potovanjih je dejalo, da njihova organizacija spodbuja popotnike k rezervaciji trajnostnih možnosti. To se lahko kaže v različnih oblikah. Eden od pogostih pristopov je izvajanje regionalnih ali nacionalnih politik, ki dajejo prednost železniškemu prometu pred zračnim. Drugi so uvedli politike za zmanjšanje enodnevnih potovanj z letalom.

Drug ukrep je zmanjšanje večkratnih potovanj. Spodbujajte zaposlene, da načrtujejo več sestankov na isti lokaciji, da bi povečali učinkovitost, ali pa izbrane sestanke preusmerite na video klice.

Če je potreben prevoz po tleh, spodbudite zaposlene, da si delijo stroške prevoza ali najema avtomobila, da zmanjšajo stroške in ogljični odtis.

Potniki na prosti čas si vzamejo daljše počitnice v primerjavi s trendi pred covidom. Ker se meje med poklicnim in zasebnim življenjem brišejo, mnogi zaposleni podaljšujejo svoja poslovna potovanja, da bi lahko uživali v času na destinaciji, ko nimajo delovnega časa. Če zaposlenim omogočimo potovanja v prostem času, lahko povečamo fleksibilnost pri časovnem načrtu njihovega potovanja in zmanjšamo skupne potne stroške.

Ali se poročila o stroških vaše ekipe oddajo pravočasno, nato pa se pri vodstvu zavlečejo v fazi pregleda in odobritve?

Za mnoga podjetja je ta postopek zapleten in dolgotrajen. Poenostavite svoje z jasno in jedrnato politiko upravljanja stroškov, s predhodno odobritvijo določenih stroškov in določitvijo pričakovanih rokov za odobritev.

Program virtualnih kartic je še en način za hitrejšo obdelavo stroškov. Virtualne kartice imajo izboljšane podatke, vezane na vsako uporabo, in so pogosto integrirane s sistemi za upravljanje stroškov. Ta integracija podatkov lahko poenostavi vaše procese v zaledju, vključno z avtomatizacijo usklajevanja stroškov za finančne ekipe.

Zberite povratne informacije zaposlenih o njihovih potovalnih izkušnjah, da uravnovesite potrebo po potovanjih z ukrepi za varčevanje s stroški. Povratne informacije lahko pomagajo ugotoviti, kateri stroški so pomembni za vašo ekipo in katere lahko zmanjšate, ne da bi to vplivalo na zadovoljstvo zaposlenih in rast podjetja. Redne ankete po potovanju in razgovori z zaposlenimi vam lahko pomagajo prepoznati priložnosti za zmanjšanje nepotrebnih potnih izdatkov in izboljšanje skladnosti s pravilniki.

Zunaj dela ljudje pričakujejo priročne tehnologije, ki so na prvem mestu mobilne tehnologije in tehnologije v oblaku. Mnogi zdaj pričakujejo enako tudi v službi. Avtomatizirajte postopek poročanja o stroških, da zmanjšate drage napake, prihranite čas in izboljšate zadovoljstvo zaposlenih.

Digitalne kopije računov lahko pomagajo poenostaviti poročanje o stroških. Predstavljajte si, da bi vaša ekipa lahko brezhibno oddala stroške samo s fotografiranjem. Vpogled v porabo v realnem času lahko finančnim ekipam pomaga zagotoviti skladnost s politiko T&E in odpraviti kupe papirnatih računov. Če davčni predpisi to dovoljujejo, lahko razmislite o odpravi zahtev glede potrdil za transakcije pod določenim zneskom.

Pravilno kategorizirani potni stroški vam omogočajo lažje analiziranje trendov porabe in odklepanje prihrankov. Programska platforma za upravljanje potovanj lahko ta postopek poenostavi z integracijo transakcij s poslovnimi karticami neposredno v njihov sistem.

Če boste svojo ekipo izobraževali o pravilnem poročanju o potnih stroških, se bodo lažje izognili pogostim napakam in upoštevali pravilnike podjetja. Več kot 55 % podjetij z letnimi potnimi izdatki nad 50 milijonov dolarjev zahteva, da si zaposleni ogledajo ali se udeležijo usposabljanja o politiki potovanj in stroškov. Nekatera podjetja celo zahtevajo, da zaposleni opravijo preizkus, preden prejmejo poslovno kreditno kartico.

Redno pregledujte vzorce porabe, da izboljšate skladnost s politiko T&E in sprostite prihranke. Spremljajte ključne kazalnike uspešnosti, kot so povprečni stroški na potovanje, stopnje skladnosti s politikami in skupni potovalni izdatki. Primerjava vaših stroškov z merili v panogi lahko osvetli priložnosti za racionalizacijo porabe. Industrijska združenja, svetovalna podjetja in podjetja za upravljanje potovanj pogosto ponujajo različne ravni primerjalnih podatkov za poslovna potovanja.

Statistični modeli lahko uporabljajo zgodovinske podatke za napovedovanje potovalnih vzorcev, nihanj povpraševanja in cenovnih trendov. Ti vpogledi vam lahko pomagajo pri pogajanjih z dobavitelji, predvidevanju nihanj v potrebah po prevozih in e-poštnih storitvah ter optimizaciji stroškov poslovnih potovanj.

Davčne olajšave za potne stroške lahko pomagajo optimizirati stroške poslovnih potovanj. Ustvarite podroben seznam stroškov (z orodjem za upravljanje stroškov ali brez njega), da ugotovite, kateri delovni stroški predstavljajo davčne olajšave ob koncu leta. Upravičeni stroški lahko vključujejo stroške letalske vozovnice in drugega prevoza, nastanitve, prehrane, poslovne komunikacije in poslovnih dogodkov.

Če želite najti priložnosti za pogajanja o boljših cenah in plačilnih pogojih, preglejte pogoje, ki ste jih določili s ponudniki poslovnih potovanj, kot so letalske družbe, hoteli in podjetja za najem avtomobilov. Na primer, lahko predlagajo zamenjavo načina plačila, da bi povečali prihranke. Virtualne kartice ponujajo enako udobje in varnostne prednosti kot fizične poslovne kartice – hkrati pa vam omogočajo nadzor nad porabo prek zneska, časovnega obdobja, vrste in lokacije transakcij.

Optimizacija stroškov poslovnih potovanj zahteva strateški pristop, ki vključuje načrtovanje, spremljanje in nenehno izboljševanje politik in praks potovanj. Teh 18 strategij vam in vašemu podjetju lahko pomaga pri upravljanju potnih stroškov – hkrati pa izboljša način potovanja vaših zaposlenih, da bi vaše podjetje napredovalo.