Att träffa kunder, leverantörer, partners och anställda ansikte mot ansikte kan driva starka resultat för ditt företag. Faktum är att 88 % av beslutsfattarna inom resebranschen sa att affärsresor är avgörande för att driva organisationstillväxt, enligt en studie från 2023. Så hur hanterar ledande företag sina företagsrese- och utgiftsprogram för att balansera behovet av att kontrollera kostnader med fördelarna med mer personlig interaktion?

Vi har sammanställt 18 strategier som ledande företag implementerar i varje steg av sin resa för att optimera utgifter för affärsresor. Hoppa till den sektion som intresserar dig mest:

Men efter att ha jobbat i åratal med att optimera sina digitala upplevelser var e-handelsteamet redo att gå vidare från att bara rekommendera ytterligare produkter av intresse till att fokusera på de produkter som förutspås driva engagemang. Efter att ha kört ett test mot sina traditionella maskininlärningsbaserade rekommendationer på startsidan upptäckte GlassesUSA.com att Dynamic Yields avancerade deep learning-algoritm kunde ge en ökning av antalet köp på 68 % och en intäktsökning på 88 % – allt från en enda widget.

En plattform för resehantering för flygbiljetter, hotell och marktransporter kan hjälpa dina anställda att göra policykompatibla val som också passar deras resepreferenser.

Verktyg för företagsresor samlar relevant reseinformation från flera plattformar och leverantörer på ett och samma ställe. Om planerna ändras kan plattformen även erbjuda enkla, policykompatibla omboknings- och avbokningsalternativ.

Tak för individuella resekostnader för boende, måltider och marktransporter kan förhindra överutgifter och bidra till att kontrollera kostnaderna. Många företag förser resenärer med stads- eller destinationsspecifika budgetar och använder data från resehanteringsföretag, konsulter eller sina egna utgiftsregister för att uppskatta kostnaderna. Enligt vår senaste undersökning av policyer för resekostnader integrerar fler än 6 av 10 policyer och processer för resekostnader i onlineboknings- eller utgiftsverktyg för att markera medarbetarnas val som faller inom eller utanför företagets policy.

Tidiga bokningar innebär ofta lägre priser på flygbiljetter och boende. För att göra detta till en praxis kan er företagsresepolicy fastställa en tidslinje för att boka resor i förväg och påminna sista minuten-bokare när deras policy har löpt ut.

Reseleverantörer förstår fördelarna med att bygga varaktiga relationer med företag. Flygbolag, hotell och biluthyrningsföretag arbetar ofta för att säkra bästa möjliga priser som passar just ditt företags unika resebehov och volym.

Om du vill överlåta förhandlingsprocessen till proffsen kan du anlita ett resebyrå för att utarbeta företagsrabatter åt dig och hjälpa dig att optimera dina affärsresekostnader.

Att fånga upp mer T&E-utgifter på kreditkort kan ge värdefulla organisatoriska fördelar:

• Lättåtkomliga transaktioner kan hjälpa till att kontrollera medarbetarnas utgifter och öka synligheten.
• Robust rapportering på transaktionsnivå kan optimera leverantörsreskontraprocesser.
• Anställda kan få reseförsäkring, concierge-support, telemedicin och tillgång till flygplatslounger.

Virtuella kort och mobila virtuella kort är ett annat alternativ. De använder tillfälliga, slumpmässigt genererade kortnummer och är kopplade till ett finansieringskonto med en etablerad kreditgräns. De ger företag mer kontroll över utgifterna med möjligheten att ställa in anpassade parametrar kring hur, när och var kortet används.

61 % av beslutsfattarna inom resebranschen sa att deras organisation uppmuntrar resenärer att boka hållbara alternativ. Detta kan ta sig många uttryck. En vanlig strategi är att genomföra regional eller nationell politik som gynnar järnväg framför flyg. Andra har infört policyer för att minimera dagsutflykter med flyg.

En annan åtgärd är att minska antalet flerresor. Uppmuntra dina anställda att schemalägga flera möten på samma plats för att öka effektiviteten, eller flytta utvalda möten till videosamtal.

Om marktransport är nödvändig, uppmuntra anställda att dela på kostnaderna för samåkning eller hyrbil för att minska kostnader och koldioxidavtryck.

Fritidsresenärer tar längre semestrar jämfört med trenderna före covid-19. I takt med att gränserna mellan arbete och privatliv suddas ut förlänger många anställda sina affärsresor för att kunna njuta av tiden på destinationen även när de är lediga. Att låta anställda resa med "bleisure" kan öka flexibiliteten i tidpunkten för deras resor och minska de totala resekostnaderna.

Skickas ert teams utgiftsrapporter in i tid, bara för att dröja kvar hos ledningen i gransknings- och godkännandefasen?

För många företag är denna process komplex och tidskrävande. Effektivisera din hantering med en tydlig och koncis policy för utgiftshantering, förhandsgodkänn vissa utgifter och sätt upp förväntningar på tidsfrister för godkännande.

Ett virtuellt kortprogram är ett annat sätt att hantera utgifter snabbare. Virtuella kort har förbättrad data kopplad till varje användning och de är ofta integrerade med utgiftshanteringssystem. Denna dataintegration kan effektivisera era backoffice-processer, inklusive automatisering av avstämning av utgifter för ekonomiteam.

Samla in feedback från anställda om deras reseupplevelser för att balansera behovet av resor med kostnadsbesparande åtgärder. Feedback kan hjälpa till att avgöra vilka utgifter som är viktiga för ditt team – och vilka du kan minska utan att det påverkar medarbetarnöjdheten och företagets tillväxt. Regelbundna efterundersökningar och medarbetarintervjuer efter resor kan hjälpa dig att identifiera möjligheter att minska onödiga resekostnader och förbättra efterlevnaden av policyer.

Utanför jobbet förväntar sig folk bekväm mobil-först- och molnbaserad teknik. Många förväntar sig nu detsamma på jobbet. Automatisera din utgiftsrapporteringsprocess för att minska kostsamma fel, spara tid och förbättra medarbetarnöjdheten.

Digitala kopior av kvitton kan bidra till att effektivisera utgiftsrapporteringen. Tänk om ditt team smidigt kunde skicka in en utgift med bara ett foto. Realtidsinsyn i utgifter kan hjälpa ekonomiteam att säkerställa att T&E-policyn efterlevs och eliminera högar av papperskvitton. Om skattelagarna tillåter kan du överväga att avstå från kvittokrav för transaktioner under ett visst belopp.

Korrekt kategoriserade resekostnader gör det enklare att analysera utgiftstrender för att låsa upp besparingar. En programvaruplattform för resehantering kan förenkla denna process genom att integrera företagskorttransaktioner direkt i deras system.

Att utbilda ditt team om hur man korrekt rapporterar resekostnader hjälper dem att undvika vanliga misstag och följa företagets policyer. Över 55 % av företag med årliga resekostnader på över 50 miljoner dollar kräver att anställda ser eller deltar i utbildning i rese- och utgiftspolicy. Vissa företag kräver till och med att anställda klarar ett test innan de får ett företagskreditkort.

Granska utgiftsmönster regelbundet för att förbättra efterlevnaden av T&E-policyn och frigöra besparingar. Övervaka viktiga resultatindikatorer, såsom genomsnittlig kostnad per resa, policyefterlevnad och totala reseutgifter. Att jämföra dina utgifter med branschreferenser kan belysa möjligheter att effektivisera utgifterna. Branschorganisationer, konsultföretag och resebyråer erbjuder ofta olika nivåer av jämförelsedata för affärsresor.

Statistiska modeller kan använda historisk data för att prognostisera resemönster, efterfrågefluktuationer och pristrender. Dessa insikter kan hjälpa dig att navigera i leverantörsförhandlingar, förutse fluktuationer i resebehov och optimera dina affärsresekostnader.

Skatteavdrag för resekostnader kan hjälpa till att optimera kostnaden för affärsresor. Skapa en detaljerad utgiftslista (med eller utan ett verktyg för utgiftshantering) för att identifiera vilka arbetskostnader som utgör skatteavdrag i slutet av året. Stödberättigande utgifter kan inkludera kostnader för flygbiljetter och annan transport, boende, måltider, affärsrelaterad kommunikation och affärsevenemang.

För att hitta möjligheter att förhandla fram bättre priser och betalningsvillkor, granska de villkor du har kommit överens med leverantörer av affärsresor som flygbolag, hotell och biluthyrningsföretag. Till exempel kan de föreslå att byta betalningsmetod för att maximera besparingarna. Virtuella kort erbjuder samma bekvämlighet och säkerhetsfördelar som fysiska företagskort – samtidigt som du kan kontrollera utgifterna via belopp, tidsperiod, typ och plats för transaktioner.

Att optimera resekostnader för affärsresor kräver ett strategiskt tillvägagångssätt som involverar planering, övervakning och kontinuerlig förbättring av resepolicyer och -rutiner. Dessa 18 strategier kan hjälpa dig och ditt företag att hantera resekostnader – samtidigt som ni förbättrar hur dina anställda reser för att driva er verksamhet framåt.