Fyra sätt som T&E-ledningen kan hålla jämna steg med affärsresor

De mest exakta förutsägelserna är oftast de mest formbara. Ta de kontrasterande förutsägelserna från covid-eran att affärsresor, eller företagsresor, skulle eller inte skulle återhämta sig helt.

På något sätt stämde båda förutsägelserna. Och chefer måste förstå varför när det gäller resor och utgifter (T&E), även känt som resor och representation.

De senaste siffrorna förutspår att utgifterna för resor och utgifter kommer att återhämta sig från 2019 års högsta nivå på 1,4 biljoner dollar någon gång under 2024 och nå 1,8 biljoner dollar år 2027.1 I den meningen är affärsresor på god väg mot en fullständig återhämtning.

Ändå är reseutgifter inte detsamma som resfrekvens eller resvolym. Medan antalet affärsresor ökar, ökar utgifterna för affärsresor snabbare.2

Folk reser under längre perioder än tidigare. Långa dagsutflykter eller möten med övernattning är ute. Flera möten inom en region, kanske varvade med en längre period av arbete hemifrån, är aktuella.

Man kan knappast tala om en återuppståndelse inom affärsresandet när resor och utgifter inte är synkroniserade i förhållande till 2019. I takt med att digital transformation brottas med nya hybridarbetskrafter och ökande miljöproblem är ett mer passande ord reinkarnation.

Så när 87 % av beslutsfattarna inom resebranschen i en Mastercard-sponsrad undersökning håller med om att affärsresor befinner sig vid en brytpunkt med en möjlighet att se över äldre system, kan chefer för rese- och reseprogram inte längre agera som om det vore 2019 igen.3

Här är fyra sätt de kan hänga med.

Nio av tio beslutsfattare inom resebranschen håller med om att framtiden för rese- och utgiftshantering ligger i konvergensen av betalnings- och utgiftshantering. Ändå innebär olika inköpsbehov och nya typer av utgifter att 61 % av beslutsfattarna nu säger att deras hybrid- eller distansarbetsstyrka har gjort det svårare att prognostisera och budgetera resekostnader.

En enhetlig strategi för företagsresursplanering (ERP) kan bidra genom att tillhandahålla en enda källa till sanning och fullständig insyn i B2B- och T&E-betalningsflöden. En viktig nyans inom resebranschen är att beslutsfattare inom resebranschen är lika intresserade av att ge sina anställda den insynen som de är av att få den för sig själva.

Kanske föga förvånande då ser beslutsfattare inom resebranschen kopplingen mellan utgiftsgränser och betalningsmetoder som den främsta globala differentieringsfaktorn under de kommande fem åren. Det hjälper dock inte när reseansvariga riskerar ineffektivitet i kontoavstämning, tillsyn, kassaflöde och till och med i bedrägeriförebyggande åtgärder genom att låta anställda använda personliga kort för resor.

Virtuella kort erbjuder ett alternativ. De behåller fördelarna med fysiska företagskort, såsom detaljerad transaktionsdata för individuell betalningsavstämning, samtidigt som de gör det möjligt för T&E-chefer att tillämpa utgiftskontroller på belopp, tidsperiod, typ och plats för transaktioner. Nio av tio beslutsfattare inom resebranschen säger att virtuella kort antingen kommer att vara vanliga eller en differentierande faktor om fem år.

Nästan två tredjedelar av beslutsfattare inom resebranschen har stött på utmaningar med att leverera effektiv och aktuell information om policyer och uppdateringar om resekostnader till hybrid- eller distansarbetsstyrkor, och 89 % håller med om att de behöver mer dynamiska policyer om resekostnader.

En granskning av policyer och rutiner kan säkerställa affärsrelevans genom att definiera mål, jämföra med konkurrenter och förena tillvägagångssätt mellan avdelningar och regioner. Ämnen kan variera från huvudbokskoder och kategorikoder för handlare till engångsbetalningar och utgifter ur egen ficka.

Men lika viktigt som affärsrelevans är medarbetarnas efterlevnad: 59 % av beslutsfattarna kring resor kämpar med att säkerställa att medarbetarna följer utgiftspolicyer och kontroller.

Tydliga policyer hjälper naturligtvis, men realtidsmeddelanden om utgifter inom respektive utanför policyn kan öka efterlevnaden genom att möta behoven hos resenärer på språng. Miljöhänsyn, såsom de som tillhandahålls av koldioxidkalkylatorer i bankappar, bör inkluderas som en självklarhet.

Att förstå hur koldioxidutsläppen påverkas av reseval är högsta prioritet för företagsledare som utformar resepolicyer. Ökade behov av spårning och rapportering innebär nu att 88 % av beslutsfattarna inom resebranschen redan tillhandahåller eller planerar att tillhandahålla data om koldioxidavtryck till affärsresenärer för mer välgrundade utgifter.

Som en integrerad del av en granskning av policyer och rutiner innefattar en hållbarhetsgranskning alla centrala överväganden: definierade mål, konkurrensmässiga riktmärken och företagsövergripande strategier. Men hållbarhet – eller mer allmänt miljömässiga, sociala och bolagsstyrningsmässiga (ESG) överväganden – har också sina egna drivkrafter.

De två viktigaste miljödrivkrafterna tenderar att gå hand i hand. Officiella mandat, såsom Frankrikes förbud mot kortdistansflygningar inom landet, stämmer ofta väl överens med nya prioriteringar bland anställda, såsom de två tredjedelar av de svarande i EU och USA som nu vill att flygresor ska beskattas hårdare.4

Ytterligare överväganden sträcker sig på liknande sätt över företags- och medarbetarnivå. Vissa bokningsverktyg online ger redan information om koldioxidavtryck för att hjälpa resenärer att göra mer välgrundade köp. Samtidigt kan reseansvariga använda informationen för att fastställa mer välgrundade policyer och rutiner.

Hantering av reseleverantörer sitter i skärningspunkten mellan kostnadseffektivitet, medarbetarnöjdhet och företagets mål. Att skickligt hantera konkurrerande intressen är inte alltid lätt, och 42 % av företagen uppger svårigheter med att förhandla fram avtal med reseleverantörer.5

Förbättrad användning av ERP-data ger alla köpare bättre förutsättningar att förhandla med leverantörer. Ett specifikt T&E-attribut är ytterligare data som kan komma från ett resebyrå (TMC) och ett globalt distributionssystem (GDS).

Affärsresebyråer hanterar affärsresor som en del av ett globalt resenätverk (GDS), som förser köpare och leverantörer med reseinformation i realtid över ett globalt resenätverk. Ett betalningsnätverk kan ta emot data från en affärsresebyrå och matcha resedataposter med tillhörande transaktioner.

Den berikade transaktionsdatan ger sedan en fullständig översikt över kostnader och utgifter och låter reseansvariga göra mer välgrundade köp. Exempel inkluderar att undvika överbetalningar eller säkerställa lämpligheten av tilläggsförmåner som förhandlas fram i bulk med föredragna leverantörer.

De globala utgifterna för affärsresor förväntas nå 2019 års nivå på 1,4 biljoner dollar år 2024 och uppgå till nästan 1,8 biljoner dollar i slutet av 2027.6 Ökningen återspeglar åsikterna hos de 88 % av beslutsfattarna inom resebranschen som håller med om att affärsresor är avgörande för att driva tillväxten i deras organisationer.

Allt detta skapar en stor press på beslutsfattare inom resebranschen – så mycket att 85 % av dem tror att en roll som Chief Travel Officer (CTO) kommer att vara vanlig om tio år. Förenklad utgiftshantering, skräddarsydda policyer och rutiner, inbäddad hållbarhet och kvantifierad leverantörsprestanda kommer att lindra mycket av deras börda.

AI kommer att spela en allt större roll. Den skulle kunna fungera som en virtuell assistent genom att hjälpa till med bokningar före resan och vägleda köp inom respektive utanför policyn under en resa, eller så skulle den kunna anpassa företagens kreditkortsprogram för att göra dem kortinnehavarrelevanta.

Ett medarbetarcentrerat rese- och utcheckningsprogram skapar nöjda resenärer, och 91 % av beslutsfattarna inom resebranschen planerar att investera i AI och maskininlärning för att ge medarbetarna mer personliga reseupplevelser.

En sådan investering verkar klok. Det bästa sättet för en rese- och utgiftschef att hålla koll på affärsresandet är att hålla koll på affärsresenärerna själva.

Läs mer om Mastercards T&E-konsulttjänster.