يمكن للاجتماع وجهًا لوجه مع العملاء والموردين والشركاء والموظفين تحقيق نتائج قوية لعملك. في الواقع، قال 88٪ من صانعي القرار في مجال السفر أن سفر الأعمال أمر بالغ الأهمية لدفع نمو المؤسسة، وفقًا لدراسة أجريت عام 2023. إذن كيف تدير الشركات الرائدة برامج السفر والنفقات الخاصة بالشركات لتحقيق التوازن بين الحاجة إلى التحكم في التكاليف مع فوائد المزيد من التفاعلات وجهًا لوجه؟

لقد قمنا بتجميع 18 استراتيجية تنفذها الشركات الرائدة في كل مرحلة من مراحل رحلتها لتحسين نفقات سفر الأعمال. انتقل إلى القسم الذي يثير اهتمامك أكثر:

ولكن بعد سنوات من تحسين تجاربه الرقمية، كان فريق التجارة الإلكترونية مستعدًا لتجاوز التوصية بالمنتجات الإضافية التي تهم تلك التي يُتوقع أن تؤدي إلى زيادة المشاركة. وبعد إجراء اختبار مقابل التوصيات التقليدية القائمة على التعلم الآلي على الصفحة الرئيسية، اكتشف موقع GlassesUSA.com أن خوارزمية التعلم العميق المتطورة الخاصة بـ Dynamic Yield كانت قادرة على تحقيق زيادة بنسبة 68٪ في عمليات الشراء وزيادة بنسبة 88٪ في الإيرادات، كل ذلك من أداة واحدة.

يمكن أن تساعد منصة إدارة السفر الخاصة بتذاكر الطيران والفنادق والنقل البري موظفيك على اتخاذ خيارات متوافقة مع السياسة تناسب أيضًا تفضيلات السفر الخاصة بهم.

تعمل أدوات السفر الخاصة بالشركات على دمج معلومات السفر ذات الصلة من منصات ومقدمي خدمات متعددين في مكان واحد. في حالة تغيير الخطط، قد تقدم المنصة أيضًا خيارات إعادة الحجز والإلغاء البسيطة والمتوافقة مع السياسة.

يمكن أن تمنع القيود المفروضة على نفقات السفر الفردية للسكن والوجبات والنقل البري الإنفاق الزائد وتساعد في التحكم في التكاليف. توفر العديد من الشركات للمسافرين ميزانيات خاصة بالمدينة أو الوجهة وتستخدم البيانات من شركات إدارة السفر أو الاستشاريين أو سجلات النفقات الخاصة بهم لتقدير التكاليف. وفقًا لاستبيان سياسات T & E الأخير، يقوم أكثر من 6 من كل 10 بتضمين سياسات وعمليات T & E في أدوات الحجز أو النفقات عبر الإنترنت لتحديد خيارات الموظفين باعتبارها تندرج ضمن سياسة الشركة أو خارجها.

غالبًا ما تعني الحجوزات المبكرة أسعارًا أقل على تذاكر الطيران والإقامة. ولجعل ذلك ممارسة، يمكن لسياسة السفر الخاصة بشركتك تحديد جدول زمني لحجز السفر مسبقًا وتذكير الضيوف الذين حجزوا اللحظة الأخيرة عندما يكونون خارج السياسة.

يتفهم مقدمو خدمات السفر فوائد بناء علاقات دائمة مع الشركات. غالبًا ما تعمل شركات الطيران والفنادق وشركات تأجير السيارات لتأمين أفضل الأسعار الممكنة لتناسب احتياجات السفر الفريدة لشركتك وحجمها.

إذا كنت ترغب في ترك عملية التفاوض للمحترفين، يمكنك الاستعانة بشركة إدارة سفر لتحديد خصومات الشركات نيابة عنك ومساعدتك على تحسين نفقات سفر الأعمال.

يمكن أن يوفر الحصول على المزيد من إنفاق T & E على بطاقات الائتمان فوائد تنظيمية قيمة:

• يمكن أن تساعد المعاملات التي يسهل الوصول إليها في التحكم في إنفاق الموظفين وزيادة الرؤية.
• يمكن للتقارير القوية على مستوى المعاملات تحسين عمليات الحسابات المستحقة الدفع.
• يمكن للموظفين الحصول على تأمين السفر ودعم الكونسيرج والتطبيب عن بعد والوصول إلى صالات المطار.

تعد البطاقات الافتراضية والبطاقات الافتراضية المحمولة خيارًا آخر. يستخدمون أرقام بطاقات مؤقتة تم إنشاؤها عشوائيًا وترتبط بحساب تمويل بخط ائتمان ثابت. إنها تمنح الشركات مزيدًا من التحكم في الإنفاق مع القدرة على تعيين معايير مخصصة حول كيفية استخدام البطاقة ومتى وأين.

قال 61٪ من صانعي القرار في مجال السفر أن مؤسستهم تشجع المسافرين على حجز خيارات مستدامة. يمكن أن يتخذ هذا عدة أشكال. أحد الأساليب الشائعة هو تنفيذ السياسات الإقليمية أو الوطنية التي تفضل السفر بالسكك الحديدية على السفر الجوي. يضع البعض الآخر سياسات لتقليل الرحلات اليومية عن طريق الجو.

إجراء آخر هو تقليل الرحلات المتعددة. شجع موظفيك على جدولة اجتماعات متعددة في نفس الموقع لاكتساب الكفاءة، أو تحويل الاجتماعات المحددة إلى مكالمات الفيديو.

إذا كان النقل البري ضروريًا، شجع الموظفين على تقسيم تكاليف مشاركة الركوب أو استئجار السيارات لتقليل التكاليف وآثار الكربون.

يأخذ المسافرون بغرض الترفيه إجازات أطول مقارنة باتجاهات ما قبل COVID. نظرًا لطمس حدود العمل والحياة، يقوم العديد من الموظفين بتوسيع رحلات العمل للاستمتاع بالوقت في الوجهة أثناء العمل على مدار الساعة. يمكن أن يؤدي السماح للموظفين بالسفر «الترفيهي» إلى زيادة المرونة في توقيت رحلتهم وتقليل تكاليف السفر الإجمالية.

هل يتم تقديم تقارير نفقات فريقك على الفور، فقط للبقاء مع الإدارة في مرحلة المراجعة والموافقات؟

بالنسبة للعديد من الشركات، تعتبر هذه العملية معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً. قم بتبسيط عملك من خلال سياسة واضحة وموجزة لإدارة النفقات، والتصريح المسبق لنفقات معينة وتحديد التوقعات للجداول الزمنية للموافقة.

يعد برنامج البطاقة الافتراضية طريقة أخرى لمعالجة النفقات بشكل أسرع. تحتوي البطاقات الافتراضية على بيانات محسنة مرتبطة بكل استخدام وغالبًا ما يتم دمجها مع أنظمة إدارة النفقات. يمكن أن يؤدي تكامل البيانات هذا إلى تبسيط عمليات المكتب الخلفي، بما في ذلك التسوية التلقائية لنفقات فرق التمويل.

اجمع التعليقات من الموظفين حول تجارب السفر الخاصة بهم لتحقيق التوازن بين الحاجة إلى السفر وتدابير توفير التكاليف. يمكن أن تساعد التعليقات في تحديد النفقات المهمة لفريقك والتي يمكنك تقليلها دون التأثير على رضا الموظفين ونمو الأعمال. يمكن أن تساعدك استطلاعات ما بعد السفر المنتظمة ومقابلات الموظفين في تحديد الفرص لخفض نفقات السفر غير الضرورية وتحسين الامتثال للسياسة.

خارج العمل، يتوقع الأشخاص تقنيات ملائمة تعتمد على الهاتف المحمول أولاً وعلى السحابة. يتوقع الكثيرون الآن نفس الشيء في العمل. قم بأتمتة عملية إعداد تقارير النفقات لتقليل الأخطاء المكلفة وتوفير الوقت وتحسين رضا الموظفين.

يمكن أن تساعد النسخ الرقمية من الإيصالات في تبسيط تقارير النفقات. تخيل لو كان بإمكان فريقك إرسال النفقات بسلاسة بمجرد التقاط صورة. يمكن أن تساعد رؤية الإنفاق في الوقت الفعلي فرق التمويل على ضمان الامتثال لسياسة T & E والتخلص من أكوام الإيصالات الورقية. إذا كانت قوانين الضرائب تسمح بذلك، يمكنك التفكير في التنازل عن متطلبات الاستلام للمعاملات التي تقل عن مبلغ معين.

تتيح لك نفقات السفر المصنفة بشكل صحيح تحليل اتجاهات الإنفاق بسهولة أكبر لفتح المدخرات. يمكن لمنصة برامج إدارة السفر تبسيط هذه العملية من خلال دمج معاملات بطاقات الشركات مباشرة في نظامها.

إن تثقيف فريقك حول كيفية الإبلاغ عن نفقات السفر بشكل صحيح سيساعدهم على تجنب الأخطاء الشائعة واتباع سياسات الشركة. تطلب أكثر من 55٪ من الشركات التي تنفق سنويًا على السفر أكثر من 50 مليون دولار من الموظفين مشاهدة أو حضور التدريب على سياسة السفر والنفقات. حتى أن بعض الشركات تطلب من الموظفين اجتياز الاختبار قبل استلام بطاقة ائتمان الشركة.

راجع أنماط الإنفاق بانتظام لتحسين الامتثال لسياسة T & E وإطلاق العنان للمدخرات. راقب مؤشرات الأداء الرئيسية، مثل متوسط التكلفة لكل رحلة ومعدلات الامتثال للسياسة وإجمالي نفقات السفر. يمكن أن تؤدي مقارنة نفقاتك مع معايير الصناعة إلى تسليط الضوء على فرص تبسيط الإنفاق. غالبًا ما تقدم جمعيات الصناعة والاستشارات وشركات إدارة السفر مستويات مختلفة من البيانات المعيارية لسفر الأعمال.

يمكن للنماذج الإحصائية استخدام البيانات التاريخية للتنبؤ بأنماط السفر وتقلبات الطلب واتجاهات التسعير. يمكن أن تساعدك هذه الرؤى في اجتياز مفاوضات الموردين، وتوقع التقلبات في احتياجات T & E، وتحسين نفقات سفر العمل.

يمكن أن تساعد الخصومات الضريبية لنفقات السفر في تحسين تكلفة السفر بغرض العمل. قم بإنشاء قائمة نفقات مفصلة (مع أو بدون أداة إدارة المصروفات) لتحديد نفقات العمل التي تشكل خصومات ضريبية في نهاية العام. قد تشمل النفقات المؤهلة تكلفة تذاكر الطيران وغيرها من وسائل النقل والإقامة والوجبات والاتصالات المتعلقة بالأعمال والأحداث التجارية.

للعثور على فرص للتفاوض على أسعار وشروط دفع أفضل، راجع الشروط التي حددتها مع موردي سفر الأعمال مثل شركات الطيران والفنادق وشركات تأجير السيارات. على سبيل المثال، قد يقترحون تبديل طرق الدفع لتحقيق أقصى قدر من التوفير. توفر البطاقات الافتراضية أيضًا نفس مزايا الراحة والأمان مثل بطاقات الشركات المادية - كل ذلك مع تمكينك أيضًا من التحكم في الإنفاق من خلال المبلغ والفترة الزمنية ونوع وموقع المعاملات.

يتطلب تحسين نفقات سفر الأعمال نهجًا استراتيجيًا يتضمن التخطيط والمراقبة والتحسين المستمر لسياسات وممارسات السفر. يمكن لهذه الاستراتيجيات الـ 18 مساعدتك وعملك في إدارة تكاليف السفر - كل ذلك مع تحسين الطريقة التي يسافر بها موظفوك لدفع عملك إلى الأمام.