أربع طرق يمكن لإدارة T & E من خلالها مواكبة السفر بغرض العمل

عادة ما تكون التنبؤات الأكثر دقة هي الأكثر مرونة. خذ توقعات حقبة COVID المتناقضة بأن السفر بغرض العمل أو سفر الشركات سيتعافى تمامًا أو لن يتعافى تمامًا.

بطريقة ما كان كلا التنبؤين صحيحين. ونفقات السفر & (T & E)، والمعروفة أيضًا باسم السفر & الترفيه، يحتاج المديرون إلى فهم السبب.

تتوقع أحدث الأرقام أن يستعيد إنفاق T & E ارتفاعه لعام 2019 البالغ 1.4 تريليون دولار في وقت ما في عام 2024 ويصل إلى 1.8 تريليون دولار في عام 2027.1 وبهذا المعنى، فإن سفر الأعمال في طريقه إلى التعافي الكامل.

ومع ذلك، فإن الإنفاق على السفر ليس مثل تكرار السفر أو حجم السفر. في حين أن عدد رحلات العمل آخذ في الازدياد، فإن الإنفاق على سفر رجال الأعمال يزداد بشكل أسرع.2

يسافر الناس لفترات أطول من ذي قبل. يتم الخروج من الرحلات النهارية البعيدة أو الاجتماعات الليلية. تُعقد اجتماعات متعددة داخل المنطقة، ربما تتخللها فترة طويلة من العمل بعيدًا عن المنزل.

لا يمكن للمرء أن يتحدث عن القيامة في رحلات العمل عندما تكون الرحلات والإنفاق غير متزامنين بالنسبة لعام 2019. في الوقت الذي يتصارع فيه التحول الرقمي مع القوى العاملة الهجينة الجديدة والمخاوف البيئية المتزايدة، فإن الكلمة الأكثر ملاءمة هي التناسخ.

لذلك، عندما يوافق 87% من صانعي القرار في مجال السفر في استطلاع برعاية ماستركارد على أن سفر رجال الأعمال بلغ نقطة تحول مع وجود فرصة لإصلاح الأنظمة القديمة، لم يعد بإمكان مديري برامج T & E العمل كما لو كان عام 2019 مرة أخرى.3

فيما يلي أربع طرق يمكنهم من خلالها مواكبة ذلك.

يوافق تسعة من كل عشرة من صانعي القرار في مجال السفر على أن مستقبل T & E هو التقارب بين إدارة المدفوعات والنفقات. ومع ذلك، فإن احتياجات الشراء المختلفة والأنواع الجديدة من النفقات تعني أن 61٪ من صانعي القرار يقولون الآن إن القوى العاملة المختلطة أو البعيدة جعلت من الصعب التنبؤ بنفقات السفر وميزانيتها.

يمكن أن يساعد النهج الموحد لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) من خلال توفير مصدر واحد للحقيقة والرؤية الكاملة لتدفقات الدفع B2B و T & E. يتمثل أحد الفروق الدقيقة في T & E في أن صانعي القرار في مجال السفر مهتمون بتوفير هذه الرؤية لموظفيهم بقدر اهتمامهم بالحصول عليها لأنفسهم.

ربما ليس من المستغرب إذن أن يرى صانعو القرار في مجال السفر أن ربط حدود الإنفاق بطرق الدفع هو أفضل عامل تمييز عالمي في السنوات الخمس المقبلة. ومع ذلك، لا يساعد ذلك عندما يخاطر مديرو السفر بعدم الكفاءة في تسوية الحسابات والرقابة والتدفق النقدي وحتى في منع الاحتيال من خلال السماح للموظفين باستخدام البطاقات الشخصية للسفر.

تقدم البطاقات الافتراضية بديلاً. فهي تحتفظ بمزايا بطاقات الشركات المادية، مثل بيانات المعاملات التفصيلية لتسوية المدفوعات الفردية، مع تمكين مديري T & E من تطبيق ضوابط الإنفاق على مبلغ المعاملات والفترة الزمنية ونوعها وموقعها. يقول تسعة من كل عشرة من صانعي القرار في مجال السفر إن البطاقات الافتراضية ستكون إما شائعة أو مميزة في غضون خمس سنوات.

واجه ما يقرب من ثلثي صانعي القرار في مجال السفر تحديات في تقديم معلومات فعالة وفي الوقت المناسب حول سياسات T & E والتحديثات للقوى العاملة المختلطة أو البعيدة، ويوافق 89٪ على أنهم بحاجة إلى سياسات T & E أكثر ديناميكية.

يمكن أن تضمن مراجعة إجراءات السياسة & ملاءمة الأعمال من خلال تحديد الأهداف، والقياس مقابل المنافسين، وتوحيد الأساليب عبر الإدارات والمناطق. قد تتراوح الموضوعات من رموز دفتر الأستاذ العام ورموز فئة التاجر إلى المدفوعات لمرة واحدة والنفقات الشخصية.

ومع ذلك، فإن التزام الموظفين لا يقل أهمية عن الصلة بالأعمال: 59٪ من صانعي قرارات السفر يكافحون لضمان امتثال الموظفين لسياسات وضوابط الإنفاق.

تساعد السياسات الواضحة بطبيعة الحال، ولكن الإشعارات في الوقت الفعلي بشأن الإنفاق داخل السياسة مقابل الإنفاق خارج السياسة يمكن أن تعزز الالتزام من خلال تلبية احتياجات المسافرين أثناء التنقل. يجب تضمين الاعتبارات البيئية، مثل تلك التي توفرها حاسبات الكربون في التطبيقات المصرفية، كمسألة طبيعية.

إن فهم تأثير انبعاثات الكربون على خيارات السفر هو الأولوية الأولى لقادة الأعمال الذين يضعون سياسات السفر. إن زيادة احتياجات التتبع وإعداد التقارير تعني الآن أن 88٪ من صانعي القرار في مجال السفر يقومون بالفعل بتوفير بيانات البصمة الكربونية للمسافرين من رجال الأعمال من أجل إنفاق أكثر استنارة.

كجزء لا يتجزأ من مراجعة إجراءات السياسة &، تتضمن مراجعة الاستدامة جميع الاعتبارات الأساسية: الأهداف المحددة والمعايير التنافسية والاستراتيجيات على مستوى الشركة. لكن الاستدامة - أو على نطاق أوسع الاعتبارات البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG) - لها أيضًا دوافعها الخاصة.

يميل الدافعان البيئيان الرئيسيان إلى السير جنبًا إلى جنب. غالبًا ما تتوافق التفويضات الرسمية، مثل الحظر الفرنسي على الرحلات الداخلية قصيرة المدى، بشكل جيد مع أولويات الموظفين الناشئة، مثل ثلثي المستجيبين من الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة الذين يريدون الآن فرض ضرائب أكبر على السفر الجوي.4

وبالمثل، فإن الاعتبارات الإضافية تشمل مستويات الشركات والموظفين. توفر بعض أدوات الحجز عبر الإنترنت بالفعل معلومات البصمة الكربونية لمساعدة المسافرين على إجراء عمليات شراء أكثر استنارة. وفي الوقت نفسه، قد يستخدم مديرو السفر المعلومات لتحديد سياسات أكثر استنارة & إجراءات.

تقع إدارة موردي السفر عند تقاطع فعالية التكلفة ورضا الموظفين وأهداف الشركة. إن الإدارة الماهرة للمصالح المتنافسة ليست سهلة دائمًا، وتشير 42% من الشركات إلى صعوبات في التفاوض على عقود موردي السفر.5

يؤدي الاستخدام المحسن لبيانات ERP إلى وضع جميع المشترين في وضع أفضل للتفاوض مع الموردين. سمة T & E المحددة هي بيانات إضافية قد تأتي من شركة إدارة السفر (TMC) ونظام التوزيع العالمي (GDS).

تدير شركات TMCs رحلات العمل كجزء من نظام التوزيع العالمي (GDS)، الذي يخدم المشترين والموردين بمخزون السفر في الوقت الفعلي عبر شبكة سفر عالمية. يمكن لشبكة الدفع تلقي البيانات من TMC ومطابقة سجلات بيانات السفر مع المعاملات المرتبطة.

ثم توفر بيانات المعاملات الغنية نظرة عامة كاملة على T & E وتتيح لمديري السفر إجراء عمليات شراء أكثر استنارة. تشمل الأمثلة تجنب المدفوعات الزائدة أو ضمان ملاءمة الفوائد الإضافية التي يتم التفاوض عليها بكميات كبيرة مع الموردين المفضلين.

من المتوقع أن يصل الإنفاق العالمي على سفر الأعمال إلى مستوى 2019 البالغ 1.4 تريليون دولار في عام 2024 ويصل إلى ما يقرب من 1.8 تريليون دولار بحلول نهاية عام 2027.6 وتعكس هذه الزيادة وجهات نظر 88% من صناع القرار في مجال السفر الذين يتفقون على أن سفر رجال الأعمال أمر بالغ الأهمية لدفع نمو مؤسساتهم.

كل هذا يضيف الكثير من الضغط على صانعي القرار في مجال السفر - لدرجة أن 85٪ منهم يعتقدون أن دور كبير مسؤولي السفر (CTO) سيكون شائعًا في غضون عشر سنوات. إن الإدارة المبسطة للإنفاق وإجراءات السياسة & المصممة خصيصًا والاستدامة المضمنة والأداء الكمي للموردين ستخفف الكثير من أعبائهم.

سوف يلعب الذكاء الاصطناعي دورًا متزايدًا. يمكن أن تعمل كمساعد افتراضي من خلال المساعدة في الحجوزات قبل الرحلة وتوجيه عمليات الشراء داخل السياسة مقابل عمليات الشراء خارج السياسة أثناء الرحلة، أو يمكنها تخصيص برامج مكافآت بطاقات ائتمان الشركات لجعلها ملائمة لحاملي البطاقات الائتمانية.

إن برنامج T & E الذي يركز على الموظف يولد مسافرين سعداء، ويخطط 91٪ من صانعي القرار في مجال السفر للاستثمار في الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لتزويد الموظفين بتجارب سفر أكثر تخصيصًا.

يبدو هذا الاستثمار حكيمًا. أفضل طريقة لمدير T & E لمواكبة رحلات العمل هي مواكبة المسافرين من رجال الأعمال أنفسهم.

تعرف على المزيد حول الخدمات الاستشارية T & E من ماستركارد.