Para comprender cuánto temen los empleados presentar reportes de gastos, considere esto: en una encuesta de 2019 realizada por SAP Concur, casi el 20% de los viajeros de negocios dijeron que preferirían que les taladren los dientes en el dentista que completar un reporte de gastos.

Universalmente vilipendiados por su tedio, los reportes de gastos son particularmente onerosos para aquellos que trabajan en lugares que dependen de formularios escritos manualmente. Estos empleados a menudo se encuentran revolviendo sobres llenos de recibos, entrecerrando los ojos para encontrar qué compañía de taxis usaron en Phoenix o esforzar por recordar quién vino a la hora feliz el último día del viaje.

El trabajo no es más fácil para quienes reciben los reportes. Los administradores de viajes y entretenimiento, contabilidad o finanzas dependen de cualquier detalle impreciso que los empleados puedan recordar para confirmar que sus gastos cumplen con la política de la compañía, así como con las regulaciones y leyes fiscales del destino.

Además, el manejo de reportes a menudo consume tiempo que podría dedicar mejor a otras responsabilidades. Por ejemplo, uno de cada cinco reportes contiene errores o necesita aclaración, a menudo debido a algo tan pequeño como un error tipográfico perdido, un campo faltante o una fecha mal recordada, según un estudio de la Asociación Global de Viajes de Negocios de 2022. En promedio, corregir un reporte toma 18 minutos y le cuesta a la compañía $ 52. En las compañías donde viajar es la norma, o donde cada minuto es escaso, eso se acumula rápidamente.

Y los viajes de negocios no van a desaparecer. A pesar de un lugar de trabajo cada vez más híbrido, un estudio de Mastercard de 2023 mostró que las grandes corporaciones planean aumentar sus cotizaciones de viajes en los próximos años para impulsar un nuevo crecimiento. Los reportes de gastos llegaron para quedar, pero pueden ser más fáciles.  

Para simplificar la tarea de los viajeros de negocios y sus empleadores, Mastercard está explorando formas de fusionar los reportes de gastos con el proceso de pago para brindar el alivio que tanto necesitan tanto los viajeros de negocios como los gerentes de finanzas. Al centrar en las asociaciones con proveedores de software, Mastercard está desempeñando un papel fundamental en la modernización del antiguo reporte de gastos.

Consideremos su trabajo con SAP Concur, una marca líder mundial en software integrado de gestión de viajes y gastos. Las dos compañías ampliaron recientemente su relación a largo plazo para simplificar aún más los reportes de gastos. Gracias a una nueva integración, las compras realizadas con tarjetas corporativas Mastercard pueden registrar y completar automáticamente en la plataforma Concur Expense, que puede alertar inmediatamente a los empleados si se necesita información adicional. Con estos datos de gastos en tiempo real, las compañías pueden lograr un mejor cumplimiento de las políticas de gastos, mientras que los viajeros pueden disfrutar de una experiencia mejorada con la creación automatizada de gastos. 

“La integración del software con los pagos está cambiando radicalmente la forma en que las compañías conciben los viajes y los gastos”, afirma Chad Wallace, director global de soluciones comerciales de Mastercard. “Estamos viendo una convergencia de plataformas, donde sistemas que antes no se comunicaban entre sí se están uniendo para impulsar la eficiencia. El impacto es transformador en la experiencia del empleado, tanto para quienes están a favor como en contra del reporte de gastos.

Ahora, los viajeros de negocios pueden simplemente insertar su tarjeta o acercarla para pagar, y las compras realizadas con cuentas corporativas de Mastercard se registran automáticamente en Concur Expense. La integración en el canal de pago permite a SAP Concur extraer automáticamente información relevante adicional, como la dirección postal de una compañía de taxis, de la red comercial de Mastercard.

Con la tecnología de IA integrada, Concur Expense también evalúa el cumplimiento, enviando comentarios inmediatos si un gasto es cuestionable, por lo que los empleados no continuarán gastando dinero que podría no ser reembolsado.

Estas capacidades permiten a las compañías conectar con el usuario en lo que Chris Juneau, jefe de estrategia de mercado de SAP Concur, denomina “el momento que importa”: justo cuando realizan un pago. Al aplicar más información en el momento de la compra —antes de que olvides quién más estuvo cenando la tercera noche de la conferencia— las compañías reducen errores y agilizan las aprobaciones.

"La IA puede hacer cargo de las tareas manuales más propensas a errores, y las aplicaciones móviles se conectan con el viajero a través de algo que siempre tienen con ellas", dice Juneau.

Por ejemplo, SAP Concur incorporó inteligencia artificial en su solución Concur Expense para optimizar los reportes de gastos. Cuando un viajero de negocios reposta su auto de alquiler, puede cargar una foto del recibo en la aplicación móvil de SAP Concur, ExpenseIT. Los modelos de IA extraen el monto del pago, la fecha, el impuesto, el impuesto al valor agregado, si corresponde, y otra información relevante y completan el reporte de gastos automáticamente.

El software también infiere la categoría de gasto: puede distinguir una factura de hotel de un recibo de gas, por ejemplo. Eso significa que un empleado puede enviar un gasto sin problemas con solo tomar una foto, incluso antes de alejar de la bomba, lo que brinda a los equipos financieros visibilidad en tiempo real de los gastos para garantizar el cumplimiento de la política de viajes y gastos.

Según los datos de SAP Concur, solo el 1,2% de los reportes presentados con ExpenseIT se devuelven al empleado. Esa eficiencia confiere ahorros: por cada 1,000 reportes que una organización maneja con Concur, reduce 273 horas de trabajo y $ 47,320 en costos de productividad. En algunos países, las compañías también pueden aprovechar los beneficios fiscales para los reportes que se presentan con prontitud.

En el futuro, estas mejoras en visibilidad y transparencia podrían traer beneficios más allá de los ahorros. A medida que los requisitos de sostenibilidad se endurecen en todo el mundo, los datos de viaje digitalizados ayudarán a las compañías a documentar sus huellas de carbono, y posiblemente incluso a reducirlas.

"Imagine un mundo en el que su herramienta de reservaciones recomiende automáticamente un vuelo en el avión más eficiente en combustible o una reservación en un restaurante local de la granja a la mesa", dice Wallace. "Exponer las ramificaciones ambientales de cada opción ayudará a los empleados a tomar mejores decisiones".

Con acceso a los datos de gastos en tiempo real de Mastercard, SAP Concur puede continuar actualizando sus modelos de IA para habilitar más funciones nuevas, lo que permite que el software gestione cada paso, desde la solicitud de viaje hasta el reembolso. "No se trata solo de reportes de gastos", dice Juneau. "Esto mejorará todo el proceso de extremo a extremo, comenzando con la reservación. Queremos devolver a los empleados su tiempo, ya sean viajeros o personas en finanzas y contabilidad, para que puedan concentrar en otras prioridades estratégicas".