Um zu verstehen, wie sehr sich Mitarbeiter vor der Einreichung von Spesenabrechnungen fürchten, sollten Sie Folgendes bedenken: In einer Umfrage von SAP Concur aus dem Jahr 2019 gaben fast 20 % der Geschäftsreisenden an, dass sie sich lieber beim Zahnarzt die Zähne bohren lassen würden, als eine Spesenabrechnung auszufüllen.

Spesenabrechnungen werden allgemein wegen ihrer Langwierigkeit verachtet und sind besonders für diejenigen eine Belastung, die an Orten arbeiten, wo handschriftliche Formulare erforderlich sind. Diese Mitarbeiter müssen oft Umschläge voller Quittungen durchwühlen, blinzeln auf schwache Schrift, um herauszufinden, welches Taxiunternehmen sie in Phoenix benutzt haben, oder versuchen sich angestrengt zu erinnern, wer am letzten Tag der Reise zur Happy Hour gekommen ist.

Die Arbeit ist für diejenigen, die Meldungen erhalten, nicht einfacher. Reise- und Unterhaltungs-, Buchhaltungs- oder Finanzadministratoren sind auf die unscharfen Details angewiesen, an die sich die Mitarbeiter erinnern können, um zu bestätigen, dass ihre Ausgaben den Unternehmensrichtlinien sowie den Vorschriften und Steuergesetzen des Reiseziels entsprechen.

Darüber hinaus verschlingt die Bearbeitung von Berichten oft Zeit, die besser für andere Aufgaben genutzt werden könnte. Laut einer Studie der Global Business Travel Association aus dem Jahr 2022 enthält beispielsweise jeder fünfte Bericht Fehler oder muss geklärt werden – oft aufgrund von etwas so Kleinem wie einem Tippfehler, einem fehlenden Feld oder einem falsch erinnerten Datum. Im Durchschnitt dauert die Korrektur eines Berichts 18 Minuten und kostet das Unternehmen 52 US-Dollar. In Unternehmen, in denen Reisen die Norm ist – oder in denen jede Minute teuer ist – summiert sich das schnell.

Und Geschäftsreisen werden nicht verschwinden. Trotz eines zunehmend hybriden Arbeitsplatzes hat eine Mastercard-Studie aus dem Jahr 2023 gezeigt, dass große Unternehmen planen, ihre Reisebudgets in den nächsten Jahren zu erhöhen, um neues Wachstum zu fördern. Spesenabrechnungen werden uns erhalten bleiben – aber sie können einfacher werden.  

Um Geschäftsreisenden und ihren Arbeitgebern die Aufgabe zu erleichtern, erkundet Mastercard Möglichkeiten, die Spesenabrechnung mit dem Zahlungsvorgang zu verschmelzen und so sowohl Geschäftsreisenden als auch Finanzmanagern die dringend benötigte Erleichterung zu verschaffen. Durch die Konzentration auf Partnerschaften mit Softwareanbietern spielt Mastercard eine entscheidende Rolle bei der Modernisierung der jahrhundertealten Spesenabrechnung.

Nehmen Sie die Zusammenarbeit mit SAP Concur, einer weltweit führenden Marke für integrierte Reise- und Spesenmanagement-Software. Die beiden Unternehmen haben kürzlich ihre langjährige Beziehung erweitert, um die Spesenabrechnung weiter zu vereinfachen. Durch eine neue Integration können Einkäufe, die mit Mastercard-Firmenkarten getätigt wurden, erfasst und automatisch in die Concur Expense-Plattform eingetragen werden, die die Mitarbeiter dann sofort benachrichtigen kann, wenn zusätzliche Informationen benötigt werden. Mit diesen Echtzeit-Ausgabendaten können Unternehmen die Einhaltung von Spesenrichtlinien verbessern, während Reisende durch die automatisierte Erstellung von Spesen ein verbessertes Erlebnis genießen können. 

"Die Verbindung von Software und Zahlung verändert radikal die Art und Weise, wie Unternehmen über Reisen und Spesen denken", sagt Chad Wallace, Global Head of Commercial Solutions bei Mastercard. "Wir sehen eine Konvergenz der Plattformen, bei der Systeme, die zuvor nicht miteinander gesprochen haben, zusammenkommen, um die Effizienz zu steigern. Die Auswirkungen auf die Mitarbeitererfahrung sind transformativ – für diejenigen auf beiden Seiten der Spesenabrechnung."

Jetzt können Geschäftsreisende einfach ihre Karte eintauchen oder tippen, um zu bezahlen, und Einkäufe, die auf Mastercard-Firmenkonten getätigt werden, werden automatisch in Concur Expense eingetragen. Durch die Integration in den Zahlungskanal kann SAP Concur automatisch zusätzliche relevante Informationen – wie z. B. die Postanschrift eines Taxiunternehmens – aus dem Händlernetzwerk von Mastercard abrufen.

Mithilfe der eingebetteten KI-Technologie bewertet Concur Expense auch die Einhaltung der Vorschriften und sendet sofortiges Feedback, wenn eine Ausgabe fragwürdig ist, sodass Mitarbeiter nicht weiterhin Geld ausgeben, das möglicherweise nicht erstattet wird.

Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, mit dem Benutzer in Kontakt zu treten, und zwar in dem Moment, den Chris Juneau, Head of Market Strategy bei SAP Concur, als "den Moment, auf den es ankommt" bezeichnet: genau dann, wenn sie eine Zahlung tätigen. Indem Unternehmen zum Zeitpunkt des Kaufs mehr Informationen anfordern – bevor Sie vergessen, wer am dritten Abend der Konferenz noch beim Abendessen war – reduzieren Unternehmen Fehler und beschleunigen Genehmigungen.

„KI kann die fehleranfälligeren manuellen Aufgaben übernehmen und mobile Apps können sich über etwas, das der Reisende immer bei sich trägt, mit ihm verbinden“, sagt Juneau.

So hat beispielsweise SAP Concur künstliche Intelligenz in seine Concur Expense-Lösung integriert, um die Spesenabrechnung zu optimieren. Wenn ein Geschäftsreisender seinen Mietwagen betankt, kann er ein Foto des Belegs in die mobile SAP-Concur-App ExpenseIT hochladen. KI-Modelle extrahieren den Zahlungsbetrag, das Datum, die Steuer, ggf. die Mehrwertsteuer und andere relevante Informationen und füllen die Spesenabrechnung automatisch aus.

Die Software leitet auch die Spesenkategorie ab – sie kann zum Beispiel eine Hotelrechnung von einer Gasquittung unterscheiden. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter eine Ausgabe nahtlos mit nur einem Foto einreichen kann, bevor er überhaupt von der Zapfsäule wegfährt, was den Finanzteams einen Echtzeit-Einblick in die Ausgaben gibt, um die Einhaltung der Reise- und Reiserichtlinien sicherzustellen.

Laut den Daten von SAP Concur werden nur 1,2 % der über ExpenseIT eingereichten Berichte an den Mitarbeiter zurückgegeben. Diese Effizienz führt zu Einsparungen: Für jeweils 1.000 Berichte, die ein Unternehmen mit Concur bearbeitet, werden 273 Arbeitsstunden und Produktivitätskosten in Höhe von 47.320 US-Dollar eingespart. In einigen Ländern können Unternehmen auch Steuervorteile für Meldungen in Anspruch nehmen, die zeitnah eingereicht werden.

Diese Verbesserungen bei Sichtbarkeit und Transparenz könnten in Zukunft über Einsparungen hinaus weitere Vorteile bringen. Da die Anforderungen an die Nachhaltigkeit weltweit verschärft werden, werden digitalisierte Reisedaten Unternehmen dabei helfen, ihren CO2-Fußabdruck zu dokumentieren – und ihn möglicherweise sogar zu verkleinern.

„Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Ihr Buchungstool automatisch einen Flug mit dem treibstoffeffizientesten Flugzeug oder eine Reservierung in einem lokalen Farm-to-Table-Restaurant empfiehlt“, sagt Wallace. „Die Offenlegung der Umweltauswirkungen jeder Option wird den Mitarbeitern helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.“

Durch den Zugriff auf die Echtzeit-Ausgabendaten von Mastercard kann SAP Concur seine KI-Modelle kontinuierlich aktualisieren, um weitere neue Funktionen zu ermöglichen. So kann die Software jeden Schritt vom Reiseantrag bis zur Erstattung verwalten. „Es geht hier nicht nur um die Spesenabrechnung“, sagt Juneau. „Dies wird den gesamten End-to-End-Prozess verbessern, beginnend mit der Buchung. Wir möchten den Mitarbeitern ihre Zeit zurückgeben, egal ob sie auf Reisen sind oder in der Finanz- und Buchhaltungsabteilung arbeiten, damit sie sich auf andere strategische Prioritäten konzentrieren können.“