Um im Zeitalter der sofortigen Erfahrungen und der sofortigen Validierung Schritt zu halten, wenden sich Unternehmen aller Art virtuellen Karten zu, um die Leichtigkeit, Sicherheit und Effizienz der Digitalisierung in ihren Betrieb zu bringen. Was genau sind virtuelle Karten und wie funktionieren sie?

Virtuelle Karten sind eine wachsende Zahlungsoption im B2B-Zahlungsverkehr. Dabei handelt es sich um temporäre Kartennummern, die nach dem Zufallsprinzip generiert und mit einem Finanzierungskonto verknüpft sind, das über eine etablierte Kreditlinie verfügt. Sie werden in der Regel für eine bestimmte Transaktion oder für einen bestimmten Zeitraum verwendet. Sie werden häufig in Buchhaltungs-, Enterprise-Resource-Planning- und Spesenmanagementsysteme integriert, um Back-Office-Prozesse zu rationalisieren, einschließlich der Automatisierung des Abgleichs.

Der Unterschied zu virtuellen Karten besteht darin, dass es sich nicht um physische Karten handelt, ansonsten funktionieren sie für Einkäufe jedoch ähnlich, mit einer 16-stelligen Kartennummer, einem Ablaufdatum und einem dreistelligen CVC-Code. Einige virtuelle Karten können sogar zu mobilen Geldbörsen hinzugefügt werden, um die Tap-to-Pay-Funktionalität zu nutzen, genau wie digitale Versionen von Kredit- oder Debitkarten für Verbraucher. 

Virtuelle Karten funktionieren wie herkömmliche Zahlungskarten, aber die Unternehmen, die sie verwenden, haben mehr Kontrolle über die Ausgaben. Sie können Parameter anpassen, und die Karten können mit bestimmten Geschäftsbereichen oder Projekten verknüpft werden, um die Überwachung, den Abgleich und das Rechnungsmanagement zu verbessern.

Virtuelle Karten können sofort generiert und für Online-Zahlungen verwendet werden – Sie müssen nicht darauf warten, dass die physische Karte per Post eintrifft.

Virtuelle Karten bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Ausgabenkontrolle individuell anzupassen. Dazu gehören Budgetgrenzen, die Nutzungsdauer (beispielsweise ein Tag oder eine Woche) und die Einsatzorte der Karte, beispielsweise durch die Festlegung bestimmter Händler oder nur bestimmter Händlercodes. Beispielsweise kann eine virtuelle Karte, die zur Deckung der Kosten eines Kundenessens ausgegeben wurde, nicht für den Kauf eines neuen Outfits im nahegelegenen Einkaufszentrum verwendet werden.

Die Vorteile virtueller Karten sind die gleichen wie bei Plastikkarten – Bequemlichkeit und Sicherheit, um nur einige zu nennen – aber darüber hinaus bieten sie auch Ausgabenkontrolle und mehr Flexibilität durch neue Anwendungsfälle im Zahlungsverkehr.

Diese Vorteile gelten für beide Seiten des Handelsverkehrs. Für Händler oder Lieferanten kann die Akzeptanz virtueller Karten Zahlungssicherheit bringen und dazu beitragen, die Außenstandstage zu reduzieren, die sich auf die durchschnittliche Anzahl der Tage beziehen, die ein Unternehmen benötigt, um die Zahlung für einen Verkauf einzuziehen, und ein Indikator für das Betriebskapital ist.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Schecks, die in den USA immer noch häufig bei Business-to-Business-Zahlungen verwendet werden und in der Regel mindestens einen Arbeitstag benötigen, um abgewickelt zu werden, werden virtuelle Kartenzahlungen fast sofort abgewickelt, was den Cashflow beschleunigt. Händler profitieren auch von detaillierteren Zahlungsdaten, die ihnen auf ihrem Weg zum automatisierten Abgleich helfen können.

Für Käufer sind die Kontrollen virtueller Karten von entscheidender Bedeutung, da sie die schleichende Budgetierung reduzieren und sicherstellen, dass die Mittel angemessen ausgegeben werden. Darüber hinaus verringern virtuelle Karten das Risiko von Betrug oder Missbrauch, da sie nur unter bestimmten Parametern autorisiert werden können, danach wird die Nummer deaktiviert. Sie können auch eine detailliertere Überwachung bieten, da die eindeutige Kartennummer, die bei jeder Transaktion verwendet wird, bedeutet, dass sie präziser verfolgt werden kann, und ein einfacherer Abgleich, da die zusätzlichen Daten einen Eins-zu-Eins-Zahlungsabgleich ermöglichen.

Einige virtuelle Karten können auch Währungen in Echtzeit umrechnen, was für Unternehmen mit internationalen Lieferketten von Vorteil sein kann. Um die Anwendungsfälle für virtuelle Karten über Online- und Telefonzahlungen hinaus zu erweitern, bringen mobile virtuelle Karten – bei denen die Karte in einer mobilen Geldbörse gespeichert und für kontaktlose Zahlungen verwendet wird – die Einfachheit von Tap-to-Pay-Zahlungen im Einzelhandel für Unternehmenstransaktionen.

Unternehmen verwenden virtuelle Karten für eine wachsende Anzahl von Situationen – überall dort, wo mehr Effizienz und mehr Kontrolle, Flexibilität und Sicherheit erforderlich sind. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie Mastercard die Vorteile virtueller Karten in einer Vielzahl von Branchen erschließt.

Geschäftsreisen: Geschäftsreisen haben sich erholt, aber viele Unternehmen haben immer noch mit komplexen und veralteten Spesen- und Erstattungsprozessen zu kämpfen. Virtuelle Karten können verwendet werden, um Reisen zu buchen und die Kosten für die Bewirtung von Kunden zu decken, mit benutzerdefinierten Kontrollen zur Verwaltung der Ausgaben und einem nahtlosen Spesenabgleich mit erweiterten Daten. Und mit mobilen virtuellen Karten können Vielflieger und Außendienstler einfach tippen, um Hotels, Mahlzeiten oder Nebenkosten zu bezahlen, bei denen kontaktlose Zahlungen akzeptiert werden.

Mobile virtuelle Karten verfügen über eine zusätzliche Sicherheitsebene, die als Tokenisierung bezeichnet wird: Jede Karte, die in einer digitalen Geldbörse gespeichert ist, verwendet eine Verschlüsselungstechnik, die die Kontonummer der Karte durch eine alternative Kartennummer ersetzt, die als Token bezeichnet wird, sodass die tatsächlichen Kontodaten während einer Transaktion niemals weitergegeben werden.

Je nach Unternehmensrichtlinien müssen Geschäftsreisende mit virtuellen Karten möglicherweise keine Stapel physischer Belege aufbewahren. Virtuelle Karten machen außerdem das Bezahlen mit einer persönlichen Karte und das Warten auf die Erstattung überflüssig.

Virtuelle Karten können auch an Bewerber ausgegeben werden, um die Ausgaben während des Einstellungsprozesses zu decken oder um Umzugskosten oder vorübergehende Unterkünfte für Mitarbeiter zu bezahlen, die umziehen.

Messen, Veranstaltungen und Konferenzen: Für Veranstaltungsplaner kann es schwierig sein, die Budgets für viele Projekte und Anbieter gleichzeitig zu verwalten – und es kann leicht passieren, dass die Kosten in die Höhe schnellen. Virtuelle Karten können Zahlungen und Berichte vereinfachen und dazu beitragen, Ereignisse durch Kontrollen auf ein bestimmtes Budget zu beschränken, während sie gleichzeitig die Flexibilität bieten, bei Bedarf Geld zu einem Budget hinzuzufügen.

Je nach Unternehmensrichtlinien müssen Geschäftsreisende mit virtuellen Karten möglicherweise keine Stapel physischer Belege aufbewahren. Virtuelle Karten machen außerdem das Bezahlen mit einer persönlichen Karte und das Warten auf die Erstattung überflüssig.

Virtuelle Karten können auch an Bewerber ausgegeben werden, um die Ausgaben während des Einstellungsprozesses zu decken oder um Umzugskosten oder vorübergehende Unterkünfte für Mitarbeiter zu bezahlen, die umziehen.

Gesundheitsversorgung und Versicherung: Jeder, der in den letzten Jahrzehnten einen Arzt besucht hat, weiß, dass die medizinische Abrechnung komplex und langsam ist. Nicht anders verhält es sich bei der Arztpraxis oder dem Krankenhaus, die sich mit der Genehmigung von Ansprüchen und Auszahlungen befassen. Gesundheitsdienstleister sehen sich oft mit Engpässen bei der Schadensregulierung mit Versicherungsgesellschaften konfrontiert, da papierlastige Altsysteme Zahlungen verzögern, was zu Cashflow-Herausforderungen und steigenden Kreditkosten führt. Durch die Einbettung virtueller Karten in die Schadenbearbeitungsplattformen, die Versicherungsunternehmen mit Gesundheitsdienstleistern verbinden, profitieren alle von schnelleren Zahlungen, besserer Transparenz des Schadenstatus und einfacherem Abgleich.

Flottenmanagement: Für Flottenmanager, die nach Möglichkeiten suchen, die Kraftstoff- und Wartungskosten zu verwalten und sicherzustellen, dass sich die Fahrer an die Unternehmensrichtlinien halten, können mobile virtuelle Karten mit einem bestimmten Fahrzeug verknüpft werden, um beispielsweise den Kraftstoffverbrauch zu verfolgen, oder sogar mit bestimmten Tankstellen, mit denen das Unternehmen bevorzugte Partnerschaften unterhält. Die detaillierten Transaktionsdaten können Flottenmanagern helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen, einschließlich Möglichkeiten zur Senkung der Kraftstoffkosten, zur Verwaltung von Fahrern und zur Optimierung von Routen.

Unternehmen können virtuelle Karten direkt über ihre ausstellende Bank einführen. Um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, können sie jedoch mit ihren Technologiesoftwareanbietern zusammenarbeiten, um die Karten in ihre digitalen Geschäftsplattformen wie Enterprise-Resource-Planning- oder Beschaffungssysteme zu integrieren. Dies kann ihre Arbeitsweise weiter beschleunigen und vereinfachen. Durch die Einbettung von Zahlungen in diese Plattformen können Reibungsverluste und Transaktionskosten reduziert und mehr Daten und Einblicke, Mehrwertdienste und sogar die Möglichkeit zum Zugang zu Krediten und Finanzierungen geboten werden.

Wenn der Zugriff auf virtuelle Karten über die Tools erfolgt, die ein Unternehmen täglich verwendet, kann die Zahlung zu einer natürlichen Erweiterung seiner Abläufe werden. Früher erforderte die Verwaltung von B2B-Zahlungen das Wechseln zwischen mehreren Geschäftsplattformen, aber die Einbettung virtueller Karten öffnet die Tür zu neuen, bequemeren Erfahrungen, bei denen Zahlungen nahtlos in die Plattformen eingebunden werden, um die herum Unternehmen ihr Geschäft organisieren.

Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters virtueller Karten auf die Möglichkeit der Integration in bestehende Systeme, eine große Reichweite, robuste Kartenkontrollen und eine hervorragende End-to-End-Benutzererfahrung.

Einer der größten Vorteile virtueller Karten ist ihre Möglichkeit, in die bestehenden Arbeitsabläufe eines Unternehmens eingebettet zu werden, z. B. in die Systeme, die es für die Buchhaltung, das Treasury oder die Beschaffung verwendet. Durch die Auswahl eines Anbieters mit vielen Softwareintegrationen können Unternehmen virtuelle Karten problemlos in ihre bestehenden Tools integrieren, um die Effizienz zu steigern und die Back-Office-Prozesse zu verbessern.   

Um zu optimieren, wo Unternehmen und ihre Mitarbeiter ihre virtuellen Karten einsetzen können, ist es auch wichtig, nach Anbietern mit umfangreichen globalen Kartenakzeptanznetzwerken zu suchen. Da für mobile Geldbörsen immer mehr virtuelle Karten aktiviert werden, ist es wichtig, einen Anbieter mit einer großen globalen Präsenz an kontaktlos nutzbaren Standorten in Betracht zu ziehen.

Es ist auch wichtig, die verfügbaren Kontrollen basierend auf den Anforderungen eines Unternehmens auszuwählen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise die Einhaltung von Vorschriften in der Reise- und Unterhaltungsbranche verbessern und sicherstellen möchte, dass die Mitarbeiter auf Geschäftsreisen innerhalb eines Ausgabenfreibetrags bleiben, sollten Sie in Erwägung ziehen, einem Anbieter Vorrang zu geben, der robuste Ausgabenkontrollen bietet.

Entscheidend ist auch die Auswahl eines Anbieters, der die direkte Verarbeitung virtueller Kartentransaktionen an die Bank oder den Acquirer ermöglicht – ohne dass manuell E-Mails durchgesehen werden müssen, was ein risikobehafteter, langsamer und manueller Prozess ist. Die Zukunft der B2B-Zahlungen liegt in der Fähigkeit, ein schnelles und sicheres End-to-End-Zahlungserlebnis zu bieten.