Aby firmy všetkých druhov udržali krok s touto dobou okamžitých zážitkov a okamžitého overovania, obracajú sa na virtuálne karty, ktoré im prinášajú jednoduchosť, bezpečnosť a efektivitu digitalizácie do ich prevádzky. Čo sú teda presne virtuálne karty a ako fungujú?

Virtuálne karty sú rastúcou možnosťou platby v B2B platbách. Sú to dočasné čísla kariet, ktoré sú náhodne generované a prepojené s účtom na vkladanie peňazí, ktorý má stanovený úverový rámec. Zvyčajne sa používajú na konkrétnu transakciu alebo na konkrétne časové obdobie. Často sú integrované do účtovných systémov, systémov plánovania podnikových zdrojov a riadenia výdavkov s cieľom zefektívniť procesy v administratíve vrátane automatizácie zosúladenia.

Virtuálne karty sa líšia tým, že neexistuje fyzická karta, ale inak fungujú pri nákupoch podobne, so 16-miestnym číslom karty, dátumom expirácie a trojmiestnym CVC kódom. Niektoré virtuálne karty je možné dokonca pridať do mobilných peňaženiek pre funkciu platby dotykom, rovnako ako digitálne verzie spotrebiteľských kreditných alebo debetných kariet. 

Virtuálne karty fungujú ako tradičné platobné karty, ale firmy, ktoré ich používajú, majú väčšiu kontrolu nad výdavkami. Môžu prispôsobiť parametre a karty je možné prepojiť s konkrétnymi obchodnými jednotkami alebo projektmi pre lepšie monitorovanie, zosúladenie a správu faktúr.

Virtuálne karty je možné okamžite vygenerovať na online platby – nemusíte čakať na doručenie fyzickej karty poštou.

Virtuálne karty ponúkajú firmám možnosť prispôsobiť si kontrolu výdavkov vrátane obmedzení rozpočtu, doby, počas ktorej sa karta môže používať – napríklad deň alebo týždeň – a miesta, kde sa dá karta použiť, napríklad určením konkrétnych obchodníkov alebo iba určitých kódov obchodníkov. Napríklad virtuálna karta vydaná na pokrytie nákladov na večeru pre klienta sa nedala použiť na kúpu nového oblečenia v neďalekom nákupnom centre.

Výhody virtuálnych kariet sú rovnaké ako u plastových kariet – pohodlie a bezpečnosť, aby sme vymenovali aspoň niektoré – ale okrem toho ponúkajú aj kontrolu výdavkov a väčšiu flexibilitu prostredníctvom nových prípadov použitia platieb.

Tieto výhody sa vzťahujú na obe strany obchodných transakcií. Pre obchodníkov alebo dodávateľov môže akceptovanie virtuálnych kariet priniesť istotu platieb a pomôcť znížiť počet dní neuhradených predajov, čo sa vzťahuje na priemerný počet dní, ktoré spoločnosť potrebuje na inkaso platby za predaj, a je ukazovateľom prevádzkového kapitálu.

Na rozdiel od tradičných šekov, ktoré sa v USA stále bežne používajú pri platbách medzi podnikmi a ich zúčtovanie zvyčajne trvá aspoň jeden pracovný deň, sú platby virtuálnymi kartami zúčtované takmer okamžite, čo urýchľuje tok hotovosti. Obchodníci tiež profitujú z podrobnejších údajov o platbách, ktoré im môžu pomôcť na ceste k automatizovanému zosúladeniu platieb.

Pre kupujúcich sú kontroly virtuálnych kariet kľúčové, pretože znižujú rast rozpočtov a zabezpečujú vhodné vynakladanie finančných prostriedkov. Virtuálne karty navyše znižujú riziko podvodu alebo zneužitia, pretože ich možno autorizovať iba za určitých parametrov, po ktorých sa číslo deaktivuje. Môžu tiež ponúknuť podrobnejšie monitorovanie, pretože jedinečné číslo karty použité pri každej transakcii znamená, že ju možno sledovať s väčšou presnosťou a jednoduchšie zosúladenie, pretože dodatočné údaje umožňujú individuálne porovnanie platieb.

Niektoré virtuálne karty dokážu tiež konvertovať menu v reálnom čase, čo môže byť výhodné pre spoločnosti s medzinárodnými dodávateľskými reťazcami. Aby sa rozšírili možnosti použitia virtuálnych kariet nad rámec online a telefonických platieb, mobilné virtuálne karty – kde je karta uložená v mobilnej peňaženke a používa sa na bezkontaktné platby – prinášajú jednoduchosť maloobchodných platieb dotykom do firemných transakcií.

Firmy používajú virtuálne karty v čoraz väčšom počte prípadov – všade tam, kde je potrebná zvýšená efektivita a väčšia kontrola, flexibilita a bezpečnosť. Tu je niekoľko spôsobov, akými spoločnosť Mastercard využíva výhody virtuálnych kariet v širokej a rastúcej škále odvetví.

Firemné cestovanie: Služobné cestovanie sa opäť rozrástlo, ale mnohé spoločnosti stále zápasia so zložitými a zastaranými procesmi výdavkov a ich preplácania. Virtuálne karty je možné použiť na rezerváciu ciest a pokrytie nákladov na zábavu klientov s prispôsobenými kontrolami na správu výdavkov a bezproblémové zosúladenie výdavkov s vylepšenými údajmi. A s mobilnými virtuálnymi kartami môžu cestujúci s vysokou návštevnosťou a cestujúci jednoducho priložiť telefón a platiť za hotely, stravu alebo vedľajšie výdavky tam, kde sú akceptované bezkontaktné platby.

Mobilné virtuálne karty majú dodatočnú vrstvu zabezpečenia nazývanú tokenizácia: Akákoľvek karta uložená v digitálnej peňaženke používa šifrovaciu techniku, ktorá nahrádza číslo účtu karty alternatívnym číslom karty nazývaným token, takže skutočné údaje o účte sa počas transakcie nikdy nezdieľajú.

V závislosti od firemnej politiky nemusia obchodní cestujúci vybavení virtuálnymi kartami sledovať hromady fyzických dokladov. Virtuálne karty tiež eliminujú potrebu platiť osobnou kartou a čakať na preplatenie.

Virtuálne karty môžu byť vydané aj uchádzačom o zamestnanie na pokrytie výdavkov počas náborového procesu alebo na úhradu nákladov na sťahovanie či dočasné ubytovanie pre zamestnancov, ktorí sa sťahujú.

Veľtrhy, podujatia a konferencie: Pre organizátorov podujatí môže byť ťažké spravovať rozpočty pre mnoho projektov a dodávateľov súčasne – a náklady ľahko narastú. Virtuálne karty môžu zjednodušiť platby a reportovanie a pomôcť udržať udalosti v rámci konkrétneho rozpočtu prostredníctvom kontrol, pričom stále ponúkajú flexibilitu pridávať peniaze do rozpočtu v prípade potreby.

V závislosti od firemnej politiky nemusia obchodní cestujúci vybavení virtuálnymi kartami sledovať hromady fyzických dokladov. Virtuálne karty tiež eliminujú potrebu platiť osobnou kartou a čakať na preplatenie.

Virtuálne karty môžu byť vydané aj uchádzačom o zamestnanie na pokrytie výdavkov počas náborového procesu alebo na úhradu nákladov na sťahovanie či dočasné ubytovanie pre zamestnancov, ktorí sa sťahujú.

Zdravotná starostlivosť a poistenie: Každý, kto v posledných desaťročiach navštívil lekára, vie, že fakturácia za lekárske služby je zložitá a pomalá. Nie je to iné ani pre lekársku ordináciu alebo nemocnicu, ktorá sa zaoberá schvaľovaním žiadostí o poistné plnenie a ich vyplácaním. Poskytovatelia zdravotnej starostlivosti často čelia problémom pri vybavovaní poistných udalostí s poisťovňami kvôli zavedeným zastaraným systémom s vysokou papierovou dokumentáciou, ktoré oneskorujú platby, spôsobujú problémy s cash flow a zvyšujú náklady na pôžičky. Vložením virtuálnych kariet do platforiem na spracovanie poistných udalostí, ktoré spájajú poisťovne s poskytovateľmi zdravotnej starostlivosti, každý profituje z rýchlejších platieb, lepšieho prehľadu o stave poistných udalostí a jednoduchšieho zosúladenia.

Správa vozového parku: Pre manažérov vozového parku, ktorí hľadajú spôsoby, ako riadiť náklady na palivo a údržbu a zabezpečiť, aby vodiči dodržiavali firemné pravidlá, je možné mobilné virtuálne karty prepojiť s konkrétnym vozidlom na sledovanie spotreby paliva, napríklad, alebo dokonca s konkrétnymi čerpacími stanicami, s ktorými má spoločnosť preferenčné partnerstvá. Podrobné údaje o transakciách môžu pomôcť správcom vozových parkov robiť informovanejšie rozhodnutia vrátane spôsobov, ako znížiť náklady na palivo, riadiť vodičov a optimalizovať trasy.

Firmy môžu spustiť virtuálne karty priamo prostredníctvom svojej vydávajúcej banky, ale aby z nich získali čo najväčší úžitok, môžu spolupracovať s poskytovateľmi technologického softvéru na integrácii kariet do svojich digitálnych obchodných platforiem, ako sú systémy plánovania podnikových zdrojov alebo obstarávania, čo môže ďalej zrýchliť a zjednodušiť spôsob ich práce. Začlenenie platieb do týchto platforiem môže znížiť trenie a transakčné náklady a ponúknuť viac údajov a prehľadov, služby s pridanou hodnotou a dokonca aj možnosť prístupu k úverom a financovaniu.

Keď sa k virtuálnym kartám pristupuje prostredníctvom nástrojov, ktoré firma používa denne, platba sa môže stať prirodzeným rozšírením jej prevádzky. Správa platieb B2B si kedysi vyžadovala prepínanie medzi viacerými obchodnými platformami, ale vloženie virtuálnych kariet otvára dvere k novým, pohodlnejším zážitkom, kde sú platby bezproblémovo prepojené s platformami, okolo ktorých podniky organizujú svoje podnikanie.

Pri výbere poskytovateľa virtuálnych kariet hľadajte možnosť integrácie s existujúcimi systémami, široký dosah, robustné ovládacie prvky karty a skvelý komplexný používateľský zážitok.

Jednou z najväčších výhod virtuálnych kariet je ich možnosť integrácie do existujúcich pracovných postupov spoločnosti, ako sú napríklad systémy, ktoré používajú na účtovníctvo, správu pokladnice alebo obstarávanie. Výberom poskytovateľa s mnohými softvérovými integráciami môžu firmy jednoducho začleniť virtuálne karty do svojich existujúcich nástrojov, aby zvýšili efektivitu a zlepšili procesy v administratíve.   

Hľadanie poskytovateľov s rozsiahlymi globálnymi sieťami akceptácie kariet je dôležité aj pre optimalizáciu miest, kde môžu firmy a ich zamestnanci používať svoje virtuálne karty. Vzhľadom na to, že pre mobilné peňaženky je povolených viac virtuálnych kariet, je dôležité zvážiť poskytovateľa s rozsiahlou globálnou pôsobnosťou v lokalitách s podporou bezkontaktných platieb.

Je tiež dôležité vybrať si dostupné kontroly na základe potrieb podniku. Napríklad, ak sa firma snaží zlepšiť dodržiavanie predpisov v oblasti cestovania a zábavy a zabezpečiť, aby zamestnanci počas služobných ciest dodržiavali limit výdavkov, zvážte uprednostnenie poskytovateľa, ktorý ponúka robustnú kontrolu výdavkov.

Kľúčový je aj výber poskytovateľa, ktorý umožňuje spracovanie transakcií virtuálnymi kartami priamo do ich banky alebo k nadobúdateľovi – bez nutnosti manuálneho prehľadávania e-mailov, čo je rizikový, pomalý a manuálny proces. Schopnosť poskytovať rýchly a bezpečný platobný zážitok od začiatku do konca je smerom k budúcnosti platieb B2B.