Osobné stretnutia so zákazníkmi, dodávateľmi, partnermi a zamestnancami môžu priniesť silné výsledky pre vaše podnikanie. Podľa štúdie z roku 2023 v skutočnosti 88 % osôb s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania uviedlo, že služobné cesty sú kľúčové pre rast organizácie. Ako teda popredné spoločnosti riadia svoje programy firemného cestovania a výdavkov, aby vyvážili potrebu kontroly nákladov s výhodami osobnejšieho kontaktu?

Zhromaždili sme 18 stratégií, ktoré popredné spoločnosti implementujú v každej fáze svojej cesty s cieľom optimalizovať výdavky na služobné cesty. Prejdite na sekciu, ktorá vás najviac zaujíma:

Po rokoch optimalizácie digitálnych zážitkov však tím eCommerce bol pripravený prekročiť rámec odporúčania ďalších produktov, ktoré by mohli zaujímať zákazníkov, a zamerať sa na produkty, ktoré by mohli zvýšiť ich angažovanosť. Po testovaní tradičných odporúčaní založených na strojovom učení na domovskej stránke spoločnosť GlassesUSA.com zistila, že sofistikovaný algoritmus hlbokého učenia riešenia Dynamic Yield dokázal dosiahnuť 68 % nárast nákupov a 88 % nárast tržieb, a to všetko pomocou jediného widgetu.

Platforma na správu ciest pre letenky, hotely a pozemnú dopravu môže pomôcť vašim zamestnancom robiť rozhodnutia v súlade s pravidlami, ktoré zároveň zodpovedajú ich cestovným preferenciám.

Nástroje pre firemné cestovanie zhromažďujú relevantné cestovné informácie z viacerých platforiem a poskytovateľov na jednom mieste. Ak sa plány zmenia, platforma môže tiež ponúknuť jednoduché možnosti zmeny rezervácie a zrušenia v súlade s pravidlami.

Obmedzenia individuálnych cestovných výdavkov na ubytovanie, stravu a pozemnú dopravu môžu zabrániť nadmernému míňaniu a pomôcť kontrolovať náklady. Mnohé spoločnosti poskytujú cestovateľom rozpočty špecifické pre mesto alebo destináciu a na odhad nákladov používajú údaje od spoločností zaoberajúcich sa riadením ciest, konzultantov alebo vlastné záznamy o výdavkoch. Podľa nášho nedávneho prieskumu politík T&E viac ako 6 z 10 spoločností začleňuje politiky a procesy T&E do online nástrojov na rezervácie alebo výdavky , aby označili voľby zamestnancov ako patriace do firemnej politiky alebo mimo nej.

Včasné rezervácie často znamenajú nižšie ceny leteniek a ubytovania. Aby sa to stalo praxou, vaša firemná cestovná politika môže stanoviť časový harmonogram pre rezerváciu ciest vopred a pripomínať rezervátorom na poslednú chvíľu, kedy už na ne politika neplatí.

Poskytovatelia cestovných služieb chápu výhody budovania trvalých vzťahov s firmami. Letecké spoločnosti, hotely a požičovne áut sa často snažia zabezpečiť čo najlepšie ceny, ktoré zodpovedajú jedinečným cestovným potrebám a objemu vašej spoločnosti.

Ak chcete proces vyjednávania nechať na profesionálov, môžete si najať spoločnosť zaoberajúcu sa manažmentom cestovania, ktorá za vás vypracuje firemné zľavy a pomôže vám optimalizovať výdavky na služobné cesty.

Získanie väčšieho množstva výdavkov na T&E prostredníctvom kreditných kariet môže priniesť cenné organizačné výhody:

• Ľahko dostupné transakcie môžu pomôcť kontrolovať výdavky zamestnancov a zvýšiť prehľad.
• Robustné reportovanie na úrovni transakcií môže optimalizovať procesy spracovania záväzkov.
• Zamestnanci môžu získať cestovné poistenie, podporu concierge, telemedicínu a prístup do letiskových salónikov.

Ďalšou možnosťou sú virtuálne karty a mobilné virtuálne karty. Používajú dočasné, náhodne generované čísla kariet a sú prepojené s účtom na financovanie so stanoveným úverovým rámcom. Poskytujú firmám väčšiu kontrolu nad výdavkami s možnosťou nastaviť si prispôsobené parametre, ako, kedy a kde sa karta používa.

61 % ľudí s rozhodovacou právomocou v oblasti cestovania uviedlo, že ich organizácia povzbudzuje cestovateľov, aby si rezervovali udržateľné možnosti. Toto môže mať mnoho podôb. Jedným z bežných prístupov je zavádzanie regionálnych alebo národných politík, ktoré uprednostňujú železničnú dopravu pred leteckou dopravou. Iní zavádzajú pravidlá na minimalizáciu jednodňových leteckých výletov.

Ďalším opatrením je zníženie počtu ciest. Povzbudzujte svojich zamestnancov, aby si naplánovali viacero stretnutí na rovnakom mieste, aby zvýšili efektivitu, alebo presuňte vybrané stretnutia na videohovory.

Ak je nevyhnutná pozemná doprava, povzbudzujte zamestnancov, aby si rozdelili náklady na zdieľanú jazdu alebo prenájom auta s cieľom znížiť náklady a uhlíkovú stopu.

Cestovatelia na dovolenke si v porovnaní s trendmi pred pandémiou Covid-19 užívajú dlhšie dovolenky . Keďže hranice medzi pracovným a súkromným životom sa stierajú, mnohí zamestnanci predlžujú svoje služobné cesty, aby si užili čas v cieľovej destinácii aj mimo pracovnej doby. Umožnenie zamestnancom využívať „voľné“ cestovanie môže zvýšiť flexibilitu v načasovaní ich cesty a znížiť celkové cestovné náklady.

Predkladajú sa výkazy výdavkov vášho tímu načas, len aby sa s vedením zdržiavali vo fáze kontroly a schvaľovania?

Pre mnohé podniky je tento proces zložitý a časovo náročný. Zjednodušte si svoje výdavky pomocou jasných a stručných zásad riadenia výdavkov, predbežného schválenia určitých výdavkov a stanovenia očakávaných lehôt schvaľovania.

Program virtuálnych kariet je ďalší spôsob, ako rýchlejšie spracovať výdavky. Virtuálne karty majú rozšírené údaje viazané na každé použitie a často sú integrované so systémami správy výdavkov. Táto integrácia údajov môže zefektívniť vaše procesy v administratíve vrátane automatizácie zosúladenia výdavkov pre finančné tímy.

Zbierajte spätnú väzbu od zamestnancov o ich cestovateľských skúsenostiach, aby ste vyvážili potrebu cestovania s opatreniami na úsporu nákladov. Spätná väzba vám môže pomôcť určiť, ktoré výdavky sú pre váš tím dôležité a ktoré môžete znížiť bez toho, aby to ovplyvnilo spokojnosť zamestnancov a rast podnikania. Pravidelné prieskumy po cestovaní a pohovory so zamestnancami vám môžu pomôcť identifikovať príležitosti na zníženie zbytočných cestovných výdavkov a zlepšenie dodržiavania pravidiel.

Mimo práce ľudia očakávajú pohodlné technológie zamerané na mobilné zariadenia a cloud. Mnohí teraz očakávajú to isté aj v práci. Automatizujte proces vykazovania výdavkov, aby ste znížili nákladné chyby, ušetrili čas a zvýšili spokojnosť zamestnancov.

Digitálne kópie účteniek môžu pomôcť zefektívniť vykazovanie výdavkov. Predstavte si, že by váš tím mohol bez problémov odoslať výdavok len jedným odfotením. Prehľad o výdavkoch v reálnom čase môže pomôcť finančným tímom zabezpečiť súlad so zásadami T&E a eliminovať hromady papierových dokladov. Ak to daňové predpisy umožňujú, môžete zvážiť upustenie od požiadaviek na potvrdenky pre transakcie do určitej sumy.

Správne kategorizované cestovné výdavky vám umožňujú jednoduchšie analyzovať trendy výdavkov a uvoľniť úspory. Softvérová platforma pre správu cestovania môže tento proces zjednodušiť integráciou transakcií s firemnými kartami priamo do ich systému.

Vzdelávanie vášho tímu o tom, ako správne nahlasovať cestovné výdavky, im pomôže vyhnúť sa bežným chybám a dodržiavať firemné pravidlá. Viac ako 55 % spoločností s ročnými cestovnými výdavkami presahujúcimi 50 miliónov dolárov vyžaduje, aby si zamestnanci preštudovali alebo sa zúčastnili školenia o pravidlách cestovných a výdavkových pravidiel. Niektoré spoločnosti dokonca vyžadujú, aby zamestnanci pred získaním firemnej kreditnej karty absolvovali skúšku.

Pravidelne kontrolujte vzorce výdavkov, aby ste zlepšili dodržiavanie zásad T&E a uvoľnili úspory. Monitorujte kľúčové ukazovatele výkonnosti, ako sú priemerné náklady na cestu, miera dodržiavania politík a celkové cestovné výdavky. Porovnanie vašich výdavkov s referenčnými hodnotami v odvetví môže odhaliť príležitosti na zefektívnenie výdavkov. Priemyselné združenia, konzultačné spoločnosti a spoločnosti zaoberajúce sa riadením cestovania často ponúkajú rôzne úrovne porovnávacích údajov pre služobné cesty.

Štatistické modely dokážu využiť historické údaje na predpovedanie cestovných vzorcov, výkyvov dopytu a cenových trendov. Tieto informácie vám môžu pomôcť pri rokovaniach s dodávateľmi, predvídať výkyvy v potrebách T&E a optimalizovať vaše výdavky na služobné cesty.

Daňové odpočty na cestovné výdavky môžu pomôcť optimalizovať náklady na služobné cesty. Vytvorte si podrobný zoznam výdavkov (s nástrojom na správu výdavkov alebo bez neho), aby ste identifikovali, ktoré pracovné výdavky predstavujú daňové odpočty na konci roka. Oprávnené výdavky môžu zahŕňať náklady na letenku a inú dopravu, ubytovanie, stravu, obchodnú komunikáciu a obchodné podujatia.

Ak chcete nájsť príležitosti na vyjednanie lepších sadzieb a platobných podmienok, preštudujte si podmienky, ktoré ste si stanovili s poskytovateľmi služobných ciest, ako sú letecké spoločnosti, hotely a požičovne áut. Napríklad môžu navrhnúť zmenu spôsobu platby, aby sa maximalizovali úspory. Virtuálne karty ponúkajú rovnaké výhody v oblasti pohodlia a zabezpečenia ako fyzické firemné karty – a zároveň vám umožňujú kontrolovať výdavky prostredníctvom sumy, časového obdobia, typu a miesta transakcií.

Optimalizácia výdavkov na služobné cesty si vyžaduje strategický prístup, ktorý zahŕňa plánovanie, monitorovanie a neustále zlepšovanie politík a postupov v oblasti cestovania. Týchto 18 stratégií vám a vašej firme môže pomôcť riadiť cestovné náklady – a zároveň zlepšiť spôsob, akým vaši zamestnanci cestujú, aby ste posunuli svoje podnikanie vpred.