Štirje načini, kako lahko vodstvo T&E sledi poslovnim potovanjem

Najbolj natančne napovedi so običajno tudi najbolj prilagodljive. Vzemimo za primer nasprotujoče si napovedi iz obdobja covida, ali si bodo poslovna potovanja oziroma korporativna potovanja popolnoma opomogla ali ne.

Nekako sta bili obe napovedi pravilni. In pri potovanjih in stroških (T&E), znanih tudi kot potovanja in zabava, morajo menedžerji razumeti, zakaj.

Najnovejši podatki predvidevajo, da si bodo izdatki za T&E leta 2024 povrnili najvišjo vrednost iz leta 2019, ko so znašali 1,4 bilijona dolarjev, in leta 2027 dosegli 1,8 bilijona dolarjev.1 V tem smislu so poslovna potovanja na dobri poti do popolnega okrevanja.

Vendar potovalni izdatki niso enaki pogostosti ali obsegu potovanj. Medtem ko se število poslovnih potovanj povečuje, se poraba za poslovna potovanja povečuje hitreje.2

Ljudje potujejo dlje kot prej. Oddaljeni enodnevni izleti ali sestanki z nočitvijo so izključeni. V načrtu je več srečanj znotraj regije, morda prepletenih z daljšim obdobjem dela stran od doma.

Težko je govoriti o oživitvi poslovnih potovanj, če potovanja in poraba niso usklajeni z letom 2019. Ker se digitalna transformacija spopada z novo hibridno delovno silo in naraščajočimi okoljskimi pomisleki, je ustreznejša beseda reinkarnacija.

Ko se torej 87 % odločevalcev o potovanjih v anketi, ki jo sponzorira Mastercard, strinja, da so poslovna potovanja na prelomni točki z možnostjo prenove obstoječih sistemov, vodje programov T&E ne morejo več delovati, kot da je spet leto 2019.3

Tukaj so štirje načini, kako lahko sledijo.

Devet od desetih odločevalcev na področju potovanj se strinja, da je prihodnost T&E v konvergenci upravljanja plačil in stroškov. Vendar pa zaradi različnih nabavnih potreb in novih vrst stroškov 61 % odločevalcev zdaj pravi, da je njihova hibridna ali oddaljena delovna sila otežila napovedovanje in načrtovanje potnih stroškov.

Enoten pristop k načrtovanju virov podjetja (ERP) lahko pomaga z zagotavljanjem enotnega vira resnice in popolne preglednosti plačilnih tokov B2B ter T&E. Ključni odtenek T&E je, da so odločevalci o potovanjih prav tako zainteresirani za zagotavljanje te prepoznavnosti svojim zaposlenim kot za to, da jo dobijo zase.

Morda zato ni presenetljivo, da odločevalci na področju potovanj vidijo povezovanje omejitev porabe z načini plačila kot glavno globalno razlikovalno točko v naslednjih petih letih. Vendar pa to ne pomaga, ko vodje potovanj tvegajo neučinkovitost pri usklajevanju računov, nadzoru, denarnem toku in celo pri preprečevanju goljufij, če zaposlenim dovolijo uporabo osebnih kartic za potovanja.

Virtualne kartice ponujajo alternativo. Ohranjajo prednosti fizičnih poslovnih kartic, kot so podrobni podatki o transakcijah za usklajevanje plačil ena na ena, hkrati pa omogočajo vodjem stroškov in stroškov, da nadzorujejo znesek, časovno obdobje, vrsto in lokacijo transakcij. Devet od desetih odločevalcev na področju potovanj pravi, da bodo virtualne kartice čez pet let bodisi nekaj običajnega bodisi nekaj posebnega.

Skoraj dve tretjini odločevalcev o potovanjih se je srečalo z izzivi pri zagotavljanju učinkovitih in pravočasnih informacij o politikah T&E ter posodobitvah hibridnim ali oddaljenim delovnim silam, 89 % pa se jih strinja, da potrebujejo bolj dinamične politike T&E.

Pregled politik in postopkov lahko zagotovi poslovno ustreznost z opredelitvijo ciljev, primerjavo s konkurenco in poenotenjem pristopov med oddelki in regijami. Teme lahko segajo od kod glavne knjige in kod kategorij trgovcev do enkratnih plačil in stroškov iz lastnega žepa.

Vendar je prav tako pomembna kot poslovna relevantnost tudi upoštevanje predpisov zaposlenih: 59 % nosilcev odločanja o potovanjih se trudi zagotoviti, da zaposleni upoštevajo politike in nadzor porabe.

Jasne politike seveda pomagajo, vendar bi lahko obvestila v realnem času o porabi v okviru politik in porabi izven politik spodbudila upoštevanje ukrepov, saj bi zadovoljila potrebe potnikov na poti. Okoljski vidiki, kot so tisti, ki jih ponujajo kalkulatorji ogljika v bančnih aplikacijah, bi morali biti vključeni kot samoumevna stvar.

Razumevanje vpliva emisij ogljika na potovalne odločitve je glavna prednostna naloga za poslovne vodje, ki določajo potovalne politike. Zaradi povečanih potreb po sledenju in poročanju zdaj 88 % odločevalcev o potovanjih že zagotavlja ali namerava zagotoviti podatke o ogljičnem odtisu poslovnim potnikom za bolj informirano porabo.

Kot sestavni del pregleda politik in postopkov pregled trajnosti vključuje vse ključne vidike: opredeljene cilje, konkurenčne primerjalne vrednosti in strategije celotnega podjetja. Toda trajnost – ali širše okoljski, socialni in upravljavski (ESG) vidiki – ima tudi svoje spodbude.

Glavna okoljska dejavnika gresta z roko v roki. Uradni mandati, kot je francoska prepoved domačih letov na kratke razdalje, se pogosto dobro ujemajo z nastajajočimi prioritetami zaposlenih, kot je na primer dve tretjini anketirancev iz EU in ZDA, ki si zdaj želijo višje obdavčitve letalskih potovanj.4

Dodatni dejavniki podobno zajemajo tako korporativno kot tudi zaposleno raven. Nekatera spletna orodja za rezervacije že zagotavljajo informacije o ogljičnem odtisu, ki popotnikom pomagajo pri bolj informiranih nakupih. Medtem lahko potovalni menedžerji uporabijo informacije za določitev bolj informiranih politik in postopkov.

Upravljanje ponudnikov potovanj se nahaja na presečišču stroškovne učinkovitosti, zadovoljstva zaposlenih in ciljev podjetja. Spretno upravljanje konkurenčnih interesov ni vedno enostavno, 42 % podjetij pa opaža težave pri pogajanjih o pogodbah z ponudniki potovanj.5

Izboljšana uporaba podatkov ERP vsem kupcem omogoča boljši položaj za pogajanja z dobavitelji. Specifičen atribut T&E so dodatni podatki, ki lahko prihajajo od podjetja za upravljanje potovanj (TMC) in globalnega distribucijskega sistema (GDS).

TMC-ji upravljajo poslovna potovanja kot del GDS-ja, ki kupcem in dobaviteljem zagotavlja podatke o potovanjih v realnem času v globalni potovalni mreži. Plačilno omrežje lahko prejema podatke iz TMC in povezuje zapise o potovanjih s povezanimi transakcijami.

Obogateni podatki o transakcijah nato zagotavljajo popoln pregled nad stroški in stroški ter omogočajo vodjem potovanj, da opravijo bolj informirane nakupe. Primeri vključujejo izogibanje preplačilom ali zagotavljanje ustreznosti dodatnih ugodnosti, o katerih se v razsutem stanju dogovorijo prednostni dobavitelji.

Pričakuje se, da bo svetovna poraba za poslovna potovanja leta 2024 dosegla raven iz leta 2019, in sicer 1,4 bilijona dolarjev, do konca leta 2027 pa skoraj 1,8 bilijona dolarjev.6 Povečanje odraža mnenja 88 % odločevalcev o potovanjih, ki se strinjajo, da so poslovna potovanja ključnega pomena za rast njihovih organizacij.

Vse to povzroča velik pritisk na odločevalce na področju potovanj – tako zelo, da jih 85 % meni, da bo vloga glavnega potovalnega direktorja (CTO) čez deset let nekaj običajnega. Poenostavljeno upravljanje porabe, prilagojene politike in postopki, vgrajena trajnost in kvantificirana uspešnost dobaviteljev bodo olajšali velik del njihovega bremena.

Umetna inteligenca bo igrala vse večjo vlogo. Lahko bi deloval kot virtualni asistent, ki bi pomagal pri rezervacijah pred potovanjem in vodil nakupe v okviru police med potovanjem in nakupe brez nje, ali pa bi lahko prilagodil programe nagrajevanja s kreditnimi karticami podjetij, da bi bili relevantni za imetnike kartic.

Program T&E, osredotočen na zaposlene, ustvarja zadovoljne popotnike, 91 % odločevalcev o potovanjih pa namerava vlagati v umetno inteligenco in strojno učenje, da bi zaposlenim zagotovili bolj prilagojene potovalne izkušnje.

Takšna naložba se zdi pametna. Najboljši način, da vodja oddelka za promet in energetiko spremlja poslovna potovanja, je, da spremlja same poslovne potnike.

Več o svetovalnih storitvah Mastercard T&E.