Переосмысление деловых поездок без всего лишнего багажа

Удалённая работа останется надолго, и некоторые компании даже ввели льготы «работа откуда угодно», предоставляя сотрудникам возможность растянуть отпуска за границей или визиты к семье. Это также означает, что корпоративные путешественники могут продлить деловые поездки на несколько дней, что даст им возможность исследовать не только конференц-зал или удобства отеля. Дни двухдневных международных командировок могут вскоре остаться в прошлом, поскольку сотрудники пользуются преимуществами гибкой офисной политики. Но распределённая рабочая сила может создать новые задачи при контроле расходов — у человека, работающего из дома, расходы могут отличаться, чем традиционный офисный работник, например, покупка подписок, офисной мебели и компьютерного оборудования, что может затруднять компаниям прогнозирование и учёт расходов.

Для компаний совмещение деловых поездок и командировок не всегда проходит гладко — управление расходами и возмещением затрат может стать сложной задачей. А для сотрудников удобство оплаты одним касанием или щелчком в повседневной жизни отсутствует в оплате за поездки и развлечения, что может подтвердить любой, кто работал над отчётом о расходах. Вот почему многие компании переходят на виртуальные карты для оплаты расходов на поездки. Эти карты создаются мгновенно для конкретных целей — для деловой поездки, ужина клиента на конференции, организации поездок для перспективного рекрута — с индивидуальными контролями расходов, такими как сумма, срок и тип покупки, где карты могут использоваться, а также подробные данные для отслеживания, отчетности и автоматической сверки. Их даже можно напрямую переводить на мобильные кошельки, создавая бесконтактные условия для путешествий.

Повышенные ожидания потребителей могут также побудить компании расширить преимущества своих коммерческих и корпоративных карт для командировочных расходов — например, улучшить страхование путешествий, получить консьерж-сервис, воспользоваться услугами телемедицины и получить доступ в залы ожидания аэропортов.

Ещё одно продолжение «потребительизации» деловых поездок? Инструменты искусственного интеллекта, которые популяризируются в секторе туристических путешествий, включая виртуальные турагенты, которые могут настраивать маршруты и фиксировать низкие тарифы, вероятно, произведут волну и в корпоративных путешествиях. Эти боты могут адаптировать поездки в зависимости от политики T&E, бюджета и предпочтений сотрудников. А с ростом стоимости деловых поездок — глобальный прогноз деловых поездок CWT на 2024 год показывает рост средней стоимости одного участника в день на встречи и мероприятия на 3%, а также рост тарифов на отели на 3,6% — корпоративные туристические команды могут использовать ИИ для более точного прогнозирования цен, более активно управляя бюджетом. Это также помогает этим командам выстраивать более динамичные политики и даже корректировать лимиты расходов, анализируя прошлые расходы на гораздо более детальном уровне. Инструменты ИИ могут упростить сложный процесс отчёта о расходах как для сотрудников, так и для финансовых команд, автоматизируя сбор и проверку повторяющихся и предсказуемых расходов. Согласно опросу Mastercard, девять из десяти руководителей в сфере путешествий планируют инвестировать в искусственный интеллект и машинное обучение для улучшения процессов и персонализации поездок для своих сотрудников.

Многие корпорации прилагают целенаправленные усилия для снижения своего углеродного следа. Девять из десяти руководителей в сфере путешествий в опросе Mastercard заявили, что больше сосредоточены на отслеживании экологических, социальных и управленческих усилий — например, выбросов парниковых газов от корпоративных поездок. Инструменты отслеживания выбросов углерода, показывающие углеродный след в деловых поездках и выбор мест, могут способствовать более экологически осознанным решениям в путешествиях. Поскольку устойчивое развитие занимает первое место в корпоративных целях, можно ожидать, что компании будут искать способы помочь им достичь целей устойчивого развития. Например, консультационные услуги T&E от Mastercard помогают корпорациям пересмотреть свои политики и процедуры T&E, оценить работу поставщиков и улучшить результаты для будущего.