Это конец отчета о расходах, каким мы его знаем

Чтобы понять, насколько сотрудники боятся заполнять отчеты о расходах, рассмотрим следующий пример: согласно опросу SAP Concur, проведенному в 2019 году, почти 20% деловых путешественников заявили, что предпочли бы, чтобы им сверлили зубы у стоматолога, чем заполнять отчет о расходах.

Отчёты о расходах, которые повсеместно критикуют за скуку, особенно обременительны для тех, кто работает в местах, где используются ручные формы. Эти сотрудники часто ловят себя на том, что перебирают конверты, набитые чеками, прищуриваясь на слабый шрифт, чтобы понять, какую таксистку они используют в Финиксе, или напрягаются, чтобы вспомнить, кто пришёл на счастливый час в последний день поездки.

Работа не стала легче для тех, кто получает отчёты. Администраторы в сфере путешествий и развлечений, бухгалтерии или финансов полагаются на все неясные детали, которые сотрудники могут запомнить, чтобы убедиться, что их расходы соответствуют политике компании, а также нормативам и налоговым законам страны.

Кроме того, обработка отчетов часто отнимает время, которое можно было бы потратить на другие обязанности. Например, согласно исследованию Global Business Travel Association 2022 года, каждый пятый отчет содержит ошибки или требует уточнения — часто из-за таких мелочей, как случайная опечатка, отсутствующее поле или неправильно запомненная дата. В среднем исправление отчёта занимает 18 минут и обходится компании в 52 доллара. В компаниях, где путешествия — норма, или где каждая минута ценится — это быстро накапливается.

И деловые поездки никуда не исчезнут. Несмотря на всё более гибридное рабочее место, исследование Mastercard 2023 года показало, что крупные корпорации планируют увеличить бюджеты на поездки в ближайшие пару лет, чтобы стимулировать новый рост. Отчеты о расходах останутся здесь надолго — но с ними могут быть проще.  

Чтобы упростить задачу для деловых путешественников и их работодателей, Mastercard ищет способы объединить отчетность о расходах с процессом оплаты, чтобы обеспечить столь необходимое облегчение как деловым путешественникам, так и финансовым менеджерам. Сосредотачиваясь на партнёрстве с поставщиками программного обеспечения, Mastercard играет ключевую роль в модернизации старого отчета о расходах.

Возьмём на пример его работу с SAP Concur — мировым лидером в области интегрированного программного обеспечения для управления поездками и расходами. Недавно обе компании расширили долгосрочные отношения, чтобы ещё больше упростить отчеты о расходах. Благодаря новой интеграции покупки, сделанные на корпоративных картах Mastercard, можно автоматически заполнять в платформе Concur Expense, которая сразу же уведомляет сотрудников при необходимости дополнительной информации. Благодаря данным о расходах в режиме реального времени компании могут обеспечить более строгое соблюдение политики в отношении расходов, а путешественники смогут улучшить качество обслуживания благодаря автоматизированному формированию отчетов о расходах. 

«Объединение программного обеспечения с оплатой радикально меняет отношение компаний к путешествиям и расходам», — говорит Чад Уоллес, глобальный руководитель коммерческих решений Mastercard. «Мы наблюдаем слияние платформ — когда системы, которые раньше не общались друг с другом, объединяются для повышения эффективности. Влияние меняет опыт сотрудников — для тех, кто находится по обе стороны отчета о расходах.»

Теперь деловые путешественники могут просто вставить карту в терминал или расплатиться бесконтактным способом, и покупки, совершенные с использованием корпоративных счетов Mastercard, автоматически вводятся в систему Concur Expenses. Интеграция в платёжный канал позволяет SAP Concur автоматически получать дополнительную релевантную информацию — например, адрес почтовой службы — из торговой сети Mastercard.

С помощью встроенной технологии ИИ Concur Expense также оценивает соответствие требованиям, отправляя мгновенную обратную связь при сомнительных расходах, чтобы сотрудники не продолжали тратить деньги, которые могут не быть возмещены.

Эти возможности позволяют компаниям устанавливать связь с пользователем в то, что Крис Джуно, руководитель рыночной стратегии в SAP Concur, называет «моментом, который имеет значение»: так же, как они совершают платеж. Запрашивая дополнительную информацию в момент покупки — прежде чем вы забудете, кто ещё был на ужине в третий вечер конференции, — бизнесы снижают количество ошибок и ускоряют одобрения.

«ИИ может взять на себя более ошибочные ручные задачи, а мобильные приложения подключаются к путешественнику через то, что у него всегда есть при себе», — говорит Джуно.

Например, компания SAP Concur внедрила искусственный интеллект в свое решение Concur Expense для оптимизации процесса составления отчетов о расходах. Когда деловой путешественник заправляет арендованный автомобиль, он может загрузить фотографию чека в мобильное приложение SAP Concur, ExpenseIT. Модели искусственного интеллекта извлекают сумму платежа, дату, налог, налог на добавленную стоимость (если применимо) и другую соответствующую информацию и автоматически заполняют отчет о расходах.

Программное обеспечение также определяет категорию расходов — например, оно может отличить гостиничный счет от чека на газ. Это означает, что сотрудник может без проблем подать расход всего одним фото до того, как уехать от колонки, что даёт финансовым командам возможность видеть расходы в реальном времени для обеспечения соблюдения требований T&E.

Согласно данным SAP Concur, только 1,2% отчетов, поданных через ExpenseIT, возвращаются сотруднику. Эта эффективность приносит экономию: на каждые 1 000 отчётов, которые организация обрабатывает с помощью Concur, это сокращает 273 часа работы и 47 320 долларов на повышение производительности. В некоторых странах бизнес также может воспользоваться налоговыми льготами за оперативную подачу отчетов.

В дальнейшем эти улучшения в прозрачности и прозрачности могут принести пользу, выходящую за рамки экономии. По мере ужесточения требований к устойчивому развитию по всему миру цифровые данные о путешествиях помогут компаниям документировать свой углеродный след — а возможно, даже сократить его.

«Представьте себе мир, где ваш инструмент бронирования автоматически рекомендует рейс на самом экономичном самолёте или бронировать билет в местном ресторане от фермы до стола», — говорит Уоллес. «Выявление экологических последствий каждого варианта поможет сотрудникам делать более обоснованный выбор.»

Благодаря доступу к данным о расходах Mastercard в режиме реального времени, SAP Concur может продолжать обновлять свои модели искусственного интеллекта, внедряя новые функции, что позволяет программному обеспечению управлять каждым этапом — от запроса на командировку до возмещения расходов. «Речь идёт не только об отчётности расходов», — говорит Джуно. «Это улучшит весь процесс от начала до конца, начиная с бронирования». Мы хотим вернуть сотрудникам их время, будь то командировочные или специалисты в области финансов и бухгалтерского учета, чтобы они могли сосредоточиться на других стратегических приоритетах».