Виртуальные карты 101: упрощение коммерческих платежей

Чтобы идти в ногу со временем в эпоху мгновенного взаимодействия и немедленного подтверждения, предприятия всех видов обращаются к виртуальным картам, чтобы привнести в свою деятельность удобство, безопасность и эффективность цифровизации. Итак, что же такое виртуальные карты и как они работают?

Виртуальные карты становятся растущим способом оплаты в B2B-платежах. Это временные номера карт, случайным образом сгенерированные и привязанные к финансовому счету, который имеет установленную кредитную линию. Обычно они применяются для конкретной сделки или на определённый период времени. Они часто интегрируются в системы бухгалтерии, планирования ресурсов предприятия и управления расходами для оптимизации бэк-офисных процессов, включая автоматизацию сверки.

Виртуальные карты отличаются тем, что у них нет физической карты, но в остальном они работают аналогично для покупок: 16-значный номер карты, срок действия и трёхзначный CVC-код. Некоторые виртуальные карты можно даже добавлять в мобильные кошельки для бесконтактной оплаты, подобно цифровым версиям потребительских кредитных или дебетовых карт. 

Виртуальные карты работают как традиционные платежные карты, но компании, использующие их, имеют больший контроль над расходами. Они могут настраивать параметры, а карты могут быть привязаны к конкретным бизнес-подразделениям или проектам для улучшения мониторинга, сверки и управления счетами-фактурами.

Виртуальные карты можно сгенерировать мгновенно для онлайн-платежей — без ожидания прибытия физической карты по почте.

Виртуальные карты предоставляют бизнесу возможность настраивать контроль расходов, включая ограничения по бюджету, продолжительность использования — например, день или неделю — и место использования, например, с указанием конкретных продавцов или только определённых кодов продавцов. Например, виртуальная карта, выданная для покрытия расходов на ужин клиента, нельзя было использовать для покупки нового наряда в ближайшем торговом центре.

Преимущества виртуальных карт такие же, как и у пластиковых карт – удобство и безопасность, например, – но помимо этого, они также предлагают контроль над расходами и большую гибкость благодаря новым сценариям использования платежей.

Эти преимущества применимы к обеим сторонам коммерческих сделок. Для продавцов или поставщиков принятие виртуальных карт может обеспечить оплату уверенностью и помочь сократить количество невыполненных дней продаж — это среднее количество дней, за которые компания собирает платежи за продажу, и является показателем оборотного капитала.

В отличие от традиционных чеков, которые до сих пор широко применяются в платежах между предприятиями в США и обычно требуют как минимум один рабочий день для расчёта, платежи по виртуальным картам рассчитываются почти мгновенно, что ускоряет денежный поток. Торговцы также получают более подробные платежные данные, что помогает им на пути к автоматической сверке.

Для покупателей контроль за использованием виртуальных карт имеет решающее значение, поскольку позволяет избежать неконтролируемых расходов и гарантировать правильное расходование средств. Кроме того, виртуальные карты снижают риск мошенничества или неправомерного использования, поскольку их авторизация возможна только при соблюдении определенных параметров, после чего номер деактивируется. Они также могут обеспечить более детальный мониторинг, поскольку уникальный номер карты, используемый в каждой транзакции, позволяет отслеживать ее с большей точностью, а дополнительные данные упрощают сверку, так как обеспечивают точное сопоставление платежей.

Некоторые виртуальные карты также позволяют конвертировать валюту в режиме реального времени, что может быть выгодно для компаний с международными цепочками поставок. Чтобы расширить возможности использования виртуальных карт за пределы онлайн-платежей и платежей по телефону, мобильные виртуальные карты — где карта хранится в мобильном кошельке и используется для бесконтактных платежей — переносят удобство бесконтактной оплаты розничных товаров на корпоративные транзакции.

Предприятия все чаще используют виртуальные карты в самых разных ситуациях — везде, где требуется повышение эффективности, больший контроль, гибкость и безопасность. Вот несколько способов, которыми Mastercard раскрывает преимущества виртуальных карт в самых разных и постоянно растущих отраслях.

Корпоративные поездки: Деловые поездки восстановились, но многие компании всё ещё сталкиваются со сложными и устаревшими процессами расходов и возмещения. Виртуальные карты можно использовать для бронирования поездок и покрытия расходов на развлечение клиентов, с индивидуальными контролями для управления расходами и бесшовным согласованием расходов с расширенными данными. А с помощью мобильных виртуальных карт частые пассажиры и участники движения могут просто нажимать на отели, питание или дополнительные услуги, где принимаются бесконтактные платежи.

Мобильные виртуальные карты имеют дополнительный уровень безопасности, называемый токенизацией: любая карта, хранящаяся в цифровом кошельке, использует технику шифрования, которая заменяет номер счета на альтернативный номер карты, называемый токеном, поэтому реальные данные счета никогда не передаются во время транзакции.

В зависимости от политики компании, деловым путешественникам с виртуальными картами может не придётся вести учёт гор физических чеков. Виртуальные карты также избавляют от необходимости платить личной картой и ждать возврата.

Виртуальные карты также могут выдаваться кандидатам на работу для покрытия расходов во время процесса найма, а также для оплаты расходов на переезд или временное жильё для сотрудников, которые собираются переехать.

Выставки, мероприятия и конференции: организаторам мероприятий бывает сложно одновременно управлять бюджетами многих проектов и поставщиков — и расходы легко могут резко расти. Виртуальные карты могут упростить платежи и отчётность, а также помогать соответствовать конкретному бюджету с помощью контроля, при этом предоставляя гибкость для добавления средств в бюджет при необходимости.

В зависимости от политики компании, деловым путешественникам с виртуальными картами может не придётся вести учёт гор физических чеков. Виртуальные карты также избавляют от необходимости платить личной картой и ждать возврата.

Виртуальные карты также могут выдаваться кандидатам на работу для покрытия расходов во время процесса найма, а также для оплаты расходов на переезд или временное жильё для сотрудников, которые собираются переехать.

Здравоохранение и страхование: Любой, кто обращался к врачу за последние десятилетия, знает, что медицинский биллинг сложный и медленный. Ситуация не отличается и для кабинета врача или больницы, занимающихся одобрением претензий и выплатами. Поставщики медицинских услуг часто сталкиваются с узкими местами при урегулировании претензий со страховыми компаниями из-за бумажных устаревших систем, которые задерживают платежи, вызывают проблемы с денежными потоками и увеличивают затраты на заимствования. Встраивая виртуальные карты в платформы обработки претензий, соединяющие страховые компании с медицинскими учреждениями, все получают более быстрые платежи, большую видимость статуса претензий и более простую сверку.

Управление автопарком: Для менеджеров автопарков, ищущих способы управления расходами на топливо и техническое обслуживание, а также следить за соблюдением политики компании, мобильные виртуальные карты могут быть привязаны к конкретному автомобилю для отслеживания расхода топлива, например, или даже с конкретными автозаправками, с которыми компания имеет привилегированные партнёрские отношения. Подробные данные о сделках помогают менеджерам автопарков принимать более обоснованные решения, включая способы снижения стоимости топлива, управления водителями и оптимизации маршрутов.

Компании могут запускать виртуальные карты напрямую через банк-эмитент, но для максимальной выгоды они могут сотрудничать с поставщиками программного обеспечения для интеграции карт в свои цифровые бизнес-платформы, такие как системы планирования ресурсов предприятия или закупок, что может ещё больше ускорить и упростить их работу. Внедрение платежей в эти платформы может снизить трение и транзакционные издержки, предложить больше данных и аналитики, дополнительные услуги и даже возможность получения кредитов и финансирования.

Когда виртуальные карты доступны через инструменты, которые бизнес использует ежедневно, платеж может стать естественным продолжением его деятельности. Раньше управление B2B-платежами требовало перехода между несколькими бизнес-платформами, но внедрение виртуальных карт открывает двери к новыми, более удобным опытам, где платежи органично интегрируются в платформы, вокруг которых компании организуют свой бизнес.

При выборе провайдера виртуальных карт обращайте внимание на возможность интеграции с существующими системами, широкий охват, надёжное управление картами и отличный комплексный пользовательский опыт.

Одно из главных преимуществ виртуальных карт — их способность интегрироваться в существующие рабочие процессы компании, такие как системы, используемые для бухгалтерии, казначейства или закупок. Выбирая провайдера с множеством интеграций программного обеспечения, компании могут легко внедрять виртуальные карты в свои существующие инструменты для повышения эффективности и улучшения бэк-офисных процессов.   

Поиск провайдеров с обширными глобальными сетями приема карт также важен для оптимизации того, где компании и их сотрудники могут использовать свои виртуальные карты. Поскольку для мобильных кошельков становится больше виртуальных карт, важно рассмотреть провайдера с большим глобальным присутствием бесконтактных точек.

Также важно выбирать доступные методы контроля, исходя из потребностей бизнеса. Например, если компания стремится улучшить соблюдение требований о путешествиях и развлечениях и обеспечить соблюдение бюджета сотрудниками во время деловых поездок, рассмотрите возможность выбора поставщика, который предлагает надёжный контроль расходов.

Выбор провайдера, который позволяет обрабатывать транзакции по виртуальной карте напрямую в их банке или эквайере — без необходимости вручную просматривать электронную почту, что является рискованным, медленным и ручным процессом — также ключев. Возможность обеспечить быстрый и безопасный сквозный опыт оплаты — вот куда движется будущее B2B-платежей.