Skip to main content

Коммерция

5 июня 2024 года

 

Это конец отчета о расходах, каким мы его знаем

Christine Gibson

Contributor

Чтобы понять, насколько сотрудники боятся заполнять отчеты о расходах, рассмотрим следующий пример: согласно опросу SAP Concur, проведенному в 2019 году, почти 20% деловых путешественников заявили, что предпочли бы, чтобы им сверлили зубы у стоматолога, чем заполнять отчет о расходах.

Отчёты о расходах, которые повсеместно критикуют за скуку, особенно обременительны для тех, кто работает в местах, где используются ручные формы. Эти сотрудники часто ловят себя на том, что перебирают конверты, набитые чеками, прищуриваясь на слабый шрифт, чтобы понять, какую таксистку они используют в Финиксе, или напрягаются, чтобы вспомнить, кто пришёл на счастливый час в последний день поездки.

Работа не стала легче для тех, кто получает отчёты. Администраторы в сфере путешествий и развлечений, бухгалтерии или финансов полагаются на все неясные детали, которые сотрудники могут запомнить, чтобы убедиться, что их расходы соответствуют политике компании, а также нормативам и налоговым законам страны.

$52

Средняя стоимость для бизнеса на исправление отчета о расходах — и до одного из пятых отчетов содержат ошибки или требуют уточнения.

Кроме того, обработка отчетов часто отнимает время, которое можно было бы с большей пользой потратить на другие обязанности. Например, согласно исследованию Global Business Travel Association 2022 года, каждый пятый отчет содержит ошибки или требует уточнения — часто из-за таких мелочей, как случайная опечатка, отсутствующее поле или неправильно запомненная дата. В среднем, исправление отчета занимает 18 минут и обходится компании в 52 доллара. В компаниях, где командировки — обычное дело, или где каждая минута на счету, это быстро накапливается.

И деловые поездки никуда не исчезнут. Несмотря на всё более гибридное рабочее место, исследование Mastercard 2023 года показало, что крупные корпорации планируют увеличить бюджеты на поездки в ближайшие пару лет, чтобы стимулировать новый рост. Отчеты о расходах останутся здесь надолго — но с ними могут быть проще.  

Чтобы упростить задачу для деловых путешественников и их работодателей, Mastercard ищет способы объединить отчетность о расходах с процессом оплаты, чтобы обеспечить столь необходимое облегчение как деловым путешественникам, так и финансовым менеджерам. Сосредотачиваясь на партнёрстве с поставщиками программного обеспечения, Mastercard играет ключевую роль в модернизации старого отчета о расходах.

Возьмём на пример его работу с SAP Concur — мировым лидером в области интегрированного программного обеспечения для управления поездками и расходами. Недавно обе компании расширили долгосрочные отношения, чтобы ещё больше упростить отчеты о расходах. Благодаря новой интеграции покупки, сделанные на корпоративных картах Mastercard, можно автоматически заполнять в платформе Concur Expense, которая сразу же уведомляет сотрудников при необходимости дополнительной информации. С помощью данных о расходах в реальном времени компании могут добиться лучшего соответствия политике расходов, а путешественники получают улучшенный опыт с автоматизированным созданием расходов.  

«Объединение программного обеспечения с оплатой радикально меняет отношение компаний к путешествиям и расходам», — говорит Чад Уоллес, глобальный руководитель коммерческих решений Mastercard. «Мы наблюдаем слияние платформ — когда системы, которые раньше не общались друг с другом, объединяются для повышения эффективности. Влияние меняет опыт сотрудников — для тех, кто находится по обе стороны отчета о расходах.»

Теперь деловые путешественники могут просто использовать карту или нажать на оплату, а покупки, сделанные на корпоративных счетах Mastercard, автоматически вводятся в Concur Expense. Интеграция в платёжный канал позволяет SAP Concur автоматически получать дополнительную релевантную информацию — например, адрес почтовой службы — из торговой сети Mastercard.

Благодаря встроенной технологии искусственного интеллекта, Concur Expense также оценивает соответствие требованиям, немедленно отправляя обратную связь, если расход вызывает сомнения, чтобы сотрудники не продолжали тратить деньги, которые могут не быть возмещены.

Эти возможности позволяют компаниям устанавливать связь с пользователем в то, что Крис Джуно, руководитель рыночной стратегии в SAP Concur, называет «моментом, который имеет значение»: так же, как они совершают платеж. Запрашивая дополнительную информацию в момент покупки — прежде чем вы забудете, кто ещё был на ужине в третий вечер конференции, — бизнесы снижают количество ошибок и ускоряют одобрения.

«Искусственный интеллект может взять на себя более подверженные ошибкам ручные задачи, а мобильные приложения позволяют путешественнику взаимодействовать с тем, что всегда носит с собой», — говорит Джуно.

Например, SAP Concur интегрировала искусственный интеллект в решение Concur Cost для оптимизации отчетности по расходам. Когда деловой путешественник заправляет арендованный автомобиль, он может загрузить фото чека в мобильное приложение SAP Concur — ExpenseIT. Модели ИИ извлекают сумму платежа, дату, налог, налог на добавленную стоимость, если применимо, и другую релевантную информацию и автоматически заполняют отчет о расходах.

Программное обеспечение также определяет категорию расходов — например, оно может отличить гостиничный счет от чека на газ. Это означает, что сотрудник может без проблем подать расход всего одним фото до того, как уехать от колонки, что даёт финансовым командам возможность видеть расходы в реальном времени для обеспечения соблюдения требований T&E.

Согласно данным SAP Concur, только 1,2% отчетов, поданных через ExpenseIT, возвращаются сотруднику. Эта эффективность приносит экономию: на каждые 1 000 отчётов, которые организация обрабатывает с помощью Concur, это сокращает 273 часа работы и 47 320 долларов на повышение производительности. В некоторых странах бизнес также может воспользоваться налоговыми льготами за оперативную подачу отчетов.

В дальнейшем эти улучшения в прозрачности и наглядности могут принести выгоды, выходящие за рамки экономии средств. В условиях ужесточения требований к устойчивому развитию во всем мире оцифрованные данные о поездках помогут компаниям документировать свой углеродный след — и, возможно, даже сократить его.

«Представьте себе мир, где ваш инструмент бронирования автоматически рекомендует рейс на самом экономичном самолёте или бронировать билет в местном ресторане от фермы до стола», — говорит Уоллес. «Выявление экологических последствий каждого варианта поможет сотрудникам делать более обоснованный выбор.»

Имея доступ к данным Mastercard о тратах в реальном времени, SAP Concur может продолжать обновлять свои модели ИИ, чтобы внедрять новые функции, позволяя программному обеспечению управлять каждым шагом — от запроса на поездку до возмещения. «Речь идёт не только о отчетности о расходах», — говорит Джуно. «Это улучшит весь сквозной процесс, начиная с бронирования. Мы хотим вернуть сотрудникам их время, будь то путешественники или специалисты из финансов и бухгалтерии, чтобы они могли сосредоточиться на других стратегических приоритетах.»