2024年6月5日
従業員が経費精算書の提出をどれほど嫌がっているかを理解するには、次のことを考えてみてください。SAP Concur が 2019年に実施した調査 によると、出張者の約20%が、経費精算書を記入するくらいなら歯医者で歯を削られる方がましだと答えています。
経費精算書は、その煩雑さから広く嫌われているが、手書きの用紙に頼っている職場で働く人にとっては特に厄介なものだ。こうした従業員は、領収書がぎっしり詰まった封筒をめくり、フェニックスで利用したタクシー会社を探すために薄い文字を凝視したり、旅行最終日のハッピーアワーに誰が来たのかを思い出そうと必死になったりすることがよくあります。
報告を受ける側にとっても、仕事は決して楽になるわけではない。旅行・接待費、経理、財務の管理者は、従業員が思い出せる曖昧な詳細情報に頼って、支出が会社の規定、渡航先の規制、税法に準拠していることを確認する。
さらに、報告書の作成に多くの時間を費やすことは、他の業務に充てるべき時間を奪ってしまうことが多い。例えば、2022年の世界ビジネストラベル協会の調査によると、報告書の5件に1件は誤りがあったり、説明が必要だったりする。その原因は、些細なタイプミス、入力漏れ、日付の記憶違いなど、些細なことであることが多い。平均して、報告書の修正には18分かかり、企業にとって52ドルの費用がかかる。出張が日常茶飯事の企業、あるいは一分一秒が貴重な企業では、そうした費用はあっという間に積み重なる。
そして、出張はなくなることはないだろう。ハイブリッド型の職場環境がますます普及しているにもかかわらず、Mastercardが2023年に実施した調査によると、大企業は新たな成長を促進するために、今後数年間で出張予算を増やす計画を立てていることが明らかになった。経費精算書は今後も必要となるだろうが、もっと簡単に作成することは可能だ。
出張者とその雇用主の負担を軽減するため、マスターカードは経費精算と支払いプロセスを統合する方法を模索しており、出張者と財務担当者の双方にとって待望の負担軽減を実現しようとしている。Mastercardはソフトウェアプロバイダーとの提携に注力することで、古くからある経費精算書の近代化において重要な役割を果たしている。
統合型出張・経費管理ソフトウェアの世界的リーディングブランドであるSAP Concurとの協業を例に挙げてみましょう。両社は最近、経費精算をさらに簡素化するため、長年にわたる協力関係を延長した。新たな連携により、Mastercard Corporate Cardで行われた購入が記録され、Concur Expenseプラットフォームに自動的に入力されるようになります。これにより、追加情報が必要な場合は従業員に即座に通知することが可能になります。このリアルタイムの支出データを利用することで、企業は経費規定の遵守をより確実に実現でき、旅行者は経費精算の自動化によってより快適な体験を享受できる。
「ソフトウェアと決済を組み合わせることで、企業が出張や経費について考える方法が根本的に変わりつつあります」と、Mastercardのグローバル・コマーシャル・ソリューション責任者であるチャド・ウォレス氏は述べています。「プラットフォームの融合が進んでいます。これまで互いに連携していなかったシステム同士が連携し、効率性を向上させているのです。」その影響は、経費精算書に関わる双方の従業員にとって、従業員体験を根本的に変革するものです。
出張者はカードを差し込むかタップするだけで支払いができ、Mastercardの法人アカウントで行われた購入は自動的にConcur Expenseに入力されます。決済チャネルに統合することで、SAP ConcurはMastercardの加盟店ネットワークから、タクシー会社の郵送先住所など、関連する追加情報を自動的に取得できるようになります。
Concur Expenseは、組み込みのAI技術により、経費のコンプライアンスも評価し、疑わしい経費があれば即座にフィードバックを送信するため、従業員は払い戻しを受けられない可能性のある支出を続けることがなくなります。
これらの機能により、企業はSAP Concurの市場戦略責任者であるクリス・ジュノー氏が「重要な瞬間」と呼ぶ、まさにユーザーが支払いを行う瞬間に、ユーザーとつながることができる。購入時に、つまり会議3日目の夕食に誰が同席していたかを忘れてしまう前に、より多くの情報を要求することで、企業はミスを減らし、承認プロセスを迅速化できる。
「AIはミスが発生しやすい手作業を代替でき、モバイルアプリは旅行者が常に持ち歩いているものを通して旅行者とつながることができる」とジュノー氏は述べている。
例えば、SAP Concurは経費精算を効率化するために、Concur Expenseソリューションに人工知能を組み込んだ。出張者がレンタカーに給油する際、領収書の写真をSAP Concurのモバイルアプリ「ExpenseIT」にアップロードすることができます。AIモデルは、支払金額、日付、税金、該当する場合は付加価値税、その他の関連情報を抽出し、経費報告書を自動的に作成します。
このソフトウェアは支出の種類も推測する。例えば、ホテルの請求書とガソリンの領収書を区別することができる。つまり、従業員はガソリンスタンドから車で立ち去る前に写真を撮るだけで、経費をスムーズに申請できるということであり、財務チームは支出状況をリアルタイムで把握し、出張経費規定の遵守を確実にすることができる。
SAP Concurのデータによると、ExpenseITを使用して提出されたレポートのうち、従業員に返送されるのはわずか1.2%に過ぎない。その効率化によってコスト削減が実現します。組織がConcurを使用して処理するレポート1,000件ごとに、作業時間を273時間削減し、生産性コストを47,320ドル削減できます。国によっては、企業は報告書を速やかに提出することで税制上の優遇措置を受けることができる。
今後、こうした可視性と透明性の向上は、コスト削減以外にも様々なメリットをもたらす可能性がある。世界中で持続可能性に関する要件が厳しくなるにつれ、デジタル化された旅行データは、企業が自社の二酸化炭素排出量を記録し、ひいては削減するのに役立つだろう。
「予約ツールが燃費の良い飛行機でのフライトや、地元の農場直送レストランの予約を自動的に提案してくれる世界を想像してみてください」とウォレス氏は語る。「それぞれの選択肢が環境に及ぼす影響を明らかにすることで、従業員はより良い選択ができるようになるでしょう。」
SAP Concurは、Mastercardのリアルタイム支出データにアクセスすることで、AIモデルを継続的に更新し、より多くの新機能を実現できるようになり、出張申請から払い戻しまでのあらゆるステップをソフトウェアで管理することが可能になります。「これは単なる経費報告の問題ではない」とジュノー氏は述べている。「これは、予約から始まるエンドツーエンドのプロセス全体を向上させるでしょう。」出張が多い従業員であれ、財務・経理部門の従業員であれ、従業員に時間を取り戻してもらい、他の戦略的な優先事項に集中できるようにしたいと考えています。
