公開日：2024年9月4日 | 更新日：2024年9月5日
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顧客、サプライヤー、パートナー、従業員と直接顔を合わせて会うことは、ビジネスに大きな成果をもたらす可能性があります。実際、2023年の調査によると、旅行に関する意思決定者の88％が、出張は組織の成長を促進する上で不可欠であると回答している。では、大手企業は、コスト管理の必要性と、対面での交流を増やすことによるメリットとのバランスを取るために、どのように出張費および経費管理プログラムを運用しているのでしょうか？
私たちは、主要企業がビジネス出張費用を最適化するために、あらゆる段階で実施している18の戦略をまとめました。最も興味のあるセクションにジャンプしてください。
しかし、長年にわたりデジタル体験の最適化に取り組んできたeコマースチームは、エンゲージメントを高めると予測されるユーザーに対して、関心のある追加商品を推奨する段階からさらに進む準備ができていた。GlassesUSA.comは、ホームページ上で従来型の機械学習ベースのレコメンデーションと比較してテストを行った結果、Dynamic Yieldの高度なディープラーニングアルゴリズムによって、たった1つのウィジェットから購入数が68%増加し、収益が88%増加することを発見しました。
当社が最近実施した出張・経費（T&E）ポリシーに関する調査によると、企業の出張に関する意思決定者のほぼ半数（47％）が、従業員の選択肢を簡素化し、コストをより適切に管理するために、前回のポリシー変更を「厳格化」したと回答した。
従業員が会社の期待に沿った出張の決定を下し、不必要な費用を回避できるよう、社内規定を明確かつ簡潔にすることが重要です。従業員は、認められる経費、推奨ベンダー、および経費精算手続きを迅速に理解できる必要がある。
航空券、ホテル、地上交通機関を管理できる旅行管理プラットフォームは、従業員が社内規定に準拠しつつ、自身の旅行の好みに合った選択をするのに役立ちます。
企業向け旅行ツールは、複数のプラットフォームやプロバイダーから関連する旅行情報を一箇所に集約します。予定が変更になった場合、プラットフォームは、ポリシーに準拠した簡単な予約変更およびキャンセルオプションを提供する場合もあります。
宿泊費、食費、現地交通費など、個人の旅費に上限を設けることで、使いすぎを防ぎ、コスト管理に役立つ。多くの企業は、旅行者に対し都市別または目的地別の予算を提供し、旅行管理会社、コンサルタント、あるいは自社の経費記録からのデータを用いて費用を見積もっている。当社が最近実施した出張経費に関するポリシー調査によると、10社中6社以上が、従業員の選択が社内ポリシーの範囲内か範囲外かを判別するために、オンライン予約ツールや経費精算ツールに出張経費に関するポリシーとプロセスを組み込んでいます。
早めに予約すると、航空券や宿泊費が安くなることが多い。これを習慣化するために、企業の出張規定で旅行の事前予約期限を設定し、直前予約をする人には規定期間を過ぎたことを通知することができます。
旅行サービス提供者は、企業との長期的な関係構築のメリットを理解している。航空会社、ホテル、レンタカー会社は、貴社の独自の旅行ニーズと旅行量に合わせて、可能な限り最良の料金を確保するために尽力することがよくあります。
交渉プロセスを専門家に任せたい場合は、旅行管理会社に依頼して、企業割引の交渉や出張費の最適化を代行してもらうことができます。
出張費や経費の支払いをクレジットカードでより多く処理することで、組織にとって貴重なメリットが得られます。
バーチャルカードやモバイルバーチャルカードも選択肢の一つです。彼らは一時的な、ランダムに生成されたカード番号を使用し、確立された信用枠を持つ資金調達口座に紐づけられています。これらのカードは、企業が支出をより細かく管理できるようにし、カードの使用方法、使用時期、使用場所に関するカスタマイズされたパラメータを設定できるようにします。
旅行に関する意思決定者の61％が、所属する組織は旅行者に対し、持続可能な旅行プランを予約するよう推奨していると回答した。これは様々な形を取り得る。一般的なアプローチの一つは、航空旅行よりも鉄道旅行を優遇する地域的または国家的な政策を実施することである。その他にも、飛行機による日帰り旅行を最小限に抑えるための政策を策定しているところもある。
もう一つの対策は、複数回の移動を減らすことです。効率性を高めるために、従業員に複数の会議を同じ場所で開催するよう促したり、一部の会議をビデオ通話に切り替えたりしましょう。
地上交通機関が必要な場合は、コストと二酸化炭素排出量を削減するために、従業員にライドシェアやレンタカーの費用を分担するよう促してください。
レジャー旅行者は、コロナ禍以前の傾向と比べて、より長い休暇を取るようになっている。仕事とプライベートの境界線が曖昧になるにつれ、多くの従業員は出張期間を延長し、勤務時間外に目的地での時間を楽しむようになっている。従業員に「ビジネスとレジャーを組み合わせた」旅行を許可することで、旅行の時期の柔軟性が高まり、総旅行費用を削減できる。
あなたのチームの経費報告書は迅速に提出されているのに、経営陣による審査と承認の段階でなかなか処理されない、ということはありませんか？
多くの企業にとって、このプロセスは複雑で時間のかかるものです。明確かつ簡潔な経費管理ポリシーを策定し、特定の経費を事前承認し、承認期限に関する期待値を設定することで、経費管理を効率化しましょう。
バーチャルカードプログラムも、経費処理を迅速化するもう一つの方法です。バーチャルカードには、利用ごとに紐づいた詳細なデータが付加されており、多くの場合、経費管理システムと統合されています。このデータ統合により、経理部門の経費精算の自動化など、バックオフィス業務を効率化できます。
出張の必要性とコスト削減策のバランスを取るため、従業員から出張体験に関するフィードバックを収集する。フィードバックは、チームにとってどの経費が重要か、そして従業員の満足度や事業成長に影響を与えることなくどの経費を削減できるかを判断するのに役立ちます。定期的な出張後のアンケート調査や従業員へのインタビューは、不要な出張費を削減し、社内規定の遵守を向上させる機会を見つけるのに役立ちます。
仕事以外では、人々は利便性の高いモバイルファーストかつクラウドベースのテクノロジーを期待している。今では多くの人が職場でも同じことを期待している。経費精算プロセスを自動化することで、コストのかかるミスを減らし、時間を節約し、従業員の満足度を向上させることができます。
領収書のデジタルコピーは、経費精算の効率化に役立ちます。もしあなたのチームが、写真を撮るだけで経費精算をスムーズに行えるとしたら、どうでしょう。支出状況をリアルタイムで把握することで、財務チームは出張経費規定の遵守を徹底し、山積みの紙の領収書をなくすことができます。税法で認められている場合は、一定金額以下の取引については領収書の発行義務を免除することを検討してもよいでしょう。
旅費を適切に分類することで、支出傾向をより簡単に分析し、節約の機会を見出すことができます。旅行管理ソフトウェアプラットフォームは、法人カードの取引をシステムに直接統合することで、このプロセスを簡素化できます。
出張経費の適切な報告方法についてチームメンバーを教育することで、よくある間違いを避け、会社の規定を遵守できるようになります。年間出張費が5000万ドルを超える企業の55%以上が、従業員に出張および経費に関する規定の研修を視聴または受講することを義務付けている。企業によっては、従業員に法人クレジットカードを発行する前に試験に合格することを義務付けている場合もある。
出張経費規定の遵守状況を改善し、コスト削減を実現するために、支出パターンを定期的に見直してください。旅行1回あたりの平均費用、ポリシー遵守率、旅行費用総額などの主要業績指標を監視する。自社の経費を業界標準と比較することで、支出を効率化できる機会が見えてくる。業界団体、コンサルタント会社、旅行管理会社は、ビジネス旅行に関するさまざまなレベルのベンチマークデータを提供していることが多い。
統計モデルは、過去のデータを用いて旅行パターン、需要変動、価格動向を予測することができる。これらの知見は、サプライヤーとの交渉を円滑に進めたり、出張経費の変動を予測したり、出張費用を最適化したりするのに役立ちます。
出張費の税控除は、出張コストの最適化に役立ちます。年末に税控除の対象となる業務経費を特定するために、詳細な経費リストを作成します（経費管理ツールを使用する場合でも使用しない場合でも構いません）。対象となる経費には、航空運賃やその他の交通費、宿泊費、食費、業務関連の通信費、ビジネスイベント費用などが含まれます。
より良い料金や支払い条件を交渉する機会を見つけるには、航空会社、ホテル、レンタカー会社などの出張関連業者と設定した条件を見直しましょう。例えば、節約効果を最大化するために、支払い方法の変更を提案するかもしれません。バーチャルカードは、物理的な法人カードと同様の利便性とセキュリティ上のメリットを提供するだけでなく、取引金額、期間、種類、場所などを通じて支出を管理することも可能です。
出張経費を最適化するには、計画、監視、そして出張に関する方針や慣行の継続的な改善を含む戦略的なアプローチが必要です。これらの18の戦略は、あなたとあなたのビジネスが旅費を管理するのに役立つだけでなく、従業員の出張方法を改善してビジネスを前進させることにもつながります。
