Vier Möglichkeiten, wie das Reise- und Reisekostenmanagement mit Geschäftsreisen Schritt halten kann

Die genauesten Vorhersagen sind in der Regel die formbarsten. Nehmen wir die gegensätzlichen Vorhersagen aus der Covid-Ära, dass sich Geschäftsreisen oder Geschäftsreisen vollständig erholen würden oder auch nicht.

Irgendwie lagen beide Vorhersagen richtig. Und bei Travel & Expense (T&E), auch bekannt als Travel & Entertainment, müssen Manager verstehen, warum.

Die neuesten Zahlen gehen davon aus, dass die Ausgaben für Reisekosten irgendwann im Jahr 2024 ihren Höchststand von 1,4 Billionen US-Dollar aus dem Jahr 2019 erreichen und im Jahr 2027 1,8 Billionen US-Dollar erreichen werden.1 In diesem Sinne sind Geschäftsreisen auf dem besten Weg zu einer vollständigen Erholung.

Doch die Reiseausgaben sind nicht dasselbe wie die Reisehäufigkeit oder das Reisevolumen. Während die Zahl der Geschäftsreisen zunimmt, steigen die Ausgaben für Geschäftsreisen schneller.2

Die Menschen sind länger unterwegs als früher. Weit entfernte Tagesausflüge oder Treffen über Nacht sind out. Mehrere Meetings innerhalb einer Region, vielleicht unterbrochen von einer längeren Zeit der Arbeit fern von zu Hause, sind in.

Von einer Wiederbelebung der Geschäftsreisen kann kaum gesprochen werden, wenn die Zahl der Reisen und die Ausgaben im Vergleich zu 2019 nicht mehr im Einklang stehen. Da die digitale Transformation mit neuen hybriden Belegschaften und zunehmenden Umweltbedenken zu kämpfen hat, ist Reinkarnation ein passenderes Wort.

Wenn also 87 % der Reiseentscheider in einer von Mastercard gesponserten Umfrage der Meinung sind, dass Geschäftsreisen an einem Wendepunkt stehen und die Möglichkeit besteht, Altsysteme zu überholen, können die Manager von T&E-Programmen nicht länger so arbeiten, als wäre es wieder 2019.3

Hier sind vier Möglichkeiten, wie sie mithalten können.

Neun von zehn Reiseentscheidern sind sich einig, dass die Zukunft von T&E in der Konvergenz von Zahlungs- und Spesenmanagement liegt. Doch aufgrund veränderter Einkaufsbedürfnisse und neuartiger Ausgabenarten geben 61 % der Entscheidungsträger an, dass ihre hybride oder Remote-Belegschaft die Prognose und Budgetierung von Reisekosten erschwert habe.

Ein einheitlicher Ansatz für das Enterprise Resource Planning (ERP) kann hilfreich sein, indem er eine einzige Quelle der Wahrheit und eine vollständige Transparenz der B2B- und T&E-Zahlungsströme bietet. Eine wichtige Nuance der Reisepolitik ist, dass Entscheidungsträger in der Reisebranche ebenso daran interessiert sind, ihren Mitarbeitern diese Transparenz zu bieten, wie sie sie für sich selbst erlangen möchten.

Es überrascht daher vielleicht nicht, dass Reiseentscheider die Verknüpfung von Ausgabenlimits mit Zahlungsmethoden als das wichtigste globale Unterscheidungsmerkmal in den nächsten fünf Jahren ansehen. Es hilft jedoch nicht, wenn Travel Manager Ineffizienz bei der Kontenabstimmung, der Überwachung, dem Cashflow und sogar bei der Betrugsprävention riskieren, indem sie ihren Mitarbeitern erlauben, persönliche Karten für Reisen zu verwenden.

Virtuelle Karten bieten eine Alternative. Sie behalten die Vorteile physischer Firmenkarten bei, wie z. B. detaillierte Transaktionsdaten für den Eins-zu-Eins-Zahlungsabgleich, und ermöglichen es Reise- und Reisemanagementmanagern gleichzeitig, Ausgabenkontrollen für Betrag, Zeitraum, Art und Ort von Transaktionen anzuwenden. Neun von zehn Entscheidungsträgern in der Reisebranche geben an, dass virtuelle Karten in fünf Jahren entweder alltäglich oder ein Unterscheidungsmerkmal sein werden.

Fast zwei Drittel der Reiseentscheider sind auf die Herausforderung gestoßen, hybriden oder Remote-Arbeitskräften wirksame und zeitnahe Informationen zu T&E-Richtlinien und -Updates bereitzustellen, und 89 % stimmen zu, dass sie dynamischere T&E-Richtlinien benötigen.

Durch die Überprüfung von Richtlinien und Verfahren kann die Geschäftsrelevanz sichergestellt werden, indem Ziele definiert, Vergleiche mit Wettbewerbern gezogen und Ansätze abteilungs- und regionenübergreifend vereinheitlicht werden. Die Themen können von Hauptbuchcodes und Händlerkategoriecodes bis hin zu einmaligen Zahlungen und Auslagen reichen.

Genauso wichtig wie die Geschäftsrelevanz ist jedoch die Einhaltung der Mitarbeiter: 59 % der Entscheidungsträger im Reisebereich haben Schwierigkeiten, die Einhaltung von Ausgabenrichtlinien und -kontrollen durch die Mitarbeiter sicherzustellen.

Klare Richtlinien sind natürlich hilfreich, aber Echtzeitbenachrichtigungen zu Ausgaben, die den Richtlinien entsprechen bzw. nicht den Richtlinien entsprechen, könnten die Einhaltung der Richtlinien verbessern, indem sie den Bedürfnissen von Reisenden unterwegs gerecht werden. Umweltaspekte, wie sie beispielsweise durch CO2-Rechner in Banking-Apps bereitgestellt werden, sollten selbstverständlich berücksichtigt werden.

Das Verständnis der Auswirkungen der CO2-Emissionen durch Reiseentscheidungen hat für Unternehmensleiter, die ihre Reiserichtlinien festlegen, oberste Priorität. Gestiegene Anforderungen an die Nachverfolgung und Berichterstattung bedeuten nun, dass 88 % der Entscheidungsträger in der Reisebranche Geschäftsreisenden bereits Daten zum CO2-Fußabdruck zur Verfügung stellen oder dies planen, um fundiertere Ausgaben zu tätigen.

Als integraler Bestandteil einer Überprüfung von Richtlinien und Verfahren umfasst eine Nachhaltigkeitsprüfung alle Kernüberlegungen: definierte Ziele, wettbewerbsfähige Benchmarks und unternehmensweite Strategien. Aber Nachhaltigkeit – oder allgemeiner Umwelt-, Sozial- und Governance-Überlegungen (ESG) – hat auch ihre eigenen Impulse.

Die beiden wichtigsten Umwelteinflüsse gehen in der Regel Hand in Hand. Offizielle Anordnungen, wie z. B. das französische Verbot von Kurzstrecken-Inlandsflügen, passen oft gut zu den sich abzeichnenden Prioritäten der Arbeitnehmer, wie z. B. den zwei Dritteln der Befragten in der EU und den USA, die jetzt eine höhere Besteuerung von Flugreisen fordern.4

Zusätzliche Überlegungen erstrecken sich in ähnlicher Weise über die Unternehmens- und Mitarbeiterebene. Einige Online-Buchungstools bieten bereits Informationen zum CO2-Fußabdruck, um Reisenden zu helfen, fundiertere Einkäufe zu tätigen. In der Zwischenzeit können Travel Manager die Informationen nutzen, um fundiertere Richtlinien und Verfahren festzulegen.

Das Management von Reiseanbietern steht an der Schnittstelle von Wirtschaftlichkeit, Mitarbeiterzufriedenheit und Unternehmenszielen. Der geschickte Umgang mit konkurrierenden Interessen ist nicht immer einfach, und 42 % der Unternehmen geben Schwierigkeiten bei der Aushandlung von Verträgen mit Reiseanbietern an.5

Die verbesserte Nutzung von ERP-Daten versetzt alle Einkäufer in eine bessere Position, um mit Lieferanten zu verhandeln. Ein spezifisches Reisekosten-Attribut sind zusätzliche Daten, die von einem Travel Management Company (TMC) und einem globalen Vertriebssystem (GDS) stammen können.

TMCs verwalten Geschäftsreisen als Teil eines GDS, das Käufern und Lieferanten Reiseinventar in Echtzeit über ein globales Reisenetzwerk hinweg zur Verfügung stellt. Ein Zahlungsnetzwerk kann Daten von einem TMC empfangen und Reisedatensätze mit zugehörigen Transaktionen abgleichen.

Die angereicherten Transaktionsdaten bieten dann einen vollständigen Überblick über die Reisekosten und ermöglichen es Travel Managern, fundiertere Einkäufe zu tätigen. Beispiele hierfür sind die Vermeidung von Überzahlungen oder die Sicherstellung der Angemessenheit von Nebenleistungen, die in großen Mengen mit bevorzugten Lieferanten ausgehandelt werden.

Es wird erwartet, dass die weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen im Jahr 2024 das Niveau von 1,4 Billionen US-Dollar aus dem Jahr 2019 erreichen und bis Ende 2027 fast 1,8 Billionen US-Dollar erreichen.6 Der Anstieg spiegelt die Ansichten der 88 % der Reiseentscheider wider, die der Meinung sind, dass Geschäftsreisen für das Wachstum ihrer Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.

Das alles führt zu einem großen Druck auf die Entscheidungsträger in der Reisebranche – so sehr, dass 85 % von ihnen glauben, dass die Rolle des Chief Travel Officer (CTO) in zehn Jahren alltäglich sein wird. Vereinfachtes Ausgabenmanagement, maßgeschneiderte Richtlinien und Verfahren, eingebettete Nachhaltigkeit und quantifizierte Lieferantenleistung werden einen Großteil ihrer Belastung verringern.

KI wird zunehmend eine Rolle spielen. Es könnte als virtueller Assistent fungieren, indem es bei Buchungen vor der Reise hilft und während einer Reise zwischen richtlinienkonformen und nicht richtlinienkonformen Einkäufen hilft, oder es könnte Prämienprogramme für Firmenkreditkarten personalisieren, um sie für Karteninhaber relevant zu machen.

Ein mitarbeiterzentriertes T&E-Programm sorgt für zufriedene Reisende und 91 % der Reiseentscheider planen, in KI und maschinelles Lernen zu investieren, um ihren Mitarbeitern ein persönlicheres Reiseerlebnis zu bieten.

Eine solche Investition scheint klug zu sein. Der beste Weg für einen Reise- und Reiseleiter, mit Geschäftsreisen Schritt zu halten, besteht darin, mit den Geschäftsreisenden selbst Schritt zu halten.

Erfahren Sie mehr über die T&E-Beratungsdienste von Mastercard.