Reunir cara a cara con clientes, proveedores, socios y empleados puede generar resultados positivos para su negocio. De hecho, el 88% de los responsables de la toma de decisiones en materia de viajes afirmaron que los viajes de negocios son fundamentales para impulsar el crecimiento de la organización, según un estudio de 2023. ¿Cómo gestionan las compañías líderes sus programas de viajes y gastos corporativos para equilibrar la necesidad de controlar los costos con los beneficios de una mayor interacción cara a cara?

Reunimos 18 estrategias que las compañías líderes están implementando en cada etapa de su viaje para optimizar los gastos de viajes de negocios. Salta a la sección que más te interese:

Pero luego de años de optimizar sus experiencias digitales, el equipo de comercio electrónico estaba listo para ir más allá de recomendar productos adicionales de interés a aquellos que se prevé que impulsen el compromiso. Y luego de realizar una prueba comparándola con sus recomendaciones tradicionales basadas en aprendizaje automático en la página de inicio, GlassesUSA.com descubrió que el sofisticado algoritmo de aprendizaje profundo de Dynamic Yield fue capaz de generar un aumento del 68% en las compras y un aumento del 88% en los ingresos, todo a partir de un solo widget.

Una plataforma de gestión de viajes para billetes de avión, hoteles y transporte terrestre puede ayudar a sus empleados a tomar decisiones que cumplan con las políticas de la compañía y que además se ajusten a sus preferencias de viaje.

Las herramientas de viajes corporativos consolidan la información de viajes relevante de múltiples plataformas y proveedores en un solo lugar. Si los planes cambian, la plataforma también puede ofrecer opciones simples de cambio de reservación y cancelación que cumplan con la política.

Los límites en los gastos de viaje individuales para alojamiento, comidas y transporte terrestre pueden evitar gastos excesivos y ayudar a controlar los costos. Muchas compañías proporcionan a las viajeras cotizaciones específicas de la ciudad o del destino y emplean datos de empresas de gestión de viajes, consultores o sus propios registros de gastos para estimar los costos. Según nuestra reciente encuesta sobre políticas de viajes y gastos, más de 6 de cada 10 incorporan políticas y procesos de viajes y gastos en las herramientas de reservaciones o gastos en línea para marcar las elecciones de los empleados como dentro o fuera de la política de la compañía.

Las reservaciones anticipadas a menudo significan tarifas más bajas en pasajes aéreos y alojamiento. Para que esto sea una práctica, su política de viajes corporativos puede establecer un cronograma para reservar viajes con anticipación y recordar a los que reservan a última hora cuando están fuera de la política.

Los proveedores de servicios turísticos comprenden los beneficios de construir relaciones duraderas con las compañías. Las aerolíneas, los hoteles y las compañías de alquiler de autos a menudo trabajarán para conseguir las mejores tarifas posibles que se ajusten a las necesidades y el volumen de viajes específicos de su compañía.

Si desea dejar el proceso de negociación a los profesionales, puede contratar a una compañía de gestión de viajes para que elabore descuentos corporativos en su nombre y lo ayude a optimizar los gastos de viajes de negocios.

Captar un mayor porcentaje del gasto en viajes y representación mediante tarjetas de crédito puede proporcionar valiosos beneficios para la organización:

• Las transacciones de fácil acceso pueden ayudar a controlar los gastos de los empleados y aumentar la visibilidad.
• Los reportes estables a nivel de transacción pueden optimizar los procesos de cuentas por pagar.
• Los empleados pueden recibir seguro de viaje, apoyo de conserjería, telemedicina y acceso a las salas VIP del aeropuerto.

Las tarjetas virtuales y las tarjetas virtuales celulares son otra opción. Emplean números de tarjeta temporales generados aleatoriamente y están vinculados a una cuenta de financiación con una línea de crédito establecida. Ofrecen a las compañías un mayor control sobre los gastos, con la posibilidad de establecer parámetros personalizados sobre cómo, cuándo y dónde se emplea la tarjeta.

El 61% de los responsables de la toma de decisiones de viajes dijeron que su organización anima a los viajeros a reservar opciones sostenibles. Esto puede tomar muchas formas. Un enfoque común es implementar políticas regionales o nacionales que favorezcan el ferrocarril sobre los viajes aéreos. Otros establecen políticas para minimizar los viajes de un día en avión.

Otra medida consiste en reducir los viajes múltiples. Anime a sus empleados a programar varias reuniones en el mismo lugar para ganar eficiencia, o bien, cambie algunas reuniones a videollamadas.

Si es necesario el transporte terrestre, anime a los empleados a dividir los costos de viajes compartidos o de alquiler de automóvil para reducir los costos y la huella de carbono.

Los viajeros de ocio están tomando vacaciones más largas en comparación con las tendencias previas a la COVID-19. A medida que se difuminan los límites entre el trabajo y la vida personal, muchos empleados están prolongando sus viajes de negocios para disfrutar del tiempo en el destino fuera de su horario laboral. Permitir a los empleados realizar viajes de "bleisure" puede aumentar la flexibilidad en la planeación de sus viajes y reducir los costos totales de viaje.

¿Los reportes de gastos de su equipo se envían puntualmente, solo para luego quedar atascados en la etapa de revisión y aprobación por parte de la gerencia?

Para muchas compañías, este proceso es complejo y requiere mucho tiempo. Optimice sus procesos con una política de gestión de gastos clara y concisa, preautorizando ciertos gastos y estableciendo plazos de aprobación.

Un programa de tarjetas virtuales es otra forma de procesar los gastos más rápido. Las tarjetas virtuales tienen datos mejorados vinculados a cada uso y, a menudo, se integran con los sistemas de gestión de gastos. Esta integración de datos puede agilizar sus procesos administrativos, incluida la automatización de la conciliación de gastos para los equipos financieros.

Recopile comentarios de los empleados sobre sus experiencias de viaje para equilibrar la necesidad de viajar con medidas de ahorro de costos. Los comentarios pueden ayudar a determinar qué gastos son importantes para su equipo y cuáles puede reducir sin afectar la satisfacción de los empleados y el crecimiento del negocio. Las encuestas periódicas posteriores al viaje y las entrevistas con los empleados pueden ayudarlo a identificar oportunidades para reducir los gastos de viaje innecesarios y mejorar el cumplimiento de las políticas.

Fuera del trabajo, la gente espera tecnologías convenientes, orientadas a dispositivos móviles y basadas en la nube. Muchos ahora esperan lo mismo en el trabajo. Automatice su proceso de reportes de gastos para reducir errores costosos, ahorrar tiempo y mejorar la satisfacción de los empleados.

Las copias digitales de los recibos pueden ayudar a optimizar los reportes de gastos. Imaginar si su equipo pudiera enviar un gasto sin problemas con solo tomar una foto. La visibilidad en tiempo real de los gastos puede ayudar a los equipos financieros a garantizar el cumplimiento de las políticas de viajes y gastos y eliminar las pilas de recibos en papel. Si los códigos fiscales lo permiten, puede considerar la posibilidad de renunciar a los requisitos de recibo para transacciones inferiores a un determinado importe.

Los gastos de viaje correctamente categorizados le permiten analizar más fácilmente las tendencias de gasto para desbloquear los ahorros. Una plataforma de software de gestión de viajes puede simplificar este proceso integrando las transacciones con tarjeta corporativa directamente en su sistema.

Capacitar a su equipo sobre cómo reportar correctamente los gastos de viaje los ayudará a evitar errores comunes y a cumplir con las políticas de la compañía. Más del 55% de las compañías con un gasto anual en viajes superior a 50 millones de dólares exigen que sus empleados vean o asistan a una capacitación sobre políticas de viajes y gastos. Algunas compañías incluso exigen a sus empleados que aprueben un examen antes de recibir una tarjeta de crédito corporativa.

Revise los patrones de gasto con regularidad para mejorar el cumplimiento de las políticas de viajes y gastos y desbloquear ahorros. Monitorear los indicadores clave de rendimiento, como el costo promedio por viaje, las tasas de cumplimiento de políticas y el gasto total en viajes. Comparar sus gastos con los puntos de referencia de la industria puede resaltar las oportunidades para optimizar el gasto. Las asociaciones de la industria, las consultoras y las compañías de gestión de viajes a menudo ofrecen diferentes niveles de datos de evaluación comparativa para viajes de negocios.

Los modelos estadísticos pueden emplear datos históricos para pronosticar patrones de viaje, fluctuaciones de la demanda y tendencias de precios. Estos conocimientos pueden ayudarlo a navegar por las negociaciones con los proveedores, anticipar las fluctuaciones en las necesidades de viajes y gastos y optimizar sus gastos de viajes de negocios.

Las deducciones fiscales por gastos de viaje pueden ayudar a optimizar el costo de los viajes de negocios. Crea una lista detallada de gastos (con o sin una herramienta de gestión de gastos) para identificar qué gastos laborales constituyen deducciones fiscales al final del año. Los gastos admisibles pueden incluir el costo de los billetes de avión y otros medios de transporte, alojamiento, comidas, comunicaciones relacionadas con el negocio y eventos empresariales.

Para encontrar oportunidades de negociar mejores tarifas y condiciones de pago, revise los términos que estableció con sus proveedores de viajes de negocios, como aerolíneas, hoteles y compañías de alquiler de autos. Por ejemplo, podrían sugerir cambiar los métodos de pago para maximizar los ahorros. Las tarjetas virtuales también ofrecen los mismos beneficios de comodidad y seguridad que las tarjetas corporativas físicas, a la vez que permiten controlar el gasto mediante el importe, el periodo de tiempo, el tipo y la ubicación de las transacciones.

La optimización de los gastos de viajes de negocios requiere un enfoque estratégico que implica la planeación, el seguimiento y la mejora continua de las políticas y prácticas de viaje. Estas 18 estrategias pueden ayudarlo a usted y a su compañía a gestionar los costos de viaje, al mismo tiempo que mejoran la forma en que sus empleados viajan para impulsar su negocio.