Cuatro formas en que la administración de viajes y gastos puede mantener al día con los viajes de negocios

Las predicciones más precisas suelen ser las más maleables. Consideremos las predicciones contradictorias de la era Covid sobre si los viajes de negocios o corporativos se recuperarían o no por completo.

De alguna manera, ambas predicciones eran correctas. Y los gerentes de viajes y gastos (T&E), también conocidos como viajes y entretenimiento, deben comprender por qué.

Las últimas cifras anticipan que el gasto en viajes y gastos recuperará su máximo de 2019 de 1,4 billones de dólares en algún momento de 2024 y alcanzará los 1,8 billones de dólares en 2027.1 En ese sentido, los viajes de negocios están en camino de una recuperación total.

Sin embargo, el gasto en viajes no es lo mismo que la frecuencia o el volumen de viajes. Si bien el número de viajes de negocios está aumentando, el gasto en viajes de negocios lo hace aún más rápidamente.2

La gente viaja por periodos más largos que antes. Las excursiones de un día lejanas o las reuniones nocturnas están fuera. Se celebran múltiples reuniones dentro de una región, tal vez intercaladas con un periodo prolongado de trabajo fuera de casa.

Difícilmente se puede hablar de una resurrección en los viajes de negocios cuando los viajes y los gastos no están sincronizados en relación con 2019. A medida que la transformación digital se enfrenta a nuevas fuerzas de trabajo híbridas y crecientes preocupaciones ambientales, una palabra más apropiada es reencarnación.

Por lo tanto, cuando el 87% de los responsables de la toma de decisiones de viajes en una encuesta patrocinada por Mastercard están de acuerdo en que los viajes de negocios se encuentran en un punto de inflexión con la oportunidad de revisar los sistemas heredados, los gerentes de los programas de viajes y gastos ya no pueden operar como si fuera 2019 nuevamente.3

Aquí hay cuatro maneras en que pueden mantener al día.

Nueve de cada diez tomadores de decisiones de viajes están de acuerdo en que el futuro de T&E es la convergencia de la gestión de pagos y gastos. Sin embargo, las diferentes necesidades de compra y los nuevos tipos de gastos significan que el 61% de los responsables de la toma de decisiones dicen ahora que su fuerza de trabajo híbrida o remota hizo que sea más difícil prever y presupuestar los gastos de viaje.

Un enfoque unificado para la planeación de recursos empresariales (ERP) puede ayudar al proporcionar una única fuente de información veraz y una visibilidad completa de los flujos de pago B2B y de gastos de viaje y representación. Un matiz clave en materia de viajes y gastos es que quienes toman las decisiones sobre viajes están tan interesados en brindar esa visibilidad a sus empleados como en obtenerla para sí mismos.

Tal vez no sea sorprendente entonces, los tomadores de decisiones de viajes ven la vinculación de los límites de gasto con los métodos de pago como el principal diferenciador global en los próximos cinco años. Sin embargo, no ayuda cuando los gerentes de viajes corren el riesgo de ineficiencia en la conciliación de cuentas, la supervisión, el flujo de caja e incluso en la prevención del fraude al permitir que los empleados usen tarjetas personales para viajar.

Las tarjetas virtuales ofrecen una alternativa. Conservan los beneficios de las tarjetas corporativas físicas, como los datos detallados de las transacciones para la conciliación de pagos individual, al tiempo que permiten a los responsables de viajes y gastos aplicar controles de gasto en función del importe, el periodo de tiempo, el tipo y la ubicación de las transacciones. Nueve de cada diez tomadores de decisiones de viajes dicen que las tarjetas virtuales serán comunes o un diferenciador en cinco años.

Casi dos tercios de los responsables de la toma de decisiones de viajes se enfrentaron a desafíos para brindar información efectiva y oportuna sobre las políticas de viajes y actualizaciones a las fuerzas de trabajo híbridas o remotas, y el 89% está de acuerdo en que necesitan políticas de viajes y viajes más dinámicas.

Una revisión de políticas y procedimientos puede garantizar la relevancia del negocio mediante la definición de objetivos, la evaluación comparativa con la competencia y la unificación de enfoques entre departamentos y regiones. Los temas pueden variar desde códigos de contabilidad general y códigos de categoría de comerciante hasta pagos únicos y gastos de bolsillo.

Sin embargo, tan importante como la relevancia comercial es la adherencia de los empleados: el 59% de los responsables de la toma de decisiones de viajes luchan por garantizar el cumplimiento de las políticas y controles de gasto por parte de los empleados.

Las políticas claras ayudan naturalmente, pero las notificaciones en tiempo real sobre gastos que se ajustan a las políticas frente a gastos que no las cumplen podrían aumentar el cumplimiento al satisfacer las necesidades de los viajeros en movimiento. Las consideraciones medioambientales, como las que ofrecen las calculadoras de carbono en las aplicaciones bancarias, deberían incluir de forma rutinaria.

Comprender el impacto de las emisiones de carbono de las opciones de viaje es la prioridad número uno para los líderes empresariales que establecen políticas de viaje. El aumento de las necesidades de seguimiento e reportes ahora significa que el 88% de los responsables de la toma de decisiones de viajes ya suministran o planean proporcionar datos de huella de carbono a los viajeros de negocios para un gasto más informado.

Como parte integral de una revisión de políticas y procedimientos, una revisión de sostenibilidad incorpora todas las consideraciones básicas: objetivos definidos, puntos de referencia competitivos y estrategias corporativas. Pero la sostenibilidad, o más ampliamente las consideraciones ambientales, sociales y de gobernanza (ESG), también tiene sus propios impulsos.

Los dos principales impulsos ambientales tienden a ir de la mano. Los mandatos oficiales, como la prohibición de Francia de los vuelos nacionales de corta distancia, a menudo encajan bien con las prioridades emergentes de los empleados, como los dos tercios de los encuestados de la UE y los EE. UU. que ahora quieren que los viajes aéreos se graven más fuertemente.4

Las consideraciones adicionales se extienden de manera similar a los niveles corporativo y de empleados. Algunas herramientas de reservación en línea ya brindan información sobre la huella de carbono para ayudar a los viajeros a realizar compras más informadas. Mientras tanto, los gerentes de viajes pueden usar la información para determinar políticas y procedimientos más informados.

La gestión de proveedores de viajes se encuentra en la intersección de la rentabilidad, la satisfacción de los empleados y los objetivos corporativos. La gestión hábil de los intereses contrapuestos no siempre es fácil, y el 42% de las compañías notan dificultades en la negociación de contratos de proveedores de viajes.5

Un mejor uso de los datos del sistema ERP coloca a todos los compradores en una mejor posición para negociar con los proveedores. Un atributo específico de T&E son datos adicionales que pueden provenir de una compañía de gestión de viajes (TMC) y un sistema de distribución global (GDS).

Las TMC gestionan los viajes de negocios como parte de un GDS, que sirve a los compradores y proveedores con un inventario de viajes en tiempo real a través de una red de viajes global. Una red de pago puede recibir datos de una TMC y hacer coincidir los registros de datos de viaje con las transacciones asociadas.

Los datos de transacciones enriquecidos proporcionan una descripción completa de T&E y permiten a los gerentes de viajes realizar compras más informadas. Los ejemplos incluyen evitar pagos excesivos o garantizar la idoneidad de los beneficios auxiliares negociados en bloque con proveedores preferidos.

Se espera que el gasto mundial en viajes de negocios alcance su nivel de 2019 de 1,4 billones de dólares en 2024 y alcance casi 1,8 billones de dólares a finales de 2027.6 Este incremento refleja la opinión del 88% de los responsables de la toma de decisiones en materia de viajes, quienes coinciden en que los viajes de negocios son fundamentales para impulsar el crecimiento de sus organizaciones.

Todo eso se suma a una gran presión sobre los tomadores de decisiones de viajes, tanto que el 85% de ellos cree que un puesto de director de viajes (CTO) será común en diez años. La gestión simplificada de gastos, las políticas y procedimientos personalizados, la sostenibilidad integrada y el rendimiento cuantificado de los proveedores aliviarán gran parte de su carga.

La IA desempeñará un papel cada vez más importante. Podría actuar como un asistente virtual ayudando con las reservaciones previas al viaje y guiando las compras dentro de la política frente a las compras fuera de la política durante un viaje, o podría personalizar los programas corporativos de recompensas de tarjetas de crédito para que sean relevantes para el titular de la tarjeta.

Un programa de viajes y entretenimiento centrado en el empleado genera viajeros satisfechos, y el 91% de los responsables de la toma de decisiones en materia de viajes planean invertir en IA y aprendizaje automático para brindar a los empleados experiencias de viaje más personalizadas.

Tal inversión parece sabia. La mejor manera para que un gerente de viajes y gastos se mantenga al día con los viajes de negocios es mantener al día con los propios viajeros de negocios.

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