O trabalho remoto veio para ficar, e algumas empresas até instituíram benefícios de "trabalho de qualquer lugar", dando aos funcionários a oportunidade de prolongar as férias no exterior ou as visitas à família. Significa também que os viajantes corporativos podem prolongar as suas viagens de negócios por alguns dias, dando-lhes a oportunidade de explorar mais do que apenas o centro de convenções ou as comodidades do hotel. Os dias das viagens de negócios internacionais de dois dias podem em breve ficar para trás, à medida que os funcionários desfrutam das vantagens de políticas de escritório flexíveis. Mas uma força de trabalho distribuída pode criar novos desafios no que diz respeito ao monitoramento de gastos — uma pessoa trabalhando em casa pode ter despesas diferentes de um trabalhador de escritório tradicional, como a compra de assinaturas, móveis de escritório e equipamentos de informática, o que pode dificultar a previsão e a contabilização de gastos por parte das empresas.

Para as empresas, conciliar negócios e viagens nem sempre é um processo tranquilo — gerenciar despesas e reembolsos pode se tornar complicado. E para os funcionários, a facilidade de pagar com um toque ou um clique no seu dia a dia está ausente nos pagamentos de viagens e entretenimento, como qualquer pessoa que já se esforçou para elaborar um relatório de despesas pode atestar. É por isso que muitas empresas estão migrando para cartões virtuais para despesas de viagem. Esses cartões são criados instantaneamente para fins específicos — uma viagem de negócios, um jantar com um cliente em uma conferência, providências de viagem para um candidato promissor — com controles de gastos personalizados, como o valor, o período e o tipo de compra em que os cartões podem ser usados, gerando dados detalhados para rastreamento, relatórios e conciliação automatizada. Eles podem até ser emitidos diretamente para carteiras digitais, criando experiências de viagem sem contato.

Essas expectativas elevadas dos consumidores também podem levar as empresas a expandir os benefícios de seus cartões de viagem e despesas comerciais e corporativos — por exemplo, melhor seguro de viagem, suporte de concierge, serviços de telemedicina e acesso a salas VIP em aeroportos.

Mais uma extensão da "consumerização" das viagens de negócios? As ferramentas de IA que estão se consolidando no setor de viagens de lazer, incluindo agentes de viagens virtuais capazes de personalizar itinerários e garantir tarifas baixas, provavelmente também causarão impacto nas viagens corporativas. Esses bots podem personalizar viagens com base na política de viagens e despesas, orçamento e preferências dos funcionários. Com o aumento dos custos das viagens corporativas — a Previsão Global de Viagens Corporativas da CWT para 2024 aponta para um aumento de 3% no custo médio por participante por dia para reuniões e eventos, e um aumento de 3,6% nas tarifas de hotéis — as equipes de viagens corporativas podem usar IA para previsões de preços mais precisas, gerenciando seus orçamentos de forma mais proativa. Isso também pode ajudar essas equipes a desenvolver políticas mais dinâmicas e até mesmo ajustar os limites de gastos, analisando os gastos anteriores em um nível muito mais detalhado. As ferramentas de IA podem simplificar o árduo processo de elaboração de relatórios de despesas, tanto para funcionários quanto para equipes financeiras, automatizando a captura e a revisão de despesas repetitivas e previsíveis. Segundo pesquisa da Mastercard, nove em cada dez pessoas responsáveis por decisões de viagens planejam investir em IA e aprendizado de máquina para aprimorar processos e personalizar viagens para seus funcionários.

Muitas empresas estão fazendo esforços conjuntos para reduzir sua pegada de carbono. Nove em cada dez pessoas responsáveis pela tomada de decisões no setor de viagens, segundo a pesquisa da Mastercard, disseram estar mais focadas no acompanhamento das iniciativas ambientais, sociais e de governança (ESG) — como, por exemplo, as emissões de gases de efeito estufa provenientes de viagens corporativas. Ferramentas de monitoramento de emissões de carbono que mostram a pegada de carbono de viagens a negócios e a seleção de assentos podem incentivar decisões de viagem mais conscientes em relação ao meio ambiente. Com a sustentabilidade no topo das agendas corporativas, podemos esperar que as empresas busquem maneiras de alcançar suas metas de sustentabilidade. Os Serviços de Consultoria de Viagens e Despesas da Mastercard, por exemplo, ajudam as empresas a reavaliar suas políticas e procedimentos de viagens e despesas, avaliar o desempenho dos fornecedores e melhorar para o futuro.