O contato presencial com clientes, fornecedores, parceiros e funcionários pode gerar resultados expressivos para o seu negócio. De fato, segundo um estudo de 2023, 88% dos responsáveis pelas decisões de viagens afirmaram que as viagens a negócios são essenciais para impulsionar o crescimento da organização. Como, então, as empresas líderes estão gerenciando seus programas de viagens corporativas e despesas para equilibrar a necessidade de controlar custos com os benefícios de mais interações presenciais?

Reunimos 18 estratégias que empresas líderes estão implementando em todas as etapas de sua jornada para otimizar as despesas com viagens corporativas. Acesse a seção que mais lhe interessa:

Mas, após anos otimizando suas experiências digitais, a equipe de comércio eletrônico estava pronta para ir além da recomendação de produtos adicionais de interesse, focando naqueles que, segundo as previsões, impulsionariam o engajamento. Após realizar um teste comparando-o com suas recomendações tradicionais baseadas em aprendizado de máquina na página inicial, o GlassesUSA.com descobriu que o sofisticado algoritmo de aprendizado profundo do Dynamic Yield foi capaz de gerar um aumento de 68% nas compras e de 88% na receita, tudo a partir de um único widget.

Uma plataforma de gestão de viagens que inclua passagens aéreas, hotéis e transporte terrestre pode ajudar seus funcionários a fazer escolhas que estejam em conformidade com as políticas da empresa e que também se adequem às suas preferências de viagem.

As ferramentas de viagens corporativas consolidam informações relevantes de viagens de diversas plataformas e fornecedores em um único local. Caso os planos mudem, a plataforma também poderá oferecer opções simples de remarcação e cancelamento, em conformidade com as políticas da empresa.

Estabelecer limites para despesas individuais de viagem com hospedagem, alimentação e transporte terrestre pode evitar gastos excessivos e ajudar a controlar os custos. Muitas empresas fornecem aos viajantes orçamentos específicos para cada cidade ou destino e utilizam dados de empresas de gestão de viagens, consultores ou seus próprios registros de despesas para estimar os custos. De acordo com nossa recente pesquisa sobre políticas de viagens e despesas, mais de 6 em cada 10 empresas incorporam políticas e processos de viagens e despesas em ferramentas online de reservas ou gerenciamento de despesas para sinalizar as escolhas dos funcionários como estando dentro ou fora da política da empresa.

Reservas antecipadas geralmente significam tarifas mais baixas em passagens aéreas e acomodações. Para que isso se torne uma prática comum, a política de viagens corporativas pode definir um prazo para a reserva de viagens com antecedência e lembrar os clientes que reservam de última hora quando o prazo for ultrapassado.

Os fornecedores de serviços de viagens entendem os benefícios de construir relacionamentos duradouros com as empresas. As companhias aéreas, os hotéis e as locadoras de veículos geralmente se esforçam para garantir as melhores tarifas possíveis, de forma a atender às necessidades e ao volume de viagens específicos da sua empresa.

Se preferir deixar o processo de negociação para os profissionais, você pode contratar uma empresa de gestão de viagens para negociar descontos corporativos em seu nome e ajudá-lo a otimizar as despesas com viagens a negócios.

Capturar mais gastos com viagens e despesas em cartões de crédito pode proporcionar benefícios organizacionais valiosos:

• Transações de fácil acesso podem ajudar a controlar os gastos dos funcionários e aumentar a visibilidade.
• Relatórios robustos em nível de transação podem otimizar os processos de contas a pagar.
• Os funcionários podem receber seguro de viagem, suporte de concierge, telemedicina e acesso a salas VIP em aeroportos.

Os cartões virtuais e os cartões virtuais móveis são outra opção. Eles usam números de cartão temporários, gerados aleatoriamente, e estão vinculados a uma conta de financiamento com uma linha de crédito estabelecida. Elas oferecem às empresas maior controle sobre os gastos, com a possibilidade de definir parâmetros personalizados sobre como, quando e onde o cartão é usado.

61% dos responsáveis pelas decisões de viagem afirmaram que suas organizações incentivam os viajantes a reservar opções sustentáveis. Isso pode assumir muitas formas. Uma abordagem comum é implementar políticas regionais ou nacionais que favoreçam o transporte ferroviário em detrimento do aéreo. Outros estabelecem políticas para minimizar viagens de um dia de avião.

Outra medida é reduzir as viagens múltiplas. Incentive seus funcionários a agendar várias reuniões no mesmo local para ganhar eficiência ou transfira algumas reuniões para videochamadas.

Caso seja necessário o transporte terrestre, incentive os funcionários a dividir os custos de viagens compartilhadas ou aluguel de carros para reduzir custos e a pegada de carbono.

Os viajantes a lazer estão tirando férias mais longas em comparação com as tendências pré-Covid. Com a crescente indistinção entre vida pessoal e profissional, muitos funcionários estão estendendo suas viagens a trabalho para aproveitar o tempo no destino fora do expediente. Permitir que os funcionários façam viagens que combinam negócios e lazer pode aumentar a flexibilidade no cronograma da viagem e reduzir os custos totais de deslocamento.

Os relatórios de despesas da sua equipe são enviados prontamente, mas ficam retidos na fase de revisão e aprovação com a gerência?

Para muitas empresas, esse processo é complexo e demorado. Simplifique o processo com uma política de gestão de despesas clara e concisa, pré-autorizando determinadas despesas e definindo prazos de aprovação.

Um programa de cartão virtual é outra forma de processar despesas mais rapidamente. Os cartões virtuais possuem dados aprimorados vinculados a cada uso e geralmente são integrados a sistemas de gestão de despesas. Essa integração de dados pode agilizar seus processos administrativos, incluindo a automatização da conciliação de despesas para as equipes financeiras.

Reúna o feedback dos funcionários sobre suas experiências de viagem para equilibrar a necessidade de viagens com medidas de redução de custos. O feedback pode ajudar a determinar quais despesas são importantes para sua equipe e quais podem ser reduzidas sem afetar a satisfação dos funcionários e o crescimento dos negócios. Pesquisas regulares após viagens e entrevistas com funcionários podem ajudar a identificar oportunidades para reduzir gastos desnecessários com viagens e melhorar a conformidade com as políticas da empresa.

Fora do ambiente de trabalho, as pessoas esperam tecnologias convenientes, com foco em dispositivos móveis e baseadas na nuvem. Muitos agora esperam o mesmo no trabalho. Automatize o processo de relatórios de despesas para reduzir erros dispendiosos, economizar tempo e aumentar a satisfação dos funcionários.

Cópias digitais de recibos podem ajudar a agilizar a elaboração de relatórios de despesas. Imagine se sua equipe pudesse enviar uma despesa facilmente com apenas uma foto. A visibilidade em tempo real dos gastos pode ajudar as equipes financeiras a garantir a conformidade com as políticas de viagens e despesas e a eliminar pilhas de recibos em papel. Se a legislação tributária permitir, você pode considerar dispensar a exigência de recibo para transações abaixo de um determinado valor.

A categorização adequada das despesas de viagem permite analisar mais facilmente as tendências de gastos e, assim, gerar economias. Uma plataforma de software de gestão de viagens pode simplificar esse processo integrando as transações com cartões corporativos diretamente ao sistema.

Instruir sua equipe sobre como relatar corretamente as despesas de viagem os ajudará a evitar erros comuns e a seguir as políticas da empresa. Mais de 55% das empresas com gastos anuais em viagens superiores a 50 milhões de dólares exigem que os funcionários visualizem ou participem de treinamentos sobre políticas de viagens e despesas. Algumas empresas chegam a exigir que os funcionários passem por um teste antes de receberem um cartão de crédito corporativo.

Analise regularmente os padrões de gastos para melhorar a conformidade com a política de despesas de viagem e representação e gerar economias. Monitore os principais indicadores de desempenho, como custo médio por viagem, taxas de conformidade com as políticas e gastos totais com viagens. Comparar suas despesas com os padrões do setor pode revelar oportunidades para otimizar os gastos. Associações do setor, consultorias e empresas de gestão de viagens geralmente oferecem diferentes níveis de dados de referência para viagens corporativas.

Os modelos estatísticos podem usar dados históricos para prever padrões de viagens, flutuações na demanda e tendências de preços. Essas informações podem ajudá-lo a lidar com negociações com fornecedores, antecipar flutuações nas necessidades de viagens e despesas e otimizar seus gastos com viagens corporativas.

As deduções fiscais para despesas de viagem podem ajudar a otimizar o custo das viagens de negócios. Crie uma lista detalhada de despesas (com ou sem o auxílio de uma ferramenta de gestão de despesas) para identificar quais despesas de trabalho são dedutíveis do imposto de renda ao final do ano. As despesas elegíveis podem incluir o custo de passagens aéreas e outros meios de transporte, hospedagem, refeições, comunicação relacionada a negócios e eventos corporativos.

Para encontrar oportunidades de negociar melhores tarifas e condições de pagamento, revise os termos que você estabeleceu com fornecedores de viagens corporativas, como companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos. Por exemplo, eles podem sugerir a mudança do método de pagamento para maximizar a economia. Os cartões virtuais também oferecem a mesma conveniência e segurança que os cartões corporativos físicos, permitindo ainda que você controle seus gastos por meio do valor, período, tipo e local das transações.

Otimizar as despesas com viagens corporativas exige uma abordagem estratégica que envolve planejamento, monitoramento e aprimoramento contínuo das políticas e práticas de viagens. Estas 18 estratégias podem ajudar você e sua empresa a gerenciar os custos de viagem, ao mesmo tempo que melhoram a forma como seus funcionários viajam para impulsionar o seu negócio.