Quatro maneiras pelas quais a gestão de despesas de viagem pode acompanhar o ritmo das viagens corporativas.

As previsões mais precisas são geralmente as mais flexíveis. Considere as previsões contrastantes da era da Covid sobre se as viagens de negócios, ou viagens corporativas, se recuperariam totalmente ou não.

De alguma forma, ambas as previsões estavam corretas. E os gestores de viagens e despesas (T&E), também conhecidas como viagens e entretenimento, precisam entender o porquê.

Os números mais recentes preveem que os gastos com viagens e entretenimento recuperem o pico de US$ 1,4 trilhão de 2019 em algum momento de 2024 e alcancem US$ 1,8 trilhão em 2027.1 Nesse sentido, as viagens a negócios estão bem encaminhadas para uma recuperação completa.

No entanto, o gasto com viagens não é o mesmo que a frequência ou o volume de viagens. Embora o número de viagens a negócios esteja aumentando, os gastos com viagens a negócios estão aumentando ainda mais rapidamente.²

As pessoas estão viajando por períodos mais longos do que antes. Excursões de um dia ou reuniões com pernoite em locais distantes estão descartadas. Múltiplas reuniões dentro de uma região, possivelmente intercaladas com um período prolongado de trabalho fora de casa, estão em voga.

Dificilmente se pode falar em um renascimento das viagens de negócios quando as viagens e os gastos estão em desacordo com os de 2019. À medida que a transformação digital enfrenta novos modelos de trabalho híbridos e crescentes preocupações ambientais, uma palavra mais apropriada seria reencarnação.

Assim, quando 87% dos responsáveis pelas decisões de viagens em uma pesquisa patrocinada pela Mastercard concordam que as viagens corporativas estão em um ponto de inflexão, com a oportunidade de reformular os sistemas legados, os gestores de programas de viagens e despesas não podem mais operar como se ainda estivéssemos em 2019.3

Aqui estão quatro maneiras pelas quais eles podem se manter atualizados.

Nove em cada dez pessoas que tomam decisões sobre viagens concordam que o futuro das viagens e despesas reside na convergência entre o pagamento e a gestão de despesas. No entanto, necessidades de compra diferentes e novos tipos de despesas significam que 61% dos tomadores de decisão agora afirmam que sua força de trabalho híbrida ou remota tornou mais difícil prever e orçar despesas de viagem.

Uma abordagem unificada para o planejamento de recursos empresariais (ERP) pode ajudar, fornecendo uma única fonte de informações confiáveis e visibilidade completa dos fluxos de pagamento B2B e de despesas de viagem e representação. Uma nuance fundamental no que diz respeito a viagens e despesas é que os responsáveis pelas decisões de viagem estão tão interessados em proporcionar essa visibilidade aos seus funcionários quanto em obtê-la para si próprios.

Não é de surpreender, portanto, que os responsáveis pelas decisões de viagem vejam a vinculação dos limites de gastos aos métodos de pagamento como o principal diferencial global nos próximos cinco anos. No entanto, isso não ajuda quando os gestores de viagens correm o risco de ineficiência na conciliação de contas, supervisão, fluxo de caixa e até mesmo na prevenção de fraudes, permitindo que os funcionários usem cartões pessoais para viagens.

Os cartões virtuais oferecem uma alternativa. Elas mantêm os benefícios dos cartões corporativos físicos, como dados detalhados de transações para conciliação de pagamentos individuais, ao mesmo tempo que permitem aos gestores de viagens e despesas aplicar controles de gastos com base no valor, período, tipo e local das transações. Nove em cada dez pessoas que tomam decisões no setor de viagens afirmam que os cartões virtuais serão comuns ou um diferencial em cinco anos.

Quase dois terços dos responsáveis pelas decisões de viagens enfrentaram desafios para fornecer informações eficazes e oportunas sobre as políticas e atualizações de viagens e despesas para equipes de trabalho híbridas ou remotas, e 89% concordam que precisam de políticas de viagens e despesas mais dinâmicas.

Uma revisão de políticas e procedimentos pode garantir a relevância para o negócio, definindo objetivos, comparando-os com os concorrentes e unificando abordagens entre departamentos e regiões. Os tópicos podem variar desde códigos contábeis gerais e códigos de categoria de comerciante até pagamentos únicos e despesas diretas.

No entanto, tão importante quanto a relevância para os negócios é a adesão dos funcionários: 59% dos responsáveis pelas decisões de viagens têm dificuldade em garantir que os funcionários cumpram as políticas e os controles de gastos.

Políticas claras naturalmente ajudam, mas notificações em tempo real sobre gastos dentro e fora da política podem aumentar a adesão, atendendo às necessidades dos viajantes em movimento. As considerações ambientais, como as fornecidas pelas calculadoras de carbono em aplicativos bancários, devem ser incluídas como algo natural.

Compreender o impacto das escolhas de viagem nas emissões de carbono é a principal prioridade para os líderes empresariais que definem as políticas de viagens. Devido ao aumento da necessidade de monitoramento e geração de relatórios, 88% dos responsáveis pelas decisões de viagens já fornecem ou planejam fornecer dados sobre a pegada de carbono aos viajantes a negócios, para que possam gastar de forma mais consciente.

Como parte integrante de uma revisão de políticas e procedimentos, uma revisão de sustentabilidade incorpora todas as considerações essenciais: objetivos definidos, parâmetros competitivos e estratégias corporativas. Mas a sustentabilidade — ou, de forma mais ampla, as considerações ambientais, sociais e de governança (ESG) — também tem seus próprios incentivos.

Os dois principais impulsos ambientais tendem a andar de mãos dadas. Mandatos oficiais, como a proibição francesa de voos domésticos de curta distância, muitas vezes coincidem com as prioridades emergentes dos funcionários, como os dois terços dos entrevistados da UE e dos EUA que agora desejam uma tributação mais pesada das viagens aéreas.4

Outras considerações abrangem, da mesma forma, os níveis corporativo e do funcionário. Algumas ferramentas de reserva online já fornecem informações sobre a pegada de carbono para ajudar os viajantes a fazer compras mais conscientes. Entretanto, os gestores de viagens podem usar as informações para determinar políticas e procedimentos mais bem fundamentados.

A gestão de fornecedores de viagens situa-se na intersecção entre a relação custo-benefício, a satisfação dos funcionários e os objetivos corporativos. Gerir com habilidade interesses concorrentes nem sempre é fácil, e 42% das empresas apontam dificuldades na negociação de contratos com fornecedores de viagens.⁵

A melhor utilização dos dados do sistema ERP coloca todos os compradores em uma posição mais vantajosa para negociar com os fornecedores. Um atributo específico de viagens e despesas (T&E) consiste em dados adicionais que podem vir de uma empresa de gestão de viagens (TMC) e de um sistema de distribuição global (GDS).

As TMCs gerenciam viagens corporativas como parte de um GDS, que atende compradores e fornecedores com inventário de viagens em tempo real em uma rede global de viagens. Uma rede de pagamentos pode receber dados de uma TMC (Travel Management Company) e cruzar registros de dados de viagens com as transações associadas.

Os dados de transação enriquecidos fornecem uma visão completa das despesas de viagem e permitem que os gestores de viagens façam compras mais informadas. Exemplos incluem evitar pagamentos excessivos ou garantir a adequação dos benefícios adicionais negociados em grande escala com fornecedores preferenciais.

Prevê-se que os gastos globais com viagens de negócios atinjam o nível de 2019, de US$ 1,4 trilhão, em 2024, e cheguem a quase US$ 1,8 trilhão até o final de 2027.6 Esse aumento reflete a opinião de 88% dos responsáveis pelas decisões de viagens, que concordam que as viagens a negócios são essenciais para impulsionar o crescimento de suas organizações.

Tudo isso resulta em muita pressão sobre os tomadores de decisão no setor de viagens — tanta que 85% deles acreditam que o cargo de Diretor de Viagens (CTO, na sigla em inglês) será comum em dez anos. A gestão simplificada de despesas, políticas e procedimentos personalizados, sustentabilidade integrada e desempenho quantificado dos fornecedores aliviarão grande parte de sua carga.

A inteligência artificial desempenhará um papel cada vez mais importante. Poderia funcionar como um assistente virtual, ajudando com reservas antes da viagem e orientando sobre compras dentro e fora da política da empresa durante a viagem, ou poderia personalizar programas de recompensas de cartões de crédito corporativos para torná-los relevantes para o titular do cartão.

Um programa de viagens e despesas focado no funcionário gera viajantes satisfeitos, e 91% dos responsáveis pelas decisões de viagens planejam investir em IA e aprendizado de máquina para proporcionar aos funcionários experiências de viagem mais personalizadas.

Tal investimento parece sensato. A melhor maneira de um gerente de viagens e despesas se manter atualizado sobre as viagens corporativas é acompanhar os próprios viajantes a negócios.

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